על מנת לשרוד בתחרות עזה, חיוני שחברה מודרנית תגיב במהירות לשינויי שוק ותשתמש באופן רציונלי במשאבים הזמינים. עם זאת, עם הזמן היעילות פוחתת - חלק מהפעולות והנהלים מתיישנים, מחלקות מתחילות לשכפל זו את מטלותיה של זו. זו הסיבה שביקורת מתוזמנת של תהליכים עסקיים כל כך חשובה. בידיעת החולשות של הארגון, ההנהלה יכולה לנקוט באמצעים מתאימים ולייעל את העבודה. 
הגדרות
תהליך עסקי הוא שרשרת של פעולות הקשורות לוגית וחוזרות על עצמן מדי פעם במשאבי הארגון משמשים לעיבוד אובייקט (כמעט או פיזית). במילים אחרות, זהו קטע מסוים בעבודת הארגון עם תוצאות אמידות ומדידות.
ביקורת פנימית של תהליכים עסקיים היא ניתוח של כל סוגי פעילויות החברה: ייצור, מסחרי, חברתי. תפקידו לקבוע באיזו יעילות פונקציות היחידות המבניות העיקריות של החברה וערוצי העברת המידע. 
מתי לבלות
1. לאחר הצגת תיעוד והוראות חדשות. לדוגמה, בעת התקנת תוכנה אחרת. במקרה זה, עדיף לערוך ביקורת לא מייד, אלא לאחר זמן מה, הכרחית ל"פריצה "ולבדיקה. עומק האימות תלוי בעוצמת השינויים ובחשיבות תהליך זה עבור החברה.
2. ביקורת מתוזמנת. זה מבוצע על פי לוח הזמנים שנקבע, לפחות פעם אחת בשנה.
3. ביקורת לא מתוכננת. זה מאורגן לבקשת ההנהלה הבכירה או המנהל האחראי לתהליך עסקי ספציפי. צורך כזה עשוי להתעורר אם:
- אירעה תקלה משמעותית;
- מתקבלות מעת לעת תלונות של לקוחות תהליכים (חיצוניים ופנימיים);
- ישנן הצעות ורעיונות לשיפור התהליך.
לסיכום, ניתן לומר כי ביקורת על תהליכים עסקיים הכרחית בכל המקרים כאשר כל שינוי מתרחש בחברה. 
סוגי תהליכים עסקיים
בתורת הניהול המודרנית מקובלת בדרך כלל חלוקת התהליכים לעיקריים ועזר. הקבוצה הראשונה כוללת את כל מה שמאפשר לארגון להרוויח כסף ולהשיג יעדים מסוימים:
- ייצור טובין / מתן שירותים;
- שיווק ומכירות;
- שירות לוגיסטי ומסירה;
- תקשורת עם ספקים ומתווכים;
- חשבונאות מס;
- תמיכת לקוחות.
תומכים, בתורם, הם אותם תהליכים שמבטיחים את יישום הליבה, מספקים את המשאבים והמידע הדרושים. מדובר בפונקציות פנימיות, כמו ניהול כוח אדם, הנהלת חשבונות והבטחת בטיחותו של חפץ. 
תהליכים עסקיים: דוגמאות ותיאור
חשוב לציין שלכל חברה ספציפית יש רשימת תהליכים עסקיים משלה, תוך התחשבות בגודל ובפרטי הפעילות שלה.
המרכיבים העיקריים של כל PSU כוללים:
- נתוני קלט;
- משאבים (אנשים, ציוד, תשתית, תוכנה);
- קריטריונים (דרישות הלקוח, תקנים, חוקים);
- מסמכים ורישומים (תשלומים, בקשות, הזמנות, קבלות, חשבוניות);
- נתוני פלט (מוצר, חלקו או מידע נחוץ);
- מדידת תוצאות (ביקורת, פיקוח, ניתוח).
בנוסף, על כל תהליך להיות בעלים ייעודיים האחראים לתוצאה הסופית.
בואו נראה כיצד ניתן לתאר תהליכים עסקיים. לקחנו דוגמאות משני תחומים שונים לחלוטין במהותם.
החברה הראשונה מוכרת זיכיונות.בעבודה שלה עם לקוחות ניתן להבחין בין 4 תהליכים עסקיים עיקריים. בתורו, כל אחד מהם מורכב ממספר פעולות.
- הסמכה. משימה: עבד את הבקשה. שלב זה מאפשר ליצור משפך ולהעריך את יעילות השיווק. העובד מעבד את הבקשה שהתקבלה ומעביר אותה למעמד "מוסמך" או "סירוב". כל היישומים המוסמכים נופלים מייד ב BP-2.
