A vezetők egyik jelentős felelőssége sokféle dokumentum aláírása. Ez az egyszerű, első pillantásra a munka néha sok időt vesz igénybe, és messze nem a legkellemesebb érzelmektől. De van egy méltó megoldás - fax, ez egy speciális bélyegző, amely pontosan lemásolja az aláírást. Miért van szükségem ilyen bélyegzőre, és honnan lehet beszerezni?
A fax a méltó alternatívája a kézírásnak
Sok szervezetben a hivatalos iratok aláírására nemcsak a főigazgató tartozik, hanem a helyettese vagy helyettesei is. Ugyanakkor még a felelősség ilyen elosztása esetén is a vezetőség nem mindig képes időben és személyesen aláírni a személyes aláírást minden megkövetelő dokumentumhoz. Az ilyen problémák megoldása céljából feltaláltak egy fax bélyegzőt. Ez a pecsét pontosan megismétli a kézírásos aláírást. A "telefax" szó a latin szó szerinti fordításban (fac simile) azt jelenti: "ezt megtenni". Különösen szép, hogy minden érdeklődő vezető ma már megrendelhet ilyen bélyegzőt. Próbáljuk kitalálni, miért van rá szükség, és milyen dokumentumokon helyénvaló használni.
Kinek kell aláírási pecsét?
A fax a lefoglalt vezetők nélkülözhetetlen társa. Az ilyen nyomtatás lehetővé teszi számos fontos papír bizonyítását maximális sebességgel vagy felhatalmazott személy hiányában a munkahelyen. Más szavakkal, a telefax nélkülözhetetlen dolog a nagy munkafolyamatú vállalatok számára, valamint azok a vezetők, akik gyakran üzleti utakon járnak / más okból hiányoznak az irodából. Különösen kényelmes, ha egy személyes aláírás formájában pecséttel rendelkező személyt közvetlenül felhatalmazhatnak az e kategóriába tartozó dokumentumok hitelesítésére, vagy valaki az asszisztenseiből. Itt egy meglehetősen bonyolult kérdés merül fel - hogyan lehet faxon meggyőződni arról, hogy a munkajoggal rendelkező alkalmazott nem haladja meg a hatalmát? Ideális az eset, ha a pecsét aláírást csak közvetlenül a tulajdonos használja. De gyakran nem erről van szó, és ebben az esetben gondosan mérlegelnie kell, hogy melyik alkalmazotti személy megengedi a facsimilek használatának engedélyezését.
Törvények
Az Orosz Föderáció jelenlegi jogszabályai nem tartalmaznak részletes és átfogó rendelkezéseket és szabályokat a szerző aláírásának helyettesítésére vonatkozóan. Számos szabályozási dokumentum tanulmányozása alapján arra a következtetésre lehet jutni, hogy a fax-pecsétek és -bélyegek a törvényben és a felek egyetértésében meghatározott esetekben is használhatók. Ebben az esetben a második változatban ezt a bekezdést (az aláírás nyomtatási vagy másolási módszerrel való helyettesítésének lehetősége) külön kell megfogalmazni. Fontos megérteni, hogy a fax a kézírásos autogram teljes analógja. Ennek megfelelően a dokumentumra elhelyezett bélyegző ugyanolyan jogi jelentőséggel bír, mint a meghatalmazott személy aláírása. A faxot nem lehet elfogadni olyan iratoknál, amelyek aláírása súlyos következményekkel és kötelezettségekkel bír a felek számára. A pénzügyi dokumentumokat, az adószolgálathoz és a szövetségi szervezetekhez benyújtott fellebbezéseket és kérelmeket, valamint a törvényjavaslatokat, meghatalmazásokat és aláírási mintákat mindig kézírásos formában kell elkészíteni.
Mikor helyénvaló a facsimiles használata?
Bármely szervezet külön szabályokat hozhat a kézírásos aláírást felváltó dokumentumok hitelesítésére szolgáló eszközök felhasználására vonatkozóan. Ebben az esetben a facsimiles használatát a társasági alapszabályban és a társaság egyéb szabályozási dokumentumaiban előírt tanácsadó normákkal kell végezni.Ezenkívül a hivatalos dokumentációban fel kell tüntetni a pecsét tárolására és használatára feljogosított személyek listáját. Milyen papírokhoz lehet felhasználni a facsimileket? Elméletileg ezek a dokumentációtípusok mindegyike, amelyek aláírása nem von maga után felelősséget. Kívánatos, hogy a dokumentumok szövegében jelezzék a tanúsítás ezen verziójának lehetőségét. Ne feledje, hogy a dokumentumok faxának ugyanolyan erőssége van, mint egy valódi aláírásának. Ha szükséges, az ezzel a módszerrel jóváhagyott értékpapírok törlése ugyanolyan nehéz lesz, mint a kézzel aláírt értékpapírok. Ha alá kell írnia néhány papírt, és az igazgató nem tudja ezt a munkát személyesen elvégezni, akkor fax nélkül is megteheti. Alternatív megoldás az ideiglenes meghatalmazás kiadása annak a munkavállalónak a nevében, aki felhatalmazást kapott a szükséges típusú dokumentáció igazolására.
Hogyan lehet beszerezni a fax bélyegzőjét?
Bármely bélyegző szolgáltatást nyújtó szervezetnél megrendelheti pecsét gyártását, amely másolja a személyes aláírást. Hasonló vállalatok ma kaphatók meglehetősen nagy városokban. A faxok megrendeléséhez semmilyen dokumentumot nem szükséges benyújtani. Különösen szép, hogy a személyes aláírást megismételő bélyegek és bélyegek általában olcsók (500–800 rubelben), és néhány nap alatt elkészíthetők.