שימוש ברכב אישי לצרכים רשמיים: חוזה, פיצוי, רישומים

כיום העסק מתפתח במהירות רבה יותר. הזמן קובע כסף ולהיפך. ככל שעובדי החברה יהיו ניידים יותר, כך עמדתה בשוק חזקה יותר. לכן המכונית הפכה לא רק לאמצעי תחבורה, אלא גם דרך להרוויח ולהשיג הצלחה.

נכון לעכשיו, השימוש ברכב אישי לצרכים רשמיים משמש בחברות רבות בהן יש לאנשי עבודה עבודות בעלות אופי נוסע. מנהלים משתמשים גם בכלי רכב פרטיים בכדי לפתור בעיות עבודה שונות בכביש.

דרכי רישום היחסים עם העובד על השימוש בהובלה

מאמר זה יגלה כיצד לתעד זאת. מערכות יחסים נוצרות עם עובד שמשתמש ברכבו למילוי תפקידים רשמיים בדרכים שונות.

ראשית, באפשרותך לציין את הסעיף על ניצול רכוש בחוזה ההעסקה ולשלם פיצויים כקבוע בחוק.

שנית, אתה יכול גם לערוך ולחתום הסכם עם העובד (המכונה משפט אזרחי) המציין את חכירה של הובלה משלך עם מתן סיוע בניהול ושימוש טכני. במקביל, שמירה על הנורמות לשימוש ברכב אישי למטרות רשמיות.

יתרונות וחסרונות של כל אפשרות

לכל אפשרות יש יתרונות וחסרונות. הבה נבחן אותם ביתר פירוט.

ההבדל באמצעים אחרים לרכישת כלי רכב לשימוש הוא שבמקרה זה המכונית מופעלת הן בעובדים והן בענייניהם האישיים. בהתאם לכך, התשלומים עבור שימוש ברכב של עובד עשויים להיות פחותים משכירות, המשתמעת בהתאם להסכם השכרת רכב עם נהג. אך כפי שמראה בפועל, פעולת המכונית שלך נקבעת על פי תחום השימוש בה: בדרך כלל מדובר בנסיעות עסקיות, בהן קל יותר להגיע למכונית משלך, או שמדובר במקומות בהם התחבורה הציבורית או אחרת לא עוברות. פגישות עסקיות שונות כרוכות לרוב בשימוש ברכב. לאן עוד ייתכן שיהיה צורך בהסעה אישית? לדוגמה, פעילותו של עובד כוללת תנועה מתמדת ברחבי העיר, מלקוח אחד למשנהו. ביצוע פעולה זו ברגל לא יעבוד, מכיוון שמושקע זמן רב. זה מועיל לחברה להעסיק אדם עם מכונה. יהיה לו זמן להסתובב לקוחות, והחברה תפצה אותו על הוצאות.

כמו כן, ניתן לראות בהפעלת מכוניתו האישית במסגרת יחסי עבודה כהגשמת עובד על תפקידו הרשמי. ואין לחייב מיסוי על פיצוי בגין שימוש ברכב אישי לצרכים רשמיים, המגיע לעובד. אולם לפיצויים אלה, ככלל, ניואנסים משלהם בחקיקת העבודה. המשפט האזרחי מעניק לצדדים לזוגיות בחירה. זה מאפשר לך לשקול את האפשרויות ואת סכומי התשלום השונים הקשורים להפעלת המכונית, כך שכל המשתתפים המעוניינים מרוצים. אך הדבר מצביע על כך שחובות המס ותרומות יופקעו מסכום הפיצוי.

שימוש אישי במכונית חברה

לא משנה באיזו שיטה נבחר, החברה תהיה טובה יותר אם העובד נוסע בהובלה משלו.החברה לא תצטרך לשאת בנטל ההוצאות הגדולות לרכישה או השכרת רכב, בהתאמה, עלויות תקופה זו לא יעלו. ההוצאות לתחזוקה ושימוש יקטן: בחלקן החברה משלמת, בחלקה העובד (בעל הובלה) שמשתמש בזה לצרכיו. בנוסף להפחתת הפסולת, החברה מקטינה את עלויות המסמכים והעבודה לצורך הנהלת חשבונות על השימוש ברכב.

מערכת היחסים בין העובד למעביד מוסדרת על פי כללי דיני העבודה הקובעים תשלומי פיצויים עבור פחת רכב, פחתו ומעילותו, הקשורים לעובד המפעיל את מכוניתו שלו לצרכים רשמיים. לפיכך יש להוציא צו לשימוש ברכב חברה לצרכים אישיים.