- למכירה. משימות: להכין מצגת, לעבוד עם התנגדויות, לקבל תרומה ולהעביר את הפרויקט לאוצרת. כדי לשפר את יעילות העבודה, מפתחים מערכת של מוטיבציה לעובדים, תוכנית ותחזית מכירות. עסקאות מגיעות אוטומטית מ- BP-1 או נוצרות באופן ידני על ידי המנהל. לאחר ההעברה לאוצר, הפרויקט עובר ל- BP-3.
- השקה. משימות: מינוי אוצר, תחילת עבודה והכנת דו"ח. תהליך עסקי זה מספק השקת זיכיון שלב אחר שלב. נוסף פונקציות חדשות: תיקון מסמכים, התראות ללקוחות, משיכת עובדים וקבלנים חדשים.
- מלכות. משימה: בזמן לקבלת תרומה (Royalty). מיד לאחר ההשקה נוצר אוטומטית תהליך עסקי חדש ומוקצה לו מועד התשלום הבא. בנוסף, מתבצעת תוכנית תמיכה לזכיין.
הדוגמה השנייה היא משרד פרסום במחזור מלא המייצר מוצרי דפוס, פרסום בחוץ, חומרים דביקים עצמיים, כמו גם אביזרים למלונות. להלן 3 תהליכים בסיסיים:
- חיפוש. יש למצוא לקוחות פוטנציאליים, ליצור קשר ולקבוע פגישה. בנוסף, עליכם לגלות מאיפה הלקוח הגיע (מתוך בסיס הנתונים, האינטרנט או מקורות אחרים), את גודל הקמפיין המתוכנן (באלף רובל), ובמידת הצורך, את הסיבות לסירוב.
- למכירה. על פי בקשה, נשלחת הצעה מסחרית ואז מונפקת חשבונית. ציין התשלום מצוין (100%, תשלום מאוחר, מכתב ערבות). ואז ההזמנה נכנסת לייצור (BP-3). לאחר משלוח וקבלת משוב, המטרה העיקרית היא לבצע את המספר המרבי של מכירות חוזרות.
- הפקה. עם קבלת ההזמנה, מנהל הייצור מאשר את המועד האחרון (מועד אחרון). מבצעים פעולות טכנולוגיות - דפוס טרום דפוס, הדפסה, עיבוד לאחר העיתונות. אם הלקוח מרוצה מהתוצאה, הפרויקט חוזר ל- BP-2, אחרת הוא יחזור לתחילת התהליך לבדיקה.
הכי נוח לתאר את התהליכים העסקיים של החברה בצורה סכמטית, תוך הצגת הקשרים העיקריים ביניהם (למשל המעבר מהמצגת הראשונה לשלב המכירה). אתה יכול גם לספק מידע בפורמט טבלה:
קוד תהליך | פונקציות ומשימות עיקריות | אינטראקציה (מספר מבנים, יחידות) | דרך של אינטראקציה | קודי תיעוד נכנסים / יוצאים | שליטה (שם האחראי לתהליך) |
התיעוד
הביקורת מורכבת מתפקידי המפתח הבאים:
1. הצו לנהל. מסמך זה מאושר על ידי ההנהלה הבכירה ומכיל מידע על הסיבות לביקורת (מתוכנן / לא מתוזמן), יעדים, מתקנים, חברי הוועדה. מנהל הביקורת מתמנה באופן מיידי, כמו גם התנאים לפיתוח ואישור התוכנית.
2. מסמכי עבודה של רואי החשבון. זה כולל את כל ההערות שמבקרים רואים במהלך הביקורת, כמו גם שאלונים שהושלמו, תוצאות הסקר, טופסי ראיון, בדיקות וכו '. בנוסף, החברה מאחסנת מסמכי רגולציה המפרטים את הדרישות למסמכי עבודה. הם צריכים להכיל:
- תאריך ומקום הליקוט, שם המפקח;
- מקורות ושיטות להשגת מידע (ראיונות, תצפית, שאלונים);
- תיאור מפורט של התהליכים העסקיים שנלמדו;
- תוצאות כל הביקורות הקודמות.
מסמכי עבודה ממלאים הן באופן שרירותי והן בצורה שהוקמה מראש - למשל בצורה של טבלאות, גרפים, טקסט וכו '.
