הדפסת מיקור חוץ. כיצד לחסוך בהדפסה עם ניירת פעילה

אפילו החברה העשירה ביותר שבבעלותה המוצר החסכוני ביותר, חושבת על חיסכון סביר. רק במקרה זה, יהיו לה יותר אמצעים והזדמנויות לשמור על הצף העסקי שלה ולהתפתח.

אין זה סוד שככל שהעסק גדול יותר, כך עלויותיו גדלות. יתרה מזאת, סעיפי תקציב משניים, הכוללים הדפסת מסמכים, תופסים יחד את חלק הארי שלהם. ובהתחשב בשער הדולר הנוכחי, הקבצים המודפסים יכולים להיות באמת "זהב".

כמה כסף נדרש כדי להדפיס מסמכים?

על פי נתונים סטטיסטיים שפרסמה Hewelett-Packard, כל עסק שניתן לסווג כעסק בינוני וגדול מוציא כ -6% מרווחיו על עלויות נייר. עבור חלקם אחוז זה, כאחוז, עשוי להיראות קטן, אך הוא כלל אינו.

אם ההכנסה החודשית הממוצעת של החברה היא 10 מיליון רובל, אז עולה 600,000 רובל להדפיס את התיעוד! קשה מאוד לקרוא לדמות כזו קטנה או לא חשובה.

אופטימיזציה של עלויות הדפסה באופן סביר תסייע לשירות חדש וטרם פופולרי במיוחד - מיקור חוץ לדפוס.

מה זה מיקור חוץ לדפוס וכיצד זה עובד

שירות זה יעזור לחסוך כסף רק עבור ארגונים בינוניים, גדולים וגדולים מאוד עם תזרימי עבודה פנימיים וחיצוניים גדולים. לעתים מכונה הדפסת מיקור חוץ "תחזוקה להעתקה".

חישוב הנתון המדויק של עלות ההדפסה הוא לפעמים לא רק קשה, אלא פשוט לא ייאמן. זה קורה מכיוון שרכישות מתבצעות על ידי מחלקות שונות:

• המשרד (נייר) נרכש על ידי מנהל המשרד, המזכירה, כל עובד אחר ב- AXO.
• מחלקת ה- IT אחראית לרכישה ותיקון של ציוד הדפסה במועד.
• מחסניות המילוי, כמו כל חומרים מתכלים אחרים, מטופלות על ידי מחלקת הרכש.

בערים ואזורים שונים, עשרות, מאות ואפילו אלפי עובדים משכפלים את עבודתם של זה יום אחר יום. ציוד משרדי מעת לעת דורש לא רק התאמה או תדלוק, אלא גם תיקון. העלויות גדלות כאשר משתמשים בכספי החברה בצורה לא הגיונית: המדפסת אוזל בדיו והחוזה נראה דהוי, גיליונות של הדפסת "מבחן", כשאתה צריך לבדוק את מידת הפעילות של ציוד הדפסה וכו '.

מיקור חוץ של הדפסה אינו אלא שירות מקיף של ציוד הדפסה. כל היתרון שלו הוא שהלקוח משלם רק עבור עותקי המסמכים שנעשו.

כיצד מתנהל חשבונאות להדפסה וכיצד מוציאים את דלפק ההעתקה מהמדפסת?

בכל הדגמים החדשים של טכנולוגיית ההדפסה ניתן לספק דלפק של עותקים מיוצרים. אפשר לקחת קריאות מדלפק זה באופן ידני, או שזה אפשרי גם במצב האוטומטי.

השיטה הידנית, המספקת הדפסה רגילה של דף תצורה, אינה הנוחה ביותר, אלא המדויקת ביותר. השימוש בתוכנות שונות המסייעות לפיקוח על מדפסות (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor וכו ') פופולרי.

כל התוכניות המפורטות מציגות את כמות הדיו הכלולה במחסניות, נוכחות גיליונות מודפסים, הזמן המשוער עד להחלפת המחסנית וכו '.

מינוס משמעותי שיש לשיטה האוטומטית הוא שילוב חובה עם האינטרנט. לא כל מוסד ציבורי או פרטי יסתכן בהדלפת נתונים פנימיים.

היתרונות הברורים של השימוש

ללא קשר לשיטה שנבחרה, מיקור חוץ של הדפסה יכול להיקרא אמצעי יעיל יותר לניהול חשבונות על תהליך הדפסת המסמכים. בנוסף, זה מאפשר לך לשתף פעולה עם ספק שירותי הדפסה אחר ולייעל את שעות העבודה של מחלקת ה- IT, העוסקת לא רק בתחזוקה שוטפת של המדפסת, אלא גם בתדלוק, התקנה ותיקון שלה.

במקרה זה, תוכלו לשכוח לחלוטין מהיעילות הכמותית של המחסניות, מאפייניהן הטכניים, תדלוק.

