Az áruk beszerzésének tervezése bármely modern intézmény vagy vállalkozás tevékenységének legfontosabb szakaszai. Előkészítő dokumentáció készítésére szolgál, ha szükséges, egy termék megvásárlásához, munka megrendeléséhez, szolgáltatáshoz. A legfontosabb terület az önkormányzatok, az állami tulajdonú vállalatok számára. Számos tervezési módszert fejlesztettek ki, amelyeket a speciális oktatási kurzusok részének tekintnek. Természetesen az elméleti számítások a gyakorlatban is alkalmazhatók, alkalmazásuk terjedelme rendkívül széles. Ez nagyrészt annak köszönhető, hogy a jelenlegi jogszabályok előírják az önkormányzatok és kormányzati ügynökségek felvásárlásának igazolására.
A hibák nélkül történő kezdés a siker kulcsa
Jelenleg a 44. szövetségi törvénynek megfelelő beszerzési tervezést folytatják. Ez a dokumentum szövetségi szinten kijelentette, hogy mennyire fontos a terv elkészítésének folyamata. Az akvizíciók megfogalmazására vonatkozó követelmények először 2013-ban jelentkeztek, és azóta a helyzet biztosan nem vált könnyebbé az egyes intézmények számára. Napjainkra vonatkozó jogi előírások megkövetelik, hogy a felvásárlásokat a törvények szigorú betartásával tervezze meg, minden lépést és minden műveletet gondosan dokumentálva.
A közbeszerzés szervezése, a terv elkészítése olyan feladatok, amelyeket a törvény változatlanságával a korunkban korszerűbb módszerekkel oldunk meg. Ez lehetővé teszi az eredmény fokozott gazdasági hatékonyságát a bevett szabványok betartása érdekében. A beszerzési tervezési rendszer kulcsa az egész esemény pozitív eredményének. A szükségletek elemzése fontos, tekintettel a vállalkozás számára elkülönített források összegére. Természetesen a legjobb megoldás az, ha a pénzügyi tömegeket egy adott intézménynek az összes tervezett tranzakció végrehajtásához szükséges összegeiben elosztja, ám a költségvetési megszorítások ritkán teszik lehetővé a 100% -os megvalósítást.
Jól csináld
Mellesleg, a beszerzési tervek megtervezésének, a projektek kidolgozásának kérdése relevanciája és összetettsége már látható a közelmúltban megjelent speciális kiadványok sokaságáról, amelyek felfedik a kérdés különféle finom aspektusait és árnyalatait. Ennek nagyrészt az ország nehéz gazdasági helyzete, amely alapján szigorúbbá válnak a törvényi követelmények, valamint azok betartásának ellenőrzése. Ennek pozitív oldala van: hatékonyan megelőzhető a visszaélések, a korrupció összetevője és a költségvetési megtakarítások nem hatékony felhasználása.
Az éves beszerzési tervezés a leggyakoribb lehetőség. Nem lesz felesleges hosszú időre elkészíteni a terveket (ötéves terv), ám ezeket csak általánosan fogalmazzák meg. Vannak rövid távú tervek (például egy hónapra), de ezek csak a vállalkozás jelenlegi szükségleteit tükrözik. Az éves terv nem csupán a szükséges akvizíciók felsorolása, hanem egy dokumentum, amely bemutatja az intézmény kilátásait, fejlesztési stratégiáját és a munkafolyamat javítását. A tervhez gyakran csatolnak magyarázó megjegyzést, amely indokolja a felsorolt elemek mindegyikének szükségességét. Ez segít megakadályozni a visszaélések gyanúját és igazolja a források elosztásának szükségességét.