3. תוכנית הביקורת. זה כולל כמה סעיפים עיקריים: איסוף סיכום מידע, ביצוע ניתוח מעמיק, מסקנות, פיתוח הצעות והמלצות, עריכת דוח והצגת התוצאות. בתחילת הביקורת מצוין מטרתו, תיאור התהליכים העסקיים שנחקרו, כמו גם השלבים ופעולות האימות העיקריים. לכל שלב, יש לקבוע משימות מפתח, שיטות לאיסוף וניתוח נתונים, מועדים, משאבים ואחראים לתוצאה.
4. דווח. מסמך זה מסכם את העבודה שנעשתה, מזהה את נקודות החוזק והחולשה של העסק. החלק הראשון מספק מסקנות כלליות, והשני מכיל מידע מפורט על המשאבים שהוצאו והתוצאות.
5. דו"ח מבקר. מציג את הממצאים וההמלצות החשובים ביותר לייעול תהליכים עסקיים. 
חברים
תלוי במורכבות הארגון, במבנה שלו, במספר העובדים ובפרטי העסק, זה תלוי במי שיעשה את הביקורת. שקול את המשתתפים הנדרשים בביקורת.
- יוזם ואדם המאשר את הביקורת. ככלל, זהו אחד ממובילי המפעל או סגניו.
- נציבות ביקורת. דרישות חובה למשתתפים - השכלה גבוהה וניסיון בעבודה של תקופה מוגדרת לפחות.
- ראש הוועדה. תפקיד זה מוקצה לעובדים באחת החטיבות העצמאיות של החברה (מחלקות הכפופות ישירות לבעל המפעל ואינן משתתפות בתהליך העסקי העיקרי - שירות אבטחה, שירות פיתוח אסטרטגי וכו '). לפעמים מדובר במומחי צד ג '.
- מבוקרים. הם יכולים להיות כל עובדי הארגון שיש להם את המידע הדרוש לאימות.
בחברות בעלות מוניטין יוצרים לעיתים עמלות מיוחדות לשליטה בביקורת. 
נוהל
הביקורת על תהליכים עסקיים מתבצעת בהתאם לדרישות המוגדרות בבירור. מחזורי העסקים העיקריים של החברה נחקרים - היצע, ייצור, מכירות, השקעה (השקעה במודרניזציה והרחבה), כמו גם ניהול.
שלב 1: חקר התבניות הכלליות
ביקורת פנים מתחילה באיסוף מידע בסיסי אודות פעילויות המיזם, מבנהו ופעילותן של יחידות. בעיקרון, הוא מתקבל ממסמכי הארגון - תוכנית אסטרטגית, כללי ניהול, תיאורי תפקידים, קודים וכו '. כל הנתונים מוזנים לדוח, המציין:
- מבנה ארגוני;
- רשימת תהליכים עסקיים מרכזיים;
- תיאור עבודת היחידות: שמות, פונקציות, מסמכים נכנסים ויוצאים, תוצאות פעילויות.
לעתים קרובות, לאחר הדיווח, נערכים ראיונות עם הצוות. זה מאפשר לך לאתר אי דיוקים בשלבים המוקדמים, לראות את ההבדל בין מצב הדברים האמיתי לאופן בו העובדים עצמם מייצגים את הארגון.
שלב 2: ניתוח תהליכים עסקיים מפורטות
בשלב זה, יש צורך לתאר את הרצף והתכונות של פעולות שונות בארגון. לנוחיותכם נערכים טבלאות המתארות כל תהליך עסקי בנפרד.
שם מבצע | הנתונים הראשוניים שקיבלו קבלת התהליך העסקי שלהם. |
מסמכים, הפניות, פניות וכו ', הנדרשים להשלמת משימה. המקורות שלהם. | |
מסמכים ודוחות שנמלאו במהלך העבודה. | |
משתתפים בתהליך העסקי: עובדי החברה, ספקים, לקוחות. | |
חומרים ומשאבים אחרים המשמשים לביצוע הפונקציה ומתקבלים כתוצאה מכך. | |
משמעות התהליך בעבודת היחידה ("A" - החשוב ביותר, "B" - בינוני, "C" - לא חשוב). | |
אילו בעיות מתעוררות במהלך הביצוע? בצד מי עובדים, לקוחות, מחלקות קשורות? כמה הם קריטיים? כיצד הם משפיעים על עלות, זמן, איכות? | |
עיתוי התהליך. | |
רצף הפעולות. |
בנוסף נערכים תרשימים מפורטים ותרשימי פעילות המשקפים את המבנה הארגוני של החברה, את רצף הוראות העבודה, יחסי הגומלין בין עובדי אותה מחלקה למחלקות שונות. יש לתעד את כל הנוהל. במידת האפשר, מומלץ לארגן הקלטות שמע ווידאו. 