כאמור, הכללים להחזרת עלויות לעובד וסכום הפיצויים נקבעים בחקיקת עבודה, ובהיעדר כללים אלה נקבעים בהסכמת הצדדים לחוזה העבודה, אשר נחתם בכתב. ואז עולה השאלה בפני רואה החשבון: כיצד לערוך מעשה על ביצוע הובלה עצמית על ידי עובד נכון?

תשלום עבור שימוש ברכב אישי לצרכים רשמיים

כאופציה, התיעוד הרגולטורי הקיים לתשלומי פיצויים בגין הפעלת מכונית משלך נלקח כבסיס, למשל, אושר על ידי ממשלת הפדרציה הרוסית (הוא מתייחס רק לתקני תשלום, אך לא לגודל שלהם):

1. צוות גופי הפנים.
2. עובדי ארגונים וגופים של מערכות הכליאה, שירותי הכיבוי הפדרליים של שירותי הכבאות במדינה, רשויות פיקוח על סמים ורשויות המכס.
3. עובד ממשלתי פדרלי.

למרות העובדה כי התיעוד מופנה לקטגוריות משנה שונות של אנשים, עקרונות המינויים ותשלומי הפיצויים זהים:

1. הפיצויים משולמים לעובדים שיש להם עבודה בעלת אופי נודד.
2. הבסיס לעובד להשתמש במכונית משלו לצרכים רשמיים הוא סדר הניהול.
3. עבור עובדים המשתמשים ברכבים אישיים לצרכים רשמיים על ידי מיופה כוח של בעליה, תשלומי הפיצויים נצברים באותו אופן.
4. כדי לשלם פיצוי בגין שימוש במכונית אישית למטרות רשמיות, על עובד להגיש בקשה המציינת אילו התחייבויות עבודה מולאו וכמה זמן נעשה שימוש במכונית שלו.

אם הכל רשמי בצורה רשמית, לא יהיו בעיות בקבלת תשלום פיצויים. בואו נראה איזו חבילת מסמכים על העובד לאסוף.

תיעוד שנמסר לעובד

בהצהרה, העובד מספק תיעוד הכרחי אחר:

1. העתק של תעודת רישום רכב אישי או דרכון לרכב (PTS), ייפוי כוח המספק את הזכות לנהוג ברכב.
2. כרטיס הדרכה, הפרטים הדרושים ולוח הזמנים להכנסתם מאומצים על ידי הרשויות שמיישמות את מדיניות המדינה והרגולציה הרגולטורית בתחום התחבורה.
3. תיעוד המאשר את בזבוז השימוש במכונית משלך לצרכים רשמיים (בדיקות דלק, תעודות אחזקה).

על רואה החשבון למלא חיוב, מכיוון שזהו המסמך העיקרי המאשר את השימוש בהובלה אישית על ידי עובד לצרכים רשמיים. טופס גיליון זה אושר בהחלטה של ​​הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה של הפדרציה הרוסית. ארגונים אחרים יכולים להשתמש בכרטיס הטופס שלהם או במסמך אחר שיאשר את עלות החומרים הדליקים. יש לציין את כל הפרטים הקבועים בחוק:

• שם המסמך;
• תאריך ההנפקה;
• ארגון המסמך;
• תפעול עסקי ותכניו;
• יחידות מדידה;
• עמדות של אנשים אחראיים;
• חתימות של האנשים שצוינו.

בנוסף, עליך לציין את המיקום הספציפי של הרכב. אחרת, יתכן שקשה לשלם פיצויים. כאשר מוחלים טופס אחיד, ישנם פחות קונפליקטים.

כל התיעוד שסופק צריך לאשר את הפעולה לצרכי הארגון ולא לצרכי העובד. אך יש לזכור כי ההחלטה לשלם עבור השימוש ברכב אישי למטרות רשמיות מתקבלת על ידי הראש בפרק זמן מסוים, בעוד שיש לקחת בחשבון:

1. הצורך להפעיל את המכונית למילוי חובות עבודה הקשורים לנסיעות עסקיות תכופות.
2. זמן הפעלת רכב לצרכים הרשמיים.
3. סכום הכספים שהוקצו לחברה לצורך העבודה.

התאוששות בעלויות ארגוניות

שימוש במכונית אישית למטרות עסקיות כרוך בעלויות שונות, אך לא כולן יוחזרו על ידי המיזם. על פי הנוהג בשימוש בהובלה משלך, יש לחלק מעילות בין העובד למיזם באופן הבא: העובד אמור להחזיר את המעילה לרכישת דלק ושמנים על פי אישור התיעוד (המחאות, קבלות וכו '). הפיצוי משולם בנפרד עם החזר המעילה הרשומה.

