Classificazione dei processi aziendali. Il concetto e i tipi di processi aziendali

I processi aziendali possono essere classificati in diversi modi, a seconda di cosa prendere come criterio principale. Molto spesso parlano di processi in termini di struttura organizzativa dell'azienda. In tali casi, il criterio principale è il carico funzionale. Sulla base di questo principio, la classificazione più comune dei processi aziendali è la seguente:

1. Base: sono associati alla produzione dei principali prodotti dell'azienda (beni o servizi):

aggiungere valore al prodotto;
creare un prodotto;
generazione di entrate;
quelli che il cliente è disposto a pagare.

2. Supporto ausiliario o interno - amministrativo ed economico:

Gestione delle risorse umane
gestione finanziaria;
gestione logistica, ecc.

3. Manager - Risorse umane, corporate governance, gestione della qualità, ecc.:

la politica;
processi di pianificazione;
controllo.

Alcune fonti chiamano questa classificazione e la descrivono come processi aziendali strutturali. In prima linea è la struttura aziendale.

Altre classificazioni dei processi aziendali

I processi possono essere raggruppati in base alla loro complessità:

I monoprocessi sono azioni ripetute monosillabiche.
I processi nidificati sono catene di azioni costruite da monoprocessi.
I processi correlati sono catene sequenziali di monoprocessi nell'ambito di algoritmi.

Tipi di processi aziendali secondo il principio della gerarchia:

I singoli processi orizzontali sono azioni dei singoli dipendenti.
Processi orizzontali interfunzionali - interazioni borderline tra dipendenti di dipartimenti "vicini".
Processi orizzontali - interazione orizzontale.
Processi verticali - interazione verticale (pura gerarchia).
Processi integrati - catena di azioni dei dipendenti verticalmente e orizzontalmente allo stesso tempo.

I processi aziendali funzionali sono raggruppati in base alle unità aziendali e alle loro funzioni: possono essere processi di magazzino, logistica, finanziari e gestionali. In questa classificazione, uno dei punti più importanti è il coordinamento e la descrizione dei "giunti" tra i dipartimenti - sezioni delle catene di processo. Molto spesso, l'output del processo di un dipartimento è l'ingresso al processo del dipartimento successivo. Concordare "sulla riva" su come si vede l'ingresso al lato "ricevente" e coordinare questa visione con il dipartimento "lasciarsi andare" è una condizione necessaria e indispensabile per l'effettiva interazione del processo "vicini".

Che cos'è un processo aziendale?

Esistono semplicemente problemi con il concetto di processo aziendale nelle fonti: non esiste una formulazione universale e chiara. È arrivato al punto che molti autori semplicemente evitano tali spiegazioni e fanno finta che tutto sia già chiaro - per impostazione predefinita. Questa tattica non è una cattiva opzione, perché inventare le proprie formulazioni alternative come "entità aziendale" può portare caos e confusione a un approccio al processo difficile e tutto ciò che è collegato. Sulla base di quanto precede, le definizioni delle basi di un processo aziendale sono le seguenti:

Processo: avanzamento, corso, corso degli eventi. Questa è la trasformazione di "entrata" in "uscita".

Un processo aziendale è una sequenza di azioni di persone in un team fissate su un supporto per analisi, regolazione e ottimizzazione.

I dettagli estremamente importanti sono parte integrante della definizione generale e possono essere definiti le caratteristiche principali di un processo aziendale:

Senza persone, non ci sono processi aziendali. Se stiamo parlando di azioni eseguite da macchine o software automatici, allora questa è una catena o una specifica tecnologica.Inoltre, il risultato finale del processo è sempre invariato, senza opzioni. Se c'è un matrimonio, quindi a causa di violazioni della tecnologia. In un processo aziendale, il risultato può variare in base a determinate condizioni specificate nella catena ("fork" di opzioni).

Più di una persona è sempre coinvolta in un processo aziendale. Anche se le azioni sono programmate per uno (processo orizzontale individuale), ci sono sempre "colleghi" impliciti nel processo, ad esempio i clienti.
Senza una descrizione, non esiste un processo aziendale. A volte i processi sono descritti "così come sono", a volte - "come dovrebbero essere". In entrambi i casi, questa è una faccenda molto creativa.
Nessun tipo di processo aziendale può essere perfetto al 100%. Esiste sempre la possibilità di ottimizzazione, almeno immediatamente, almeno in futuro. La correzione e il miglioramento, tenendo conto del fattore umano e, in particolare, del progresso scientifico e tecnologico, sono uno dei principali vantaggi dell'approccio di processo rispetto a qualsiasi altro sistema di gestione.
Il miglioramento dei processi aziendali è continuo e senza fine: qualcosa come questo slogan si adatta a tutti coloro che sono seriamente coinvolti nella modellizzazione dei processi.

