Il est peu probable qu'une telle société existe dans laquelle il n'est jamais nécessaire d'acheter quelque chose en espèces ou d'envoyer un employé en voyage d'affaires. Cela signifie que rapport de dépenses la procédure de travail avec les documents - les problèmes actuels. S'il est important pour vous de les comprendre, lisez l'article.
Qu'est-ce qu'un rapport de dépenses?
Ce document contient des informations sur le but dans lequel l'avance versée à un employé à des fins officielles a été dépensée. À titre de preuve, des pièces justificatives sont jointes au rapport: chèques, billets, feuilles de route et autres papiers financiers.
Pour le rapport, il existe un formulaire standard approuvé n ° AO-1. Le document appartient au groupe principal. Une personne responsable est impliquée dans le remplissage du formulaire, c’est-à-dire la personne qui a reçu l’argent pour effectuer la tâche. La tâche de la comptabilité est de vérifier le rapport de dépenses, refléter les écritures dans la comptabilité. Le formulaire contient deux parties: la base, qui reste en mémoire, et le récépissé, transmis à l'employé.
Comment refléter le rapport dans le programme de comptabilité?
Pour refléter les données sur les personnes responsables est destiné le score 71, qui appartient au groupe actif-passif. Voyons comment créer un rapport préalable, des écritures spécifiques à ce document dans la base de données.
Tout commence par l’émission de fonds à une personne responsable. Une entrée est faite pour le débit 71 et le crédit 50 si les fonds sont émis par la caisse de l'entreprise. Il arrive que l’avance soit transférée du compte courant vers une carte bancaire, puis l’enregistrement est de 71 Kt 51 Dt. Le document est un ordre de paiement avec une signature. personne responsable soit bancaire ordre de paiement relevé de compte.
Une fois la tâche terminée et les pièces justificatives fournies, vous devez clôturer le montant de l'avance. Il peut y avoir différents comptes dans le débit, cela dépend de la destination de l'argent. Si, pour l'achat de matières, le compte 10 est activé, si pour les marchandises, alors 41. Le rapport d'avance sur un voyage de report présente les éléments suivants: débit des comptes 20, 26, 44, selon que le voyage est lié à l'activité de production de l'entreprise ou au commerce. En termes généraux, l’enregistrement se présentera comme suit: Dt 10 (41, 20, 26, 44) Kt 71.
Il est rare que le montant soit émis avec précision. Généralement plus d'argent que nécessaire ou moins. Pour restituer le montant non utilisé, il existe une écriture de Dt 50 Kt 71, en cas de dépassement du compte de dépenses - une écriture de Dt 71 Kt 50 (51).
Si l’employé s’est avéré malhonnête, dépensé des malversations ou n’a pas fourni de documents, alors l’enregistrement est de 94 KT 71, ce qui constitue une radiation du montant correspondant aux pénuries et aux pertes de l’entreprise. Puis Dt70 Kt 94 - déduction du salaire de l’employé des sommes versées au compte de dépenses. Les principales transactions se terminent là.
Déclaration des délais et de la responsabilité
Selon la loi, le responsable est tenu de soumettre des pièces justificatives au service de la comptabilité dans les trois jours suivant l'achèvement de la mission.
Si l'employé ne l'a pas fait, le montant émis est considéré comme un prêt à l'employé. Le comptable doit calculer les avantages matériels de l’utilisation des ressources de l’entreprise. En outre, il est nécessaire de comptabiliser l'impôt sur le revenu des particuliers à partir du montant des avantages matériels et de le transférer dans le budget, auquel cas le taux est de 35%.
La responsabilité est assez grave, il est donc préférable de ne pas enfreindre les délais pour la fourniture des pièces justificatives.
Comment remplir un rapport de dépenses?
Le formulaire est généralement émis par le service de comptabilité de l'entreprise. Vous pouvez utiliser des services spéciaux sur Internet.
Le numéro de série du rapport sera noté par le comptable, le salarié doit indiquer la date d'achèvement. Des informations relatives à l'organisation sont ensuite entrées dans le bloc de données: nom, OKPO, poste et nom du responsable, nom du chef comptable et du comptable directement impliqué dans la vérification du rapport.
Ensuite, des informations sur la personne responsable sont renseignées: nom complet de l'employé, poste, nom et code de l'unité, numéro de matricule.
Les deux blocs du formulaire émis par le service de la comptabilité sont généralement déjà remplis.
Dans un tableau spécial, vous devez entrer toutes les pièces justificatives avec des numéros, des dates et des noms, en indiquer le montant. Calculez le total.
Contrôle et approbation
Le document soumis est vérifié, les écritures comptables sont effectuées sur des rapports préalables. Quel est le contrôle?
Tout d'abord, vous devez vous assurer que les dépenses ont été ciblées. Ensuite, la présence de tous les documents nécessaires est vérifiée, l'exactitude de leur exécution. Il est nécessaire de contrôler et de compléter le rapport, en prêtant une attention particulière à la partie arithmétique.
La dépense en espèces est confirmée par des chèques avec décomposition des positions ou des reçus de vente, les origines des encaissements, d'autres formes de reporting strict.
Si l'employé a payé par carte de crédit, il devrait y avoir des reçus de terminaux de paiement, des chèques.
La personne responsable doit émettre un reçu indiquant que toutes les choses nécessaires ont été remises et acceptées pour vérification. Le rapport est certifié par les signatures du chef, du chef comptable et du spécialiste responsable. Une fois les rapports préalables vérifiés et approuvés, l’enregistrement terminé, ils sont envoyés pour stockage.
Puis-je déduire la TVA?
Si les chèques servent de justificatifs, il est impossible d'accepter la TVA pour déduction, même s'ils sont surlignés dans le document. La base est seulement une facture, le cas échéant, la déduction est légitime.
Cercle des responsables
Tous les employés n’ont pas le droit de recevoir une avance. Si l'organisation donne de l'argent à tout le monde, cela soulèvera des questions des autorités de régulation. Par conséquent, le cercle des personnes responsables devrait être limité. Il ne comprend que les employés qui, de par la nature de leurs fonctions, devraient effectivement effectuer des tâches nécessitant un paiement anticipé.
En plus de limiter le cercle de personnes, une limite doit être introduite. Ceci est établi à l'aide d'une commande spéciale, qui précise qui a le droit de recevoir une avance, à quelles fins et dans quelle mesure. La commande est enregistrée dans la comptabilité.
Si l'employé n'a pas signalé précédemment le montant qui lui avait été attribué dans le sous-rapport, il n'a pas le droit de recevoir une avance jusqu'à ce que des documents justificatifs soient fournis.
