Tôt ou tard, dans les activités d'un entrepreneur individuel, il arrive un moment où vous devez facturer votre partenaire commercial. Il n’existe pas de formulaire officiellement approuvé pour ce type de document. Chaque entreprise ou chaque entrepreneur le détermine de manière indépendante. Dans le même temps, le compte sert de base aux règlements, il doit donc comporter certains détails.
Qu'est-ce qu'un compte et ses détails obligatoires
Un compte est un document qui affiche les principaux points d’une transaction à venir. Le but principal de sa formation est l'obligation de payer pour certains services ou la fourniture de biens.
Comment facturer? Tout d’abord, il s’agit d’un document de paiement; il doit donc contenir des coordonnées bancaires pour le paiement. En outre, les informations suivantes doivent figurer sur la facture:
- tous les détails sur l’entrepreneur individuel, à savoir F. I. O. et TIN;
- nom de l'organisation qui paiera la facture, son code de taxe;
- si la facture est émise conformément aux termes de l'accord signé, le document doit alors y faire référence;
- adresse du lieu de l'entrepreneur;
- les détails complets du compte (numéro et date) afin de pouvoir l'identifier à partir d'autres exigences;
- le nom du produit ou du service avec la description maximale des produits vendus;
- quantité de marchandises livrées;
- coût unitaire et montant total.
À la fin du document, vous devez indiquer le montant total à payer. Si l’entrepreneur est sous DOS, indiquez le montant avec TVA en chiffres et en mots. A la toute fin, la signature IP est apposée, s'il y a un comptable, puis sa signature et son sceau (le cas échéant).
À titre de condition additionnelle, la facture peut indiquer:
- conditions de livraison;
- le terme pour l'expédition de biens ou la fourniture de services;
- des remises;
- obligations des parties;
- pénalités.
Facturer ou non
Dois-je facturer le paiement? En fait, une telle procédure n'est pas réglementée par la loi. Les parties peuvent agir sur la base du contrat et effectuer des paiements en vertu de celui-ci. Toutefois, le compte permet néanmoins de rendre les règlements entre contreparties plus précis.
Une facture sera obligatoire si cela est prévu dans les conditions de la convention signée par les deux parties. En outre, un tel document sera requis si, aux termes du contrat, un montant clair pour le paiement n’est pas prescrit. Par exemple, la livraison des marchandises s’effectue par étapes, par applications supplémentaires ou par factures de services publics.
De plus, conformément aux exigences de certains articles du Code des impôts, il est obligatoire de facturer dans les cas suivants:
- si l'entrepreneur individuel est exonéré de TVA (article 145);
- si le document est établi personnellement par le vendeur et qu'il fait partie du système général de taxation (article 145);
- dans les cas où un prépaiement partiel a déjà été reçu (article 168).
Dans tous les cas, le compte vous permet d'établir rapidement des relations financières entre les parties et d'effectuer des paiements rapides.
Ordre d'inscription
Comment émettre une facture et comment apparaît-elle? Vous pouvez établir une facture vous-même sur la feuille A4 ou A5, dans n'importe quel programme bureautique, par exemple Word ou Excel. Aujourd'hui, il existe de nombreux modèles, c'est-à-dire qu'il n'est pas nécessaire de réinventer la roue. Si vous le souhaitez, la facture peut être émise sur papier à en-tête.
Il existe également plusieurs programmes CRM qui vous permettent de créer un compte gratuitement.Il convient également de rappeler que, malgré le fait que la forme d’un tel document en tant que récit est absente des documents réglementaires, elle peut toutefois être présentée à l’audience comme preuve.
Méthodes de transfert d'un compte à une contrepartie
Les documents générés dans les entreprises peuvent être transférés de différentes manières. Le compte ne fait pas exception. C'est transmis comme ça:
- par fax
- par email
- par mail
- personnellement dans la main.
Les principales erreurs dans la préparation
Comment facturer? Cette question se pose souvent chez les entrepreneurs individuels débutants. Connaissant les erreurs à ne pas commettre, il sera beaucoup plus facile de rédiger le bon document.
Premièrement, si le compte est signé par l’entrepreneur individuel et le comptable, leurs signatures doivent être déchiffrées. Si la facture est envoyée sous la forme d'un document électronique avec la signature d'une signature numérique, le déchiffrement n'est plus nécessaire.
