A vállalatoknak figyelembe kell venniük, mennyi idő alatt ténylegesen dolgozik a vállalkozás minden alkalmazottja napközben vagy műszakban. Ehhez munkaórát kell tartani a munkavállalók számára. Ezt a dokumentumot speciális formában készítik el. Minden társaságnak és egyéni vállalkozónak ki kell töltenie ezt a dokumentációt. Ehhez az Állami Statisztikai Bizottság által kidolgozott T-12 és T-13 regisztrációs űrlapokat kell használni. Az ütemterv kitöltése meglehetősen egyszerű, de ehhez bizonyos szabályokat és követelményeket figyelembe kell venni, hogy a jelentés helyes legyen. Tartalmától függ az alkalmazottak fizetésének helyes kiszámítása.
Dokumentum fogalma
A jelentéskártya speciális formáját 2004-ben hagyta jóvá a Goskomstat. Az ütemterveket a szervezetekben a személyzeti szolgálat vagy a számviteli osztály alkalmazottai végzik.
E forma alapján a vállalati vezetés különféle műveleteket hajthat végre:
- vegye figyelembe a vállalkozás minden alkalmazottja által ledolgozott órákat;
- figyelemmel kíséri a fegyelmet a munkahelyen;
- tükrözze a munkavállalók összes jelenlétet és távollétet;
- rögzítse azt a tényt, hogy minden szakember késik;
- rendelkezzen olyan információval, amely lehetővé teszi annak meghatározását, hogy a munkát milyen teljes mértékben végezte a cég szakembere;
- használja ezt az információt illetékes bérszámfejtéshez;
- adatokat írhat be statisztikai űrlapokba.
Ezt a dokumentumot leggyakrabban a számviteli osztály alkalmazottai használják, amikor kiszámítják az optimális fizetést, a bónuszokat és a juttatásokat a vállalkozás többi alkalmazottjának. Az alkalmazottaknak a személyzeti szolgálathoz tartozó munkafüzet fenntartása lehetővé teszi a részvétel és a késés ellenőrzését. Ha jogsértéseket észlelnek, akkor a vállalkozás érintett alkalmazottai felelnek és különféle típusú fegyelmi szankciókat lehet alkalmazni.
A dokumentum használatának árnyalata
Az adókatalógus olyan információkat tartalmaz, amelyek szerint minden társaságban hivatalosan dolgozó személy elbocsátáskor kérhet munkaidőt és más dokumentumokat, amelyek tartalmazzák a munkafüzetet. Ezt az információt a 12. cikk tartalmazza. 84.1 adószám.
2013 óta a vállalati vezetők nem használhatnak egységesített nyomtatványokat az alkalmazottak munkaidő-nyilvántartásának vezetésekor, mivel azok megszűntek. De általában a cég szakemberei használják ezeket a dokumentumokat. Az alábbiakban található egy mintai munkafüzet.
Megengedett, hogy a számviteli osztály vagy a személyzeti osztály szakemberei külön-külön változtassanak meg ebben a dokumentumban. Ezek a teljes vállalkozás sajátosságaitól és az állami alkalmazottak számától függnek.
A Goskomstat által bevezetett forma kényelmesnek tekinthető, így könnyen feldolgozható és megváltoztatható. Gyakran változtatás nélkül használják.
Milyen formák kényelmesek?
A dokumentum három formája könnyen kezelhetőnek tekinthető. Könnyedén módosíthatja őket. A választás a vállalkozás irányától és a vállalati pozíciók számától függ.
Az ütemterv fenntartása három formanyomtatványon alapulhat:
- T-13. Ezt a nyomtatványt általában azok a cégek használják, amelyekben a forgóváz vagy más berendezés van felszerelve a bejáratnál, amely alapján automatikusan rögzítik, amikor egy adott szakember dolgozik.A dokumentációt mind kézi, mind különféle számítógépes programok felhasználásával töltik ki.
- T-12. Ez az opció egyetemes forma. Ezt általában a vállalkozás szakemberei tölti ki kézzel. Van egy további rész, amelybe be lehet adni az elvégzett munka kifizetésének összegét.
- 0504421. Ezt az űrlapot speciálisnak tekintik, mivel csak költségvetési szervezetek használják. A legfontosabb a különböző oktatási intézményekben dolgozó tanárok vagy tanárok körében.
