La gestione dei documenti è una delle aree di lavoro importanti con i documenti per il lavoro manageriale. Affinché possano percorrere la strada più breve e raggiungere la destinazione finale il più rapidamente possibile, il flusso di lavoro dovrebbe essere organizzato in modo appropriato in conformità con le regole del flusso di lavoro stabilite.
concetto
Con la gestione dei documenti si intende il processo, a seguito del quale c'è una raccolta, coordinamento, ricezione e trasferimento, il loro invio.
D'altra parte, rappresenta il movimento e il movimento dei titoli dal momento in cui si verificano fino a quando non vengono inviati all'archivio (o ricevuti).
Tutta la documentazione può essere rappresentata in tre categorie:
- l'arrivo proviene dall'ambiente esterno;
- in uscita entra nell'ambiente esterno;
- interno è creato all'interno dell'impresa stessa e rimane nei suoi limiti.
Le categorie presentate determinano i flussi di documenti in aziende con orientamenti diversi (orizzontale e verticale).
| Messa a fuoco orizzontale | Orientamento verticale |
| I documenti vengono spostati tra unità dello stesso livello | I documenti si spostano tra i dipartimenti a diversi livelli |
Tra le principali forme di flusso di lavoro, sono possibili le seguenti.
| centralizzata | decentrata | misto |
| Tutta la documentazione è concentrata in un unico posto. | Tutta la documentazione è concentrata in diversi dipartimenti. | Le caratteristiche delle forme precedenti sono miste. |
Principi di base
Esistono 4 principi di base del flusso di lavoro.
| principio | caratteristica |
| chiarezza | I documenti si muovono in una direzione chiaramente indicata. |
| continuità | Il flusso di documenti è in corso |
| ritmicità | È in fase di sviluppo una regolamentazione speciale per la regolamentazione del flusso di documenti |
| parallelismo | Lo stesso processo non deve essere eseguito da dipendenti o dipartimenti diversi |
La violazione di almeno uno dei principi porta alla distruzione dell'intero sistema di circolazione dei documenti.
Regola principale
Considera la regola di base del flusso di lavoro.
La sua gestione è un processo tecnologico difficile, caratterizzato da vari parametri relativi all'intero lavoro dell'organizzazione. La caratteristica principale del flusso di lavoro è il percorso di movimento, che copre tutte le situazioni sul percorso di movimento del documento dal momento della sua creazione (o dalla ricezione) al momento dell'applicazione. È molto importante passare il tempo a passare documenti su questo percorso. Da qui la regola principale per mantenere il flusso di lavoro dell'organizzazione: il loro effettivo trasferimento lungo il percorso più breve e diretto con il minor dispendio di tempo.
Altre regole
Quando si organizza il lavoro, è necessario seguire le seguenti regole di base per l'organizzazione del flusso di lavoro:
- la più grande riduzione dei casi non necessari e irrazionali di trasferimento dei documenti (a causa dell'esclusione delle operazioni tecnologiche per l'elaborazione della carta e delle unità di gestione che non sono una conseguenza delle esigenze aziendali della società stessa);
- esclusione o limitazione del più grande ritorno di documenti (durante l'elaborazione - esecuzione ed emissione, durante la loro preparazione - verifica e approvazione, ecc.);
- la massima coerenza nella messa a fuoco e nell'elaborazione delle principali categorie di documenti, a condizione che sia determinato ogni suo movimento.
L'implementazione di questi principi consente di incarnare il principale meccanismo organizzativo dell'azienda: la specializzazione, la capacità di eseguire operazioni tecnologiche omogenee a livello centrale.
Il rispetto delle regole generali del flusso di lavoro consente di elaborare meglio i documenti dell'apparato gestionale mediante:
- flusso di lavoro ordinario, eliminazione delle operazioni cicliche associate alla preparazione e all'elaborazione delle carte;
- il flusso di documenti, garantendo il loro movimento uniforme e promuovendo un carico di lavoro proporzionale.
Regola n. 1: ricezione e invio centralizzati
Tra le regole di scartoffie e flusso di lavoro, la più importante è la necessità di centralizzazione. In altre parole, qualsiasi documento dell'organizzazione, sia in entrata (indipendentemente dal metodo di consegna) che in uscita (eccetto quelli ricevuti o inviati via fax ed e-mail e collegati a specifici interpreti), deve essere elaborato in un servizio responsabile - la segreteria o l'amministrazione unità (ufficio). Di conseguenza, è possibile risolvere diversi problemi contemporaneamente:
- liberare i rimanenti servizi e dipartimenti dell'organizzazione da azioni tecniche (controllo dei documenti in arrivo, apertura o chiusura delle buste, marcatura di posta o fax)
- aumentare la produttività dell'uso delle apparecchiature per ufficio in ufficio (fotocopiatrice, fax, marcatura e altre macchine utilizzate per l'elaborazione dei documenti).
In una forma centralizzata di lavoro d'ufficio, l'elaborazione della carta è concentrata nel servizio d'ufficio e i dipartimenti strutturali sono esentati dalle funzioni dell'ufficio (registrazione e contabilità, archiviazione dei file, ecc.).
