Archiefpapier: recht, instructie

In elke organisatie wordt de documentatie gedurende een bepaalde tijd opgeslagen, waarna deze moet worden overgedragen aan het gemeentelijk of rijksarchief. Het proces van overdracht van officiële papieren voor opslag heeft bepaalde kenmerken, die kunnen variëren in verschillende delen van het land.

Papierwerk is het werkgebied dat verantwoordelijk is voor het proces van documenteren, evenals de uitvoering van officiële papieren.

Administratief archiefwerk is een speciale activiteit van staatsstructuren, organisaties en burgers in boekhouding, opslag en gebruik van archiefdocumenten.

Soorten documenten

Archivering en papierwerk bevat veel termen voor het aanwijzen van verschillende soorten papier. Documenten zijn:

• Fijn (bevat gegevens in de vorm van een afbeelding van welke aard dan ook).
• Fotodocument (gemaakt met fotografie of iconografie. Zo'n document bevat meestal afbeeldingen van verschillende kunstobjecten).
• Grafisch (ze gebruiken lijnen, chiaroscuros en beroertes).
• Een fonografisch document (een drager met geluidsgegevens die door elk geluidsopnamesysteem wordt geïnstalleerd).
• Audiovisueel (bevat afbeeldingen en geluiden).
• Filmdocument (vaker is het een audiovisueel of picturaal document; de cinematografische methode wordt gebruikt om het te compileren).
• Een schriftelijk document (dit zijn gegevens die kunnen worden geïdentificeerd met elk type brief).
• Tekst (het bevat spraakgegevens met behulp van geluidsopname).
• Machinetekst (opname is op een van de mogelijke manieren betrokken bij de ontwikkeling, waardoor informatie wordt verwerkt met behulp van een elektronische computer).
• Belova (de definitieve vorm van het document dat met de hand of met behulp van technische middelen zonder correcties en fouten is gekopieerd).
• Handgeschreven (tekens in een dergelijk document worden alleen met de hand aangebracht).
• Videogram (afbeelding met informatie op het scherm).
• Getypt document: impliceert tekens van de brief, aangebracht met behulp van technische middelen.
• Conceptdocument - geeft de activiteiten van de auteur weer met alle vlekken en correcties.

standaarden

In overeenstemming met de Russische wetgeving is de procedure voor het overbrengen van officiële papieren naar het archief geregeld door GOST R 7.0.8-2013. 12 maanden na het einde van het papierwerk worden de documenten verplicht overgedragen naar het archief in overeenstemming met alle regels en vereisten. De voorbereiding op de overdracht kan worden gedaan door het productiepersoneel zelf of door een derde bedrijf.

GOST 2013 archivering en papierwerk bevat definities van de belangrijkste, meest voorkomende termen die in dit gebied worden gebruikt. In het document ziet u zowel de meest algemene voorwaarden - een formulier of inventaris, als zeer gespecialiseerde, bijvoorbeeld de balk voor toegangsbeperkingen.

Bovendien bevat de GOST van kantoorbeheer en archivering een definitie (interpretatie) van termen die betrekking hebben op het werkveld met documenten, documentatie en andere kantoorprocessen.

Voorbereidingsfasen

Stapsgewijze voorbereiding van materialen voor overdracht naar het archief:

• zorg ervoor dat het papierwerk voldoet aan alle vereisten die in dit archief zijn vastgelegd;
• boekjes documentatie uitvoeren;
• nummer alle bladen;
• een Case Certifier ontwikkelen;
• specificeer omslagdetails;
• ontwikkel een intern dossier;
• maak een inventaris.

Als de overdracht van papieren die minder dan 10 jaar moeten worden opgeslagen, wordt verwacht, is de afwezigheid van boekjes, systematisering, nummering, certificatie-elementen toegestaan.In de eerste plaats is het noodzakelijk om ons te concentreren op de vereisten van een bepaald archief, omdat de normen van verschillende instellingen een of alle bovengenoemde kwesties kunnen bevatten.

De wet op archivering en archivering bevat de belangrijkste termen en hun definities op dit gebied. Hieronder beschouwen we enkele van hen.

