A szerződések tárolásának folyamata bizonyos problémákkal jár. Előfordul, hogy a dokumentum típusának, típusának, időtartamának és tárolásának körülményeinek meghatározásához a megsemmisítési módszer meglehetősen nehéz. A fenti tényezőket törvény szabályozza, de ugyanazon szerződésnek különböző helyzetekben eltérő érvényességi ideje lehet, ezért gyakran problémák vannak a tárolás időtartamának meghatározásával. A hatékony és megfelelő nyilvántartás vezetése érdekében egyértelműen meg kell érteni az e területre vonatkozó jogszabályok eljárását és követelményeit a bírságok vagy büntetések elkerülése érdekében. Az alábbiakban figyelembe vesszük az értékesítési szerződések eltarthatóságát a szervezetben.
A tárolás célja
A folyamatos hozzáférésű szerződések elérhetőségére nem csak annak érvényességi ideje szükséges. Ezt követően bármilyen információ kinyerhető belőlük. A legtöbb ellentmondásos helyzetet, amikor az egyik vagy a másik fél nem teljesíti kötelezettségeit, bíróság vagy tárgyalás előtti eljárás során oldják meg a szerződés bemutatásával.
Ezenkívül az állami szabályozó hatóságok ellenőrzéseket végezhetnek a vállalkozásnál. Dokumentumokat kérhetnek egy bizonyos időtartamra, ebben az esetben a szervezetben történő nem megfelelő tárolással, megsemmisítésük feltételeinek megsértésével, meglehetősen lenyűgöző pénzbírság formájában szankciókat lehet kiszabni. Először is a felelős a vezetés, amely nem irányítja ezt a folyamatot.
Megállapítottuk tehát, hogy a szerződések és egyéb szervezeti és adminisztratív dokumentumok tárolását szigorúan egyeztetett időtartamra kell elvégezni.
A tárolás feltételei és típusai
A szervezetben a munkaszerződések tárolási ideje eltérő. Az orosz dokumentumok osztályozója szerint szervezeti és adminisztratív okmányokként vannak besorolva. Az érvényesség feltételeit ugyanúgy osztályozzák, mint az összes dokumentum eltarthatóságát. Ossza ki a következő szerződéses tárolási időszakokat a szervezetben:
- állandó;
- hosszú távú (több mint 10 év);
- rövid távon (legfeljebb 10 évig).
Egy ilyen rendszer, amely a dokumentumok logikájából tűnik ki, nem túl kényelmes a használata. Ez gyakran zavart kelt és súlyos hibákat eredményez az irodai munkában.
Normál tárolórendszer
Általánosabb típusú tárolórendszer. Általános szabály, hogy a legtöbb vállalkozásban a szerződéseket többféle fajtára osztják: alapvető (közvetlenül a vállalkozás alaptevékenységéhez kapcsolódó), gazdasági és munkaügyi.
Például, mennyi a szolgáltatási szerződések megőrzési ideje egy szervezetnél? Az első két dokumentumkategória legfeljebb öt évig sérthetetlen. A munkaszerződések eltarthatósági ideje is legfeljebb öt év. Vannak kivételek. Például, ha nincs személyes fiók, akkor ezt a dokumentumot 75 évig meg kell őrizni. A lízingszerződések szervezeten belüli tárolásának időtartama attól függ, hogy mekkora időtartamra készültek.
Minta- és osztálylista
A szabvány felsorolja azokat a dokumentumokat, amelyeket a legtöbb szervezetben elosztottak, míg a szervezeti egységek tartalmazzák az adott ügynökség számára kidolgozott információkat.
Különböző típusú dokumentumok léteznek. A listák olyan szabályozási dokumentumok, amelyek segítségével meghatározzák a dokumentumok eltarthatóságát és kiválasztását a későbbi tárolásukhoz vagy megsemmisítésükhöz.
Az esetek nómenklatúráinak összeállításakor és a szerződések tárolási feltételeinek meghatározásakor általában tipikus listákat használnak, amelyeket az állami szervek, valamint az illetékes minisztériumok és szervezeti egységek hagynak jóvá. Az ellátási szerződések eltarthatósági ideje a szervezetnél 5 év a lejárat után.
Transzfer a archív
A már lejárt dokumentumoknak az archívumba történő átvitelének eljárásai eltéréseket mutathatnak a különböző szervezetekben. Egyes esetekben a szokásos módon a dokumentumokat egymáshoz tűzik és fémszekrénybe helyezik, amelyet büszkén archívumnak neveznek. Más szervezeteknek van archívum, archívum és jóváhagyott ügyek nómenklatúrája, és az egész folyamat a szabályozási dokumentáció szerint zajlik. Vagyis vannak bizonyos szabályok a dokumentumok benyújtására, nyilvántartásba vételére és így tovább.
Mindkét lehetőségnek létezési joga van, figyelembe kell vennie a szervezet sajátosságait, a munkafolyamat nagyságát és az alkalmazottak számát. Egy nagy, nagy létszámú, nagy létszámú szervezet esetén a megfelelő dokumentumtároló rendszer használata nélkül egyszerűen belemerül bennük. Az az általános szabály, amelyet minden szervezet megpróbál betartani, függetlenül a tulajdonjogtól és az alkalmazottak számától, a dokumentumok archívumba történő átvitelének ideje.
A munkavállalóknak legkésőbb egy bizonyos időtartamon belül be kell nyújtaniuk a dokumentumokat az archívumba, amely nem függ attól, hogy ténylegesen mikor jártak le. És általában az ilyen archiválás az év elején történik. Vagyis akkor is, ha a szerződés februárban lejárt, még mindig várnia kell a következő évig, hogy áthelyezze a tárolóba. Mennyi az üzleti szerződések eltarthatósági ideje a szervezetben? A minimálisan megengedhető időszak 5 év.
