Prima di compilare un messaggio, è necessario ricordare in che modo differisce l'etichetta di una lettera commerciale e una lettera personale. La cosa più importante è osservare il livello di fiducia nel presentare l'argomento scelto. È probabile che il destinatario sia intriso di questo o quel problema e cercherà di essere coinvolto nella risoluzione dei problemi sollevati se sente una comunicazione in tempo reale nelle righe della lettera. Questo è il motivo per cui coloro che conoscono l'etichetta moderna della scrittura aziendale non includono nel testo tali anacronismi, come "procedere dal fatto", "dovresti" o anche più dimenticato "Con la presente ti informo".
Caratteristiche salienti
L'orientamento al business e la chiara chiarezza dell'obiettivo, la coerenza nella dichiarazione dei fatti, le specificità delle proposte e delle richieste e il contenuto informativo dei messaggi su azioni e azioni sono stati preservati. Le lettere commerciali iniziarono ad essere compilate in un modo più rilassato, tuttavia, non acquisirono espressioni emotive, epiteti e confronti aperti dalle caratteristiche della corrispondenza personale; la vecchia etichetta della scrittura commerciale prevale ancora qui. E solo perché lo scopo di tale messaggio è, come prima, presentare una proposta, alla quale deve necessariamente seguire una risposta specifica, l'influenza dell'autore di una lettera commerciale dovrebbe essere molto grande, poiché motiva il destinatario ad azioni di natura specifica. Inoltre, il testo è compilato in modo tale che il punto di vista dell'autore non rappresenti il suo atteggiamento nei confronti del problema, ma interessi reciprocamente vantaggiosi nella sua soluzione.
L'etichetta di una lettera commerciale prescrive di non usare il pronome "I", come è consuetudine nella corrispondenza personale, ma l'enfasi su un altro pronome - "tu" è appropriata anche qui. Se un messaggio commerciale viene scritto senza errori, stampato in modo accurato, il testo viene inserito in conformità con tutte le regole e i requisiti esistenti e quindi non solo è facile da leggere, ma anche con piacere, la corrispondenza avrà sicuramente una continuazione. Anche se oggi è molto spesso necessario decifrare frasi stravaganti, cercando l'argomento e il predicato per arrivare al fondo del loro significato. Le regole della scrittura aziendale stanno cambiando molto rapidamente ora. Che buon tono era scrivere a mano. Quindi è stato possibile essere certi che il messaggio non è stato scritto in copia carbone. Quanta personalità si poteva vedere in questo messaggio e il rispetto veniva sempre aggiunto alla relazione tra il destinatario e l'autore. È un peccato che questa usanza sia completamente superata e quasi tutte le lettere sono diventate elettroniche.
Regole moderne
Una lettera commerciale, di cui verrà presentato un campione di seguito, rappresenta la corrispondenza con un moderno atto civile. Oggi non ci sono regole meno diverse da seguire. Sebbene, rispetto alla lingua ufficiale che esisteva nel paese cinquant'anni fa, queste regole sembrano più sfumature o sottigliezze speciali. Prima di tutto, come impongono le regole della scrittura aziendale, è necessario utilizzare un saluto nell'indirizzo personale al destinatario prima che inizi il testo. Sebbene le aziende e le organizzazioni non così piccole abbiano ora una connessione interna al formato ISQ, in cui la risposta segue la domanda, la domanda dopo la risposta e in questa rapida corrispondenza, non è sempre necessario rivolgersi per nome. Tuttavia, la corretta esecuzione di una lettera commerciale implica un focus individuale e quindi è necessario un ricorso personale.
L'oggetto della lettera nella corrispondenza moderna viene solitamente inserito in un campo separato e deve essere compilato adeguatamente, cioè in base al contenuto.Formula correttamente l'oggetto della lettera: ottieni metà del successo, perché questa è la prima cosa che vede il destinatario. L'esatta formulazione lo aiuterà a sintonizzarsi nel modo giusto e a percepire le informazioni ricevute in modo rapido e completo. E devi assolutamente informare il destinatario di ricevere la sua risposta: questo è un buon tono, che mostra rispetto per colleghi e partner, è stato fatto centoduecento anni fa, e quindi non hai fretta di vivere e sapevi esattamente come scrivere una lettera commerciale. Oggi è necessario rispondere rapidamente al messaggio, il che aiuta l'e-mail: la comunicazione avviene molto rapidamente. Se non è possibile rispondere immediatamente, è comunque necessario inviare un messaggio sulla ricezione della risposta, in cui si indica l'ora della prossima sessione di comunicazione.
