כדי להימנע מגניבה ואובדן, הארגונים משתמשים בשיטות בקרה. בין העיקרים שבהם הוא מלאי מלאי. איך היא נראית?
מידע כללי
כדי להעריך את הבטיחות והביצוע הנכון של פעולות תנועת המלאי, נעשה שימוש במלאי של המלאי. זה הכרחי גם במקרים:
- טרנספורמציה של מפעל יחידתי עירוני או ממלכתי, מכירה, רכישה חוזרת, השכרת נכס.
- בעת שינוי באחריות כלכלית.
- לפני עריכת הדוחות הכספיים השנתיים.
- במקרה של נסיבות בלתי צפויות (שיטפון, שריפה וכן הלאה).
- בעת ארגון מחדש או חיסול ארגון.
- במקרה של קביעת עובדות התעללות, גניבה, נזק למניות.
- במקרה של צורך אחר, אשר נקבע בחוק החל (למשל בהוראות של רשויות אכיפת החוק).
להלן המקרים שבהם מלאי המלאי הוא חובה. הבסיס לתחילתו הוא צו של ראש הארגון (או מסמך רלוונטי אחר, למשל, החלטה, צו).
עמלת מלאי
בדרך כלל בארגונים גדולים, יחידה כזו פועלת ללא הרף. זה כולל את ראש (או סגנו) בתפקיד יו"ר, מומחים ראשיים (רואה חשבון ראשי, ראשי מחלקות, יועץ משפטי, ראש ביטחון). אם יש צורך לבצע מלאי, אז נוצרת ישירות ועדת עבודה, לתוכה רשומים כל האנשים הדרושים, שתחום השיפוט שלהם הוא תחום העבודה. כמו כן, לרוב זה כולל נציגים של שירות הביקורת הפנימית או מומחים מחברות עצמאיות.
אם יש כמות קטנה של עבודה וישנה ועדת ביקורת, לעתים קרובות מוקצה לה מלאי. במקרה שלפחות אחד מחברי הקבוצה נעדר במהלך הבדיקה, הדבר נותן סיבה להאמין שהתוצאות אינן תקפות.
רגע ספציפי
כאשר מתבצעת מלאי של המלאי, אז אדם אחראי צריך להשתתף בו. אמנם יש לציין כי אם הוא מתחמק ממילוי חובתו, אזי העמדתו לדין תהיה בעייתית למדי, מכיוון שהדבר אינו מוגדר על פי החוק החל. במקרה זה (אם אין סיבה טובה לכך) על המנהל למנות אדם אחראי פיננסי חדש. לאחר סיום הביקורת, עליו, בנוכחות שאר חברי הוועדה, לקבל את המלאי שאושר למעשה, לשם אישור המשמר, אשר מאושר בחתימתו בגליון המלאי.
מה קורה בתהליך?
במהלך המלאי יש לפתור מגוון רחב של בעיות:
- זהה את המניה הנוכחית בפועל והשווה את הנתונים בפועל עם המדדים לחשבונאות (פיננסית, ניהולית).
- בדוק תנאים התורמים לבטיחות המלאי, נכונות רישום החופשה וקבלת הפנים שלהם.
- ודא שהמלאי נכון.
- בדוק מתקן מדידה.
במהלך המלאי, על האחראי המהותי לספק לחברי הוועדה את המסמכים האחרונים החל ממועד האימות לגבי הכנסות והוצאות או דוח על תנועת חומרים.על מנת לקבוע את נכונות האיזונים ולמנוע מניפולציות, היושב ראש מסמן מסמכים אלה במילים "לפני תחילת המלאי ב- [תאריך]". אמנם זהו פשוט, אך יחד עם זאת צעד חשוב מאוד. ממנו מתחיל המלאי של MPZ.
מה הלאה?
ואז מבוצע מלאי של מלאי זמין. כלומר, הוא למעשה קבוע ביחידות המתאימות של הכמות וכמות הערך. לשם השוואה, נלקח מידע מנתוני חשבונאות. תחת כל עמוד יש לציין את המספרים הסידוריים של הנכס ואת המספר הכולל של יחידות החומרים, כמו גם את הערך הכספי שלהם. גישה זו מבטלת את האפשרות להכניס מידע נוסף מאדם אחראי פיננסי שמעוות את תוצאת הביקורת. אחרי הכל, אסור לשכוח שמלאי הם משאבים יקרי ערך. והאחראי יכול להשתמש בהם לצורך העשרה משלו, מנסה להסתיר את פשעיהם עד למקסימום (אם היו מחויבים).
איך נראה מלאי?
למעשה, היתרות הנותרות נרשמות לאחר החישוב, השקילה, המדידה. המעשים מצורפים למלאי. אם ישנם חומרים המאוחסנים בכמויות גדולות, משקלם הגופני או הנפח שלהם נקבע על ידי מדידה וחישוב טכני. במקרה של אריזה שלמה, התוכן כלול על סמך מסמכים אלה. אך יחד עם זאת, אימות סלקטיבי של פריטים בודדים הוא חובה.
בעת ביצוע פעולות אלה נדרשים אנשים אחראיים מהותית. מצב זה מאפשר לנו להחריג בעתיד סוגיות שנויות במחלוקת. בעמוד האחרון של המלאי על יו"ר וחברי הוועדה להזין את הערך כדלקמן: "נבדקו כל המחירים וחישוב התוצאות עבור התנאים, העמודים ובכלל לרשימת המלאי של פריטי המלאי." חתימות משמשות להסמכה. אם זה לא המקרה, אזי המלאי ושערכו המלאי נחשבים כלא תקפים. אם אין התנגדות מצד האחראי המהותי, אז הוא גם שם את חתימתו.