Processi di creazione del valore del cliente

Il primo segno dei processi di business principali è che creano ricavi core per l'azienda. Generano valore per un cliente esterno. In precedenza, una singola catena di creazione di prodotti aziendali era considerata il processo principale, ma ora il quadro dei processi principali è molto più ampio. Questo gruppo di processi ora include:

gestione delle relazioni con i fornitori;
produzione diretta del prodotto;
consegna del prodotto al cliente;
gestione del rischio;
gestione delle relazioni con i clienti;
progettare nuovi prodotti.

Supportare i processi aziendali

I processi aziendali interni o di supporto sono spesso definiti supporto. È un errore pensare che stiamo parlando di azioni di "seconda elementare" di importanza. In un'azienda, tutte le funzioni sono uguali e preziose. L'unica differenza è che tali processi non apportano valore al client esterno, che non li pagherà. Ad esempio, un cliente che vive in un hotel non si preoccupa del lavoro del dipartimento delle risorse umane di questo hotel. Ma tutto il personale dell'hotel ha una questione: buoni funzionari possono aggiungere un valore serio alla qualità del lavoro del personale. In altre parole, i processi aziendali di supporto aggiungono valore al prodotto finale dell'azienda, ma non aggiungono valore ad esso.

A volte è difficile decidere a quale tipo di classificazione appartengono alcuni processi aziendali. Ad esempio, la gestione delle risorse umane include diversi componenti complessi. Il processo di assunzione di nuovi dipendenti è puramente interno. Per quanto riguarda la formazione e lo sviluppo dei dipendenti, questi processi sono direttamente correlati alla gestione di iniziative strategiche. La chiave del successo nella differenziazione competente dei processi è la struttura organizzativa corretta e dettagliata.

Processi di controllo

L'input per i processi di controllo sono spesso i dati di report interni ed esterni. Hanno una propria classificazione dei processi aziendali. Possono essere divisi in due grandi gruppi:

Processi strategici volti allo sviluppo dell'azienda, alla sua competitività e alle attività in corso.
Gestione puramente finalizzata alla gestione delle attività dell'azienda.

I processi di controllo sono l'unico tipo di processi a cui è possibile applicare una struttura tipica. Il modello di processo è lo stesso e gli oggetti di gestione sono diversi: può essere gestione del personale, gestione finanziaria, gestione della pianificazione, ecc. Per quanto riguarda il modello standard di gestione dei processi aziendali, è il seguente:

Pianificazione: raccolta e analisi delle informazioni, sviluppo di un piano d'azione.
Comunicazioni: spiegazioni, motivazione e supporto dei dipendenti prima di iniziare il lavoro.
Attuazione del piano d'azione.
Monitoraggio del lavoro secondo i termini e i punti del piano.
Controllo: confronto e analisi delle azioni intraprese con il piano.
Adeguamento del piano di ulteriori azioni, valutazione dei risultati.

Perché recintare il giardino o l'essenza della gestione dei processi

Perché descrivere ciò che già tutti sanno bene? Questa domanda, combinata con un forte sospiro, risuona spesso nei dipartimenti all'inizio dell'attuazione dell'approccio di processo. I vantaggi e gli argomenti per l'implementazione della gestione dei processi sono noti e molto tangibili. I processi aziendali devono essere descritti, analizzati e ottimizzati per:

Studio efficace e miglioramento continuo del business (compresa la gestione).
Visibilità, che aiuterà a comprendere in dettaglio tutti i tipi di lavoro per le persone dall'esterno.
Riduzione al minimo delle "guerre" degli uffici tra i reparti, poiché è possibile registrare e coordinare tutte le sezioni "testa a testa" dei processi orizzontali.
Chiarezza, comprensibilità e visibilità dei processi di lavoro reali per tutti i dipendenti. Con i processi aziendali prescritti, è impossibile "sfoggiare" né i capi, né i revisori dei conti, né i colleghi.
Ridurre la dipendenza dell'azienda dalla competenza personale dei dipendenti, in particolare di quelli stellari. Non ci sono nomi nei processi standardizzati, ci sono solo nomi di posizioni e azioni attribuite.
Per la replica di processi nei rami.