Minden dokumentumnak megvannak a sajátosságai, ezért kitöltése speciális módon történik.
Ki tölti ki az ütemtervet?
Pontosabban, a társaságnak kineveznie kell egy külön személyt, aki felel az ütemterv karbantartásáért. Ehhez általában személyzeti tisztviselőt vagy könyvelőt választanak. Ehhez kezdetben megrendelést kell kiadni, amelynek alapján a megfelelő hatáskörök átruházásra kerülnek a szakemberre.
Az idõlapon az ütemterv vezetéséért felelõs személy és a személyzeti osztály vezetõje írja alá. Nem szükséges, hogy a vállalat külön foglalkozzon egy ilyen munkavállalóval, mivel minden olyan személy, aki a vállalkozás vezetésével rendelkezik a megfelelő felhatalmazással, meg tudja birkózni a feladattal. Az ütemterv fenntartásának kötelezettsége megrendelés alapján kerül átruházásra. Jelzi, hogy a vállalkozás mely alkalmazottja felel ennek a dokumentumnak a fenntartásáért.
A kiválasztott szakember munkaszerződését külön záradékkal kell kiegészíteni. Ez azt jelzi, hogy az állampolgárok különleges hatáskörrel rendelkeznek. Ha ez a folyamat nem fejeződik be, akkor a szakember megtagadhatja a további munkákat.
Az ütemterv fenntartására kiválasztott személynek az egész hónapban be kell írnia az információkat, ezt követően a dokumentációt át kell adni a személyzeti osztály vezetőjének. Az osztály vezetője ellenőrzi az információkat más forrásokkal, majd aláírja az űrlapot. Ezután átviszik a számviteli osztályba, hogy kiszámítsák a vállalkozás minden alkalmazottjának fizetését.
Töltési szabályok
A vállalkozásnak a dokumentum kitöltésére jogosult alkalmazottjának meg kell értenie az információk bevitelének folyamatának árnyalatait. Az ütemterv fenntartásának szabályait egyszerűnek és érthetőnek tekintik. Javasoljuk, hogy kezdetben jól megértsék őket, ami megkönnyíti és könnyűvé teszi a jelentés kezelését. Ettől nemcsak a személyzeti szolgáltatás, hanem a számviteli osztály termelékenysége is függ. A helyesen bevitt adatok alapján a számviteli osztály alkalmazottai képesek lesznek helyesen kiszámítani a vállalkozás minden alkalmazottjának díjazását.
A dokumentum kitöltésének alapvető szabályai a következők:
- már az elején a munkafüzet karbantartásának jelenlegi formáját megválasztják;
- a dokumentum csak egy példányban van kitöltve;
- megengedett az adatok kézi bevitele vagy számítógép használata;
- az ebben a folyamatban részt vevő munkavállalónak rendelkeznie kell a megfelelő felhatalmazással, amelyre a munkáltató először rendelést ad ki;
- készítse el az ütemtervet az új hónap elején;
- a társaság nevére és a meglévő részlegekre vonatkozó információkat a címsorba kell beírni;
- feltüntetik a számvitel megkezdésének dátumát;
- a hónap végén meghatározzák a beszámolási dátumot;
- az ütemterv fő lapját egy táblázat képviseli, amelybe a szervezet minden alkalmazottjára vonatkozó adatok kerülnek beírásra, és fontos, hogy minden nevet helyesen írjunk be a zavarok és hibák elkerülése érdekében;
- minden alkalmazottról biztosan megbízható információnak kell rendelkezésre állnia, és rögzíteni kell a szakemberhez rendelt számot, amely személyes iratban rögzíthető;
- az időfüzet-oszlopokat a hónap meghatározott napjai képviselik;
- a vezetéknevekkel ellentétben vannak olyan cellák, amelyekbe az összes ledolgozott óra vagy műszak adatait beírják;
- hétvégén vagy ünnepnapokon, ezt az információt külön jelöléssel kell feltüntetni;
- a felelős személy adatait naponta be kell vezetni, amelyre a szakember hivatalos dokumentumok alapján vezet, amelyek különféle utasításokat, nyilatkozatokat, betegszabadságot vagy a társaság vezetésének utasításait tartalmazzák;
- ha késést vagy távolmaradást rögzítenek, akkor azokat számokból és betűkből álló speciális kódokkal rögzítik.