Fő célkitűzések: a beszerzési példák elemzése
A tervezés, a beszerzés lehet a felelősség területe, amelyet a vállalat elhanyagol.Ilyen helyzetben a termék intézménye munkájának eredményeként nyújtott szolgáltatás minősége meglehetősen alacsony lesz, és a feltételek hosszúak lesznek. Ha nem volt lehetséges a szerződés árának megfelelő kiszámítása, az akvizíció megtervezése, akkor fennáll a lehetőség a pénzeszközök nem hatékony felhasználására, amelyet bűncselekménynek lehet tekinteni annak következményeivel.
Az önkormányzati beszerzés tervezése segít megelőzni az előre nem látható visszavonásokat. A tranzakcióblokk kezdeményezője lehet az ellenőrző hatóság, a vállalkozó vagy maga az intézmény, amely hirtelen hibát talált, és ezért arra kényszerült, hogy megállapodással sürgősen megszüntesse az együttműködést. Ez átmeneti pénzügyi veszteségekhez vezet. Az a vevő, aki helytelenül hajtotta végre a beszerzési eljárást, büntetéssel sújtható. Különösen a meglévő törvényekből következik, hogy egy tisztviselő, aki felelőtlenül tévesen választotta ki a közbeszerzési módszert, kénytelen válaszolni: a büntetés 50 000 rubelt ér el.
Egyenként
A modern vállalkozásoknál a beszerzés tervezését a kérdés szisztematikus megközelítésén keresztül hajtják végre, hatékony elektronikus, számítástechnikai és szoftver rendszerekkel. Ez minimalizálja az emberi hibák valószínűségét. A műveletek sorrendje a terv kialakítása, összehangolása a felsőbb hatóságokkal, a terv végrehajtása. Már az előkészítő szakaszban meg kell indokolni az összes tervezett műveletet, ellenőrizni kell az intézmény számára kitűzött célok teljesülését és normalizálni a beszerzést. Ez utóbbi magában foglalja a vásárolt termék minőség-ellenőrzését, a megrendelt szolgáltatást a jelenlegi igényeknek megfelelően, a várható fogyasztói tulajdonságokat. A terv szakaszában megvizsgálják a termék szükséges mennyiségét és a megvásárolható határárat.
A beszerzési tervezés irányítása magában foglalja az esemény nyilvános megbeszélésének megszervezését. Ez különösen igaz olyan ügyletekre, amelyekre vonatkozóan a nyilvánosságot a törvények előírják. Vannak olyan események, amelyeket egyszerűen lehetetlen megvalósítani előzetes nyilvános kutatás nélkül, az eredmények értékelésével. Jelenleg a kommunikáció legmodernebb eszközeit és módszereit, a műszaki megoldásokat és az információs technológiákat aktívan használják egy ilyen lépés megszervezésére.
Nincs vége a papíroknak!
Az állami és önkormányzati beszerzések tervezése során ütemtervet, beszerzési tervet kell készíteni. A második típusú dokumentációt 2016-ban vezették be. Az elsőt korábban gyakorolták, formája változatlan maradt évek óta. Az ütemtervet az évre alakítják. A beszerzési terv átlagos időtartamra készül, és tartalmazza az intézmény számára szükséges és a szállítótól beszerzett termékek összes nevét. Általában egy ilyen dokumentum hároméves időszakra vonatkozik, mivel erre az időszakra készül költségvetés.
A közbeszerzés tervezése különösen nehéz kérdés. Összpontosítani kell a 2011-ben 223. szám alatt elfogadott szövetségi törvényt. Bejelentette, hogy lehetősége van egy tizenkét hónapos időszakra kiterjedő rugalmas terv kidolgozására. Egyes vásárlásokat nem kell indokolni. Ez vonatkozik azokra a listákra, amelyek a korábban említett 44. szövetségi törvény tizenötödik cikke második része normáinak hatálya alá tartoznak. Az állami szektor alkalmazottainak joguk van a terveket az igényeknek megfelelően módosítani. Nincs határidő vagy ok.
