Bármely tranzakció végrehajtásakor nagy figyelmet kell fordítani arra, hogy rendelkezésre állnak-e záró dokumentumok és helyesen végrehajtottak-e. És ez nem a kifizetésekről, a nyugtákról, a bankszámlakivonatokról szól, amelyek szintén kötelezőek és nagyon fontosak.
A záróokmányok olyan értékpapírok, amelyekben mindkét fél megerősíti az ügylet teljesítésének tényét, tekintettel arra, hogy a partnerek a megállapodás tárgyát teljesítették.
Annak érdekében, hogy az ügyfelek ne legyenek félreértések és félreértések a műveletek bármely részletével kapcsolatban, ajánlott, hogy mindig gondosan írja le a szerződésben szereplő összes árnyalatokat. Nem lesz felesleges ugyanabban a helyen meghatározni, hogy milyen dokumentumok szükségesek a megállapodás végrehajtásához. 
Mire vonatkoznak a záró dokumentumok?
Annak érdekében, hogy az ügyletet jogilag teljesítettnek lehessen tekinteni, és ne csak kifizetjék, ennek a ténynek írásbeli igazolást kell benyújtania. Ehhez különféle záró dokumentumok vannak.
Az egyes vállalkozások könyvelése megköveteli a műveletek szigorú elszámolását és az ezekre vonatkozó összes papír rendelkezésre állását. Ha pénzt utalnak át egy termékért vagy szolgáltatásért, akkor a könyvelőnek rendelkeznie kell egy dokumentummal, amely igazolja, hogy a társaság megkapta azt. És fordítva: a partnervállalat ugyanazokkal a dokumentumokkal zárja le a pénzeszközök átvételekor és megerősíti, hogy miért fizetett. 
Különböző típusú ügyletekhez különféle megállapodások léteznek, valamint értékpapírok is, amelyek megerősítik azok végrehajtását. Melyek a záró dokumentumok, mindegyikükre megfontoljuk tovább.
A szállítási szerződés végrehajtásának megerősítése
A fő dokumentum, amely árubeszerzési szerződés, az anyagok, alapanyagok vagy bármilyen egyéb tulajdonság számla. 
Csak az eredeti dokumentumok kötelező érvényűek. Ezért még akkor is, ha bizonyos átmeneti időszakban bizonyos körülmények miatt a számla egy példányát elfogadták, az eredeti példányt továbbra is csatolni kell a számviteli nyilvántartásokhoz. Ezt még a szerződésben szereplő fenntartások sem tudják megváltoztatni.
A számla kötelező adatai
Az áruk eladásakor a szállító köteles két példányban számlát kiállítani: magának és a vevőnek. Olyan részleteket kell tartalmaznia, mint:
- a dokumentum neve és dátuma;
- a szállító neve;
- az átadott értékek leírása;
- mennyiség és mértékegység (fizikai és monetáris egyenértékben kifejezve);
- a felelős személy aláírása, jelölve beosztása és kezdőbetűi.
A törvény nem írja elő a kötelező számlalapot. Bármely cég kifejlesztheti saját formáját. A fenti részleteknek azonban - a szövetségi számviteli törvénynek megfelelően - a szállítási szerződés szerinti valamennyi záró dokumentummal kell rendelkezniük.
Ha kétségek merülnek fel az űrlap önállományának helyességével kapcsolatban, akkor sikeresen használhatja a 2013-ig kötelezőnek tekintett TORG-12 űrlapszámot.
példa
A minta esetében figyelembe veheti a következő számlát:
2015. március 19-i 12. számla
Feladó: Chip LLC.
Címzett: LLC Astra.
Az áruk szabadon bocsátásának alapja: 2015. január 13-i 7. számú szerződés
A 25. számú meghatalmazás, 2015. február 28-án, E. G. Viktorov beszerzési menedzser útján.
| Nem p / p | név | U rev. | számol | Ár,
dörzsölje. cop. |
összeg
dörzsölje. cop. |
| 1 | patron | db. | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| TOTAL | 3000,00 | ||||
Csak kiadott egy nevet
Összeg: Három ezer rubel. 00 kapecks
Szállították a rendezőt _____________________ A. A. Szergejev
Tétel beérkezett _______________________
MP
A szolgáltatási megállapodás végrehajtásának megerősítése
Ha a szerződés tárgya szolgáltatások vagy munka, akkor a szerződést záró fő dokumentum cselekmény lesz. A számlához hasonlóan a tranzakciót meg kell erősíteni az eredetivel. 