Tempo e luogo
Va ricordato che psicologicamente, il limite della risposta nel tempo nel suo valore critico è di quarantotto ore. Questo se non è presente alcuna funzione di segreteria telefonica. Trascorsi due giorni, il destinatario è già pieno di fiducia nel fatto che la sua lettera sia stata lasciata incustodita o, nella migliore delle ipotesi, persa. Le regole della lettera commerciale contengono questo punto: non ritardare mai la risposta, perché si tratta di una perdita indispensabile del cliente, e il partner inizierà a preoccuparsi e a pensare di interrompere ogni tipo di relazione. In ogni caso, si tratta di una grave violazione dell'etica della corrispondenza commerciale. Se devi inviare le stesse informazioni, puoi semplicemente espandere la mailing list. Mettere tutti gli indirizzi in un campo "a" riduce notevolmente i tempi di consegna e la trasparenza viene mantenuta nelle partnership: ogni persona che riceve la lettera vede la lista formata.
Una grande promessa per continuare le partnership è la cortese frase "grazie in anticipo". Poiché è scritto in una lettera commerciale e in quale parte è posto, ognuno decide da solo. Naturalmente, il destinatario dovrebbe vederlo dopo che le informazioni sono già state acquisite e l'impulso ad agire. Alla fine della lettera, davanti al blocco di contatti è il posto migliore per questa frase. A proposito, sulle informazioni di contatto: dovrebbe essere in ogni lettera, non solo nella prima. I numeri di telefono, la posizione e tutto il resto dell'autore non possono essere costretti a cercare. Fare una lettera commerciale non dipende dalla durata della corrispondenza. Le regole devono sempre essere seguite. E per non indovinare se il destinatario ha ricevuto la lettera, esiste una funzione di richiesta. Solo in questo caso puoi essere sicuro che sia letto. La cronologia delle corrispondenze deve essere conservata, non è possibile scrivere una risposta con un nuovo messaggio. Tuttavia, quando si invia l'intero nastro di comunicazione per risolvere un problema specifico, è necessario ricordare non solo la subordinazione, ma anche la riservatezza. Se nella corrispondenza sono presenti informazioni personali, queste devono essere eliminate prima della lettura da parte di terzi.
La prima opzione e introduzione
Come scrivere una lettera commerciale in modo che il destinatario si interessi immediatamente a questo messaggio e il suo interesse non svanisca fino alla fine della lettura? Ci sono tre punti che sono quasi magici per coloro che li usano. Prima di tutto, questo è un argomento che una persona vede prima di aprire un'e-mail. Dipende da lei se ciò avverrà, se il destinatario vuole familiarizzare con il messaggio. Il secondo punto è la prima frase introduttiva, che imposta la persona a leggere. E, naturalmente, il finale è importante. La frase "grazie in anticipo" funziona molto bene. Come scritto in una lettera commerciale, il finale è il momento più importante, ci sono un numero enorme di opzioni per le frasi finali, l'importante è scegliere il tono giusto. Dal democratico "Che ne dici?" al funzionario "Quale sarà la tua opinione su questo tema?"
Ora proviamo ad analizzare in dettaglio la lettera di esempio commerciale.
Opzione 1
Oggetto: lettera commerciale
Data: 02 giugno, venerdì
da: Ivan Petrov
a: Anna Sidorova
Ciao ciao
Ti invitiamo a un colloquio con i datori di lavoro il 12 giugno alle 14.00. Dato che ci saranno altri candidati e che i datori di lavoro hanno programmato di tenere una riunione per sole due ore, è meglio non essere in ritardo.
Cordiali saluti,
Ivan Petrov.