Bijhouden en archiveren van gegevens: voorwaarden en definities

1. Documentatie - vaststelling van informatie in welke vorm dan ook, in overeenstemming met de gegeven regels.
2. Unified Documentation System (DCL) - een systeem dat informatie bevat die nodig is voor beheer in een specifiek werkgebied.
3. Documentatieregels - een lijst met regels en voorschriften voor het werken met documenten.
4. Het Unified Document Form (UFD) - veel details die in een specifieke volgorde op verschillende gegevensdragers worden ingesteld om eventuele problemen op het gebied van activiteit op te lossen.
5. Documentatiesysteem - veel papieren met een uniform type, type en doel, evenals de vereisten voor hun voorbereiding.
6. Naam van het document - de specifieke naam van het document in de brief.
7. Organisatorisch en administratief document - heeft de oplossing van verschillende organisatorische en administratieve taken, managementkwesties, de regulering van het werk van productieafdelingen, organisaties, evenals staatsstructuren en autoriteiten.
8. Rekwisieten - alle vereiste elementen van het officiële document. Props bestaan ​​meestal uit variabele en constante delen.
9. Vorm - een voorbeeld van papier. Het geeft het toepassingsgebied, vragen voor de constructie en de belangrijkste details aan.
10. Het formulier is een set details die helpen de auteur van een officieel document te identificeren.
11. Het gestandaardiseerde rapportblad is een lijst met goedgekeurde UVD's.
12. Registratie - het invoeren van een document van alle noodzakelijke elementen die worden vastgelegd door de vereisten van kantoorwerk.
13. Het serviceveld van een uniforme vorm - de UVD-zone, is vastgelegd in de technische componenten van opslag en wordt gebruikt voor het aanbrengen van gespecialiseerde afbeeldingen.

Dit zijn de basistermen en definities van de bestaande standaard voor archivering en papierwerk.

Soorten details

Los daarvan is het de moeite waard om stil te staan ​​bij de details die worden gebruikt bij de voorbereiding van officiële documenten:

1. Handtekening - een geschreven teken van een bevoegd persoon.
2. Goedkeuringsstempel - geeft een positieve beoordeling weer van de organisatie of een persoon die niet de auteur is van officiële papieren.
3. Datum - geeft de dag aan waarop het papier is opgesteld, evenals wanneer het is geaccepteerd, overeengekomen of gepubliceerd.
4. Limietstempel - een teken dat aangeeft dat informatie beschikbaar is voor een bepaald, beperkt aantal mensen.
5. Titel - vat de essentie van het document samen.
6. Het stempel van goedkeuring - spreekt over de normativiteit en wettigheid van de informatie in het document.
7. Visa - geeft aan of de bevoegde persoon al dan niet akkoord gaat met de informatie waarnaar in het document wordt verwezen.
8. Tekst - gegevens opgenomen met elk type letter- of geluidsopnamesysteem. Bevat het grootste deel van de spraakinformatie van het document.

Handleiding

Regels, lijsten, instructies voor archiefwerk en andere wettelijke documenten helpen bij het implementeren van de basiswet. Er zijn basisvereisten voor de exploitatie van archiefstructuren die in 2002 zijn gemaakt.

Het is vermeldenswaard dat dergelijke regels niet zijn geregistreerd bij het ministerie van Justitie van de Russische Federatie. In dit verband zijn de "basisregels van departementale archieven" van 1986 nog steeds geldig.

De aanwezigheid van deze vereisten op het gebied van papierwerk en archivering is te wijten aan de behoefte aan consistentie in de boekhouding, het gebruik, de voltooiing en de opslag van documenten in archieven, in de organisatie van al deze processen. De belangrijkste focus van de vereisten ligt op de nomenclatuur.

Het algoritme van acties is dus als volgt:

• een onderzoek naar de waarde van effecten organiseren;
• documenten voorbereiden voor verzending naar het archief;
• om een ​​bedrijf te vormen;
• een procedure opstellen voor de toewijzing van documenten voor vernietiging;
• stuur de zaak naar het archief.

