De kosten die worden gemaakt bij de berekening van de inkomstenbelasting moeten economisch verantwoord en gedocumenteerd zijn. Kosten die zijn bedoeld voor auto's zijn geen uitzondering. Als voertuigen echter, naast officiële doeleinden, voor persoonlijke behoeften worden gebruikt of persoonlijk vervoer voor officiële doeleinden wordt gebruikt, kunnen er moeilijkheden ontstaan met belastingadministratie. Vragen kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op het afgeven van benzine aan de persoonlijke auto van de bestuurder. Laten we dit in ons artikel bespreken.
Eigen auto voor officiële doeleinden
De huidige wetgeving bevat geen afzonderlijke bepalingen over hoe het gebruik van een persoonlijke auto voor officiële doeleinden wordt gereguleerd. Maar deze mogelijkheid is verankerd in art. 188 van de Arbeidswet van de Russische Federatie. Momenteel zijn er verschillende manieren om benzine af te schrijven naar de persoonlijke auto van de regisseur. Deze omvatten het volgende:
- Compensatie. Het gebruik van voertuigen is in dit geval vastgelegd in lokale wetten. Dit kan ook worden aangegeven in een arbeidsovereenkomst of collectieve arbeidsovereenkomst. Tegelijkertijd worden procedurele procedures geminimaliseerd en kan de werkgever het arbeidsproces flexibel regelen. Het betalen van een bestuurdercompensatie voor het gebruik van een persoonlijke auto maakt het echter minder veilig.
- Te huur. Om de werkelijke kosten te verlagen en de boekhouding van alle uitgaven te optimaliseren, kan huur worden gebruikt. Bovendien huurt het bedrijf in feite een voertuig zonder chauffeur en rijdt de werknemer al in een bedrijfswagen, dat wil zeggen op de balans van het bedrijf. Het contract kan voorzien in een volledige vergoedingsregeling voor de auto. Maar deze methode heeft ook nadelen.
- Lening. Met een gratis lening is het ook mogelijk om een persoonlijke auto voor officiële doeleinden te gebruiken. In dit geval ontvangt de werknemer geen vergoeding voor de levering van het voertuig, maar de totale belastingdruk, evenals de huurbetalingen, worden verlaagd. In dit geval wordt de auto op de balans van het bedrijf opgesteld.
- GPC-overeenkomst. Soms is het raadzaam om een GPC-overeenkomst te sluiten met de bestuurder voor het verlenen van diensten voor het vervoer van goederen of passagiers. Deze methode heeft een aantal voor- en nadelen.
Autoverhuur
Een persoonlijke auto huren om deze vervolgens voor officiële doeleinden te gebruiken, is een gangbare praktijk.Deze methode biedt de werknemer een hoog niveau van garantie voor de veiligheid van zijn auto, biedt een extra vergoeding en plaatst het voertuig op de balans van het bedrijf, wat de rapportage aanzienlijk vereenvoudigt.
Maar bij het gebruik van een persoonlijke auto merken bestuurders ook tekortkomingen op. Deze omvatten het volgende:
- Over de huur moet u inkomstenbelasting betalen.
- Het is noodzakelijk om opnieuw een verzekeringscontract op te stellen.
- Bovendien moet u een huurovereenkomst sluiten.
Details van deze uitgave worden vermeld in Art. 643 Burgerlijk wetboek.
Directeur persoonlijke auto
Andere methoden kunnen worden gebruikt om benzine af te schrijven naar de persoonlijke auto van de bestuurder. Hij is niet vrijgesteld van de verplichting om onderzeeërs uit te geven en om zakenreizen en andere officiële reizen goed te regelen. Maar in de praktijk wordt niet altijd aan deze eis voldaan.
Als er problemen optreden, kan de directeur de reis altijd met persoonlijke doelen uitleggen, niet met werknemers. Om hem vervolgens te beschuldigen van het overtreden van de wet, zullen de onderzoeksautoriteiten moeten aantonen dat de reis rechtstreeks heeft gewerkt.
De directeur van de LLC, beide oprichter, heeft het recht om alle hierboven beschreven methoden te gebruiken voor autoregistratie. Dit is mogelijk vanwege het feit dat hij ook als een individu handelt, dat wil zeggen, hij is een bestuurder, werknemer en vertegenwoordiger van een rechtspersoon.
Laten we in detail bekijken hoe benzine kan worden afgeschreven naar de persoonlijke auto van de directeur. Bovendien gaan we ervan uit dat dit op de balans van de onderneming staat.
Vrachtbrief Concept
Het (in het kort - PL) verwijst naar het primaire document, waar de kilometerstand wordt geregistreerd. Op basis hiervan wordt het brandstofverbruik bepaald. Bedrijven waarvoor transport de hoofdactiviteit is, gebruiken de vorm van een vrachtbrief met de details die zijn gespecificeerd in sectie 2 van de order van het ministerie van Transport nr. 152. Als het bedrijf een auto nodig heeft om zijn management- en productiefuncties te vervullen, dan kan de lijst worden ontwikkeld in overeenstemming met de wet “On Accounting boekhouding 'Nr. 402-FZ.
Bedrijven gebruiken vaak onderzeeërs die zijn goedgekeurd bij decreet van de Goskomstat van de Russische Federatie nr. 78 in 1997. Het bevat verschillende vormen van onderzeeërs op basis van het type voertuig, bijvoorbeeld formulier 3 is voor een personenauto en formulier 4 is voor een vrachtwagen.