שלב 3: דוגמנות
מטרת שלב זה היא לבצע שיטתיות של מידע על החברה ועל תהליכיה בצורה גרפית חזותית. המודל אמור להציג את מבנה התהליכים העסקיים, את תכונות היישום שלהם, כמו גם את רצף זרימת העבודה.
ראשית, נערך מודל מבני המציג אינטראקציה בין מחלקות, תיעוד, מבנה תהליכים עסקיים (מקבוצות כלליות למשימות פרטיות). בנוסף, הוא מראה כיצד נתונים, משאבים ומסמכים מועברים בין המשתתפים העיקריים.
המודל המוגמר תואם אדריכלים, מתכנתים מובילים ומומחים בארגון.
בשלב זה מפותחת סכמת זרימת עבודה מפורטת. לשם כך, לכל מסמך מוקצים מספר רישום / קוד ייחודי משלו. בצורה מפושטת, זה נראה כך:
№ | כותרת | מאיפה זה בא | לאן הולך | מידע המשמש במילוי המסמך | אילו פעולות מבוצעות עם המסמך | אחראי (שם המלא של העובד או שם המחלקה). |
אם במהלך הבדיקה נמצאות חריגות כלשהן, יש צורך לברר בבירור את סיבתן. זה יכול להיות חיצוני או פנימי, אובייקטיבי או סובייקטיבי (למשל, מוטיבציה נמוכה של עובדים).
שלב 4: הכנת הדוח והצגת התוצאות
על סמך המידע שהתקבל, על הוועדה לפתח המלצות והצעות לשיפור תהליכים. במקרה זה, יש לענות על שאלות מפתח:
- אילו תופעות לוואי שליליות אני יכול להיתקל?
- האם עלי לעדכן את כל התיעוד?
- כמה זמן ייקח לראות את השפעת השינויים?
בשלב הבא המנהל מכין דוח ומסקנה וכן הצגת התוצאות. כך, ביקורת התהליכים העסקיים מאפשרת לבעלי חברות ללמוד על "החולשות" והבעיות בארגון. יחד עם זאת נקודת המבט של שני צדדים נלקחת בחשבון בבת אחת - מאומתת וניתנת לאימות.
שיפור ופיתוח תהליכים עסקיים עשויים לכלול אמצעים להכשרה נוספת של עובדים, פיתוח תוכנה, הצעות לקידום כוח אדם ושינויי כוח אדם. 
שיטות ביקורת ומקורות מידע
פתיחת עסק וכל שינוי משמעותי בארגון מצריכים שימוש במידע המדויק והמהימן ביותר. מדובר בעיקר בתחזיות מתמטיות, השוואה וחישוב נתונים מחדש. מקורות הנתונים הם מסמכים:
- הערכות, יומני ביצוע עבודה;
- מסמכים למתן הזמנות;
- חוזי אספקה;
- חשבוניות;
- כרטיסים לחישוב עלות הייצור;
- כרטיסי מלאי;
- אוגרי חשבונאות;
- דוחות על הוצאת והוצאת משאבים חומריים, כרטיסי חשבונאות מחסנים;
- דפי בנק, מסמכי אשראי / חיוב במזומן וכו '
כמו כן, יש לאסוף מידע אודות מדדי התהליך - לא רק את הערכים המדויקים, אלא גם כיצד מחושבים הערכים המחושבים, אילו צעדים ננקטים במקרה של סטיות. ניתן לקבל נתונים אלה בתהליך מעקב אחר התקדמות העבודה, כמו גם בראיונות עם עובדים, לקוחות וספקים. 
אינדיקטורים לביצועים עיקריים
בהתאם למטרה שלשמה מבוצעת הביקורת על תהליכים עסקיים, משתמשים בקריטריונים ושיטות הערכה שונות.
תחום פעילות | אינדיקטורים |
מימון (ו) |
|
יחסים עם לקוחות ולקוחות (S) |
|
תהליכים עסקיים פנימיים (B) |
|
הדרכה ושיפור ארגון (O) |
|
בעזרת כרטיס ניקוד מאוזן תוכלו לראות מיד באילו תחומים של בעיות בעבודה מתעוררים. התקופה הקשה ביותר בהקשר זה היא פתיחת עסק, כאשר אין עם מה להשוות אינדיקטורים. זו הסיבה שחברות צעירות רבות עוסקות בביקורת של מומחים חיצוניים שיכולות להעריך סיכונים פוטנציאליים הרבה לפני שהן מפריעות ברצינות לעבודת המפעל.