L'attività statale e la sfera del lavoro d'ufficio è il ramo più importante della vita pubblica di qualsiasi stato. Le informazioni documentate sono dati legali. Le attività legislative contribuiscono alla costruzione del diritto civile, dell'ordine e del benessere, che sono molto importanti.
Il concetto di informazioni documentate
Una tale designazione, a prima vista, non viene usata molto spesso in giurisprudenza, ma allo stesso tempo è molto importante. Sulla base della legislazione federale, le informazioni documentate sono un tipo di insieme di determinati dati che vengono registrati su un supporto tangibile ai fini della sicurezza.
Inoltre, questo materiale presuppone la presenza di dettagli sulle fonti disponibili della sua origine, che in generale consente di determinare la natura di questi dati o dei loro media, indipendentemente dalla forma di presentazione. Senza di essi, il concetto di informazioni documentate perde effettivamente il suo significato. I requisiti svolgono intrinsecamente due funzioni fondamentali: informazione e certificazione di sicurezza. In altre parole, da un lato, contengono i dati necessari e, dall'altro, rendono impossibile la falsificazione dei documenti.
Organizzazione internazionale per la standardizzazione
La gestione delle informazioni documentate è regolata da una varietà di atti legali, decreti federali, ordini, documenti normativi internazionali. Quindi, l'International Organization for Standardization (ISO) partecipa continuamente allo sviluppo di dogmi, norme e regolamenti riguardanti la formazione, la conservazione e l'uso delle informazioni. Gli sviluppi sono stati fatti nella direzione di eliminare le violazioni della discrepanza nel contenuto della realtà, nella formazione di requisiti per la forma di presentazione dei dati.
Segni di informazioni documentate
Il primo segno e il più importante è la presenza di un corriere materiale. Pertanto, qualsiasi oggetto del mondo circostante può agire, compresi oggetti e campi fisici in cui vengono visualizzate determinate azioni o informazioni. Gli stessi dati possono essere registrati su supporti diversi. Sarà anche vero che materiali diversi possono essere documentati nello stesso sito.
La prossima caratteristica più importante delle informazioni documentate è la capacità di identificare il materiale registrato. Questo viene fornito usando il ruolo di supporto degli oggetti di scena. La loro presenza aiuta a stabilire lo scopo dei dati, la loro natura, fonte, ora della documentazione. In alcuni casi, i dettagli forniscono il necessario grado di protezione di un particolare campione sotto forma di firma digitale elettronica allegata.
La terza caratteristica delle informazioni documentate è la capacità di selezionare varie varianti e forme che ne trasmettono il contenuto. Può anche essere memorizzato su vari supporti in varie forme senza perdere i suoi contenuti e dettagli. Cioè, la memorizzazione di informazioni documentate implica la possibilità di copiarle. Tali materiali possono esistere sotto forma di varie modifiche.
Gestione delle informazioni sui documenti
Secondo la versione dell'Organizzazione internazionale per la standardizzazione, le informazioni documentate sono dati che devono essere archiviati e utilizzati sotto un controllo speciale. Nella sfera della subordinazione è, direttamente, il corriere di una natura materiale su cui questo materiale è immagazzinato.L'insieme dei requisiti per la gestione documentata delle informazioni è presentato nella sezione n. 7 della ISO 9001: 2015. Se si tenta di sintetizzare e descrivere queste tesi obbligatorie, avranno la seguente forma:
- analisi periodica del livello di accessibilità delle informazioni nella misura necessaria, nel luogo ove necessario e al momento ove necessario;
- valutazione periodica del grado di sicurezza dei dati documentati;
- risolvere i problemi relativi all'organizzazione dei processi di distribuzione, ricerca, controllo degli accessi e utilizzo delle informazioni;
- valutazione dell'impatto di processi efficaci per proteggere e archiviare documenti da vari errori, ad esempio se la loro leggibilità è garantita;
- verifica del rispetto delle regole di sequestro e stoccaggio.
Che succede?
