ההתקדמות המדעית והטכנולוגית של זמננו באה לידי ביטוי בכל תחומי השירותים שלא במקרה. לטובת החברה, כל אחד מנציגיה פועל באמצעות יישום פעילויות עבודה ספציפיות במבנים שונים. מפעלים, חברות, ארגונים, מוסדות, כל מיני ארגונים משתמשים בשירותים מסוימים של עובדי העבודה, אשר מתחייבים לבצע את המשימות המוצעות לפעולה בשכר המקביל. אך עובדה היא כי לא פועלת פעילות עבודה אחת, לא קולקטיב עבודה יחיד, ואף לא יחסי עבודה רשמיים יחידים, ללא מיצוי של תיאורי תפקידים המסדירים יחסים כאלה. מה קובע את הצורך במכשיר זה של יחסים משפטיים וניהול עובדים? ומה מהות החלקים העיקריים בתיאור התפקיד של עובד בחברה?
תיאור תפקיד: מהות ומושג
ככל הנראה, אם במפעל אחד כל היחידות במשרה מלאה היו ממלאות את רשימת החובות הפונקציונליות הזהות, זה כמעט ולא היה קיים זמן רב בשוק העבודה כישות עסקית מן המניין.
התפקידים והתפקידים המועסקים על ידי עובדים ברמות שונות של היררכיית האיוש, אפוא, שונים זה מזה מכיוון שהם ניתנים בדרגה שונה של אחריות, זכויות ותפקידים. לשם כך מפותחים חלקים מתיאורי התפקיד של מומחים בדרגים שונים וכישורים שונים. דווקא בכך, מהותן נעוצה בהקשר של הבסיס הארגוני והמשפטי התיעודי של פעילות העבודה של עובדים ממוסדות מסוגים שונים. אבל מה זה ואילו סעיפים מורכב תיאור התפקיד?
תיאור תפקיד הוא מסמך רשמי של מיזם השולט ביחסים המשפטיים ובחלוקת האחריות לעבודה של עובדים עם ביסוס זכויותיהם המקצועיות, היקפם, תפקידיהם וקשריהם עם מחלקות אחרות במפעל מסוים. במילים אחרות, מסמך זה נותן לעובד את ההזדמנות להיות מעודכן לגבי המשימות שהוא מתחייב לבצע לביצוע, ויכולותיו שלו, וחירויות ארגוניות, המוסכמות עם הנהגתו המיידית.
מה הצורך בפיתוח תיאור תפקיד
מדוע כל כך חשוב בחברה המודרנית להבחין ולתעד את העומס התפקודי של כל עובד ולפתח תיאור תפקיד ספציפי לכל תפקיד חדש? החלקים העיקריים של כל מסמך כזה מספקים אפשרות לתקן באופן רשמי את מידת האחריות, רשימת המשימות שהוטלו על העובד וזכויותיו וחירויותיו במהלך עבודתו. מהן המטרות העיקריות שהשיג המעביד, שמפתח הוראות כאלה לפקודיו? ביניהם:
- חלוקה רציונלית של חובות פונקציונאליות - ההוראה קובעת את אופי פעילות העובד בהקשר של הדרישות לעבודתו.
- קביעת גבולות הסף בפרק הזמן שניתן לביצוע הזמנות.
- שיפור אמינות המשימות שהוקצו לביצוע.
- שיפור האווירה הסוציו-פסיכולוגית בצוות וחיסול איומי הקונפליקט.
- הבחנה ברורה בין מערכות היחסים התפקודיות של העובד לבין מערכות היחסים שלו עם עובדים אחרים.
- הספציפיות של החירויות המשפטיות של האדם, כיחידת צוות של מפעל מסוים.
- הגדלת האחריות האישית והקולקטיבית.
- עידוד ועידוד העובד לעבוד ביעילות באמצעות תגמולים מהותיים.
- ארגון חלוקת עבודה אחידה לכל העובדים.
מבנה תיאור התפקיד
היכרותו של עובד עם המסמך המשפטי העיקרי שלו במקום עבודתו החדש מתרחשת ביום הראשון בו העובד נכנס לתפקידו. החקיקה קובעת כי יש לחייב את חלקי תיאור התפקיד של הפדרציה הרוסית כיום לכל תפקיד, שאושרו על ידי מנהל המפעל ומסופקים לצורך היכרותם עם עובד ספציפי המגיש בקשה לתפקיד זה. כל הוראות מלוות בהדפס של חותם מוסד מסוים. חזותית, מסמך זה הוא גיליון מודפס אחד או יותר בפורמט A4 הסטנדרטי עם כובע בצורת שם המסמך, ויזה זוויתית של המאשר, היינו המנהל בחלקו הימני העליון, רשימה של החלקים העיקריים בתיאור העבודה והסכמת העובד המכיר את תוכנו ב בפינה השמאלית התחתונה עם תאריך החתימה.
