Lors de toute transaction, une grande attention doit être accordée à la disponibilité et à la bonne exécution des documents de clôture. Et il ne s'agit pas de paiements, de reçus, de relevés bancaires, qui sont également obligatoires et très importants.
Les documents de clôture sont des titres dans lesquels les deux parties confirment l’achèvement de la transaction quant à l’exécution par les partenaires de l’objet de la convention.
Afin que les contreparties n'aient pas de malentendus et de malentendus sur les détails des opérations, il est recommandé de toujours noter soigneusement toutes les nuances du contrat. Il ne sera pas superflu de préciser au même endroit quels documents sont nécessaires pour que l’accord soit considéré comme mis en œuvre. 
A quoi servent les documents de clôture?
Pour que la transaction soit légalement considérée comme achevée et non simplement payée, une confirmation écrite de ce fait doit être fournie. Pour cela, il existe différents documents de clôture.
La comptabilité de chaque entreprise exige une comptabilité stricte des opérations et la disponibilité de tous les papiers qui les concernent. Si de l'argent est transféré pour un produit ou un service, le comptable doit alors disposer d'un document indiquant que l'entreprise l'a reçu. Et inversement, la société de contrepartie clôt l’opération avec les mêmes documents lors de la réception des fonds et confirme le paiement. 
Pour différents types de transactions, il existe divers accords, ainsi que des garanties qui confirment leur mise en œuvre. Quels sont les documents de clôture, pour chacun d'eux, nous examinerons plus avant.
Confirmation de la mise en œuvre du contrat de fourniture
Le document principal couvrant contrat de fourniture de biens, matériaux, matières premières ou tout autre bien est une facture. 
Seuls les documents originaux sont juridiquement contraignants. Par conséquent, même si, à un moment ou à un autre, une copie de la facture était acceptée, en raison de circonstances particulières, l’original devrait toujours être joint aux registres comptables. Même une réservation dans un contrat ne peut pas changer cela.
Détails obligatoires de la facture
Lors de la vente de marchandises, le fournisseur est obligé d'émettre une facture en deux exemplaires: pour lui-même et pour l'acheteur. Il devrait avoir des détails tels que:
- nom et date du document;
- nom du fournisseur;
- description des valeurs transférées;
- quantité et unité de mesure (en équivalent physique et monétaire);
- signature du responsable indiquant son poste et ses initiales.
La loi n'établit pas le formulaire de facture obligatoire. Toute entreprise peut développer sa propre forme. Toutefois, conformément à la loi fédérale sur la comptabilité, les informations susmentionnées doivent impérativement contenir tous les documents de clôture du contrat de fourniture.
Si vous avez des doutes sur l'exactitude de l'auto-compilation du formulaire, vous pouvez utiliser le numéro de formulaire TORG-12, qui a été considéré comme obligatoire jusqu'en 2013.
Exemple
Pour l'exemple, vous pouvez considérer la facture suivante:
FACTURE N ° 12 du 19 mars 2015
Expéditeur: Chip LLC.
Bénéficiaire: LLC Astra.
Base de la mainlevée des marchandises: contrat n ° 7 du 13 janvier 2015
La procuration n ° 25 datée du 28 février 2015, par l'intermédiaire du responsable des achats, E. G. Viktorov.
| No. p / p | Nom | Unités rev. | Qté | Prix
frotter flic |
Montant
frotter flic |
| 1 | Cartouche | pièces | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| TOTAL | 3000,00 | ||||
Vient de sortir un nom
Au montant de: Trois mille roubles. 00 kopecks
Expédié le réalisateur _____________________ A. A. Sergeev
Article reçu _______________________
M.P.
Confirmation de la mise en œuvre du contrat de service
Si le contrat a pour objet des services ou des travaux, le document principal à la clôture du contrat sera un acte. Comme pour la facture, la transaction doit être confirmée avec l'original. 
Cependant, il y a quelques exceptions. Si la clôture des documents relatifs aux services ne constitue pas une condition préalable du contrat et que leur absence est autorisée par la loi, des copies des actes peuvent alors être placées sous des registres comptables (si nécessaire). Toutefois, ces documents ne peuvent être utilisés que pour faciliter la comptabilité. Ces cas se produisent à la conclusion de contrats de location et d’offre.
Acte de travail effectué (services rendus) - un document prouvant non seulement l'achèvement de la transaction, mais également l'absence de plaintes des clients. Il s’agit de la confirmation principale, ce qui vous permet de prendre en compte les coûts de l’opération et de les inclure dans les déclarations fiscales. L'acte est imprimé en deux exemplaires, ils sont stockés par chacun des participants à la transaction.
Détails obligatoires
La loi n'introduit pas une forme unifiée de l'acte de travail accompli. Dans chaque entreprise, les documents de clôture dans le cadre d’un contrat de service sont développés indépendamment, mais leur conception doit clairement être conforme aux normes établies.
Les principaux détails requis sont:
- nom et numérotation du document;
- quelle date il est composé;
- nom de l'entrepreneur et du client;
- description de l'opération;
- unité de mesure et quantité (indicateurs naturels et de valeur);
- signatures des personnes responsables de l'opération, indiquant leur position et leurs initiales.
Échantillon
Loi n ° 98 du 12 décembre 2014, acceptation des travaux effectués (services fournis).
Le contractant Chip LLC, représenté par le directeur, A. A. Sergeyev, d’une part, et le client, Astra LLC, représentée par le responsable des achats, I. V. Kulebyakin, ont, de l’autre, rédigé un acte déclarant que le client avait accepté le travail exécuté et qu’il n’avait eu aucune réclamation. a.
| No. p / p | Nom | Unités rev. | Qté | Prix, frotter. flic | Montant
frotter flic |
| 1 | Recharge de cartouche | pièces | 1 | 500,00 | 500,00 |
| TOTAL | 500,00 | ||||
Montant total: cinq cents roubles 00 kopecks.
Artiste:
Administrateur de Chip LLC _______________________ A.A. Sergeev
Client:
Responsable des approvisionnements d’Astra LLC ______________________ I.V. Kulebyakin
Manque de documents de clôture
Les factures et les actes doivent nécessairement compléter la transaction. Seulement après cela, il est considéré comme complet et fermé par toutes les règles.
Cependant, il arrive parfois que des documents de clôture soient perdus en raison de circonstances diverses. Ou encore, le chef de l'entreprise doit faire face à la négligence de ses subordonnés et, à la suite de contrôles, l'absence de ces documents est révélée. 
Une des conséquences négatives de tels incidents désagréables est la charge supplémentaire de taxes. Après tout, le comptable de l'entreprise n'avait pas le droit d'inclure dans la déclaration des dépenses non documentées. Dans ce cas, l’impôt sur le revenu est sous-estimé et vous devez non seulement le payer, mais aussi énumérer toutes les amendes et pénalités. En outre, ils seront également punis pour le manque de documents eux-mêmes. 
Afin d'éviter de telles conséquences et de ne pas nuire à la réputation de l'entreprise et aux relations avec les autorités fiscales, il est nécessaire de surveiller de près l'état de la gestion des documents et de la comptabilité dans l'entreprise. Il est important que tous les documents soient complétés à temps et sous une forme appropriée.
Si le responsable doute de la compétence ou de la responsabilité de son comptable, il vaut mieux payer le cabinet d’audit et procéder à un audit, que des dizaines voire des centaines de fois plus pour compenser le manque de documents.