La seconda opzione e postfazione
Oggetto: lettera commerciale. Incontro con i datori di lavoro
Data: 02 giugno, venerdì
da: Ivan Petrov
a: Anna Sidorova
Ciao ciao
Abbiamo esaminato attentamente il tuo curriculum e ti invitiamo a un colloquio con i datori di lavoro il 12 giugno alle 14.00. Poiché anche altri candidati verranno intervistati e i datori di lavoro prevedono di tenere una riunione per sole due ore, è meglio non essere in ritardo. E per favore, specifica nella risposta se verrai, e avvisa in anticipo se non puoi visitarci in questo momento.
Cordiali saluti,
Ivan Petrov.
Ecco una tipica lettera commerciale su una riunione e, in base alle due opzioni presentate, diventa immediatamente chiaro quale di esse è più efficace. Nella seconda variante, l'attenzione del destinatario è attratta dall'argomento della lettera e capisce immediatamente di cosa parleremo. Inoltre, troverà facilmente questa lettera in dieci giorni, al momento dell'incontro, semplicemente guardando l'argomento, anche se riceve da cinquanta a cento lettere al giorno. L'oggetto identifica perfettamente il messaggio. Cioè, questa lettera riguarda proprio l'incontro e non i documenti, non i pagamenti, non i clienti e simili: tutto è chiaramente indicato. La frase introduttiva specifica leggermente la situazione, aggiungendo rispetto reciproco agli interlocutori: il primo rispettato e scritto "attentamente considerato", più il risultato - un'intervista, e il secondo dovrebbe essere grato per questo. Contiene anche il motivo della lettera. L'ultima frase obbliga il destinatario a scrivere una risposta.
Posizione aziendale
Le regole generali per la scrittura di lettere commerciali si applicano a qualsiasi corrispondenza, sia essa una lettera in cui viene negoziata una riunione, o questa è una lettera di rifiuto a un partner fallito. La struttura è quasi sempre la stessa, può essere semplicemente ricordata, ma il contenuto caratterizza l'autore e nella sua persona la società che rappresenta come un interlocutore civile, corretto e competente. La corrispondenza è molto spesso un lavoro emotivamente costoso e complesso, poiché la comunicazione con mezzi elettronici è diventata una delle parti principali e, in linea di principio, parte integrante del lavoro di un uomo d'affari.
Scrivono ai colleghi sul lavoro, scrivono alla direzione, ai partner commerciali e ai clienti. Scrivono a persone famose e a coloro che, molto probabilmente, non dovranno mai vedere qualcosa. Fondamentalmente non ci sono requisiti per la compilazione di lettere commerciali secondo un singolo modello, i libri di testo non sono ancora stati scritti, ma l'etica della comunicazione commerciale è già stata sviluppata, poiché è proprio questo il motore del successo aziendale. Una lettera commerciale è un biglietto da visita di un'azienda che riflette la sua posizione ufficiale. Dipende dalla corrispondenza se la cooperazione sarà confortevole e produttiva e se si svolgerà affatto. Pertanto, seguire le regole delle buone maniere in ogni messaggio è la chiave del successo.
Corrispondenza commerciale
Le regole e le norme della corrispondenza commerciale per via elettronica sono esattamente le stesse della comunità aziendale che opera in una qualsiasi delle sue interazioni: si tratta di conversazioni telefoniche, negoziazione e simili. Esistono diverse caratteristiche distintive che mettono la corrispondenza elettronica alla pari con i metodi di comunicazione commerciale consolidati e, soprattutto, questo è un imperativo del tempo. I principi, tuttavia, rimangono gli stessi e non dipendono affatto dal modo in cui viene condotta la corrispondenza commerciale, che si tratti di una lettera elettronica o su carta.
1. Gli avversari devono rispettarsi reciprocamente sia la posizione individuale che quella lavorativa.
2. Gli avversari sono sempre attenti agli interessi commerciali degli altri.
3. La riservatezza è sempre rispettata.
4. Lo scambio di informazioni deve essere accompagnato da puntualità.
Questi principi vengono rispettati se il campo Oggetto non è progettato o non è formattato in modo chiaro e corretto? No. Il mittente non apprezza il tempo del destinatario e non esegue il suo compito abbastanza rapidamente. Un cliente o un partner su un argomento specifico apprezzerà immediatamente il contenuto del messaggio e la priorità di lettura. È anche importante sapere come avviare una lettera commerciale. Questo è un saluto personale. Ciò determina la fiducia degli interlocutori, dà una certa attenzione personale. Ignorare il nome del destinatario è inaccettabile perché considerato errato.