רגעים בירוקרטיים
מלאי המלאי חייב להיעשות בשכפול. אחד מהם מועבר למחלקת הנהלת החשבונות, שם הם קובעים הצהרת גבייה. האחר נותר אצל האדם האחראי מבחינה פיננסית. אם לרואה החשבון אין התנגדויות לאחר בדיקת החישובים והנתונים, הוא חותם על המלאי. שימו לב במיוחד הם הערכים שבדרך. כאשר מלאי של המפעל מתבצע במפעל, הם צריכים לערוך מעשה נפרד.
מה לעשות אם רואה חשבון זיהה פערים?
אי אפשר להתעלם מכך. לכן עריכת הצהרת איסוף (טופס מספר INV-19). בעמוד השני מוצגים נתונים קיימים, כמו גם עודף / מחסור, מידע ניתן על פתרון אי התאמות. יש לאשר את כל המידע הזה בחתימת רואה החשבון. העמוד השלישי מציין מידע נוסף על עודפים, הוצאותיהם, מחסור וכיסוי שלהם.
בואו נסתכל על כמה דוגמאות לאופן בו מלאי של מלאי עשוי להיראות.
עודף / מחסור זוהה
מה לעשות במקרה זה? איך להתייחס לזה? במקרה בו בוצע מלאי של המלאי וזוהו עודפים, יש לראות בהם הכנסה אחרת. איך לסדר חיווט? במקרה זה, אנו מעוניינים לבצע חיוב 10, כמו גם זיכוי 91 (חשבון משנה 91-1). הראשונה מאפשרת לנו להראות שמדובר בחומרים. הלוואה הכרחית בכדי להראות שמדובר בהכנסה אחרת. ואם מתגלה מחסור? במקרה זה, ללא קשר לאופיו, עלינו להשתמש בחשבון 94. כל המחסור וההפסד מנזקי רכוש מוחקים לו.
חסרונות
אנו רואים דוגמא אחת נוספת. מלאי המלאי מתבצע. נחשף כי קיים מחסור בחומר שנרשם בעלות הרכישה בפועל. במקרה זה, יש צורך להשתמש בחשבון 94 לצורך חיוב, בעוד אשראי - 10. יתר על כן, השני כולל לא רק את עלות הרכישה בפועל, אלא גם את סכום עלויות ההובלה והרכש. אך עליכם לזכור שהם קשורים לערך החוזה של המניות החסרות.
אם אתה פשוט לוקח בחשבון את המחיר החשבונאי (חוזי) של המניות, אז במקרה זה חיוב הקישור 94, אשראי 16. יעזור. אם החשבון האחרון לא נעשה שימוש בגלל סוגיות ארגוניות מסוימות, אז במקום 16 אתה יכול להשתמש 10. במקרה זה, עליך לזכות את הסכום עלויות הובלה ורכש. כך נשמר מלאי קל. כמובן, בתחילה עבור חסרי ניסיון זה אולי נראה מסובך, אבל קצת תרגול - וכל ההודעות יתבצעו ללא בעיות.
יש למחוק כל מחסור או נזק המתעוררים בהתאם לסיבות להתרחשותם. זה חשוב מאוד. יש צורך לספק לראש הארגון את כל המידע שיאשר אילו צעדים ננקטו כדי לפצות על נזק מהותי. ניתן לציין דוגמא לבתי משפט לבוררות, לרשויות אכיפת החוק ותגובות ממבנים אלה. במקרה זה, החיוב יהיה מעניין בחשבונות 20, 23, 25, 26 (אולי קצת יותר, תלוי במצב), וזיכוי - 94.
מסקנה
כמובן שמלאי חשוב לתפעול ארגונים. וכדי להימנע מגניבה, אובדן ונזק, עליך לפקח היטב על המצב. אך אל לכם להיות קנאים מדי ולבצע כל הזמן בדיקות. ניתן לחזות מלאי מתוכנן אחד של ה- MPZ למשך שנה ועוד כמה בדיקות שטח ברבעון. אם כי, כמובן, הכל תלוי במיזם, במצב בו ובמספר נקודות אחרות.
ולבסוף, אני רוצה לשקול ניואנס חשוב נוסף. כאשר מבוצע מלאי במחסן ומזהים בעיות, נערך דף השוואה. בעת ניתוח הנתונים ניתן לזהות חישוב מחדש בשמות פרטניים. מדוע זה קורה? דירוג מחדש הוא תוצאה של העובדה כי אותם שמות של חומרים מגיעים במחירים שונים. הסיבה למצב זה יכולה להיות שכאשר החומרים היו מיוצרים מחומרי גלם שונים, היו עיכובים מסוימים.
להבנה, שקול דוגמא קטנה. שמן ייבוש טבעי עולה יותר ממנו, עשוי מחומר מלאכותי. דוגמא נוספת. מצב דומה נצפה לאותם חומרים בעלי אותה מטרת ייצור. למה שונה? ויש להם מאפיינים שונים. לדוגמא, נוצר צורך בייצור, ובמקום מסמרים של 100 מ"מ, נעשה שימוש במוצרים מתכלים של 90 מ"מ. אבל הם זולים יותר! במקרה זה, נוצר הפרש סכום חיובי.