Om diefstal en verlies te voorkomen, gebruiken de ondernemingen controlemethoden. Een van de belangrijkste is een inventaris van voorraden. Hoe is ze?
Algemene informatie
Om de veiligheid en de correcte uitvoering van operaties van de beweging van voorraden te beoordelen, wordt een inventaris van de voorraden gebruikt. Het is ook noodzakelijk in gevallen:
- Transformatie van een gemeentelijke of staatsunit, verkoop, inkoop, verhuur van onroerend goed.
- Bij het veranderen van financieel verantwoordelijke persoon.
- Alvorens de jaarrekening op te stellen.
- In geval van onvoorziene omstandigheden (overstroming, brand enzovoort).
- Bij het reorganiseren of liquideren van een organisatie.
- In geval van vaststelling van feit (en) van misbruik, diefstal, schade aan voorraden.
- In geval van een andere behoefte, zoals voorzien door toepasselijk recht (bijvoorbeeld in opdracht van wetshandhavingsinstanties).
Hier zijn de gevallen waarin een inventaris van de plant vereist is. De basis voor het begin is een order van het hoofd van de organisatie (of een ander relevant document, bijvoorbeeld een resolutie, order).
Inventariscommissie
Gewoonlijk is een dergelijke eenheid in grote organisaties constant actief. Het omvat het hoofd (of zijn plaatsvervanger) in de rol van voorzitter, hoofdspecialisten (hoofdaccountant, afdelingshoofden, juridisch adviseur, hoofd beveiliging). Als het nodig is om een inventaris op te maken, wordt er direct een werkcommissie gevormd, waarin alle benodigde mensen zijn ingeschreven, wiens rechtsgebied het werkgebied is. Het omvat ook vaak vertegenwoordigers van de interne auditdienst of specialisten van onafhankelijke bedrijven.
Als er een kleine hoeveelheid werk is en er een auditcommissie is, wordt er vaak een inventaris aan toegewezen. In het geval dat ten minste één lid van de groep afwezig was tijdens de controle, geeft dit reden om aan te nemen dat de resultaten ongeldig zijn.
Specifiek moment
Wanneer een inventaris van de voorraden wordt uitgevoerd, moet een verantwoordelijke hieraan deelnemen. Hoewel moet worden opgemerkt dat als het ontkomt aan de vervulling van zijn plicht, het voor de rechter brengen ervan behoorlijk problematisch zal zijn, omdat dit niet wordt gedefinieerd door de toepasselijke wetgeving. In dit geval (als daar geen goede reden voor is), moet de manager een nieuwe financieel verantwoordelijke persoon aanwijzen. Wanneer de audit is voltooid, moet deze, in aanwezigheid van de resterende leden van de commissie, de feitelijk bevestigde voorraden voor bewaring aanvaarden, hetgeen wordt bevestigd door de ondertekening ervan op het inventarisblad.
Wat gebeurt er tijdens het proces?
Tijdens de inventarisatie is het noodzakelijk om een breed scala aan problemen op te lossen:
- Identificeer de daadwerkelijk aanwezige voorraad en vergelijk de werkelijke gegevens met de indicatoren van boekhoudkundige (financiële, management) boekhouding.
- Controleer op voorwaarden die bijdragen aan de veiligheid van inventarissen, de juistheid van registratie van hun vakantie en ontvangst.
- Controleer of de inventaris correct is.
- Controleer meetvoorziening.
Tijdens de inventarisatie moet de materieel verantwoordelijke persoon de leden van de commissie vanaf de inspectiedatum voorzien van de laatste documenten betreffende inkomsten en uitgaven of een rapport over het verkeer van materialen.Om de juistheid van de saldi vast te stellen en manipulaties te voorkomen, markeert de voorzitter deze artikelen met de woorden "Voor aanvang van de inventaris op [datum]". Hoewel dit een eenvoudige, maar tegelijkertijd een zeer belangrijke stap is. Van daaruit begint de inventaris van MPZ.
Wat nu?
Vervolgens wordt een inventaris van beschikbare inventarisitems uitgevoerd. Dat wil zeggen, het is feitelijk vastgelegd in de juiste eenheden van hoeveelheid en hoeveelheid waarde. Ter vergelijking wordt informatie uit boekhoudgegevens genomen. Onder elke pagina is het noodzakelijk om de serienummers van de eigenschap en het totale aantal eenheden van materialen aan te geven, evenals hun geldwaarde. Deze benadering elimineert de mogelijkheid van verdere invoer van aanvullende informatie van een financieel verantwoordelijke persoon die het resultaat van de audit verstoort. Men moet immers niet vergeten dat voorraden waardevolle hulpbronnen zijn. En de verantwoordelijke persoon kan ze gebruiken voor hun eigen verrijking, in een poging hun misdaden maximaal te verbergen (als ze gepleegd zijn).
Hoe ziet een inventaris eruit?
In feite worden de resterende saldi geregistreerd na de berekening, weging en meting. De handelingen zijn aan de inventaris gehecht. Als er materialen in bulk worden opgeslagen, wordt hun fysieke gewicht of volume bepaald met behulp van metingen en technische berekeningen. In het geval van een intacte verpakking wordt de inhoud opgenomen op basis van deze documenten. Maar tegelijkertijd is selectieve verificatie van afzonderlijke items verplicht.
Bij het uitvoeren van deze bewerkingen zijn materieel verantwoordelijke personen vereist. Deze situatie stelt ons in staat om in de toekomst mogelijke controversiële kwesties uit te sluiten. Op de laatste pagina van de inventaris moeten de voorzitter en de leden van de commissie het volgende invoeren: "Alle prijzen en berekening van de resultaten voor de voorwaarden, pagina's en in het algemeen voor de inventarislijst van inventarisitems worden gecontroleerd". Handtekeningen worden gebruikt voor certificering. Als dit niet het geval is, wordt de inventaris en herwaardering van de voorraden als ongeldig beschouwd. Als de materiële verantwoordelijke geen bezwaar maakt, zet hij ook zijn handtekening.