Van azonban néhány kivétel. Ha a szolgáltatásokra vonatkozó dokumentumok zárása nem a szerződés előfeltétele, és azok hiányát törvény megengedi, akkor a jogi aktusok másolatait könyvelési nyilvántartásokba csatolhatják (ha szükséges). Ezeket a papírokat azonban csak a könyvelés megkönnyítése érdekében lehet felhasználni. Ilyen esetek a lízing- és ajánlat-megállapodások megkötésekor fordulnak elő.
Az elvégzett munka (nyújtott szolgáltatások) - dokumentum, amely nemcsak az ügylet teljesítését, hanem az ügyfelek panaszának hiányát is bizonyítja. Ez a fő visszaigazolás, amely lehetővé teszi, hogy figyelembe vegye a művelet költségeit, és beépítse azokat az adóbevallásokba. A cselekményt két példányban nyomtatják ki, és azokat a tranzakció valamennyi résztvevője tárolja.
Kötelező részletek
A törvény nem vezet be az elvégzett munka egységes formáját. Mindegyik vállalkozásnál a szolgáltatási megállapodás alapján záró dokumentumokat fejlesztenek ki függetlenül, de kialakításuknak egyértelműen meg kell felelnie a megállapított szabványoknak.
A legfontosabb részletek, amelyekre szükségük van:
- a dokumentum neve és számozása;
- milyen időpontban készül;
- a vállalkozó és a megrendelő neve;
- a művelet leírása;
- mértékegység és mennyiség (természeti és értékmutatók);
- a műveletért felelős személyek aláírása, jelölve pozíciójukat és kezdőbetűket.
minta
2014. december 12-i 98. sz. Törvény az elvégzett munka elfogadásáról (nyújtott szolgáltatások).
A vállalkozás, a Chip LLC, amelyet egyrészről A. A. Szergejev képvisel, és az Astra LLC megrendelője, képviseli a beszerzési vezető I. V. Kulebyakin, másrészt törvényt készített, amelyben kijelentette, hogy az ügyfél elfogadja az elvégzett munkát, és nincs panasz a.
| Nem p / p | név | U rev. | számol | Ár, dörzsölje. cop. | összeg
dörzsölje. cop. |
| 1 | A patron újratöltése | db. | 1 | 500,00 | 500,00 |
| TOTAL | 500,00 | ||||
Teljes összeg: Ötszáz rubel 00 kopó.
művész:
A Chip LLC igazgatója _______________________ A.A. Sergeev
Ügyfél:
Az Astra LLC ellátási vezetője ______________________ I.V. Kulebyakin
A záró dokumentumok hiánya
A számláknak és cselekedeteknek feltétlenül teljesíteniük kell az ügyletet. Csak ezt követően tekintik teljesnek és zárva az összes szabályt.
Néha azonban vannak esetek, amikor a dokumentumok zárását különféle körülmények miatt veszítik el. Vagy a társaság vezetõjének a beosztottak gondatlanságával kell foglalkoznia, és az ellenõrzések eredményeként kiderül, hogy nem léteznek ilyen iratok. 
Az ilyen kellemetlen események egyik negatív következménye az adók kivetése. Végül is a vállalkozás könyvelőjének nem volt joga a nyilatkozatba bevonni a nem dokumentált költségeket. Ebben az esetben a jövedelemadót alábecsülik, és nem csak meg kell fizetnie, hanem fel kell sorolnia az összes bírságot és büntetést is. Ezenkívül maguk a dokumentumok hiányában is büntetik őket. 
Az ilyen következmények elkerülése, valamint a társaság jó hírneve és az adóhatóságokkal fenntartott kapcsolatok elrontása érdekében gondosan figyelemmel kell kísérni a vállalkozásnál a dokumentumkezelés és a könyvelés állapotát. Fontos, hogy minden dokumentumot időben és megfelelő formában töltsön ki.
Ha az igazgató kételkedik könyvelő kompetenciájában vagy felelősségében, akkor jobb fizetni a könyvvizsgáló cégnél és elvégezni a könyvvizsgálatot, mint akkor több tucat vagy akár százszor annyit fizetni a dokumentumok hiányáért.