A dokumentumot a vállalkozás vezetőjének aláírásával erősítik meg. Ez az aláírás nélkül nem tekinthető érvényesnek. Az ütemterv fenntartásának folyamata egyszerűnek tekinthető, ezért a személyzeti szolgálat minden alkalmazottja képes megbirkózni ezzel a folyamattal. Ha hibákat vagy jogsértéseket észlelnek, akkor a kijelölt szakember felel az információért.
A különböző információk bevitelének árnyalata
A dokumentum kitöltése valójában nagyon egyszerű. Ehhez csak meg kell értenie az egyes cellák céljait. A dokumentáció kitöltésére jogosult felelős személyeknek jól meg kell érteniük a dokumentum összetételét. A töltési folyamat jellemzői a következők:
- megengedett az oszlopok számának növelése;
- az óra költségkódjai felül vannak feltüntetve, az alsó pedig azt jelzi, hogy a szakember mennyit dolgozott egy adott napon;
- a szervezet minden alkalmazottjának személyes számmal kell rendelkeznie az ütemtervben, amelyet a bérek kiszámításához és egyéb tevékenységek elvégzéséhez használnak;
- két számot kapnak a részmunkaidőben foglalkoztatottak;
- fel kell tüntetni mind a ledolgozott napokat, mind az órák számát, amelyeket egy szakember ténylegesen napi munkanapon végzett;
- minden hónap végén a jelentéskártyát átadják a személyzeti osztálynak, és ennek a részlegnek a szakemberei ellenőrzik a dokumentum elkészítésének helyességét, és azt is ellenőrzik, hogy az alkalmazottak által eltöltött munkaidő nem hiányzik-e;
- ha valamelyik szakember távozik, akkor a következő hónapban a számát nem veszi figyelembe az ütemterv kitöltésekor;
- Mutassa be a távollétekről, a szabadságnapokról, valamint a távollétekről, vakációkról, üzleti utakról vagy egyéb okokról, amelyek miatt a munkahelyen nincs szakember.
Ha a munkanap hosszát órában jelzik, akkor nem szükséges rögzíteni a hiányos órákat.
A költségvetési szervezetek sajátosságai
A költségvetési vállalkozások működés közben más formát használnak. A neve 0504421. Ez a forma némi eltérést mutat a T-12 vagy a T-13 szabványos formától. Ennek oka az a tény, hogy tükrözi a költségvetési szervezet munkájának minden árnyalatait. A táblázatba különböző kódokat írhat be, amelyek hétvégére utalnak edzés vagy tanulmányi szabadság alatt.
A munkaidő-nyilvántartásnak az állami szektorban dolgozók számára történő fenntartásának fő szempontjai a következők:
- Fontos, hogy a címoldalon ne csak az intézmény nevét, hanem a hozzárendelt digitális kódot is feltüntesse;
- ha bizonyos változtatásokat kell végrehajtania a dokumentumban, akkor a javító kódot írja elő;
- vannak olyan grafikonok, ahol be kell írnia az részösszegekre vonatkozó információkat.
Ennek az űrlapnak a használatakor nem szükséges további számításokat regisztrálni. A dokumentum kitöltésekor az általános szabályokat kell figyelembe venni.
Milyen kódokat használnak?
A dokumentum kitöltésekor rendelkeznie kell információkkal arról, hogy melyik kódot kell beírni. Számokból és betűkből állnak. A jelentés fedőlapján található az összes kód átirata. Gyakran szükséges további kódok beírása, amelyekre vonatkozóan a vállalkozás vezetője külön rendelkezést bocsát ki az ütemterv fenntartásáról.
Az ezen munkalap kitöltéséhez használt fő kódok a következők:
- a nappali műszak időtartama - Я01;
- éjszakai munka - Н02;
- azok a tevékenységek, amelyeket az alkalmazottaknak hétvégén vagy ünnepnapokon kell végezniük - PB03;
- túlórázás - С04;
- szakember küldése üzleti útra - K06;
- kötelező fizetett szabadság regisztrációja - OT9;
- a szakember számára kiegészítő fizetett szabadság biztosítása - OD10;
- betegszabadságon lévő személy megtalálása - B19;
- ideiglenes fogyatékosság nyilvántartásba vétele fizetés nélkül - T20.