הפיצויים אינם משולמים לעובד במצבים הבאים:

• במהלך חופשה;
• במהלך נסיעת עסקים;
• במהלך תקופת נכות זמנית, שאושרה על ידי חופשת המחלה;
• במקרים אחרים כאשר המכונית אינה פועלת.

בעת הפעלת רכב משלך (לאחר מילוי ההסכמה לשימוש ברכבך האישי לצרכים רשמיים לפי הדגם) העובד לא יקבל תשלום נפרד בגין סיוע בניהולו ותחזוקתו. עצם הפעלת הרכב שלהם מתבצעת בגבולות חובות העבודה, עבורם העובד זכאי לתגמול, שהוא השכר. חישוב תשלומי הפיצויים בגין שימוש במכונית מקביל לתשלום שכירות הכולל פחת רכב.

כאשר הסכם השכרת רכב קובע דמי שכירות, הוא כפוף למס הכנסה אישי ככלל. מס הכנסה אישי אינו מחויב רק בפיצוי בגין הפעלת מכוניתו האישית של העובד וההוצאות שנגרמו לו. זה יתואר ביתר פירוט בהמשך.

שיקוף הוצאות בחשבונאות

חשבונאות לתשלומי פיצויים בגין הפעלת רכב משלך לצרכים רשמיים והחזרת מעילות הקשורות לשימוש ברכב אישי נשמרת בחשבון 302 12 "תשלומים אחרים".

בחשבונאות, ארגונים מציינים רק שני פרסומים בעת השימוש ברכב אישי לצרכים רשמיים:

1. זיכוי סכום הפיצוי והחזר הוצאות על כך.
2. תשלום פיצויים לעובד בסכום שנקבע.

במחלקת הנהלת החשבונות של מפעל תקציבי או אוטונומי של חינוך גופני וספורט, רישומי חשבונאות כאלה לגבי תוכן המבצע נערכים:

1. שיקוף הוצאות לתשלום פיצויים.
2. יישום סוגיית הפיצויים מדלפק הקופות של המוסד.
3. הייתה העברה לכרטיס בנק לעובד.

אך אם השימוש ברכב האישי של העובד למטרות רשמיות מתבצע במסגרת חוזה עבודה, אז השתמש בחשבון 302 24 "שכר דירה והתנחלויות עליו". בעמודה "אשראי" בחשבון זה מצוין זיכוי דמי השכירות, ובעמודה "חיוב" - העברתו לחשבון העובד או הנפקתו מדלפק המזומנים של המיזם.

במחלקת הנהלת החשבונות של מפעל תקציבי או אוטונומי של חינוך גופני וספורט, רישומי חשבונאות כאלה לגבי תוכן המבצע נערכים:

1. עלות השכרת רכב.
2. דמי השכירות שולמו מדלפק הקופה של המוסד.
3. מועבר לכרטיס בנק לעובד.

אך ראוי לציין כי אין רשומות של התחייבויות מס לעסקאות מפושטות. יש לחייב אותו במיסוי ושימוש ברכב אישי לצרכים רשמיים.

באילו מצבים מוטלים מס הכנסה אישי על הפיצויים?

עכשיו בואו נדבר על מיסים. כל הרווחים שמרוויחים אנשים פרטיים, כולל עובדי מפעלים, מחויבים במס על הכנסה אישית. כל סוגי הפיצויים הניתנים בדיני עבודה פטורים ממיסוי.

כלומר, הסכום שאינו חייב במס הוא המצוין בחוזה לשימוש ברכב אישי לצרכים רשמיים. במקרה זה, חייב להיות תיעוד המאשר את הבעלות על הרכב ששימש את הנישום. כמו כן, בעזרת מסמכים יהיה צורך לאשר את פעולתו בפועל של הרכב לטובת האינטרסים של המיזם וכמות הפסולת הקשורה אליו.

אך לא חוקי העבודה ולא מסים מכילים:

1. רשימת תיעוד שיכולה לאשר את פעולת הרכב שלך.
2. הוראות האוסרות על ראש המיזם להשיב לעובדים בגין מעילות שביצעו בהתחייבויות עבודה.

מכאן עולה כי ראש המפעל עצמו יכול ליצור כללים לקביעת תשלומי פיצוי ללא מיסים לעובדים המשתמשים ברכב אישי לצרכים רשמיים, תוך מתן גודל לגודל שלהם.

אם עובדים משתמשים במכוניות אישיות לעבודה, אזי הפיצוי בגין זה אינו מחויב במס, אלא בתנאים הבאים:

• השימוש בהובלה ובפיצויים קבועים בכתב (נערך הסכם נפרד או זה נקבע בחוזה עבודה);
• עובדים הגישו מסמכים לרכב (תעודת רישום, כותרת);
• הארגון מגבש גיליונות מסלול.