פורמט שירות זה קובע תשלום לאחר סיום העבודה, כלומר כסף משולם עבור מסמכים מודפסים איכותיים. בדומה להסכמים אחרים, גם הסכם מיקור-המקור קובע מועדים ברורים למתן שירותים, עלותם וזמן התשלום.

חברה שסיימה חוזה כזה, משחררת את עצמה לחלוטין מדאגות קטנות רבות: קניית נייר, ציוד ושאר מתכלים אחרים, לא דואגת לתיקון ציוד, חוסכת בחשמל והדפסת מסמכים לצרכים האישיים של העובדים.

איזה בול לא ישולם?

אכן, ההסכם מספק תדפיס איכותי בלבד. גיליון מודפס איכותי לא אמור לכלול:

• נקודות שונות על נייר;
• פסים והטבעות;
• רעשים זרים שונים;
• חסימות נייר ונזק מכני;
• עיוות תמונות;
• חלקיקי טונר.

מהן הדרכים לשלם עבור השירות?

עלות עותק אחד של המסמך, המשולם על ידי הלקוח, כבר כללה את כל ההוצאות בגין חומרים, תחזוקה ותיקון ציוד.

הצד שכנגד יכול להציע מספר דרכים אפשריות לשלם עבור שירותיו:

1. לרוב, ארגונים מתקשרים בהסכמים מסורתיים הכוללים את עלות כל עותק.
2. ארגונים גדולים עם זרימת עבודה אדירה מעוניינים בחוזה מחיר יחיד. במילים אחרות: עבור שימוש בלתי מוגבל בציוד החברה משלמת תעריף בודד מדי חודש.
3. ללקוחות שיודעים בבירור את צרכיהם הקטנים עדיף להשתמש בחוזה מחיר קבוע. במקרה זה, התשלום החודשי החובה כולל מגבלת עמודים במחיר מיוחד, ואם החברה מדפיסה יותר מהתקן שצוין, מסמך מודפס, שנעשה מעבר לנורמה, נקנה במחיר הרגיל.

החסרונות והחסרונות הנסתרים

למרות היתרונות הרבים של השירות, יש לו חסרונות נסתרים רבים:

1. בגלל העלות הגבוהה של השירות, רצוי להשתמש רק בארגונים גדולים. המחיר נובע אך ורק מהמחסניות המקוריות והחלפים לציוד שלהם.
2. כל ספק מספק שירות באופן בלעדי למוצריו, והמעבר למדפסות של מותג אחר יכול לגרום לאגורה יפה. בהתחשב במצב הנוכחי בשוק המטבעות העולמי, בקושי ניתן לכנות תלות ביצרן זר. לא ציוד משרדי אחד והתחזוקה החינמית שלו עולה סכנות כאלה.
3. בעת התקנת ציוד יש להתעקש על לייזר. העובדה היא שהרבה יותר קל ונוח לנהל רישום ברור של עותקים מודפסים.
4. בחלק מהמדפסות אין דלפקי הדפסה.
5. אף ספק לא שוקל להדפיס בפורמטים שאינם A4. אם הארגון צריך להדפיס מסמך בפורמט A3, הוא ייספר כ- 2 גיליונות A4.
6. מעבר למיקור חוץ של הדפסת משרד הוא תהליך ארוך. התרגול מראה כי תיאום כל סעיפי החוזה יכול להימשך עד חודשיים, ואילו לארגון יתקשו קשיים גדולים בהעברת סניפים באזורים. מומחים מציינים כי בממוצע, תהליך הצגת השירות יכול לארוך זמן רב (בין 3 ל 6 חודשים). מנהלי סניפים באזורים עשויים להתנגש עם חדשנות. יכולות להיות סיבות רבות, אך הנפוצה ביניהן היא אינטרס אישי בעבודה עם ספק מסוים.עבור פקידים כאלה, ניתן לחלום על ריכוזיות של העיתונות רק בחלומות נוראים, וזה יכול להפוך לבעיה קשה. לפני שתקבלו החלטה כה רצינית - המעבר למיקור חוץ של הדפסת משרד, חשבו היטב ונתחו את המצב עם זרימת העבודה בחברה.

נסה לחשב את עלויות הדפסת המשרדים בחודש, ברבעון והשנה. הנתון חייב להיות מדויק! במקביל, יש לקחת בחשבון את כל העלויות הנסתרות (צריכת אנרגיה, משך הזמן המוקדש לשירות מדפסות, הדפסת קבצים אישיים על ידי עובדים וכו '). בדוק הצעות משרד למיקור חוץ למיקור חוץ היום. לעולם אל תבחר ספק, בהדרכת מחיר נמוך במיוחד. שיתוף פעולה כזה כרוך בכאב ראש. ניסיון ומוניטין חשוב, מספר הפרויקטים המצליחים.