indirizzamento
Qui tutto dovrebbe essere pensato nei minimi dettagli. I campi "A", "Copia" o - ancora più importante - "Ccn" sono gli strumenti più importanti per la comunicazione etica e la sua efficienza. Il moderno ambiente aziendale ha già sviluppato i principi di base sull'uso di questi campi. Se il nome è direttamente nel campo "a", il destinatario deve rispondere a questa lettera, il mittente di questa risposta è in attesa, perché probabilmente la lettera ha posto delle domande. Se nello stesso campo sono presenti più nomi, ciò significa che il mittente riceverà le risposte da ciascun destinatario. Se il nome si trova nel campo "Copia", non è necessario rispondere, solo il mittente deve essere aggiornato. Tuttavia, se il materiale della lettera ti interessa e ti fa partecipare alla corrispondenza, allora hai bisogno di una frase speciale all'inizio, che servirà come segno di buon gusto. Esempi di frasi di una lettera commerciale, se il nome del destinatario appare nel campo "copia": "Fammi parlare anche su questo problema ...", "Fammi partecipare alla discussione ..." o, più democraticamente, "Mi dispiace interferire ...".
L'etichetta indica in modo sottile la situazione in cui il nome del destinatario si trova nel campo "Ccn". In questo caso, l'etica degli affari è più vulnerabile che mai, poiché viene percepita come uno strumento di informazione e controllo segreti. Nessuno vede questi destinatari. E vedono tutti e tutto. Molte aziende nella corrispondenza aziendale proibiscono questo strumento perché sono scrupolose sull'etica degli affari. L'unica volta che ciò è consentito è attraverso inviti di massa (anniversario, evento aziendale, riunione importante o trattative), nel qual caso gli articoli andranno a molti indirizzi, ma nessun destinatario vedrà l'indirizzo e-mail di qualcun altro. Naturalmente, i destinatari del campo Ccn non entrano mai nella corrispondenza.
Contenuto informativo
Formato, struttura, volume, lingua: tutto ciò riguarda il corretto lavoro con le informazioni. La peculiarità e la natura della sua presentazione è anche uno strumento, un indicatore del desiderio di corrispondere e della capacità di comporre un testo competente della lettera - rispettosamente e nel modo più corretto possibile rispetto al destinatario. Il testo viene percepito meglio nel volume che si adatta su uno schermo, ovvero in formato foglio A4. Gli allegati inviati con una lettera non devono superare i tre megabyte, poiché potrebbero non essere persi dal server di posta del destinatario. I file inviati non causeranno problemi al destinatario se vengono utilizzati rar univers o codifiche Zip. Il testo della risposta dovrebbe essere posizionato in alto e non in basso, cioè all'inizio della lettera, che salverà il destinatario dalle ricerche.
La risposta, come già accennato in precedenza, non può essere scritta come una nuova lettera, è necessario salvare la cronologia della corrispondenza in modo che il destinatario non cerchi il messaggio originale. Il linguaggio della scrittura commerciale dovrebbe essere il più semplice e comprensibile possibile, con un uso minimo del vocabolario interno, professionale, gergale, inglese, acronimi e abbreviazioni. Tuttavia, è possibile applicare tutto ciò all'interno dell'azienda durante la corrispondenza, poiché in questo modo sia l'efficienza che la velocità di comunicazione sono notevolmente aumentate, e quindi è considerato accettabile e completamente etico. La corrispondenza interna di solito consiste in abbreviazioni e il gergo è quasi completamente. Ma nella comunicazione con partner esterni o clienti aziendali, tali casi non si verificano quasi mai.
Un po 'di termini
A volte è impossibile fare a meno della terminologia, specialmente in aziende specializzate. Un'altra domanda è che le parole necessarie introdotte nel contesto aziendale devono essere spiegate e all'interlocutore deve essere insegnato come usarle. Ad esempio, un cliente vuole pubblicizzare i propri prodotti su Internet e un gestore che vende questi servizi scrive frasi completamente incomprensibili per un estraneo con svolte come "parole chiave", "banner contestuale" e così via. Tuttavia, non puoi farne a meno e quindi devi addestrare il cliente.
