אתה יכול להיות אדם מבריק ויצירתי, אבל אם לא תנהל את זמנך בצורה יעילה, לא תצליח.
"כל מה שאתה רוצה לעשות בעבודה לוקח זמן", כותב בריאן טרייסי בספרו Master Your Time, Master Your Life. "הדרך היחידה שאתה יכול לקבל מספיק זמן לעשות משהו שיכול באמת לשנות את העבודה שלך היא לחסוך את הזמן שאתה בדרך כלל משקיע במשהו אחר."
התחל בבחינת שבעת הגורמים שמבזבזים את זמנך.
1. אימייל, טלפון והודעות
"כשהטלפון מצלצל והדואר האלקטרוני מגיע, הרכבת המחשבה שלך מופרעת ומוסחת," כותב טרייסי.
מה לעשות: הדגישו את תקופות היום בהן אינכם מאפשרים הפסקות.
2. אורח לא צפוי
כאשר מישהו מופיע במפתיע במשרד או במקום העבודה שלך, אותו אדם משבש את עבודתך ומפחית את היעילות שלך.
מה לעשות: "קם במהירות כשפורצים מגיעים למקום העבודה שלך והעמידו פנים שהגעת זה עתה", כותב טרייסי. תגיד לבזבוז הזמן שאתה באמת מוצף היום עבודה, ויש לך הרבה מה לעשות. ואז קח את המבקר ממקום העבודה שלך וחזור למשימה שלך.
3. פגישות
אתה כבר יודע זאת: פגישות רבות הן בזבוז זמן.
מה לעשות
- תכנן פגישות רק לזמן שאתה באמת צריך. אין סיבה לדחות פגישות לשעה. שאלו את עצמכם: מה אוכל לעשות בעוד 10 דקות?
- המטרה. איך נראית הצלחה? רק על ידי ניסוח המצב הסופי הרצוי תוכלו לבנות את מרכיבי ההצלחה. למעשה, כל החלטה שתקבלו - היכן לקיים פגישה, את מי להזמין, כיצד להקל על ההבנה ההדדית - צריכה להיות מבוססת על האופן בו אתם עונים על שאלה זו.
- צור סדר יום. לאחר שקבעת יעדים, שקול בזהירות את מהלך הפגישה. ההגדרה המיושנת לכך היא "סדר היום", אך עליך לעשות יותר מאשר ליצור רשימת תוכן עם תבליטים. אתה צריך לבנות את הפגישה שלך כך שיהיה זרם הגיוני ויוצר הזדמנות למשתתפים.
4. תכנן חירויות.
אתה מכיר את הדפוס הזה: ברגע שאתה מתחיל לעבוד על פרויקט חשוב, קורה משהו בלתי צפוי לחלוטין שמסיח את דעתך מהמשימה העיקרית למשך מספר דקות ואף שעות.
מה לעשות חשוב לפני שאתה פועל. טרייסי ממליצה לך לקחת נשימה עמוקה, להירגע ולהישאר אובייקטיבית. קח את הזמן לגלות מה קרה. הבנה ברורה של הבעיה לפני שתמשיך.
5. לדחות את הדברים להמשך
דחיינות איננה רק גנב הזמן ... זהו גנב החיים. היכולת שלך להפסיק לדחות דברים ולהתחיל יכולה לשנות את חייך.
מה לעשות לפעמים הדרך הטובה ביותר להשלים פרויקט גדול היא לקחת קטע קטן ולהשלים אותו. או לתרגל את הטכניקה, לראות במשימה שלך חתיכת גבינה: אגרוף בה חורים, בחר חמש דקות וביצע חלק מהעבודה.
6. תקשורת
עד 75% מהעבודה מבזבזים על אינטראקציה עם אנשים אחרים. למרבה הצער, לפחות מחצית מהזמן הזה מקדיש לתקשורת.
מה לעשות קבעו פגישה עם חברים בעבודה בהפסקות קפה, ארוחות צהריים ואחרי העבודה.
7. חוסר החלטיות
בכל פעם שאתה דוחה החלטה או משקיע יותר מדי זמן על קבלת החלטה, אתה מאבד זמן - ומדבר בפעולה.
מה לעשות החליטו האם עליכם לבצע את העבודה בעצמכם (אז עליכם לעשות זאת במהירות) או האם תוכלו להאציל אותה. אם מישהו אחר צריך לקבל החלטה, בקש תגובה מהירה.
"זכור שאתה יכול לעשות רק דבר אחד בכל פעם", כותב טרייסי, "זה הדבר החשוב ביותר שאתה יכול לעשות ברגע זה."
התפוקה היא שקובעת את הפרודוקטיביות שלנו. מה מעכב את הפרודוקטיביות? כיצד להשיג את עלייתו? אנא הכניסו את הטיפים המוצעים לפועל.
על מנת לעבוד באופן פרודוקטיבי, יש צורך לזהות ולנטרל את המונע מאיתנו. מסתבר שאויבי הפריון הם פעולות ותופעות המוכרות לכולנו, שאותן אנו רגילים לקחת כמובן מאליו. אנו אפילו לא חושדים שהם יכולים "לאכול" עד 80% מזמן העבודה שלנו.
לאחר שזיהינו את האויב למראהנו, נוכל להילחם בו בצורה יעילה יותר.