Bureaucratische momenten
De inventaris inventaris moet in tweevoud worden gemaakt. Een daarvan wordt overgedragen aan de boekhoudafdeling, waar ze een collatieoverzicht opstellen. De andere blijft bij de financieel verantwoordelijke persoon. Als de accountant geen bezwaar heeft na het controleren van de berekeningen en gegevens, meldt hij zich aan bij de inventaris. Van bijzonder belang zijn de waarden die onderweg zijn. Wanneer een inventaris van de fabriek bij de onderneming wordt uitgevoerd, moeten ze een afzonderlijke handeling opstellen.
Wat te doen als een accountant discrepanties heeft vastgesteld?
Het is onmogelijk om dit te negeren. Daarom wordt een collatieverklaring opgesteld (formulier nr. INV-19). Op de tweede pagina worden bestaande gegevens weergegeven, evenals een overschot / tekort, er wordt informatie verstrekt over het oplossen van verschillen. Al deze informatie moet worden gecertificeerd door de handtekening van de accountant. De derde pagina geeft aanvullende informatie over overschotten, hun uitgaven, tekorten en hun dekking.
Laten we een paar voorbeelden bekijken van hoe een inventaris van voorraden eruit zou kunnen zien.
Overschot / tekort geconstateerd
Wat te doen in dit geval? Hoe hiermee om te gaan? In het geval dat een inventaris van de voorraden werd opgesteld en overschotten werden geïdentificeerd, moeten deze als andere inkomsten worden beschouwd. Hoe bedrading regelen? In dit geval zijn we geïnteresseerd in debet 10 en credit 91 (subrekening 91-1). Met de eerste kunnen we laten zien dat we met materialen te maken hebben. Een lening is noodzakelijk om aan te tonen dat dit andere inkomsten zijn. En als er een tekort wordt ontdekt? In dit geval moeten we, ongeacht de aard, de rekening 94 gebruiken. Alle tekorten en verliezen door materiële schade worden erop afgeschreven.
tekort
We beschouwen nog een voorbeeld. De inventaris van voorraden wordt uitgevoerd. Er is gebleken dat er een tekort is aan materiaal dat is opgenomen tegen de werkelijke aanschafkosten. In dit geval is het noodzakelijk om rekening 94 te gebruiken voor debet, terwijl krediet - 10. Bovendien omvat de tweede niet alleen de werkelijke aanschafkosten, maar ook de hoeveelheid transport- en aanschafkosten. Maar u moet er rekening mee houden dat ze betrekking hebben op de contractwaarde van de ontbrekende bestanden.
Als u alleen rekening houdt met de boekhoudkundige (contractuele) prijs van de aandelen, dan helpt de link debet 94, credit 16. Als de laatste account niet wordt gebruikt vanwege bepaalde organisatorische problemen, kunt u in plaats van 16 het bedrag crediteren. transport- en inkoopkosten. Dit is hoe gemakkelijk inventaris wordt bijgehouden. Natuurlijk kan het in eerste instantie voor onervaren ingewikkeld lijken, maar een beetje oefening - en alle berichten worden zonder problemen gemaakt.
Eventuele tekorten of schade moeten worden afgeschreven, afhankelijk van de redenen voor het optreden ervan. Dit is erg belangrijk. Het is noodzakelijk om het hoofd van de organisatie alle informatie te verstrekken die zal bevestigen welke maatregelen zijn genomen om materiële schade te compenseren. Arbitragehoven, wetshandhavingsinstanties en antwoorden uit deze structuren kunnen als voorbeeld worden genoemd. In dit geval zal de afschrijving van belang zijn voor rekeningen 20, 23, 25, 26 (misschien meer, afhankelijk van de situatie), en krediet - 94.
conclusie
Natuurlijk zijn voorraden belangrijk voor de werking van ondernemingen. En om diefstal, verlies en schade te voorkomen, moet u de situatie nauwlettend volgen. Maar je moet niet te ijverig zijn en constant controles uitvoeren. Het is mogelijk om een geplande inventaris van de MPZ voor een jaar te overwegen en nog enkele oppervlakte-onderzoeken per kwartaal. Hoewel het natuurlijk allemaal afhangt van de onderneming, de situatie erop en een aantal andere punten.
En tot slot wil ik nog een belangrijke nuance overwegen. Wanneer een inventaris van de voorraden in het magazijn wordt uitgevoerd en problemen worden geïdentificeerd, wordt een vergelijkingsblad samengesteld. Bij het analyseren van zijn gegevens is het mogelijk om een transplantaat voor individuele items te identificeren. Waarom gebeurt dit? Opnieuw sorteren is het resultaat van het feit dat dezelfde namen van materialen tegen verschillende prijzen komen. De reden voor deze situatie kan zijn dat toen de materialen van verschillende grondstoffen waren gemaakt, er bepaalde vertragingen waren.
Overweeg een klein voorbeeld om dit te begrijpen. Natuurlijke droogolie kost meer dan dat, gemaakt van kunstmatig materiaal. Nog een voorbeeld. Een vergelijkbare situatie wordt waargenomen voor dezelfde materialen die hetzelfde productiedoel hebben. Waarom anders? En ze hebben verschillende kenmerken. Er ontstond bijvoorbeeld een productiebehoefte en in plaats van 100 mm nagels werden 90 mm verbruiksgoederen gebruikt. Maar ze zijn goedkoper! In dit geval ontstaat een positief somverschil.