עצם המבנה של מסמך ארגוני-משפטי זה מיוצג על ידי מספר פסקאות סמנטיות. אלה הם חלקים מתיאור התפקיד. חלקם הם חובה, חלקם יכולים להיות מיושמים על ידי ראש החברה בנוסף למטרות התאגיד שלו. בעיקרון, תיאור תפקיד רגיל מורכב מהסעיפים הבאים:
- הוראות כלליות;
- פונקציות
- אחריות עבודה;
- זכויות;
- אחריות;
- תקשורת בפוסט.
מדור הוראות כלליות
המסמך על הסדרת פעילות העבודה של העובד במפעל מסוים מתחיל בשמו ובתפקידו של עובד במשרה מלאה במקרה הגנוני. ואז מגיע הטקסט של פרק תיאור העבודה על הוראות כלליות בצורה של רשימת פריטי המשנה שלהם. כאן המידע הכללי מרוכז בשם המשרה שיש למלא אותה, תוך ציון קטגוריית כוח האדם והמיקום שלה, כלומר כפיפות היררכית ביחידה מסוימת. קטע החובה הראשון בתיאור התפקיד כולל נתונים על:
- שם התפקיד הרשמי בהקשר לטבלת האיוש עם פירוט המידע הבסיסי אודותיו: כאן שם מחלקה ספציפית, שיוך העובד אליו ורמת הכפיפות, וכן קטגוריית כוח האדם - קבלן ראשי, בכיר או רגיל;
- נוהל קביעתו והוצאתו מתפקיד;
- הנוהל להחלפת מושב פנוי בהיעדר עובד עקב חופשה, צו, נסיעת עסקים;
- דרישות להכשרה מקצועית - זה חושף את הספציפיות ברמת ההשכלה והניסיון בעבודה הנדרשות; כלולים גם כאן נתונים על כישורי העבודה והיכולות הנדרשים;
- מספר תיעוד עבודה פנימי המסדיר ישירות את פעילות העובד: זה כולל הוראות מנהל, הוראות, הוראות.
סעיף תכונות
לאחר ההוראות הכלליות המפורטות באמצעות פסקאות משנה, קיים החלק החובה הבא: השני. בחלק זה של תיאור התפקיד אנו מדברים על רשימה של אותן תפקידים שעובד צריך לבצע לנוכח התפקיד הרשמי המוחזק על ידו בתחום מיוחד. יש לציין כי מרבית האחריות של תפקידים דומים בחברות שונות חופפות זו את זו. לדוגמא, הפונקציות של רואה חשבון רגיל של חברת סחר אחת דומות מאוד לפונקציות של אותו עובד הנהלת חשבונות של חברה אחרת, הפועלת גם בתחום הסחר וכן הלאה.שניהם רואי חשבון, שניהם עובדים עם מכירת סחורות או שירותים, שניהם מבצעים אותן עסקאות במסגרת החקיקה הקבועה של הפדרציה הרוסית. ובכל זאת, כל מיני וריאציות שהם חלק מהמנגנון התפקודי של העובד בתפקידו הרשמי, ישנם מספר עצום. מה הכלול בתוכן הקטע בתיאור התפקיד אודות תפקידיו של העובד ניתן למצוא בדוגמה של תיאור התפקיד של הקופאית:
- עסקאות במזומן;
- ביצוע פעולות עם ניירות ערך;
- ניהול ספר מזומנים;
- הכנת דוחות מזומנים וכדומה.
מדור משרות
אם כבר מדברים על החסימה השלישית של המסמך המשפטי של עובד המיזם, המכונה "אחריות", אינכם יכולים לבלבל אותו עם השני. פרק התפקידים בתיאור העבודה נותן רשימה מפורטת יותר של אותם מקרים שעל סדר היום שצריך לקבל אותם על ידי הקבלן. ואם מבחינה תפקודית במפעלים שונים יכולה להיות בערך אותה תוכנית עבודה עבור חטיבות סטנדרטיות - מחלקת הנהלת חשבונות, מחלקת לוגיסטיקה, מחלקת מחסנים, אז לגבי תפקידים בחברות שונות, אותה עמדה יכולה להיות מחולקת בדרך של ביצוע משימות שונות. עם כל אלה, האחריות והפונקציות לא יכולות להיות שונות מהותית. אולם החלק של תיאור התפקיד על חובות מסדיר פעילויות מיוחדות יותר במפעל מסוים זה. לטענתם, על העובד לעמוד ב:
- הכללים הפנימיים של הפעילות הארגונית והמשפטית במפעל;
- תנאי הכנה והגשת מסמכים לאימות (ניתוח);
- סטנדרטים אתיים של מערכות יחסים ותקשורת בין מחלקות ויחידות בצוות;
- סודיות של נתוני החברה וסודות מסחריים.