Het is vermeldenswaard dat deze vereisten niet van toepassing zijn op documentatie, het werk waarmee niet wordt geregeld door de wet van de Russische Federatie van 21 juli 1993 "On State Secret".

organisatie

Archivistische opslag van documenten en papierwerk helpen om het werk met documenten duidelijk te controleren, terwijl hun veiligheid en toegankelijkheid worden gewaarborgd. Er zijn bepaalde soorten documenten met een specifieke term en zelfs een opslagmethode.

Bij de organisatie van archiveringswerkstukken dragen overheidsdepartementen en organen feilloos officiële documenten over naar de Archival Funds van de Russische Federatie (AF RF). Commerciële structuren hebben op hun beurt een bredere keuze aan methoden voor het opslaan van documentatie.

Elke groep officiële papieren heeft zijn eigen specifieke opslagperiode, die wordt gereguleerd in overeenstemming met het regelgevingskader van de Russische Federatie. Er wordt ook een inventarisatie gemaakt waarin de datum van inbeslagname van documenten in het archief wordt genoteerd met de vervaldatum van opslag en een verwijzing naar de relevante wettelijke bepaling.

Vereisten voor de plaats van opslag van documenten

Binnen het bedrijf is de archiefopslag van documenten georganiseerd in gespecialiseerde gebouwen of in afzonderlijke, geïsoleerde ruimtes. Tegelijkertijd zijn overmatige verwarming en hoge luchtvochtigheid in de kamer ten strengste verboden. Dit zijn de belangrijkste criteria voor het opslaan van archiefdocumenten. Tegelijkertijd hebben verschillende gegevensdragers hun eigen modus nodig. namelijk:

1. Papers: 18-20 ° С, luchtvochtigheid - 52-57%.
2. Films: zwart en wit - 16 ° С, kleur - 3-6 ° С. Vochtigheid is 41-44%.
3. Magneetbanden en schijven: 16-19 ° С, luchtvochtigheid - 52-64%.

Het is onmogelijk om documenten in de buurt van magazijnen te regelen met voedsel en chemicaliën, evenals fastfoodrestaurants, kantines. Bovendien zou er een aparte ruimte moeten zijn voor het ontvangen van papieren, waarin de acclimatisering van documentatie zal plaatsvinden. Soms worden deze ruimtes gebruikt voor kortdurende opslag van verschillende opslagmedia.

De ruimte moet de nodige catalogusplanken, rekken en archiefmappen bevatten, speciale dozen. Vooral noodzakelijke en economisch waardevolle documenten worden in metalen kasten met veilige sloten geplaatst. Naast de basisvereisten zijn er andere, niet minder belangrijke voorwaarden:

1. Security. Archiefruimtes moeten bestand zijn tegen vuur, beschermd tegen overstromingen, er is een nooduitgang. De afstand van documenten tot de warmtebron (inclusief vensters) is ten minste 0,6 m. Het is ten strengste verboden om papier dicht bij hen te plaatsen.
2. Gebruik van pijpleidingen die alleen met beschermende uitrusting zijn geïsoleerd.
3. Verborgen verzegelde stopcontacten en elektrische bedrading.
4. Streng verbod op de werking van alle verwarmingstoestellen. Ook zijn voedsel en andere items die geen verband houden met de opslag van documentatie niet toegestaan.
5. In aanwezigheid van moeten mobiele of stationaire metalen rekken zijn. Papieren over hen kunnen het beste in dozen of bundels worden geplaatst. Tegelijkertijd is de afstand in het hoofdpad ten minste 1,3 m en tussen de rekken - 0,7 m. De afstand van de onderste lade - ten minste 0,1 m en van het rek tot de muur - niet meer dan 0,5 m.

Ook een verplichte opslagvereiste: de locatie van de kasten staat loodrecht op de muren, ramen en batterijen.

In het archief voor archiefopslag is kunstmatig en natuurlijk licht acceptabel. Tegelijkertijd is het belangrijk om te voorkomen dat direct zonlicht de documentatie binnenkomt. Als gloeilampen worden gebruikt, moet bovenop elk een beschermkap worden geïnstalleerd. Fluorescerende apparaten moeten worden geselecteerd met een klein UV-spectrum.