Le forme di informazioni documentate dipendono principalmente dalla natura del suo supporto materiale. Esistono diversi tipi principali. I più comuni:
- carta;
- registrazioni sonore;
- materiale video;
- informazioni documentate elettroniche.
Varietà di dati su supporti tangibili
Le informazioni, oltre la versione di molti ricercatori, oltre i criteri di ordine e il grado di organizzazione sono divisi in documentati e non documentati. Qual è la differenza tra loro?
Documentata è una specifica forma organizzativa, ufficiale di esistenza di informazioni. Lo scopo dell'esistenza di questo tipo di dati è legato al benessere pubblico e allo stato di diritto. I tipi di informazioni documentate possono essere diversi. Dopotutto, tutto dipende dal criterio di classificazione adottato come base.
Per i criteri di accessibilità, le informazioni sono:
- con accesso limitato;
- materiale segreto di stato;
- tipo riservato;
- con accesso illimitato, pubblico.
Se possibile, succede:
- distribuito liberamente;
- dati la cui divulgazione è severamente vietata;
- Informazioni divulgate in conformità con la legge federale;
- materiale, la cui divulgazione è possibile previo accordo di una determinata cerchia di persone.
Proprietà delle informazioni documentate
Le informazioni documentate sono dati che esistono in determinate condizioni oggettive e hanno una serie di caratteristiche.
Le sue proprietà includono:
- carattere fisso, ovvero possesso della sua fonte, momento della documentazione e obbligo di conservazione;
- pertinenza - la capacità di soddisfare le esigenze di un potenziale consumatore, di soddisfare le richieste;
- valore - dati adatti allo scopo;
- completezza: il rapporto ottimale tra le informazioni ricevute e quelle necessarie;
- utilità - il grado della sua necessità;
- affidabilità: visualizza il livello di obiettività delle informazioni;
- novità - rilevanza, poiché i materiali documentati sono una spiegazione di informazioni che potrebbero diventare obsolete o cessare di essere valide;
- tempestività;
- accessibilità - la capacità del consumatore di ricevere liberamente dati;
- sicurezza - mancanza di accesso non autorizzato;
- ergonomia: il rapporto ottimale tra volume e forma dei dati per un determinato consumatore;
- adeguatezza: corrispondenza delle informazioni con la realtà, prontezza a riflettere condizioni oggettive reali.
Protezione delle informazioni documentate nella legge russa
Tre fonti della legge federale forniscono una designazione documentata delle informazioni. La prima fonte fornisce un'interpretazione ristretta. Afferma che le informazioni documentate sono la registrazione di dati importanti utilizzando un supporto materiale attraverso il processo di documentazione dei dati necessari, in cui vi sono dettagli che consentono di identificare, designare o determinare il suo supporto materiale (legge sull'informazione, articolo n. 2).
Un'altra fonte ha un'interpretazione più ampia.Indica che un documento indica la presenza di un supporto con informazioni registrate di natura testuale, sonora o grafica. Il suo contenuto è destinato alla trasmissione allo scopo previsto in un momento specifico.
Esempi di dati documentati
Le informazioni documentate sono atti legali, documenti, archivi che vengono archiviati per vari scopi. Le informazioni memorizzate nella stragrande maggioranza dei casi sono destinate all'uso pubblico. Gli esempi includono:
- atti giuridici, quadro normativo;
- documenti che contengono informazioni su situazioni di emergenza di natura ambientale, demografica, sanitaria-epidemiologica, meteorologica;
- documenti contenuti in raccolte di biblioteche e altri fondi di sistemi di informazione;
- informazioni sui mass media e altre informazioni pubbliche in conformità con la legislazione della Federazione Russa.
Sulla base di quanto precede, vale la pena notare che, in totale, i documenti e le informazioni documentate sono gli elementi più importanti della sicurezza statale e del benessere pubblico. Spesso è un deposito di informazioni strategicamente importanti per lo stato. Questo è il motivo per cui questo tipo di informazioni dovrebbe essere conservato con cura, tenendo conto dei requisiti previsti dalla legislazione statale.