דמי ביטוח

בעת חישוב דמי הביטוח, יש לזכור כי הם מוטלים על תשלומים ופרסים שנצברים לאדם במסגרת יחסי עבודה וחוזה משפט אזרחי. חישוב תשלומי הפיצויים בגין השימוש ברכב לעבודה בסכום שנקבע בחוזה בין המעביד לעובד אינו שכר, שכר בגין מילוי עבודה או התחייבויות אחרות, תועלת מהותית. בהתאם, פיצוי כזה אינו כפוף לדמי ביטוח.

אם עובד בארגון משתמש במכונית רשמית, בעוד אין מפולות דרך ומסמכים תומכים אחרים, לאדם כזה יהיה תועלת כלכלית בסכום בו הוא מוערך. הכנסה מסוג זה כפופה למס הכנסה אישי בעת השימוש ברכב חברה לצרכים אישיים.

בנוסף להסברי הפקידים, מתברר כי לאסירת מכונית באמצעות מיופה כוח אין העברת בעלות, ומכונית זו אינה יכולה להיחשב כנכס של נאמן. בהתאם לסעיף 185 לחוק האזרחי של הפדרציה הרוסית, ייפוי כוח הוא משימה בכתב המונפקת על ידי אדם אחד לאחר לצורך ייצוג בפני צד ג '.

גם תשלום פיצויים לפי חוזה עבודה בגין הפעלת רכב עצמך, המסופק לעובד לניהול באמצעות מיופה כוח, אינו מחויב במס. יש לזכור כי הנהג אחראי על השימוש ברכב החברה לצרכים אישיים.

לא ניתן לקחת הסדרים עם חוזה שכירות רכב עם נהג כתשלום פיצוי לעובד שקיבל ייפוי כוח לנהוג ברכב.לפיכך, נושא דמי הביטוח לקרנות חוץ-שנתיות נעדר.

מתי נדרש חיוב?

רואי חשבון רבים שואלים את השאלה: "האם נדרש חיוב לתשלום פיצויים בגין הפעלת רכב שלי?". יחד עם זאת, כולם יודעים שגיליון כזה מכריח אותך למלא את החוק הפדרלי "אמנת הובלת דרכים ותחבורה עירונית חשמלית עירונית", האוסר על הובלת מטען, מטען, נוסעים בתחבורה ציבורית (אוטובוסים, טרוליבוסים, חשמליות), מכוניות ומשאיות ללא מסמך נאות הובלה, כמו לצורך שימוש במכונית חברה לצרכים אישיים. כרטיס הדרכה כלול ברשימת המסמכים הדרושים להפעלת מכונית בבעלות ישות משפטית.

מה אומרים לנו חוק התחבורה על כך? מוסדות ועסקים המשתמשים בכלי רכב להעברת נוסעים וסחורות לא יסתדרו ללא חיוב. אם המכונית מופעלת על ידי אדם לצרכיו, אין צורך להרכיב גיליון כזה, כפי שמונחים במעשים הנורמטיביים לעיל עבור גורמים משפטיים ויזמים המשתמשים בכלי רכב.

כרטיס חיוב בעת השימוש ברכב האישי של העובד

דעה דומה נוצרת ביחס לשימושו של עובד ברכב אישי לצרכים רשמיים. אולם כאן הצורך בביצועו מוכתב לא על ידי כללי חקיקת התעבורה, אלא על ידי הנורמות של חקיקת עבודה ומיסוי, המחייבות לאשר את פעולתו הרשמית של רכב העובד עצמו. כדי לאשר את הפסולת ברכישת דלקים וחומרי סיכה לצורכי עבודת ייצור כללית, אנו זקוקים למסע פרסום מוכן נכון, אשר מציין את צריכת הדלק בפועל. מידע שאינו מאפשר בדיקת עלויות דלקים וחומרי סיכה שכן ייצור כללי יכול לשחק לידיהם של בקרים.

לסיכום, יש לציין את הדברים הבאים. על מנת שהתשלומים עבור הפעלת רכב העובד עצמו יהיו כפיצויים, יש להקפיד על נוהל השימוש ברכב אישי למטרות רשמיות:

1. תפעול המכונית קשור למילוי חובות עבודה.
2. תשלומי הפיצויים יונפקו על פי צו מהמעסיק. סכום ההחזר של העלויות המצוינות מחויב לעמוד בהוצאות מוצדקות כלכלית.

אם לא מתקיימים כללים אלה, כדאי לחתום על הסכם או על הסכם עם העובד על השימוש במכונית אישית לצרכים רשמיים עם הנהג ולהתחשב בכל המסים והעמלות.