כשמדובר בפריון, כולנו עומדים בפני אותה בעיה - רק 24 שעות ביממה. עם זאת, נראה שיש אנשים שיש להם זמן כפליים או שיש להם יכולת על טבעית לעמוד בקצב המתוכנן. גם כאשר הם מנהלים כמה פרויקטים במקביל, אז, למרות הקשיים, הם בהחלט ישיגו את יעדיהם.
"הזמן הוא ההון היחיד שיש לאדם רגיל, והדבר היחיד שהוא לא יכול להרשות לעצמו להפסיד," אמר תומאס אדיסון.
כולנו רוצים להפיק את המרב מהחיים. אין כנראה דרך טובה יותר להשיג זאת מאשר למצוא דרך לנהל את זמנך היקר. אנשים פרודוקטיביים יודעים זאת ומנסים לסחוט את היעילות המרבית מכל שעה, מבלי להתאמץ הרבה. לשם כך הם משתמשים בכללים פשוטים שקל מאוד ליישם. כל כך פשוט שאתה יכול לעשות את זה היום. פריצות חיים אלה יעזרו לכם לבנות קריירה.
מאבק בעריצות פרשיות דחופות
העריצות של פרשיות דחופות היא נטייה להופיע משימות קטנות שעוברות בדרך למילוי מה שחשוב באמת. זה מהווה בעיה גדולה, שכן לעיתים רחוקות עסקים קטנים מחזירים תשואה רצינית.
אם תיכנעו לעריצות הדחיפות, אז במבט לאחור, תוכלו לשים לב שחלפו ימים, או אפילו שבועות שלמים, אך שום דבר יעיל באמת לא נעשה. אנשים מאורגנים ומכוונים להשגת תוצאות, אנשים יכולים להבחין כאשר "לתפוס זבובים" מסיח את דעתם מהעבודה. הם מנסים להאציל או להתעלם ממשימות המפריעות לפעילויות חשובות באמת.
לעולם אל תעשה שוב
אנשים שמצליחים לעשות הכל אף פעם לא חוזרים למשימות שכבר הושלמו ולא דוחים דברים למועד מאוחר יותר - זה בזבוז זמן. אם משהו כבר משך את תשומת ליבך (לדוגמה, שיחת טלפון או מכתב), פתר את הבעיה הזו במקום בעצמך, האציל אותה למישהו או הסר אותה מרשימת ענייניך.
אכלו את הצפרדע
"לאכול צפרדעים" הוא ביטוי פיגורטיבי לסמכותו של מארק טוויין שמשמעותו התנגדות לדחיינות. במילים אחרות, אנשים פרודוקטיביים מתחילים את יומם במשימות הכי לא נעימות עבורם. זה מאפשר בסופו של דבר להחמיר דברים בבוקר ולעשות משהו מעורר השראה ומרגש.
לפי שיטת אייזנהאואר, ניתן לחלק את רשימת המטלות ל -4 קטגוריות:
- משימות שלא תרצו לבצע, אך באמת צריכות להיעשות.
- המשימות שתרצו לבצע ולמעשה הן צריכות להיעשות.
- המשימות שאתה רוצה לבצע, אך למעשה אינן צריכות להיעשות.
- משימות שלא תרצו לבצע ולמעשה אינן צריכות להיעשות.
"אכילת צפרדעים", בהתבסס על סיווג זה, מתייחס ל"משימות שאינך רוצה לבצע, אך למעשה צריך לבצע אותן. "
ההחלטה של העסק הכואב ביותר עבורכם בבוקר מעניקה לכם יתרונות, מכיוון שתתמודדו עם זה, שיש לכם מוח צלול יותר ומשרד שקט. זכור כי אם לשים את "משימת הצפרדע" בפעם האחרונה, אתה מתעייף ומפסיד כוח רצון יותר ויותר.
