La farmacia è rappresentata da un istituto commerciale specializzato che vende medicinali e attrezzature per il trattamento e la prevenzione di varie malattie. Solo le società autorizzate a vendere medicinali specializzati possono svolgere questa attività. Al ricevimento di lotti di medicinali, il controllo dell'accettazione viene necessariamente effettuato in farmacia. La procedura viene eseguita da una commissione speciale ed è inoltre accompagnata dall'inserimento delle informazioni identificate in un giornale contabile speciale.
Organizzazione del controllo
Il controllo dell'accettazione in una farmacia deve essere organizzato con competenza dal proprietario di questa organizzazione commerciale. La procedura di verifica viene eseguita per diversi parametri:
- assortimento di farmaci e attrezzature specializzate;
- il numero di unità accettate;
- qualità di compresse e sciroppi;
- le condizioni alle quali viene effettuato lo stoccaggio delle merci ricevute;
- la sicurezza dei container in cui è stato effettuato il trasporto di stupefacenti.
Il controllo presenta differenze significative rispetto all'accettazione diretta delle merci.
Scopo di
Lo scopo principale dell'uso del controllo di accettazione in una farmacia è il rilevamento di vari farmaci contraffatti o di qualità inferiore. Utilizzando questa procedura, viene rilevata la contraffazione.
Il processo è implementato da uno speciale comitato di accettazione, che si forma sulla base dell'ordine del capo della farmacia. La sua struttura di solito include dipendenti di questa istituzione, ma puoi anche attirare specialisti di terze parti per questo.
Cosa viene valutato?
Le informazioni su tutti i farmaci e le attrezzature studiate sono inserite nel registro di controllo dell'accettazione in farmacia. Inoltre, viene preso in considerazione da quali parametri sono stati valutati questi o quei mezzi. Per questo, vengono prese in considerazione le seguenti caratteristiche della merce:
- l'aspetto della medicina;
- colore che dovrebbe essere uniforme e coerente;
- l'odore corrispondente alla composizione di un particolare farmaco;
- conformità del medicinale con le informazioni disponibili nelle istruzioni;
- la presenza di vari documenti giustificativi;
- la correttezza del riempimento e l'accuratezza della documentazione che viene trasmessa alla farmacia insieme alla merce consegnata.
Se un medicinale non soddisfa i requisiti nemmeno per un criterio, la Commissione redige un rapporto speciale sulla base del quale vengono presentate richieste al fornitore. Questo documento fornisce tutte le carenze e i problemi riscontrati durante il processo di controllo.
Quando si tiene?
È richiesto il controllo dell'accettazione per tutti i prodotti che vanno in farmacia. Se nell'organizzazione vengono venduti vari additivi biologici o alimenti per l'infanzia, nonché prodotti alimentari a fini medicinali, il processo viene eseguito durante l'accettazione di tali prodotti. Ciò è dovuto al fatto che i prodotti sono considerati prodotti alimentari, pertanto vengono valutati esclusivamente da parametri e imballaggi esterni e vengono presi in considerazione anche i contenuti della documentazione di accompagnamento.
Per i farmaci diretti è richiesto un monitoraggio periodico di questo controllo da parte della commissione designata. Attraverso questo processo, vengono spesso rilevati farmaci contraffatti o falsificati. Tutti questi farmaci vengono rimossi dall'assortimento, dopo di che inizia il processo di risoluzione dei disaccordi con il fornitore.
Quali sono le condizioni?
Per condurre il controllo dell'accettazione, devono essere soddisfatte alcune condizioni:
- i medicinali devono essere forniti da un fornitore ufficiale con il quale è stato stipulato un accordo per la fornitura di merci;
- il capo della farmacia emetterà certamente un ordine, sulla base del quale viene convocata la commissione di ispezione, e viene nominata anche la persona responsabile del controllo;
- prima della consegna, il fornitore deve rispettare determinate condizioni durante lo stoccaggio e il trasporto delle merci, e ciò vale in particolare per i farmaci termolabili;
- È importante assicurarsi che non vi siano danni all'imballaggio;
- la farmacia dovrebbe avere documenti che contengono dati sulla data di spedizione della merce, il nome del farmaco, le sue serie e lotto, quantità e altri parametri;
- i dipendenti dell'organizzazione devono avere documenti giustificativi e certificati di conformità.
Il fornitore deve allegare una copia della licenza al contratto, che gli consenta di impegnarsi nella produzione e vendita di vari farmaci. Questa autorizzazione deve essere valida per l'intero periodo di collaborazione. Alla fine del processo, il giornale di controllo dell'accettazione in farmacia sarà sicuramente compilato correttamente.
Regole per la nomina di una commissione
Una commissione speciale deve essere formata per condurre il controllo di accettazione in farmacia. L'ordine, in base al quale i dipendenti dell'istituzione sono nominati membri della commissione, viene emesso dal direttore diretto di questa organizzazione. Questo documento indica chi è incluso nella commissione, quali diritti e doveri appaiono nel nuovo organo e anche per quali scopi è stato creato.
I membri della commissione dovrebbero esercitare il controllo solo con l'adesione completa. Ciò porta al fatto che alcuni dipendenti dell'organizzazione sono costretti ad andare a lavorare il giorno lavorativo, ricevendo un costo aggiuntivo. Spesso, il capo della farmacia funge da persona responsabile.