Minden a terv szerint
A költségvetés-tervezés grafikon formátumú beszerzése magában foglalja a három év alatt kidolgozott dokumentáció felhasználását, amely leírja az intézmény alapvető szükségleteit.Nem minden jogi személy él először sikeresen egy ilyen, a valóságba átültethető beszerzési terv formájában, ezért a törvény előírja annak lehetőségét, hogy kiigazítsák azokat a dokumentumokat, amelyeket egy speciális információs rendszeren keresztül már közzétettek.
Gyakran változtatásokat kell végrehajtani, mivel felfedeződnek az áruk iránti igények, amelyeket korábban nem lehetett azonosítani. Az elektronikus költségvetésen keresztül a beszerzés tervezése meglehetősen rugalmas folyamat, új elemeket is felvehet, különösen, ha végrehajtásuk pénzügyi lehetőségei az ajánlatok megtakarításai miatt merülnek fel, amelyek a kiigazítás időpontjáig már lejártak. Változtatásokat lehet hozni, ha a nyilvános vita eredményei ösztönzik, ha a jogszabályok követelményeinek való megfelelésként szervezték meg.
Beszerzési logisztika
Annak biztosítása érdekében, hogy a beszerzés tervezése (a modern szoftvertermékeken keresztül megvalósuló elektronikus költségvetés jelentős segítséget nyújt a szakemberek számára) a lehető leghatékonyabb legyen, rendezvényeket szervez, figyelembe véve a logisztika követelményeit. A terv elkészítésekor figyelembe kell vennie a vállalkozás igényeit, a munkafolyamatokhoz kapcsolódó költségeket, a rendelkezésre álló tárolóhelyeket. A gyártási folyamathoz szükséges anyag szerepe és mennyisége, valamint annak átadásának üteme játszik szerepet. A siker érdekében figyelembe kell vennie a beszállítók erőforrásait, a késztermékek előállításához felhasználható egyes fogyóeszközök saját gyártásának megszervezésének képességét, a szolgáltatások nyújtását.
Az alakítás, figyelembe véve a teljes meghatározott beszerzési tervet az állami és magánvállalatok költségvetési tervezésében, lehetővé teszi egy munkafolyamat létrehozását állásidők és pénzügyi veszteségek nélkül a többlet megszerzése, valamint a fogyóeszközök károsodása miatt. Annak meghatározásához, hogy mennyi anyag szükséges (nevezetesen, ez a mutató szolgál a többiek számításának alapjául), több standard számítási módszert kell elsajátítania. Ahhoz, hogy ezeket egy adott társasághoz alkalmazhassák, először össze kell gyűjtenie a legteljesebb információs adatbázist a hasonló nyersanyagok ipari felhasználásáról.
Mennyi szükséges?
A beszerzés tervezésének egyik módszere a gyártandó termékek mennyiségének felmérése az ügyfél igénye alapján. Tudva, hogy jelenleg milyen jelentős a termék iránti kereslet, ésszerűen kiszámíthatja, mennyi alapanyagra lesz szükség. A termékekkel, anyagokkal kapcsolatos számítási űrlapok listájának egyszerűsítése érdekében vegye figyelembe a különféle elemek szállításához szükséges időt, a tárolás időtartamát. Ha egyes fogyóeszközök önállóan is elkészíthetők, akkor előre meg kell számolnia, hogy mekkora az időköltség.
Az időintervallumok ismeretében becsülik meg a szállítótól kapott, saját maguk által gyártott pozíciók bruttó igényét. Ennek alapján a nettó keresletet a meglévő készletek, az elvégzett megrendelések és a tervezett termelési mennyiségek elemzésével határozzák meg. A megrendelések között lehetnek azok, amelyeket korábban készítettek az előző cikksorra. Egy új gyártási ciklus tervezésekor ezeket nem kell figyelembe venni.
