סיווג המסמכים בחשבונאות ידון בקצרה במאמר זה. מסמך הוא עדות בכתב לעסקה עסקית וזכות למכור אותה. איכות החשבונאות נקבעת בעיקר על ידי הכנת המסמכים הנכונה והמתוזמנת. תפקידו של האחרון הוא חשוב ביותר, מכיוון שמדובר במסמכים המשמשים לבקרה על בטיחות הרכוש, חוקיותם ונחיצותם של פעולות עסקיות שונות. אז מהי סיווג המסמכים בחשבונאות?
בקרת מסמכים
עובדי המוסד המובילים מבצעים בקרה ראשונית על ידי חתימה על המסמך העומד בבסיס ביצוע כל פעולה (למשל, תשלום כסף, קבלת חומרים וכו ') כאשר עובד חותם על מסמך, הוא הופך באופן אוטומטי לאחראי באופן אישי על כדאיות מבצע זה, נותן לו הרשות שלך.
בקרה נוספת מתבצעת בעיקר באמצעות ביקורת תיעודית, כאשר כל המסמכים הנכנסים נבדקים בחשבונאות, כמו גם על ידי ביקורת.
רכיב חשבונאות
תיעוד כאמצעי לעיבוד פעולות ובסיס רישומי חשבונאות הוא אחד המרכיבים של שיטת החשבונאות. קשורים זה לזה הם פריטים כמו מלאי וחשבוניות. מסמכים מצדיקים את רישומי העסקאות במערכת החשבונות, נמצאים בשימוש נרחב בניתוח התפקוד הכלכלי של הארגון, לניהול וניהול בזמן של המוסד, מכיוון שהם מצדיקים את פעולות העובדים. רק המסמכים שבוצעו בהתאם לדרישות יכולים לשקף את הפעולות שנערכו במערכת הנהלת החשבונות. הם מאפשרים בכל יום לראות תנועה של ערכים חומריים, סחורות, משאבים כספיים.
סיווג המסמכים בחשבונאות חשוב.
הבדלים בין מסמכים
מכיוון שהפעולות המתבצעות בתהליך התפקוד הכלכלי והכלכלי של המוסד הן מגוונות, ישנם הבדלים בין המסמכים שבאמצעותם הם מבוצעים. ניתן להסביר מגוון תיעוד על ידי תכונות ההבחנה שלהם בחשבונאות.
כדי לבחור את הטופס המתאים ביותר לעיבוד כל פעולה, המסמכים מקובצים בהתאם:
- יעד;
- דרך לכסות פעולות שוטפות;
- פעולות השתקפות סדר;
- מספר החשבונות;
- מקום היווצרות.
ארגונים בעבודתם היומיומית יוצרים מסמכים המכסים משימות שונות של פעילות כלכלית, חברתית, פיננסית, תעשייתית: החלטות, הוראות, הסכמים, מכתבים, פרוטוקולים, מברקים, מעשים, תעודות, הצהרות וכו '.
עקרונות סיווג המסמכים בחשבונאות
מסמכי חשבונאות מסווגים לפי סוגי חשבונאות הבאים:
- מוצרים חקלאיים;
- עבודה ותשלומה;
- חומרים;
- קרנות מובילות ונכסים בלתי מוחשיים;
- עבודה של בניית מנגנונים ומכונות;
- עבודה בבניית הון;
- עבודה ברכב מנועי;
- תוצאות מלאי;
- פעולות מסחר;
- פעולות מזומנים.
פעילויות הניהול נרשמות בצורות שנקבעו בדרכים שונות מידע רלוונטי, וכך נוצרת מסמך.
כיצד נוצרים אישורים?
ניתן ליצור מסמכי חשבונאות הן על גבי נייר והן על מדיות מחשב. הם הכרחיים מכיוון שבמשך זמן מסוים על בסיסם תוכלו להחיל את המידע הניהולי הדרוש למגוון מטרות. מקום חשוב תופס את סיווג המסמכים העיקריים בחשבונאות.
