Az idő értékes erőforrás, amely egy ember rendelkezik. Különösen nagy értéket képvisel nagy és műszakilag összetett projektek végrehajtási időszakában. Sőt, a többség rendkívül irracionálisan közelíti meg a számára rendelkezésre álló idő felhasználását. Emiatt csökken az emberi hatékonyság és az elvégzett munka hatékonysága. Ennek eredményeként elengedhetetlen elkerülni a gyakori hibákat a saját időgazdálkodás során.
A szisztematikus tennivalók listájának hiánya
Egy alkalmazott gyakran olyan helyzetben van, amikor úgy tűnik, hogy elfelejtette elvégezni a munka rendkívül fontos részét. Ennek eredményeként a teljes projekt sikere forog kockán. Ezt megkönnyíti az egyik leggyakoribb hiba - a szisztematikus feladatlista hiánya.
A probléma kiváló megoldása lehet az egyik speciális napi napló megszerzése és telepítése a működő számítógépre, amely nemcsak az egyes esetek nevét menti el, hanem lehetővé teszi azok részletes leírását, és a feladat befejezésének időpontjáról is tájékoztat.
Célok hiánya
Minden alkalmazottnak pontosan meg kell értenie, mit akar elérni a végén. Ellenkező esetben nem lesz képes stratégiai sikert elérni a folyamatban lévő üzletben. A megfelelően kitűzött célok nemcsak lehetővé teszik konkrét eredmény elérését, hanem a teljes projekt előrehaladásának ellenőrzését is. Ehhez nemcsak a végső, hanem a közbenső feladatokat is meg kell határoznunk.
A feladat prioritása hiányzik
Sok munkanapja rengeteg sürgős feladatból áll. Ennek eredményeként gyakran figyelmen kívül hagyják az igazán fontos dolgokat, amelyek nemcsak az egyes alkalmazottak, hanem a vállalat egészének sikerét is meghatározzák.
Ennek elkerülése érdekében az ún. Feladat prioritási mátrixot kell használni. Ez lehetővé teszi annak meghatározását, hogy melyik problémát kell elsősorban megoldani, és melyiket később lehet elhalasztani. Ez jelentősen növelheti az alkalmazottak termelékenységét. A gyakorlat azt mutatja, hogy az emberek, akik azonnal rohannak egy új probléma megoldására, elhalasztják a korábban befejezett üzletet, hatalmas időt veszítenek.
Kirekesztettség
Amint a tanulmányok kimutatták, a modern cégek alkalmazottai napi 2 órát veszítenek különböző zavaró tényezők miatt. Beszélünk telefonhívásokról, okostelefon-alkalmazásokról, a kollégák segítségéről a problémáik megoldásában, valamint más kérdésekről, amelyek kényszerítik a feladatok végrehajtásának megszakítását.
A figyelmetlenség nagyon káros tulajdonsággal rendelkezik. Még azután is, hogy egy személy visszatér dolgozni, 10–15 percet kell töltenie, hogy „bekapcsolódjon” a feladat megoldásába. Végül hatalmas idő vesztegeti el.
Ennek elkerülése érdekében nemcsak a telefon és a számítógép befolyásától kell korlátozódni (ha maga a munka nem kapcsolódik ehhez), hanem figyelmeztetnie kell a kollégákat a figyelmetlenség megengedhetetlenségére a munkaidő alatt.
Polcok későbbi
Ezt a hibát leggyakrabban azok teszik, akik félnek a rájuk ruházott feladatok nagyságrendjétől. Ennek eredményeként megpróbálják a lehető legtöbb időt elkülöníteni a projekt elindításához. Ez tartós késéssel jár egy nagy és igazán fontos feladat megoldásában.
Az ilyen projektek végrehajtásával kapcsolatos problémák helyes megoldása a feladatok kisebb részekre osztása, valamint a megoldásukhoz szakaszok létrehozása. Ennek eredményeként egy személy magabiztosan előreléphet a munka elvégzésében.Ez pozitívan befolyásolja munkája hatékonyságát és a konkrét célok elérését.