Una forma decentralizzata di flusso di lavoro implica che nelle unità strutturali dell'organizzazione vi sia un lavoro d'ufficio con loro. Di solito questa forma è giustificata in caso di frammentazione territoriale dell'organizzazione.
In forma mista, parte delle pratiche burocratiche è svolta dal servizio di segreteria e parte da unità. Molto spesso, in forma mista, alcuni documenti vengono registrati, monitorati, riuniti in azienda e archiviati dal servizio di ufficio. Si tratta principalmente di titoli acquisiti dalla direzione e che ne derivano. I documenti su questioni che rientrano nelle competenze dei dipartimenti vengono registrati, controllati, eseguiti e archiviati nelle divisioni strutturali della società.
Regola n. 2: escludere resi irragionevoli
Il flusso di documenti dovrebbe essere organizzato in modo tale da non tornare al servizio (dipartimento), che è già passato. Le uniche eccezioni sono le situazioni giustificate dalla necessità aziendale. Ad esempio, un documento per la firma di un manager passa inevitabilmente attraverso il suo segretario due volte, poiché è specificamente un intermediario tra il manager e i responsabili.
Regola del flusso di lavoro n. 3: studio preliminare dell'arrivo
Nella massa totale dei documenti in arrivo, è necessario scegliere il più fondamentale e importante per l'organizzazione e studiarli prima. Se le informazioni in essi contenute possono essere prese in considerazione da un deputato o da un altro dipendente competente, è meglio inviargli direttamente un documento, aggirando il manager. Affinché il metodo di trasferimento possa essere trovato con precisione, devono essere esaminati da un impiegato competente che abbia conoscenza della struttura organizzativa, delle funzioni delle unità e delle competenze dei dirigenti e dei dipendenti.
Regola numero 4: la registrazione dei documenti avviene una volta
Se è entrato nel dipartimento di gestione aziendale (segreteria), è stato registrato e dopo aver studiato il direttore (o il vice) era in uno dei dipartimenti, non ha bisogno di essere nuovamente registrato. Se il documento, aggirando la direzione, è entrato nel dipartimento, viene anche registrato una volta nello specifico nel dipartimento. In altre parole, a qualsiasi documento può essere assegnato un solo numero di registrazione nel servizio di contabilità o direttamente nell'unità.
Regola n. 5: la risoluzione del documento indica con precisione le date, gli artisti e le persone responsabili
Nonostante il fatto che le decisioni vengano prese dai dirigenti dell'azienda, il segretario deve tenere questo processo sotto controllo e può influenzarlo in una certa misura.In altre parole, dovrebbe assicurarsi che il testo della decisione sia presentato nel modo più corretto possibile, escludendo le probabili domande dell'esecutore.
Regola n. 6. Separazione dei flussi di documenti
Un flusso di documenti è una raccolta di un tipo o destinazione che ha lo stesso percorso. Di solito, tre flussi sono divisi: in entrata, in uscita e interni (non creati per andare oltre i confini dell'organizzazione). Ogni flusso di documenti di solito ha sottolivelli (flussi di secondo livello). Ad esempio, il flusso di "Documenti in arrivo" comprende tre tipi: documenti della società madre, delle divisioni e degli uffici di rappresentanza, nonché società partner, ricorsi delle persone, ecc.
Nel flusso di lavoro di documenti interni ed in uscita, i livelli secondari sono distribuiti allo stesso modo. I documenti con restrizioni (Segreto commerciale, Segreto, ecc.) Di solito si trovano separatamente. Il servizio di sicurezza dell'organizzazione controlla il loro lavoro.
Processi contabili
Considera le regole di base del flusso di lavoro contabile.
La sua dimensione è espressa dal numero totale di titoli che sono stati ricevuti dall'organizzazione ed eseguiti da essa per un certo periodo. Le dimensioni del flusso di lavoro si riferiscono al numero di copie valide di documenti interni che arrivano. Nel calcolare la dimensione del flusso di lavoro, vengono prese in considerazione anche le copie dei documenti realizzati con l'introduzione di vari mezzi tecnici.
Gli indicatori contabili sono compilati sotto forma di un riepilogo, dati di riferimento sulla dimensione dei documenti. La loro forma è stata sviluppata dall'organizzazione. Ad esempio, un'organizzazione può impostare qualsiasi frequenza per il conteggio dei documenti: ogni mese, una volta alla settimana, una volta all'anno, ogni trimestre. È possibile adottare studi sia qualitativi che quantitativi sul processo di lavoro.
Gli indicatori ottenuti nel calcolo delle dimensioni del flusso di lavoro vengono utilizzati per determinare il numero di dipendenti e la struttura del servizio di gestione dei documenti. E anche per studiare il carico di lavoro di alcune organizzazioni contraenti e divisioni strutturali.
Pertanto, nell'ambito di questo articolo, sono state prese in considerazione le regole di base per l'organizzazione del flusso di lavoro applicate dalle aziende.