מכיוון שמטרת הנהלת החשבונות היא לספק באופן מלא למשתמשים חיצוניים ופנימיים נתונים, אינדיקטורים לביצועים של החברה למסקנה אובייקטיבית לגבי רכושם ומצבם הכספי, זה נפתר על ידי עריכת המסמכים הדרושים, מה שגרם לעלייה רצינית בהיקף המידע ולהגברת הדרישות לגבי תוכנו ואיכותו. בהקשר זה, יש להקצות שליטה יעילה על אמיתות המידע החשבונאי כאחד המקורות העיקריים לביסוס החלטות ניהול שונות. זו הסיבה שבעיית שיפור איכות המסמכים והפצתם מקבלת כיום חשיבות מדעית ומעשית כאחד. כיצד המיון של מסמכי חשבונאות ראשוניים בחשבונאות? על זה עוד יותר.
דרישות
המסמכים כוללים אלמנטים עצמאיים, או ערכים הנקראים דרישות.
המספר הכולל של פרטי המסמך משפיע על בחירת צורתו. על כל מסמך לעמוד בדרישות ובמשימות מסוימות, ולכן חשוב לחבר אותו באופן המקובל בקטגוריה אליה הוא שייך. הכוח המשפטי, הראייתי, קשור ישירות לאיכות התיעוד ואיכותו, מכיוון שהם משמשים כראיה המעידה על עובדות ספציפיות. כל הפרטים מחולקים לחובה ותוספת.
להלן הדרישות לסיווג מסמכים ראשוניים בחשבונאות.
דרישות חובה על מסמכים ראשוניים
יש לכלול את המסמכים הבאים בהרכב המסמכים הראשיים:
- מינוי עובדים האחראים לביצוע העסקה העסקית וביצועה הנכון;
- חתימות אישיות עם פענוח, כולל מקרים בהם נוצרים מסמכים באמצעות כלי מחשוב טכניים.
במידת הצורך מתווספים למסמך פרטים נוספים: סמל המפעל, סמל המדינה של הפדרציה הרוסית, מינוי רשות עליונה, קישור לתאריך ולמדד של המסמך הנכנס, מיקוד, כתובת הטלגרף, מספר, סרגל, הגבלת גישה, ויזות, החלטה וכו '. כל זה כלול במסמך לפי שיקול דעתו של המיזם.
טופס
פרטי המסמכים, הנמצאים ברצף מסוים, נקראים באופן קולקטיבי הטופס. אם הוא משמש לסוג מסוים של מסמך, הוא אופייני (לדוגמה, לפרוטוקולים או הזמנות). טופס כזה מכיל קבוצה קבועה של פרטים המסודרים בסדר קפדני, תוכנם ומיקומם נקבעים על ידי GOST. לרוב קיימת סיווג של מסמכי חשבונאות ככוונה.
יש לערוך כל מסמך עיקרי ברגע בו מתבצעת העסקה העסקית, אם לא ניתן יהיה לעמוד בתנאי זה, הניירת תבוצע מיד לאחר השלמתה.
נכסים, עסקאות והתחייבויות שונות מתועדים במטבע הפדרציה הרוסית (כלומר ברובלים) וברוסית. במקרה של מסמך בשפה אחרת, עליו להיות תרגום שורה-לשורה לרוסית.
ניתן להקליד שני מסמכים חשבונאיים ראשוניים ומאוחדים במכונות ובמדיה נייר. להלן תוצג סיווג המסמכים בחשבונאות עם דוגמאות.
מסמכים על פעולות הקשורות להלוואות, כספים, מזומנים, חייבים להיות חתומים על ידי רואה החשבון הראשי וראש המפעל או על ידי אנשים שממלאים את תפקידם ובעלי סמכויות מיוחדות. הזכויות על חתימות ראשונות ושניות נקבעות בצו הארגון.
דרישות מסמך
על כל מסמך מסוג ניהולי לעמוד בדרישות הבאות: נערך בצורה מוגדרת בקפדנות ובמקרים מסוימים לציית לתקנים; הונפק על ידי רשות מוסמכת או אדם בעל סמכויות רשמיות, וכן על ידי מי שניתן זכות זו בחוק או בהוראה; שפורסמו כדי לעמוד בנורמות החוקיות ולא לסתור אותן. על סיווג המסמכים בחשבונאות ופרטי החובה שלהם יש לשלוט על ידי ראש המפעל.