Opslag tijd

Voor archivering van officiële papieren wordt een specifieke methode voor systematisering van documentatie in productie gebruikt. Het helpt om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving. Het doel hiervan is om het verlies van belangrijke informatie te voorkomen.

Na het verstrijken van de vastgestelde tijd voor het opslaan van effecten in het archief, vernietigt de verantwoordelijke persoon officiële papieren en voert vervolgens een liquidatiehandeling uit.

Bovendien zijn er documenten met een onbeperkte opslagduur. Voor hen wordt een financieringsprocedure uitgevoerd. Dit is een verdeling van papieren in archiefwerk voor verschillende fondsen en collecties.

Wettelijke documenten

Wetgeving op het gebied van archiveringswerk omvat veel methodologische aanbevelingen en wettelijke regelgeving. Dit is een complex, maar logisch correct regelgevingsmechanisme.

De belangrijkste pijler in de regulering van de betrekkingen is de wet van 22 oktober 2004 nr. 125-ФЗ “Over archiefaangelegenheden in de Russische Federatie”. Op basis daarvan werden wetten aangenomen op het niveau van de samenstellende entiteiten van de Russische Federatie betreffende de regels voor het werken met documentatie, lijsten van papieren met bewaartermijnen. Het bevat ook andere wettelijke documenten over archiefbeheer, overeengekomen met archiefeenheden.

Deze wet- en regelgeving helpt bij het implementeren van wettelijke regelgeving. Verplicht voor alle organisaties en instellingen van alle vormen van eigendom.

GOST voor archivering en papierwerk is van toepassing op documentatie van staats-, gemeentelijk en particulier eigendom. Hij identificeerde de belangrijkste soorten documentatie die wordt overgedragen naar opslag in de staat en is opgenomen in het archieffonds van de Russische Federatie. Het opnemen van documenten in particulier bezit vindt plaats in overeenstemming met de wet.

De tijd voor de overdracht van officiële papieren naar gemeentelijke en nationale archieven is ook strikt bepaald. Dit geldt zowel voor gemeentelijke en nationale als voor niet-overheidsbedrijven die een overeenkomst sluiten over permanente opslag.

Nationale en gemeentelijke archieven maken lijsten van organisaties en dragen deze papieren (picklijsten) over voor opslag en verdere overdracht naar het Archival Fund van de Russische Federatie. De opname van niet-overheidsbedrijven in dergelijke lijsten is op hun verzoek en in overeenstemming met de bestaande overeenkomst. Bovendien kan het archief personeelslijsten bijhouden voor organisaties waarmee alleen samenwerking wordt gepland.

Wat gebeurt er met archiefdocumenten wanneer een organisatie wordt afgesloten?

Bij liquidatie, reorganisatie of faillissement van een onderneming wordt alle archiefdocumentatie overgedragen aan de opvolgers die het wettelijke recht hebben om dit te doen, aan de oprichter, het staats- of gemeentelijk archief.

Door privatisering van gemeentelijke of staatsorganisaties kunt u alle papieren die zijn uitgegeven naar aanleiding van hun activiteiten (bijvoorbeeld personeelsorders) in hun archief achterlaten.

Toegang tot bestellingen en beperkingen

Ze zijn ook bij wet geregeld. Beperkingen hebben invloed op de beurt van toegang tot documentatie die staatsgeheimen (of door de staat beschermde) bevat of informatie over persoonlijke of familiegeheimen (in dit geval zal de opslagperiode 75 jaar zijn vanaf het moment waarop het document is opgesteld).

Opgemerkt moet worden dat archieven legale papieren (kopieën of certificaten van archiefdocumenten) kosteloos aan rechtspersonen en personen moeten uitgeven binnen de daarvoor door de wet gestelde termijnen. Dergelijke documenten zijn vereist voor sociale bescherming, pensioenen, uitkeringen en vergoedingen.

Gearchiveerde documenten in beslag genomen als bewijs (in overeenstemming met de wetten van de Russische Federatie) moeten worden teruggestuurd.

Niet-naleving van de regels, schending van de wetgeving van de Russische Federatie inzake archiefzaken houdt administratieve, strafrechtelijke en wettelijke aansprakelijkheid in.