Nel corso delle sue attività, l'organizzazione elabora una grande varietà di documenti, ognuno dei quali porta il proprio carico semantico. La corretta compilazione, i dettagli, la completezza delle informazioni indicate sono regolate dalla legge. Le piccole organizzazioni di contabilità e rendicontazione sono concesse concessioni dal servizio fiscale. Le aziende più grandi sopportano l'intero onere fiscale. Chi può firmare documenti primari e altri tipi, come elaborarli e rispecchiarli correttamente nella contabilità: queste e altre informazioni saranno prese in considerazione in questo articolo.
Tipi di documenti nell'organizzazione
Le aziende svolgono quotidianamente operazioni commerciali che devono essere immediatamente riflesse in contabilità, gestione e contabilità fiscale. Cosa sono i documenti primari? Questo è solo un riflesso di queste operazioni, che servono anche come prova del loro svolgimento. Quindi, a fini di analisi, sistematizzazione, controllo, previsione e per l'attuazione di altre procedure economiche, tutti i documenti di transazione sono registrati in speciali registri e riviste - registri contabili. E alla fine del periodo di riferimento, sulla base delle informazioni su tutte le operazioni, viene preparata la documentazione di reporting, che è il riflesso finale delle attività dell'azienda per un determinato periodo.
Qual è il documento principale
L'essenza del documento principale sta fissando il fatto dell'operazione eseguita. Il documento è scritto al momento della sua commissione o immediatamente dopo di esso. Riflette una serie di dettagli necessari per confermare la realtà dell'operazione, stabilire le persone coinvolte, nonché la sua composizione. L'organizzazione deve rispettare tutti i requisiti stabiliti dalla legge e dalle autorità di regolamentazione in merito alla documentazione primaria. I requisiti includono la domanda su chi può firmare i documenti principali. La legislazione ha emesso sufficienti istruzioni, decreti e leggi. L'atto giuridico più importante che regola la registrazione delle organizzazioni primarie è considerato l'Art. 9 402-FZ "Contabilità".
Esempi di documentazione primaria
Ogni giorno, l'azienda intraprende determinate azioni: acquista merci, fatture, spedisce prodotti, paga per acquisti e tasse, arriva e spende contanti alla cassa. Tutte queste operazioni sono documentate in documenti primari. Per riflettere accuratamente queste azioni, vengono utilizzate le seguenti forme di documenti:
- TORG-12 o lettera di vettura;
- fattura;
- warrant in contanti di credito e debito;
- atti di lavoro e servizi eseguiti;
- atti di trasferimento di beni materiali;
- lettera di vettura;
- ordini di pagamento ed estratti conto bancari;
- requisito per l'emissione di attività materiali.
A questo elenco è possibile aggiungere molti esempi della documentazione principale utilizzata dalla società. La sua principale differenza rispetto ai registri e alle relazioni contabili è costituita dalle pratiche burocratiche durante l'operazione o con un leggero ritardo.
normativa
Campioni di documenti primari sono approvati dal Comitato statistico statale, dal Ministero delle finanze e dalla legge sulla contabilità. Vengono inoltre emanati requisiti e regolamenti regionali. L'atto legislativo più importante che regola il lavoro di un contabile è il 402-FZ. Art. 9 descrive in dettaglio le regole per conservare la documentazione.
Gli organi legislativi emettono quasi trimestralmente periodiche modifiche alle normative esistenti, nuovi atti normativi e pubblicano modifiche nella tenuta dei registri e nelle relazioni. Questo è il motivo per cui i contabili aumentano costantemente le loro qualifiche, si iscrivono a pubblicazioni tematiche specializzate e cercano di tenersi aggiornati su tutte le notizie in materia fiscale e contabile. La mancata osservanza dei requisiti può comportare multe elevate, molte modifiche alle segnalazioni esistenti e altre sanzioni.
Dettagli dei documenti
La legislazione prevede i dettagli obbligatori dei documenti primari, che devono essere indicati dall'organizzazione. La loro presenza determina se i documenti sono presi in considerazione negli estratti conto al momento di detrarre gli importi dalla base imponibile, se il fatto di una transazione commerciale è accettato, se il Servizio fiscale federale afferma che le transazioni sono legali.