Il arrive souvent que dans la facture la date de publication et de compilation du document ne coïncide pas. C'est faux. Et un autre problème - l’inattention lors de la saisie des détails du paiement. Naturellement, si le document est préparé dans un programme de comptabilité spécial, cela ne se produit pas. Mais si l'IP facture rarement, alors avant de l'envoyer à la contrepartie, il est nécessaire de vérifier plusieurs fois les comptes de règlement et d'autres détails.
Journal de facturation
Une question logique se pose: si la forme du compte n'est pas réglementée par la loi, avez-vous besoin d'un journal pour les enregistrer? En fait, un tel journal devrait être obligatoire pour les personnes qui fournissent des services intermédiaires. La forme d'un tel document comptable est prévue par le décret n ° 1137 du gouvernement de la Fédération de Russie.
Dans ce cas, le titulaire du journal des factures facturées est obligé de saisir les données relatives à la réception des factures. Les actes réglementaires prévoient la possibilité de tenir un tel journal à la fois sous forme électronique et sous forme papier, bien que sa soumission à l'Inspectorat du Service fédéral des impôts soit fournie exclusivement sous forme électronique. Le magazine se compose de deux parties et est maintenu trimestriellement.
Dans la première partie du journal des factures reçues et émises, les factures reçues sont indiquées, et dans la seconde, respectivement - émises. Le document doit être soumis à l'IFTS sur une base trimestrielle, c'est-à-dire pour le premier trimestre jusqu'au 20 avril, pour le deuxième - jusqu'au 20 juin, etc.
Tous les entrepreneurs individuels et les entités juridiques engagées dans une médiation sont tenus de conserver ces journaux pendant 4 années complètes, lesquelles sont comptées à partir du moment où la dernière entrée y a été entrée.
En l'absence d'un tel magazine, une amende de 10 000 roubles est prévue, qui est la même pour les personnes morales et les entrepreneurs individuels.
Dans les autres cas, la comptabilité des factures est effectuée exclusivement à la demande de l'homme d'affaires.
Comment afficher la TVA sur le compte?
Si un entrepreneur individuel travaille sur une base commune et est un payeur de la taxe sur la valeur ajoutée, il doit séparer cette taxe lors de la facturation, dans une ligne séparée. En pratique, il y a deux options, et les deux sont correctes.
Le montant total à payer est calculé TVA comprise, par exemple:
«Le montant total est de: 100 000,00 roubles, dont 18% de TVA - 18 000,00 roubles. Total à payer: 100 000,00 roubles. "
La deuxième option:
«Le montant total est de 82 000,00 roubles, dont 18% de TVA - 18 000,00 roubles. Total à payer: 100 000,00 roubles. " En d’autres termes, le montant hors TVA est prescrit, puis le montant de la taxe et le montant total à payer sont attribués.
Paiement terme
Comment facturer et afficher correctement la date d'échéance? Le délai dans lequel le paiement doit être effectué peut être indiqué à la fois dans le document lui-même et directement dans le contrat. Si le prix et la date d'échéance sont fixés dans le contrat, la partie qui le définit n'est pas autorisée à modifier la valeur.
Si la facture ne dispose pas d'un délai dans lequel le paiement doit être effectué, il ne s'agit pas d'une violation. Bien que dans la pratique, certaines difficultés puissent surgir avec la suppression du paiement.Dans ce cas, le plus souvent, les termes sont prescrits dans le contrat. En l'absence d'accord, la partie qui doit effectuer le paiement a la possibilité de déterminer de manière indépendante le moment où elle paiera.
Le moment du paiement peut également être déterminé d'une certaine manière. Par exemple, la date de réception de la facture ou de réception des marchandises. En tout état de cause, la partie facturant le paiement et déterminant les conditions de règlement garantit à l’autre partie que le coût des biens ou des services ne sera pas augmenté au cours de cette période.
En fait, aucun problème de facturation IP à LLC ne devrait survenir. Un client potentiel contacte l’entrepreneur individuel, annonce son désir d’acheter un produit spécifique et sa quantité. Le vendeur, sur la base d'une demande écrite ou orale, établit les factures et les transfère pour paiement à la contrepartie. La partie qui a reçu la facture et qui a accepté de la payer transfère les fonds sur le compte bancaire du fournisseur et reçoit ses marchandises.