הטקסטים במסמך מחולקים רצוי לשני חלקים עיקריים. בראשון מציינים את העילות להקמת המסמך, בשנייה מוסברים הצעות, מסקנות, החלטות, בקשות, הוראות. אם המסמך מכיל ביטוי אחד, החלק הראשון צריך עדיין לציין את בסיס היצירה, והשני - את הסדר הישיר. במקרים מסוימים, המסמך עשוי להכיל רק את החלק הסופי, אם מכתב זה או בקשה זה ללא כל הסבר. על הטקסט של המסמך להיות מדויק ומובן.
כל המסמכים החשבונאיים קשורים למערכת הסיווג והקידוד המאוחדת (ESKK). הקוד פועל במקום ושמש דרך לזיהוי האובייקט. הוא משמש כדי לפשט את עיבוד המידע במסמכים ראשוניים. לדוגמה, קוד 5002 מציין את הנפקת המזומנים מהקופה בצורה אחראית.
סיווגים כאלה מהווים מחייב סטנדרטי לכל הגופים העסקיים. כמו כן, תפקיד גדול בתקינה ובאיחוד של מסמכים ממלא על ידי GOSTs, פתרונות עיצוב טיפוסיים בעלי אופי בין תחומי, עיבוד נתונים באמצעות מחשבים וחבילות תוכנת יישומים.
מעבר של תיעוד מקור מעובד באיכות גבוהה לאורך דרכים מסוימות ממקום היווצרותו או הופעתו במוסד לארכיון או שליחה ליחידים ולגופים משפטיים המעוניינים בהם נקרא זרימת מסמכים.
בתיאום מראש
קיימת סיווג של מסמכים בחשבונאות לפי מטרה:
- שוברים (מנהלים) - אישור המבצע (קבלות, מעשים, חשבוניות).
- מינהלי - כלול אינדיקציה לביצוע פעולות כלשהן (הוראות, הוראות תשלום לבנק, צ'קים, ייפוי כוח, הוראות וכו ')
- ביצוע חשבונאות - מסמכים כאלה שמכינים חשבונות (הצהרות חלוקה וקיבוץ, חישובי הפניה וכו ')
- משולב - מסמכים עם תוכן בו זמנית של ההזמנה ואישור ביצועו (שכר, דוח על חישוב המקדמה).
בשיטת הידור
- ראשוני - מונפק עבור כל עסקת עסק ברגע שהיא הושלמה (דרישות, צווי מזומנים וכו ').
- מאוחד - נערך על סמך מסמכים ראשוניים (דוח מחסן, קופאית וכו ').
הרכב הפעילות העסקית
- מזומנים - הצג את תנועת הכסף וזמינותם (אג"ח, צ'קים, הזמנות מזומנים).
- חומר - מכיל נתונים על נוכחות ותנועת רכוש השייכים לארגון.
- הסדר - הצג את חישובי החברה עם אנשים או גורמים משפטיים אחרים (דוחות מקדמים, הוראות תשלום, בדיקות הסדר וכו ').
בשיטת הבעת עסקאות וניסוח מגרשים
- חד פעמית - שיקפו פעולה אחת או יותר ברגע שבוצעו (הזמנות מזומן, חשבוניות).
- מצטבר - מבוצע בפרק זמן מסוים על ידי צבירת רשומות חוזרות מאותו סוג (לדוגמא, גיליונות זמנים). באילו קריטריונים מבוצעת עדיין סיווג המסמכים החשבונאיים?
בשיטת מילוי
- עבודת יד.
- נערך באמצעות ציוד טכני.
במקום ההרשמה
- פנימי - נערך ישירות בארגון (שכר עבודה, דוחות סחורות).
- חיצוני - התקבל מארגונים אחרים (לדוגמה, דוחות בנק).
זרימת המסמכים משקפת את המבנה הארגוני של המנגנון הניהולי שהתפתח במוסד. חשוב מאוד לעמוד במועדי הגשת המסמכים, שכן הפרה שלהם מובילה לאובדן היעילות והרלוונטיות שלהם.
שקלנו את סיווג המסמכים בחשבונאות.