אם נמשיך לתת דוגמא בתיאור התפקיד של אותו קופאית, נוכל להבחין בין החובות הבאות:
- קבלת פנים, חשבונאות, הנפקת ואחסון כספים;
- לעבוד עם ניירות ערך;
- קבלת מזומנים וניירות ערך לתשלום שכר לעובדים ועובדים בצורה של שכר, בונוסים, הוצאות נסיעה, מקדמות והוצאות אחרות;
- שמירה על רישום הוראות אשראי וחיוב בספר המזומנים;
- פיוס סכומים בפועל עם נתונים מפנקס המזומנים;
- מלאי של שטרות ומטבעות עלובים;
- העברת כספים באופן שנקבע לאספנים;
- ביצוע דיווח במזומן.
במילה אחת, בסעיף החובות מוצג מידע ספציפי יותר, מדויק יותר, הטמון במיזם מסוים בתנאי הנסיבות האמיתיות של קיומו והתנהלותו של פעילויות עסקיות.
מדור זכויות
בעקבות רשימת החובות הכלולות בשגרת היומיום החובה של העובד, יש פרק בדבר הזכויות בתיאור התפקיד. זה לא מפתיע: במספר דרישות, משימות, תנאים ספציפיים לפעילות העבודה של העובד, צריך להיות לפחות מידע כלשהו על מה שהוא עשוי לדרוש מהמיזם, ולא רק מה שהאחרון דורש ממנו. כאן עובד העובד המועמד למשרה פנויה ספציפית יכול להכיר את חירויותיו ומעשיו, אותם הוא יכול להפעיל באופן רשמי במהלך יישום פעילותו. המדור מגדיר ומפרט את הסמכויות המופצות לעובד באמצעותן יישומן הוא יכול להבטיח שהוא ימלא את המשימות והחובות שהוטלו עליו. אילו נקודות ניתן לייחס כאן? לדוגמא:
- היכולת לבצע התאמות והצעות במהלך פתרון בעיות מסוימות;
- הזכות לקבל החלטות ברמת המיומנות של האדם;
- תיאום מסמכי עיצוב;
- השתתפות בישיבות;
- קבלת מידע הדרוש לביצוע עבודתם ממחלקות אחרות ברמת המומחה בתחום עיסוקם;
- הזכות לאשר רשימת תיעוד ספציפית;
- הזכות לשלוט בפעילויות מסוימות של עובדי מחלקה מסוימת.
גיבוש חירויותיו וסמכויותיו של העובד מאפשר לקבוע את מידת אחריותו, אשר פריטיה מוקצים לסעיף נפרד.
מדור אחריות
החלק בתיאור התפקיד באחריות קובע מראש את התלות הספציפית של ביצוע משימות מסוימות על המוציא לפועל באדם של העובד התפקיד זהה. בגין אי מילוי תפקידים מסוימים, העובד נדרש לשאת בעונש רשמי. לביצוע עבודה באיכות נמוכה, הוא אחראי גם על פעילויותיו. בגין אי קיום הזמן המוקצב לו לעבודה ולפעולות, העובד נתון לשיקול גם מנקודת מבטו של האחראי לאי מילוי תפקידו בתקופה שמשימה זו דורשת.
פרק זה משקף מידע על צורות האחריות של פקיד על היעילות וההשלכות של עבודתו. ניתן לקבוע אותו כסנקציה משמעתית - נזיפה, או חומר-דפורמציה. אבל זה קורה, בכל מקרה, במסגרת החקיקה הנוכחית, תוך התחשבות בפרטי התהליך הארגוני במפעל עם פעילותו הכלכלית המיוחדת.
מדור קשרי עבודה
החלק האחרון, הקובע את יחסי העובד בתפקיד, קובע את מערכת היחסים שלו עם עמיתים ממחלקות אחרות ורמות כפיפות. מסעיף זה העובד מבין ממי אילו מסמכים ובאיזו רמה הוא יכול לדרוש כדי לבצע את פעילותו ולמלא את אחריותו המיידית.
מהם הכללים לכתיבת תיאור תפקיד
ליצירת תיאור תפקיד בעל אופי מסוים במפעל מסוים יש כללים חוקיים-נורמטיביים לגבי הנוהל להכנתו, היינו:
- ההוראה מאושרת על ידי ההנהלה הישירה של המפעל באדם המנהל שלה (אם כי בדרך כלל, בפועל, ראש האציל מאציל את התפקיד הזה לראשי המחלקות, שיודעים יותר על הפרטים של עבודת המחלקה);
- ניתן לערוך תיאור תפקיד אחד לשני עובדים או יותר המבצעים משימות זהות (זה חל על רואי חשבון לילה, מפעילים, משדרים, מחסני חברת סחר העובדים למשל במשמרות - יש אנשים שעובדים במשמרת יום, אחרים עובדים במשמרת לילה ויש להם מגוון תפקידים אותו דבר בדיוק);
- במקרה של סכסוכים בין המעביד לעובד ביחס לאי נכונותן של פסקאות מסוימות בתיאור המשרה, הנושא נפתר לרוב שלא כלפי המעסיק, לכן, בעת פיתוח ההוראות, יש להתייעץ עם מומחים המודעים היטב למסגרת המשפטית כך שלא יתעוררו אירועים מסוג זה.