L'implementazione e il supporto dell'approccio per processi sono molto più semplici di quanto sembrino per molti dipendenti e dirigenti aziendali. Questo stereotipo si forma, sfortunatamente, a causa del considerevole numero di persone sul mercato che si definiscono consulenti, che in realtà sono "ciarlatani di processo" con diagnostica ipertrofica di difficoltà ed errori sulla strada dei processi.

L'opzione migliore per implementare la gestione dei processi è farlo da soli. La cosa principale è credere nella tua forza e lavorare in modo ponderato e lento, in tali cose, la velocità non è richiesta.

Informazioni sui processi tipici

In ciascuna organizzazione, indipendentemente dal suo profilo, è possibile contare diverse dozzine di catene consecutive di azioni. Pertanto, la classificazione dei processi aziendali non può fare. Un'altra domanda è come raggruppare le azioni e le operazioni che si svolgono all'interno dell'organizzazione in modo che tutto sia logico e comprensibile. Modelli di processi standard, con l'aiuto dei quali sarebbe possibile prescrivere tutte le sequenze di produzione e amministrative, sarebbero di grande aiuto in questo.

Ma, sfortunatamente (e forse, fortunatamente), praticamente non esistono modelli di processo standard. Anche per le aziende dello stesso settore con cicli di produzione simili, i processi aziendali tipici (a volte offerti sul mercato della consulenza) non corrisponderanno in alcun modo al quadro dei processi reali. A meno che, ovviamente, il compito dell'azienda sia quello di introdurre un approccio al processo veramente efficace e non una risposta formale formale agli azionisti "siamo tutti come persone".

Annullare altri tipi di processi aziendali non funzionerà. Più precisamente, si rivelerà, ma alla fine non sarà solo zero, ma molto peggio: screditando sia l'approccio di processo che la gestione dell'azienda con i suoi "ciarlatani regolari e idioti a causa di una testa cattiva che non dà riposo" (citazione letterale di un logista aziende dopo essere stato costretto a comporre i processi dell'intero dipartimento). Senza dubbio, i processi aziendali nell'organizzazione non meritano tali parole.

Principali caratteristiche della gestione dei processi

Cominciamo con una piccola domanda. Se decidi di produrre, ad esempio, sgabelli, tutte le operazioni, inclusa la scelta di un colore, il taglio delle gambe e così via, si adatteranno alla catena di un processo aziendale. Domanda: quale sarà il risultato del processo alla fine di questa catena? Sgabello pronto? Vendite elevate? Ma no Lì, sul tuo nuovo sgabello, un consumatore soddisfatto (o insoddisfatto) si siede con la sua opinione, alla quale dovresti essere sicuro di essere interessato regolarmente.

Eccola qui: la differenza fondamentale tra l'approccio di processo e altri sistemi di controllo: non uno sgabello, ma un consumatore seduto su questo sgabello.Se parliamo del processo di pulizia dell'ufficio dell'azienda, alla fine della catena non ci sarà un "ufficio pulito", ma dipendenti che sono soddisfatti della pulizia e dell'ordine in questo ufficio. Spostando l'attenzione da "produciamo ottimi sgabelli" a "i consumatori sono soddisfatti dei nostri prodotti, lodano e acquistano di più".

In altre parole, i criteri principali per valutare le prestazioni dell'azienda sotto tutti gli aspetti sono l'opinione del cliente e non i propri pensieri su se stessi (di solito significativamente sopravvalutati). I consumatori di beni o servizi sono esterni e interni.

Tutto è chiaro per i clienti esterni: si tratta di acquirenti, ma a volte è molto difficile per i dipendenti abituarsi all'aspetto dei clienti interni. Un esempio tipico è l'immagine che può essere vista nei dipartimenti contabili. I dipendenti di tali dipartimenti sono abituati a riferire solo al responsabile e alla revisione finanziaria.

All'inizio, è difficile per loro abituarsi al fatto che la qualità del loro lavoro sia valutata dai colleghi dei dipartimenti limitrofi: un patto per la velocità di emettere fatture o fatture all'inizio provoca solo shock e proteste. L'unico trattamento per tali situazioni è attraverso spiegazioni dettagliate unite alla pazienza. Spiegazioni particolarmente utili provengono dalla direzione aziendale.

Come descrivere il processo

Come notato sopra, la creazione di processi aziendali è un lavoro interessante. Una condizione importante è mostrare ai dipendenti che è:

Non così difficile come potrebbe sembrare.
Estremamente eccitante e interessante.