Tedd mindent magadra
Túl sok alkalmazott, és mindenekelőtt a kis- és középvezetők súlyos hibát követnek el tevékenységük során. Túl sok a vállukon. Ugyanakkor sokan megjegyzik, hogy túl sok probléma megoldását vállalják, mivel nincs bizalom a beosztottak képességeiben, hogy a problémát kvalitatív módon oldják meg.
Bizonyos esetekben valóban jobb, ha felelősséget vállalunk a projekt végrehajtásáért, azonban az összes új funkció folyamatos terhelése egy személy számára hosszú távon nem hozott sikert. Végül még egy nagyon jó alkalmazott csökkentette a hatékonyságot. Munkája minősége romlik, és fejlesztésről nem lehet beszélni.
A vezető helyes megközelítése nem fogja megterhelni önmagadat. Több feladatot kellene átruháznia személyzetére. Sőt, ő is irányíthatja őket, vagy irányíthatja a munka elvégzésének folyamatát. Ha egy alkalmazott nem tudja megbirkózni az elemi profilfeladatok megoldásával, akkor érdemes megfontolni a társaság alkalmazottaiban való tartózkodásának megvalósíthatóságát.
Túl magas munkafolyamat és állandó foglalkoztatás
Egyes alkalmazottak erkölcsi elégedettséget élveznek annak felismerésével, hogy túl nagy a kereslet és állandóan elfoglaltak. Sőt, rendetlenség van az asztalukon, nincs idejük megoldani a rájuk ruházott összes feladatot. Ezenkívül gyakrabban vesznek részt azokban a projektekben, amelyeket fontosnak tartanak, és nem azok, amelyek a vállalat számára nagy jelentőséggel bírnak. Ennek eredményeként sok időt töltenek jelentéktelen, kicsi, de munkaigényes feladatok megoldására.
Nem kell beszélni ezen alkalmazottak magas hatékonyságáról. Határozottan módosítaniuk kell a munkatervet. Néhány feladat alapos elemzést és megalapozott döntéshozatalt igényel. Végül jobb, ha a fontos munkákra összpontosít, annyi időt ad hozzá, amennyire valóban igényel.
multitasking
Sokan büszkék arra, hogy képesek több dolgot egyszerre megtenni. A gyakorlatban kiderül, hogy ezek az alkalmazottak hatástalanok. A helyzet az, hogy nem összpontosítják figyelmüket egy adott probléma megoldására. Folyamatosan több feladatra kell gondolniuk egyszerre. Ennek eredményeként mindkét problémát rosszul oldják meg egyszerre.
Sőt, több feladat egyszerre történő végrehajtása további időköltségeket eredményez, 20–40% -ot.
A szünetekről való lemondás
Jelentős számú alkalmazott próbál szünet nélkül és még ebéd nélkül is dolgozni. Így véleményük szerint sok időt takarítanak meg, amelyet bizonyos munkaügyi feladatok elvégzésére lehet fordítani.
Valójában, a tanulmányok azt mutatják, hogy megszakítások nélkül az ember munkaképessége fokozatosan csökken. Ennek eredményeként a munkanap közepére nem volt képes olyan hatékonyan megoldani a rá ruházott feladatokat, mint reggel.
Ha lehetséges, tartson óránként 5 perces rövid szünetet. Az étkezéshez elegendő időt kell fordítania. A helyzet az, hogy pihenés közben az agy kicsit másképp működik. Ennek eredményeként új ötletek generálhatók a vállalat fejlesztésére vagy egy komoly probléma sikeres megoldására.
Helytelen feladatütemezés
Minden embernek megvan a saját egyedi bioritmusa. Ennek eredményeként egyesek jobban oldják meg a problémákat reggel, mások pedig közvetlenül a naplemente után. A helyes megközelítés az lenne, hogy a legbonyolultabb és energiaigényesebb feladatokat megtervezzük arra az időszakra, amikor a teljesítmény a legmagasabb. Az egyszerű dolgokat egy olyan időszakra kell hagyni, amikor nincs szükség komoly kreatív képességekre.