A kereslet ingadozása
Ez a vásárlástervezési módszer akkor releváns, ha a fogyasztó érdeklődését ismétlődő elemekkel ellátott hullámdiagram segítségével lehet leírni. A simítás elérése érdekében fel kell mérni, hogy mekkora a termék tényleges fogyasztás az elmúlt idõszakban, meg kell határozni az arányt a korábban kiszámított mutatókkal. Egy új időszakra az előrejelzés az előző időszakra kiszámított mutató, amelyhez hozzáadódik a korrekciós érték - az áruk mennyisége szorozva a szignifikancia-együtthatóval.
Alternatív lehetőség
A beszerzés tervezésének egy másik módja a determinisztikus módszer.Erre akkor fordulnak, amikor tudják, mennyi ideig tart elrendelés teljesítése, mennyi anyag szükséges ahhoz, mennyi idő alatt leszállítják a fogyóeszközöket.
Időnként a sztochasztikus megközelítés alkalmazható a gyakorlatban. A számítások alapja a statisztikai módszerek, a matematika. Speciális képletekkel felbecsülheti, hogy mire számít egy termék iránti igény, és e terv alapján fogyóeszközök vásárlását is elvégezheti.
Az alkalmazottak felhalmozott tapasztalatainak felhasználásával heurisztikus megközelítést alkalmazhat a beszerzés tervezésében.
Van idő mindennek
A magánbeszerzés tervezése magában foglalja a legteljesebb információs bázis rendelkezésre állását a gyártási folyamatról és annak alkalmazásának eredményéről. Az elemzők számára hozzáférést kell biztosítani a fogyóeszközök, alkatrészek, pótalkatrészek mozgásával kapcsolatos pontos információkhoz. Az összes szakasznak adatainak kell lennie, a beszerzési piac kutatásának pillanatától kezdve a megvásárolt áru átvételéig a raktárban.
A logisztikai beszerzési rendszer megfelelő működéséhez tudnia kell, hogy milyen anyagokat használnak a gyártási folyamatban. A beszerzési terv kidolgozása magában foglalja a vállalkozásnál alkalmazott különböző emberek összehangolt interakcióját. A közbeszerzés megtervezése (és a magánvállalatokban is) arra készteti a kölcsönös kapcsolatokat, hogy a jogi személyek különböző szervezeti egységei, részlegei, fiókjai között kölcsönös kapcsolatokat alakítsanak ki. Csak a gondosan szervezett interakció garantálja a számítások, elemzések helyességét és a beszerzés optimális módszerének választását. A közös munka lehetővé teszi a legjobb árpolitika mellett dönteni, jövedelmező szerződést kötni a szállítóval, és nyomon követni a beérkező, rendelkezésre álló, felhasznált alapanyagok mennyiségét. A logisztika magában foglalja a szállítás ütemezésének ellenőrzését, a nyersanyagok elhelyezését a raktár területén.
Semmi több
A beszerzési logisztika megszervezésével minimális készletnyilvánítást érhet el a raktárban folyamatos fogyóeszközökkel a gyártási folyamathoz. A tervezés hatékonysága érdekében pontosan meg kell határozni, hogy milyen konkrét pozíciókra van szükség és milyen mértékben, mennyi ideig kell azoknak pontosan a műhelyek rendelkezésére állni, és mekkora lehetőségek vannak a jól ismert beszállítók számára. A logisztikusok értékelik a raktár jelenlegi képességeit, kidolgozzák a fogyóeszközök gyártási folyamatának saját kapacitásuk felhasználásával történő megszervezésének módjait.