Non è così importante chi raccoglierà esattamente informazioni dettagliate e la sequenza di azioni di ciascun partecipante al processo: un consulente, un dipendente designato o l'intero team di esecutori di processo (l'opzione migliore). L'importante è non affrettarsi e raccogliere informazioni esaustive e al massimo dettagliate per tradurle in una presentazione grafica. La versione del testo è anche possibile, in questo caso non ci sono requisiti rigorosi, ma l'immagine funziona meglio della "parete" del testo. Ciò è particolarmente vero quando i processi aziendali sono descritti per un gran numero di persone.

Algoritmo per la descrizione dei processi aziendali:

Raccogliere i partecipanti al processo.
Definire il nome e lo scopo del processo.
Per correggere l'inizio e la fine del processo è la prima e l'ultima azione.
Definisci l'input e tutto ciò che devi inserire (materiali, informazioni, altre risorse).
Determina l'output (tutto ciò che dovrebbe essere ottenuto come risultato).
Denominare le fasi dei processi aziendali.
Denominare il responsabile del processo con autorità e responsabilità.
Identificare e coordinare con precisione (molto importante!) L'esecutore di ogni fase.
Chiarire i tempi di ciascuna fase, elencare tutti i documenti e i moduli giustificativi necessari.

Il grado di dettaglio dei processi aziendali può variare. Dipende dai lettori per i quali vengono descritti. L'opzione migliore sembra essere quella che sarà chiara per un principiante che è arrivato in un nuovo posto e approfondendo nuove responsabilità. Imparare un processo aziendale con le relative domande e spiegazioni da un mentore sarebbe un esempio ideale di formazione sul posto di lavoro.

Sarà utile dichiarare separatamente i processi chiave in una versione ingrandita su una pagina - "aumentare l'immagine" per vedere l'intero panorama dei processi.

Miti, errori e suggerimenti

Un malinteso serio e comune è pensare che i processi aziendali debbano essere redditizi. Ciò è vero se il processo è associato, ad esempio, alle vendite dirette. Non puoi parlare di profitti in altri processi: la formazione di rapporti sul personale o la spedizione intermedia di merci. L'aggiunta di valore non sta generando profitti.
Non c'è bisogno di scrivere enormi fogli con i dettagli più dettagliati. È persino spaventoso guardare tali "capolavori", per non parlare dell'apprendimento o dell'ottimizzazione. Laconicismo e semplicità sono i requisiti più importanti per la progettazione di processi aziendali.
Non confondere i processi aziendali e i processi IT che non hanno nulla in comune tra loro, ad eccezione dei nomi. Pensa che i processi IT siano solo omonimi, niente di più.
Non ha senso inventare i propri modi di "copyright" per descrivere i processi. È preferibile utilizzare sistemi standardizzati, come BPMN2.0 o IDEF3, che riducono al minimo gli errori e aiutano a standardizzare i processi in modo che siano comprensibili per un vasto pubblico di utenti.
Un errore comune è descrivere i processi di business "così come sono" e calmarsi su questo. Il risultato è una "descrizione a fini di descrizione". Gli artisti dimenticano che la creazione di processi grafici è solo uno strumento per raggiungere l'obiettivo principale: miglioramenti, ottimizzazioni, minori costi, aumento della redditività, ecc. Scrivere processi aziendali è solo l'inizio. Il più interessante inizia più tardi.
Quando si analizzano e si adeguano i processi aziendali, in nessun caso si dovrebbe ignorare il contesto esterno, specialmente nel mondo in rapida evoluzione di oggi. Controparti, concorrenti, crisi, variazioni delle tasse - non ci sono inezie nell'ambiente esterno.
Stereotipi associati alle "leggende" giapponesi sulla produzione snella, i principi di produzione in Toyota, il sistema kaizen, ecc. Senza un indizio sull'essenza della gestione della qualità giapponese, i consulenti o i dipendenti stessi cercano di adattare il loro nuovo sistema di processo aziendale in uno stencil giapponese . Gli stampini stranieri non hanno mai aiutato nessuno, in particolare gli sviluppi giapponesi, che sono associati principalmente alle peculiarità della cultura e della mentalità.
Si presta troppa attenzione ai dettagli secondari: è improbabile che una descrizione dettagliata del processo di ordinazione di pranzi aziendali svolga un ruolo nel miglioramento dell'efficienza dell'azienda. È necessario descrivere e ottimizzare tutte le azioni in tutti i dipartimenti, ma le priorità devono essere conosciute e seguite.