I dettagli obbligatori dei documenti primari includono le seguenti informazioni:
- Nomi del fornitore, acquirente, destinatario e pagatore per il trasporto;
- coordinate bancarie, codice fiscale, indirizzo fisico e legale delle società;
- numero e data del documento;
- nomenclatura che è stata spostata, acquistata o venduta durante l'operazione;
- unità di misura, espressione quantitativa e di valore dell'articolo;
- importo totale per tutte le posizioni nel documento;
- firme, posizioni, decodifica delle firme delle persone responsabili;
- marca, numero della vettura, dati del conducente durante il trasporto;
- numero di posti, peso e categoria del carico trasportato;
- le basi per l'esecuzione del documento, il numero e la data del contratto, le informazioni sulle specifiche, i certificati, gli eventuali esami.
Chi può firmare i documenti principali
Grande attenzione viene riservata alla firma dei documenti. È molto importante che coloro che certificano il primario siano autorizzati a eseguire questa azione. Un'altra condizione obbligatoria per la registrazione relativa alle firme è che tutte le persone che sono in qualche modo coinvolte nel processo di una transazione commerciale e sono persone responsabili devono necessariamente inserire la propria firma nel documento. Quindi chi può firmare i documenti principali:
- CEO della società o imprenditore individuale;
- capo contabile;
- il negoziante che ha rilasciato la merce;
- l'autista che ha accettato la merce per il trasporto;
- il negoziante che ha portato la merce al magazzino;
- specialista che ha accettato la documentazione;
- corriere di terze parti, se ha partecipato al processo di consegna.
Procura per firma
Il diritto di firmare documenti primari può essere trasferito a una persona autorizzata. Questa è una pratica abbastanza comune nelle aziende in cui vi è un gran numero di vendite e entrate di merci e il direttore è impegnato con altre cose, viaggi e altre attività legate al funzionamento dell'organizzazione. Al fine di affidare la firma della documentazione principale a un'altra persona, è necessario osservare alcune regole. Pertanto, il dipendente che certifica i documenti deve essere ufficialmente assunto dall'azienda con l'esecuzione del contratto di lavoro e l'iscrizione nel libro di lavoro. La società deve archiviare tutti i dati necessari per il dipendente. Naturalmente, deve avere un'istruzione speciale, comprendere il significato e le regole delle scartoffie. Ultimo e più importante: una procura deve essere debitamente eseguita su di essa.
La procura viene rilasciata a un dipendente specifico con i suoi dati del passaporto, il luogo di residenza, il luogo di residenza effettivo e la posizione nell'organizzazione. Lo scrivono per un certo periodo. Se il contratto di lavoro è urgente, per il periodo di validità. Se il dipendente lavora senza i termini del contratto, la procura viene rilasciata per un anno.
Nella versione precedente era stato preso in considerazione un esempio con un operatore di una base contabile o un contabile, i cui compiti includono la firma delle organizzazioni primarie durante l'intero orario di lavoro.Ci sono situazioni in cui la procura viene scritta ad altri funzionari: autista, spedizioniere, ingegnere, meccanico. Un esempio di tale caso è il ritiro da parte del conducente della merce acquistata dal territorio del fornitore. Per redigere documenti, ottenere il diritto di raccogliere merci e trasportarle, l'organizzazione redige una procura. Si compone di due parti: il documento stesso e la sua colonna vertebrale. La prima parte rimane al fornitore, la spina dorsale è presa dalla società. Tale procura viene rilasciata per un periodo massimo di 10 giorni, indicando la società in cui il dipendente deve ricevere beni e materiali.
Firma elettronica
Il primario può essere firmato in un altro modo: elettronico. Una condizione è la gestione elettronica dei documenti, la disponibilità di software e hardware adeguati e un certificato di firma elettronica. È inoltre necessario rilasciare una procura per la persona il cui nome appare nel certificato. Dopo aver seguito tutte le procedure per l'impostazione e l'esecuzione della gestione e delle firme elettroniche dei documenti, il dipendente sarà in grado di apporre la propria firma sulla base di una procura anziché sulla firma del capo contabile, direttore e altre persone previste dalla procura.