Bölcsen vásárolunk
A beszerzés tervezése sok szempontból szorosan kapcsolódik a beszállítókkal való együttműködés konkrét formátumának kiválasztásához. A közelmúltban a legelterjedtebb lehetőség a pályázatok végrehajtása. Ugyanez vonatkozik az állami vállalkozásokra, intézményekre, és amikor magánkereskedő keres szállítót. A pályázat fogalma hosszú ideje bekerült a gazdaságba. A licitálás megszervezése az ügyfél felelőssége, a termékértékesítés, a szolgáltatásnyújtás versenyfeltételeinek bejelentése. Az aukció részeként azok, akik szeretnék, versenybe léphetnek azon jogért, hogy megállapodást kössenek az ügyféllel előre bejelentett feltételek mellett. Meg kell fogalmazni és előzetesen közzé kell tenni azokat a szabályokat, amelyekre az együttműködés alárendelésre kerül. Ehhez kitölti a teljes pályázati dokumentációt, feltüntetve a kölcsönös munka minden szakaszának feltételeit. Felsoroljuk a vásárlónak megfelelő termékek, szolgáltatások, árak neveit.
A klasszikus pályázat olyan eljárás, amely rengeteg versenytársat von be. A szerződéskötési jog megszerzése nem könnyű, de maga a folyamat költséghatékony, tisztességes. Szervezetét a vállalkozás vezetõi kapják, ügyfélként járnak el. A társaság beszerzési bizottságot gyűjt, amelynek összetételét a parancsnok hagyja jóvá.Ezek a szakemberek elkészítik a dokumentumcsomagot, mindent elkészítenek a nyilvános megtekintés feltételeinek megteremtéséhez. Nem szabad elfelejtenünk az ajánlatokat és aukciókat szabályozó jelenlegi szabályozási és jogi aktusokat.
Óvatosan és alaposan
A korlátozott időn belül benyújtott összes ajánlatot a beszerzési bizottság résztvevőinek kell elemezniük. Az egyes lehetőségekre vonatkozóan általános döntés született: fogadja el a javaslatot, jelöljön ki potenciális személyt vállalkozóként vagy utasítsa el az opciót. Ha egy konkrét eredmény mellett dönt, akkor ellenőriznie kell a verseny feltételeit, elemeznie kell az összes beérkezett javaslat jellemzőit. Az eljárás ideális eredménye egy megállapodás a lehető legalacsonyabb áron, az ügyfél összes követelményének és feltételeinek figyelembevételével. A pártatlanság, a nyitottság és az átláthatóság az ilyen eljárás fő előnyei.
Az előadóművészekre vonatkozó követelmények megfogalmazásakor nemcsak a saját érdekeit, hanem az átlagos piaci ajánlatokat is figyelembe kell venni. Ha az ügyfél szándékosan kedvezőtlen feltételeket állít fel, alig van olyan ember, aki iratkozni akar ilyen együttműködésre, a pályázat eredményeként egyetlen pályázat sem jelenik meg. Annak elkerülése érdekében, hogy ilyen kellemetlen helyzetbe kerüljön, és a szállítási idő megszakadásához vezet, megfelelő javaslatokat kell megfogalmazni. Az utóbbi időben egyre inkább igénybe vett feltételek a vevő számára maximálisan lehetséges feltételek meghatározása. Minden potenciális vállalkozó saját lehetőségeket kínál, árának megfelelő vagy megfizethetőbb módon, és az összes beérkezett pályázat elemzése alapján kiválaszthatja az együttműködés legsikeresebb módját.
Hogyan költeni?
Ajánlatkérés formájában történő vásárlás tervezésekor először meg kell elemeznie a piaci árajánlatokat, össze kell állítania egy összevont ajánlatbázist, összehasonlítva a különböző szállítókat, majd közvetlenül kell folytatnia a pályázat megszervezését. A kísérő dokumentációban tüntesse fel a szerződés árára vonatkozó követelményeket, a teljesítés ütemezését, a minősítési szintet és a termék minőségét. A pályázat eredményeit követő résztvevők egyedi számot kapnak, az első a nyertes. Ha az egyik megtagadja a megállapodás megkötését, akkor a listán szereplő második és így tovább élvez prioritást. A pályázat folyamán tilos a bizottsági tagok és az érdekelt potenciális vállalkozók képviselőinek kapcsolattartása.