Általában a törvény által bevezetett szabványos kódok elegendőek a dokumentum helyes kitöltéséhez.
Milyen hibákat gyakran követnek el?
Vannak olyan általános szabálytalanságok, amelyek jelentős hibákat okoznak a dokumentumban. Ide tartoznak:
- csak a munkavállalók kezdőbetűi vannak feltüntetve, ugyanakkor nincs információ az általuk betöltött pozícióról;
- Az ünnepeket munkanaponként nyilvántartásba veszik;
- az ünnep előtti napon nem kell megjegyezni, hogy a munkaváltás egy órával csökken.
Ha egy polgár részmunkaidőben dolgozik a vállalatnál, akkor nagy figyelmet kell fordítani munkanapja pontos időtartamára. Gyakran a szakemberek üzleti útra mennek, és ilyen körülmények között a K06 kódot egyszerűen használják, tehát nem szükséges megjelölni, hogy egy alkalmazott hány órát dolgozik egy nap.
Hogyan tölti ki a darabonkénti fizetés?
Elég gyakran a vállalkozások darabszámú fizetést alkalmaznak, ami nehézségeket okoz az ütemterv kitöltésében. Az munkaidő-nyilvántartás vezetésére vonatkozó utasítások a munkások számára:
- a javadalmazás a szakember által elvégzett munka mennyiségétől függ;
- a dokumentumnak figyelembe kell vennie a vállalkozás minden alkalmazottjának outputját;
- megengedett a munkaidő órákban történő mérése, például az iskolákban vagy más oktatási intézményekben kötelező, ezért az ütemtervet az ütemtervbe kell írni;
- más esetekben az I01 kódot kell használni, tehát nem szükséges kitölteni a dokumentáció utolsó sorát;
- a szabadságon történő munkát külön fizetik, és a fizetés mértéke a kollektív szerződésben szereplő információktól függ.
Így még a darabkamatú bérlevelekkel is nagyon egyszerű az ütemterv kitöltése.
Felelősség a hibákért
Az adott vállalati szakember felhatalmazást kap arra, hogy munkaidő-nyilvántartást tartson, amelyre a munkaadó kiadja a megfelelő megbízást. Jól meg kell értenie az asztal helyes kitöltésének módját. A folyamat egyszerűsítése érdekében gyakran használnak egy speciális programot az ütemterv karbantartásához. Elegendő, ha a vonatkozó adatokat beírja a szükséges sorokba, miután a dokumentumot kinyomtatják és aláírják. Ha szükséges, végezzen különféle változtatásokat.
Ha a szabályozó hatóságok hibákat észleltek ebben a dokumentumban, akkor a társaságot elszámoltatni kell. Az ellenőr leggyakrabban kiderül, hogy az időrendben feltüntetett információk eltérnek az elsődleges dokumentumokban szereplő adatoktól. A fizetésekkel kapcsolatos információk gyakran különböznek a rendezési dokumentációban szereplőktől.
Ha megállapítást nyer, hogy vannak jogsértések, akkor a társaságot közigazgatásilag felelõsségre vonják, tehát 5 ezer rubelt bírságot fizet. Ha kiderül, hogy e dokumentum hiányzik, a bírság 50 ezer rubelre növekszik, és a vállalkozás vezetőjét terhelik az Art. A Közigazgatási Bűncselekmények Kódexének 5.27. A helyzet elkerülése érdekében a vállalatirányításnak ellenőriznie kell az ütemterv összeállításának helyességét és időszerűségét.
következtetés
Így minden munkavállaló számára kötelező az ütemtervet tartani az alkalmazottak számára. Ezt a folyamatot egy felelős szakember végzi, akit a megfelelő hatóság felruház, a vállalkozás vezetőjének külön utasításával.
Fontos, hogy megértsük a dokumentum összes cellájának kitöltésének szabályait. Ha hibákat tartalmaz, vagy hiányzik a társaságtól, akkor a felügyeleti hatóságok a társaságot közigazgatási felelősségre vonhatják.Az ütemterv adatai alapján kiszámítják a szakemberek díjazását. A dokumentumkezeléshez optimális speciális számítógépes programok használata, amelyek egyszerűsítik ezt a folyamatot.