אל תנסו לבצע ריבוי משימות
אנשים מצליחים יודעים כי ריבוי משימות הוא האויב העיקרי של הפרודוקטיביות. מעבר קבוע ממקרה אחד למשנהו מחסל את הקשב שלך, את היכולת לשנן מידע ולקבל במהירות משימה חדשה לאחר השלמת הקודם. בשנת 2009 הוכח זאת על ידי מחקר שנערך באוניברסיטת סטנפורד (ארה"ב).מדענים השוו בין שתי קבוצות של אנשים, שאחת מהן כללה משימות רב-משימות ידועות לשמצה, והשנייה - של אנשים שהיו נוטים לבצע משימה אחת בשקדנות. התברר כי לחלק של אנשים המאמינים כי הוא מציאותי לעשות דברים רבים במקביל, יש קשיים משמעותיים יותר בארגון הפעילות הנפשית וקשה להבחין בין מידע רלוונטי לבין לא רלוונטי.
מתכונן ליום העסקים הבא
אנשים פרודוקטיביים משלימים כל יום עבודה בהכנות לקראת הבא. להרגל זה יש השפעה כפולה: הוא עוזר לכם לגבש את מה שעשיתם היום, ומעניק לכם ערבות לאותו פרודוקטיבי מחר. זה לוקח כמה דקות בלבד, אך זה מקל מאוד על הבוקר הקרוב.
הכנת תוכנית תעזור לכם לא לשכוח ממשהו משמעותי. חשוב שזה ייקלט איפשהו: בלוח שנה, פנקס רשימות או יישמר במחשב. סביר להניח שתגלו שתצטרכו לסטות מהתוכנית שנקבעה מראש מעת לעת. למרות זאת, נוכחותה תעזור לארגן טוב יותר את זמנך, להתכונן לפרויקטים ולתת לך מושג ברור יותר על כל מה שאתה צריך לעשות.
היכולת לומר לא
עבור אדם החותר להשיג יעילות מירבית, חשוב מאוד להיות מסוגל לסרב. ההכחשה צריכה להיות חד משמעית ובאה לידי ביטוי במילה "לא", ולא בביטויים מטושטשים כמו "אני חושבת שלא יהיה לי זמן" או "אני לא בטוחה שאוכל". אי הסכמה לביצוע התחייבויות חדשות היא כיבוד המשימות שכבר הוטלו עליכם. ברגע שתבינו שבאמת אי אפשר לרצות את כולם, תתחילו לחיות בנוחות יותר.
מחקרים באוניברסיטת קליפורניה (ארה"ב) הוכיחו שככל שהמילה "לא" ניתנת לך קשה יותר, כך גדל הסיכוי שתלחץ ודיכאון. למד לסרב. לא משנה עד כמה זה נשמע סותר, זה יגדיל את הפרודוקטיביות שלך.
הקדיש זמן ייעודי לבדיקת הדוא"ל
אדם פרודוקטיבי לעולם לא יאפשר לדוא"ל להסיח את דעתו מעניינים חשובים. יתר על כן, הוא ישתמש בכל התכונות של מערכת זו: דירוג אותיות לפי חשיבות, כמו גם הגדרת התראות קול להודעות מספקי לקוחות ולקוחות. חלקם אף משתמשים בתכונת המשיבון, המודיעה לשולח מתי בקשתו תטופל.
טכנולוגיה עובדת עבור אנשים
ביקורת על הטכנולוגיה המודרנית היא שהסיחה את העובדים מתהליך העבודה. עם זאת, בשימוש נכון הם יכולים לעזור ולחסוך זמן. אוטומציה של תהליכים ידניים היא דרך נהדרת להגדיל את הפרודוקטיביות.
השתמש בכלים שעוזרים להקל על העבודה שלך ככל האפשר. אתה יכול להשתמש ביישום לוח השנה בטלפון הנייד שלך כדי לקבל תזכורות לאירועים חשובים, פגישות וכל מיני לוחות זמנים. הבן את הגדרות הדוא"ל שלך. לדוגמה, אתה יכול להשתמש ביישום Boomerang כדי לעבוד עם Outlook. כלי זה יהפוך את ניהול הדואר לנוח יותר, יעזור לנקות את תיבת הדואר על ידי ארכיב הודעות חשובות עד לרגע שתזדקק להם.