A szerződéses tárolási időszak kezdete
Ez egy nagyon nehéz kérdés, mivel ezzel a dátummal kapcsolatban fordul elő a legtöbb hiba. A szerződések tárolása a legtöbb vállalkozásnál ugyanaz, és azzal a naptári évvel kezdődik, amelyben ez a dokumentum már nem érvényes. Például van egy olyan szerződés, amelynek érvényességi ideje 2010. július 15-én lejárt. A tárolást öt évig kell tárolni, de 2015. július 15-én nem szabad megsemmisíteni, csak 2016 elején. Vagyis a határidő 2011.01.01-jén kezdődik, nem pedig az előző év júliusától. A hibák számának minimalizálása céljából általában egy évet adnak a korábbi határidőhöz. És csak a szerződés lejártát követően a szervezetben megsemmisíthető a dokumentum.
A szerződéses tárolás sajátosságai
Mint már említettük, vannak külön útmutató dokumentumok, amelyek meghatározzák az archívumba történő áthelyezés és a tárolás szabályait és feltételeit. Ismét emlékeztetünk arra, hogy a dokumentációt száraz, szellőztetett helyiségben, meghatározott hőmérsékleti hőmérsékleten kell tárolni. A dokumentumokat tartalmazó mappáknak zárt vagy nyitott állványon kell elhelyezkedniük. Szükség esetén az archívumban speciális széffel kell rendelkezni a „kereskedelmi titok” megjelölésű dokumentumok tárolására. Bár senki nem ellenőrzi a dokumentumok tárolásának folyamatát, bizonyos fájlok hiányát az ellenőrzés során könnyen észlelni lehet, tehát a megtakarítási rendszer megfelelő beállítása a vállalkozás érdeke. Tehát lejárt a szerződéses tárolási idő a szervezetben, és a dokumentumot meg kell semmisíteni. Hogyan lehet jól csinálni?
megsemmisítés
Lehetetlen ilyen módon elpusztítani a dokumentumokat. Először ellenőriznie kell, hogy érvényességi idejük lejárt-e. Csak ez után lehetséges a megsemmisítés, de vannak hibák, amelyeket figyelembe kell venni, hogy ne kerüljenek az ellenőrök szankciói alá. Az eljárás körülbelül a következőképpen néz ki. A munkavállalók kiválasztják az összes olyan dokumentumot, amelynek határideje már elmúlt, majd leltárt készítenek, jelentést küldenek a fejnek, megsemmisítési aktát készítenek, a dokumentumot a vezető és a felelős személyek írják alá. Ezután a mappákat kiosztják a megsemmisítésre.A szerződések és más dokumentumok folyamatos megőrzése az archívumban értelmetlen, ezért ahhoz, hogy ne kerüljünk bele a dokumentumokba, ezt az eljárást rendszeresen végre kell hajtani.
Felelősség és végrehajtók
A felelõsség természetesen mindazokkal kapcsolatban, amelyek a szerzõdés mindenfajta szerzõdésének és egyéb dokumentumának biztonságát érintik, a felelõsség. Őt büntetik a rubel, amikor az ellenőrzések során szabálysértéseket fedeznek fel. A listán a következő könyvelő, ügyvéd és a dokumentáció biztonságáért felelős alkalmazott áll. De ezeket a személyeket, az elkövetett kötelességszegés elkövetése érdekében, maga a vezető bünteti, ő az első, aki megkapja. A gyakorlatban a kisvállalatoknál a szerződések ellenőrzési és tárolási rendszerét a számviteli osztályhoz rendelik, és a könyvelő pedig egy konkrét felelős személyt nevez ki. Időnként a szervezet jogi tanácsadóját nevezik ki a dokumentáció biztonságáért felelős személynek. De ez nem túl kényelmes, mivel az ügyvéd csak a szerződésekért felel, és általában nagyon felületesen ismeri a többi iratot. Ezt a folyamatot a legegyszerűbb megállapítani, ha van egy adott személy, aki felelősséggel és felhatalmazással rendelkezik. Ez biztosítja a dokumentumok maximális pontosságát és pontosságát.
Példa a könyvelési és tárolási rendszerre
A szerzõdések jellemzõinek és eltarthatóságának jobb megértése érdekében elemezheti a fõ pontokat egy kis példán keresztül. Van egy alkalmazott (általában a könyvelésből származó alkalmazott), aki felelős a vállalkozókkal kötött szerződések megtartásáért. Egy külön mappába iktatja őket, ahol az érvényességi időszak alatt találhatók. A szerződés megkötésekor átkerül egy másik mappába. Ebben az esetben általában egy leltárt vagy nyilvántartást állítanak össze, amely tartalmazza a dokumentumok listáját és lehetővé teszi azok mozgásának nyomon követését. Ezen túlmenően a tárolási időtartamot itt is megfigyelik, amelyet követően megsemmisítésre kerülnek. A szabályozási időszak végén a dokumentumokat a már leírt eljárás szerint megsemmisítik.
A probléma elkerülése érdekében a társaság egésze és különösen a szerződések szervezeti és adminisztratív dokumentációjának biztonsága átgondolt, figyelmes és pontos hozzáállást igényel. Valamennyi vállalkozás és szervezet számára közös a tárolás törvények szerinti megszervezésének alapelve. Ez kiküszöböli a szankciók alkalmazását ellenőrzések esetén. A belső dokumentumok (jogi aktusok, nyilvántartások, nyilvántartások, különféle szerződéstípusok) formájában eltérő lehet a szervezetekben, de ez nem alapvető jelentőségű.