Procedura di accettazione delle merci
Prima che il controllo di accettazione venga eseguito dai dipendenti, la merce viene accettata dal fornitore. Il processo è implementato nella seguente sequenza di azioni:
- le merci sono inizialmente accettate dal fornitore sulla base delle informazioni contenute nelle fatture;
- i medicinali ricevuti sono controllati rispetto al numero di articoli disponibili sulla fattura, per i quali un macchinista addetto alla consegna della merce è coinvolto nel processo;
- il venditore della farmacia deve assicurarsi che gli vengano presentati tutti i documenti giustificativi necessari, presentati mediante fattura, lettera di vettura, licenza del fornitore, certificato di conformità e altri documenti che confermano la qualità dei farmaci consegnati;
- tutti i documenti ricevuti dal fornitore devono essere certificati dalla firma della persona responsabile e dal sigillo del produttore, che devono essere verificati dal lavoratore della farmacia;
- l'imballaggio è aperto da uno specialista, che non deve essere danneggiato;
- le merci sono disposte sulla base del loro nome;
- il numero di medicinali è verificato con le informazioni disponibili sulla fattura;
- il venditore deve garantire il dosaggio, la serie e l'imballaggio ottimali del farmaco;
- se vengono rilevate discrepanze, tali farmaci vengono separati dal resto della merce;
- La durata e l'etichettatura del prodotto sono controllate.
L'accettazione deve essere eseguita correttamente, per la quale viene redatto un atto speciale contenente informazioni sulla data di accettazione della merce, nonché sul numero di farmaci ricevuti. Alla fine, vengono messi la firma della persona responsabile e il sigillo dell'organizzazione. Se ci sono discrepanze o carenze, allora sono certamente indicate nell'atto.
Se i dipendenti della farmacia per vari motivi violano le regole e i termini per l'accettazione della merce, l'organizzazione potrebbe perdere la licenza per le sue attività.
Ispezione di accettazione
Viene effettuato dopo che la medicina arriva in farmacia.La procedura termina con l'inserimento delle informazioni nel registro del controllo di accettazione in farmacia. Pertanto, questo documento deve essere disponibile in ogni istituzione a colpo sicuro. Il processo di controllo dell'accettazione è suddiviso nelle seguenti fasi:
- droghe potenti e sostanze tossiche vengono immediatamente collocate in appositi luoghi di stoccaggio, protetti dall'accesso da parte di persone non autorizzate;
- verificato la presenza di contenitori termici per preparazioni termolabili;
- i medicinali con una data di scadenza non vengono presi;
- le merci che non soddisfano i requisiti relativi al numero di documenti giustificativi e alla qualità vengono restituite al fornitore;
- verificato l'aspetto e altri parametri della merce;
- la documentazione di accompagnamento è in fase di studio;
- le informazioni dai documenti vengono confrontate con i dati effettivi;
- la licenza del fornitore è in fase di studio;
- ogni medicinale è controllato per la presenza nel registro dei medicinali;
- se ci sono dubbi sull'autenticità del farmaco, ad esempio, ha un colore di rivestimento diverso o una colorazione eterogenea, quindi viene eseguito un esame in un laboratorio specializzato;
- se il medicinale non soddisfa alcun requisito, non è accettato per la vendita, pertanto viene messo da parte in una scatola separata;
- È importante assicurarsi che il contenitore in cui è stato consegnato il prodotto non sia rotto e che ci sia anche un'istruzione in russo.
Assicurati di avere un diario di registrazione della farmacia dei risultati del controllo di accettazione. Indica la data della procedura, nonché i risultati ottenuti.
Regole per la compilazione di un documento
La forma del registro del controllo dell'accettazione in una farmacia può variare leggermente da un'organizzazione all'altra. Ma le seguenti informazioni devono essere incluse in questo documento:
- data del controllo di accettazione;
- rilevate incoerenze e problemi;
- i principali fattori per i quali i farmaci non soddisfano i numerosi requisiti di legge;
- le regole con cui vengono venduti i farmaci;
- misure adottate dalla direzione della farmacia.
Il diario del controllo dell'accettazione in farmacia è rilasciato in forma gratuita. Deve evidenziare una linea separata per prodotti di dubbia qualità. Redigono un atto speciale che elenca tutte le discrepanze individuate.
Di seguito è riportato un esempio di registro di accettazione della farmacia.
Cosa fare dopo?
Non appena viene eseguito il controllo, i membri della commissione inviano in quarantena tutti i beni identificati scadenti e dubbi. La loro attuazione o disposizione sugli scaffali dell'istituzione non è consentita. Sono presi in considerazione i seguenti fattori:
- se non esiste una documentazione importante per i farmaci, dopo aver ricevuto i documenti necessari dal fornitore, i farmaci sono ammessi prima della vendita;
- se vengono scoperti beni di bassa qualità, la loro vendita viene sospesa, dopodiché le informazioni pertinenti vengono trasmesse al dipartimento di Roszdravnadzor;
- i dipendenti di questa agenzia governativa controllano periodicamente il giornale per assicurarsi che la direzione della farmacia rispetti i requisiti di legge.
Sebbene non esista un modulo di giornale di registrazione approvato, si consiglia di utilizzare il giornale di ispezione del campione in farmacia in modo che tutte le righe necessarie siano presenti in questo documento.
conclusione
Il controllo dell'accettazione in farmacia deve essere effettuato dopo l'accettazione della merce. Il processo è implementato da una commissione speciale nominata per questi scopi. Il controllo consiste in uno studio approfondito dei farmaci diretti e della documentazione di accompagnamento.
Se vengono individuate discrepanze o problemi, questi vengono sicuramente registrati in un giornale speciale, che viene mantenuto in forma libera.