אחת האחריות המשמעותית של המנהלים היא חתימה על מספר עצום של מגוון רחב של מסמכים. העבודה הפשוטה, במבט ראשון, לפעמים אורכת הרבה זמן, ומעניקה רחוק מהרגשות הנעימים ביותר. אבל יש פיתרון ראוי - פקסימיליה, מדובר בחותמת מיוחדת שמעתיקה בדיוק את החתימה. מדוע אני צריך חותם כזה ואיפה להשיג אותו?
פקסימיליה היא אלטרנטיבה ראויה לחתימה ידנית
בארגונים רבים הסמכות לחתום על מסמכים רשמיים היא לא רק המנכ"ל, אלא גם סגנו או סגניו. עם זאת, אפילו עם חלוקת אחריות כזו, צוות ההנהלה לא תמיד מסוגל להדביק חתימות אישיות בזמן ובאופן אישי על כל המסמכים הדורשים זאת. זה היה כדי לפתור בעיות כאלה שהומצא חותמת פקסימיליה. זהו החותם החוזר בצורה המדויקת ביותר על חתימת כתב היד. פירוש המילה "פקסימיליה" בתרגום המילולי מלטינית (fac simile) הוא - "לעשות זאת." מה שנחמד במיוחד, כל מנהיג מעוניין יכול להזמין בול כזה היום. בואו ננסה להבין מדוע זה נחוץ ועל אילו מסמכים ראוי להשתמש בו.
מי צריך חותמת חתימה?
פקסימיליה היא בן לוויה חיוני למנהלים עסוקים. הדפסה כזו מאפשרת לאשר ניירות חשובים רבים במהירות המרבית או בהיעדר גורם מורשה במקום העבודה. במילים אחרות, פקסימיליה היא דבר הכרחי עבור חברות עם תזרים עבודה גדול, ומנהלים אשר יוצאים לא פעם לנסיעות עסקיות / נעדרים מהמשרד מסיבות אחרות. מה שנוח במיוחד, ניתן להעניק הרשאה ישירה לאדם שמשאיר חותם בצורה של חתימה אישית לאשר מסמכים מקטגוריה זו, או מישהו מעוזריו. כאן עולה נקודה מסובכת למדי - כיצד, לאחר פקסימיליה, כדי להיות בטוח שעובד שזכות השימוש בו לא יחרוג מסמכותו? המקרה האידיאלי הוא אם חתימת החותם משמשת רק ישירות על ידי בעליו. אך לעיתים קרובות זה לא המקרה, ובמקרה זה יש לחשוב היטב מי מהעובדים מותר לאשר שימוש בפקסימילים.
מכתבי החוק
בחקיקה הנוכחית של הפדרציה הרוסית אין הוראות מפורטות וכללים מפורטות לשימוש בתחליפים כלשהם לחתימת הכותב. עם זאת, לאחר שלמד מספר מסמכי רגולציה, ניתן להסיק כי ניתן להשתמש בחותמות פקסימיליה ובולים במקרים שנקבעו בחוק ובהסכמת הצדדים. במקרה זה, בגירסה השנייה יש לפרט בנפרד את הפסקה הזו (אפשרות להחליף את החתימה בדפוס או בשיטת העתקה אחרת). חשוב להבין כי פקסימיליה היא אנלוגיה שלמה של חתימה בכתב יד. בהתאם לכך, החותמת שהונחה על המסמך מעניקה לעיתון את אותה חשיבות ומשמעות משפטית כמו חתימת המורשה. פקסימיליה אינה מתקבלת על הדעת לשימוש, עבור ניירות, שהחתימה עליהם רצופה השלכות וחובות מהותיים לצדדים. תמיד יש לבצע מסמכים כספיים, ערעורים ובקשות לשירות המיסים, ולארגונים פדרליים, כמו גם שטרות, מכתבי עורכי דין ומדגמי חתימה בכתב יד.
מתי מתאים להשתמש בפקסימילים?
כל ארגון יכול לערוך כללים ותקנות נפרדים לגבי שימוש באמצעים לצורך אישור מסמכים המחליפים חתימה בכתב יד. במקרה זה, השימוש בפקסימיליות צריך להתבצע עם הנורמות המייעצות שנקבעו באמנה ובמסמכי רגולציה אחרים של החברה.כמו כן, בתיעוד הרשמי, יש צורך לציין את רשימת המורשים לאחסן ולהשתמש בחותם זה. לאילו ניירות ניתן להשתמש בפקסימילים? באופן תיאורטי, מדובר בכל סוגי התיעוד, שהחתימה עליהם אינה כרוכה באחריות. רצוי שבטקסט של המסמכים יצוין אפשרות לגירסת אישור זו. זכור שלפקסימיליה על המסמכים יש חוזק זהה לחתימה אמיתית. במידת הצורך, ביטול ניירות הערך שאושרו בשיטה זו יהיה קשה כמו שנחתמו ידנית. אם יש צורך לחתום על מסמכים והמנהל אינו מסוגל לבצע עבודה זו באופן אישי, אתה יכול לעשות בלי פקסימיליה. אלטרנטיבה היא להוציא ייפוי כוח זמני מטעם העובד המוסמך לאשר את סוג התיעוד הנדרש.
איך להשיג חותמת פקסימיליה?
ניתן להזמין ייצור חותם המעתיק חתימה אישית בכל ארגון המציע שירותי הטבעה. חברות דומות זמינות כיום בכל הערים הגדולות למדי. הגשת מסמכים כלשהם להזמנת פקסימיליות אינה חובה. מה שנחמד במיוחד, חותמות וחותמות החוזרות חתימה אישית בדרך כלל אינן יקרות (בטווח של 500-800 רובל), וניתן לבצע אותן בעוד מספר ימים.