Onderzeeërs worden geregistreerd in een speciaal tijdschrift. Hun boekhouding is onderling verbonden, rekening houdend met brandstoffen en smeermiddelen. Als het bedrijf geen motorvervoer is, worden er vellen opgesteld wanneer het nodig is om de geldigheid van uitgaven te bevestigen, bijvoorbeeld 1 keer per week of 1 keer per maand. Dit kan worden beoordeeld op basis van een brief van het ministerie van Financiën van de Russische Federatie nr. 03-03-04 / 1/327 of resolutie van de FAS BBO nr. A38-4082 / 2008-17-282-17-282.
Als de regisseur een persoonlijke auto gebruikt voor officiële doeleinden of, omgekeerd, een officiële auto voor persoonlijke doeleinden, is het vooral belangrijk om de onderzeeër goed te regelen. Het hangt ervan af of de boekhouding van de kosten voor brandstoffen en smeermiddelen zal worden uitgevoerd bij de berekening van de inkomstenbelasting. Om veilig te zijn in geval van inspecties en geen fouten te maken, moet u rekening houden met verschillende nuances.
Handige versie van het document
Afschrijving van benzine bij de onderneming wordt niet onmiddellijk uitgevoerd in de fiscale boekhouding. De kosten van gekochte brandstof zijn niet inbegrepen in de kosten, noch bij het vooruit betalen, noch tijdens het tanken en de overeenkomstige afschrijving van geld van de tankkaart. Het feit is dat tanken bij een controle van een terminal van een benzinestation alleen de aankoop bevestigt, maar niet dient als bewijs van het beoogde gebruik. Het hoofddocument dat het verbruik van brandstoffen en smeermiddelen bevestigt, is de vrachtbrief. Met zijn hulp wordt rekening gehouden met de werking van het transport en het werk van de bestuurder. Zonder dit is het vervoer van personen, bagage en vracht verboden.
Het moet de volgende informatie bevatten:
- Naam en nummer.
- Gegevens over de geldigheidsperiode.
- Informatie over de eigenaar van het voertuig.
- Gegevens over de auto.
- Gegevens over de bestuurder.
Uniforme documenten die zijn goedgekeurd door het Staatsstatistiekcomité van Rusland mogen alleen worden gebruikt door bedrijven waarvan de hoofdactiviteit verband houdt met het wegvervoer. Bij andere ondernemingen kunt u een onafhankelijk ontwikkeld formulier toepassen. In dit geval wordt het formulier goedgekeurd door middel van de toepassing ervan op de boekhoudprincipes van het bedrijf en bevat het alle hierboven gespecificeerde details.
Hoe benzine afgeven op vrachtbrieven? Ze hoeven de route van het voertuig niet in te voeren. Dit is vooral belangrijk in gevallen waarin de auto wordt gebruikt voor zowel officiële als persoonlijke doeleinden. Deze bevindingen worden bevestigd door de rechtbank.
Voorbeeld nr. 1: over de afwezigheid van bepaalde gegevens in de onderzeeër
Voor de lezer kan een van de beslissingen van de FAS SZO voor de onderneming interessant zijn. Het punt is als volgt.
De belastinginspectie gaf aan dat de onderzeeër en de rapporten over de uitgaven voor brandstoffen en smeermiddelen, die het bedrijf elke maand opstelde, geen gegevens bevatten over de route voor officiële auto's, evenals het aantal vluchten en rijbewijsnummers. Er werd niets gezegd over de periode van vertrek en terugkeer van de auto naar de garage, snelheidsmetergegevens, benzineresten en het verbruik ervan voor elke dag.
Ter ondersteuning van de kosten heeft het bedrijf de volgende documenten ingediend: bedieningsinstructies voor officiële auto's, bestellingen voor de procedure voor het gebruik ervan, verklaringen over benzinecoupons, boekhoudregisters, onderzeeërs. Na onderzoek van de casus en het gepresenteerde bewijsmateriaal oordeelde de rechtbank dat elk bewijsmateriaal, inclusief indirect bewijsmateriaal, wordt aanvaard om de grondslag van de inkomstenbelasting te bepalen. De informatie in de onderzeeër (in het bijzonder autokilometer, benzineverbruik, zijn resterende in de tank) in combinatie met andere documenten bevestigen de economische haalbaarheid van de kosten.
Voorbeeld nr. 2: over het ontbreken van een route in de onderzeeër
Een soortgelijke beslissing werd genomen door de FAS MO, toen de belastingdienst wilde bewijzen dat als de onderzeeër geen informatie over de route bevatte, het document de kosten van het kopen van brandstof en smeermiddelen niet bevestigt. De omstandigheden van de zaak waren als volgt.
Bij het onderbouwen van de kosten heeft het bedrijf initiële documenten verstrekt waarin werd verklaard dat de brandstof werd ontvangen van leveranciers en over het volume van tankstations. Bovendien werden betalingsopdrachten ingediend, evenals de kostennormen, die werden goedgekeurd in opdracht van de autoriteiten, onderzeeërs, die alle nodige details bevatten (bevestiging van de kilometerstand), informatie over brandstofverbruik, documenten voor het afboeken van benzine, naar behoren uitgevoerd.
Na onderzoek van het dossier heeft de rechtbank geconcludeerd dat de belastingdienst de onredelijkheid van de kosten niet heeft bewezen. Het gebrek aan informatie over de route dient niet als basis voor het weigeren om uitgaven te bevestigen.
Aldus kunnen bedrijven gaskosten opnemen in belastingkosten op basis van zekerheden die het feit van de aankoop van benzine bevestigen, evenals onafhankelijk ontwikkelde vorm van onderzeeërs, zelfs als er geen route is. Bovendien kan de onderzeeër voor elke periode worden uitgegeven - van 1 dag tot 1 maand.
Als uit andere documenten niet blijkt dat de reis niet-productief van aard was (bijvoorbeeld op basis van een schriftelijke opdracht van de directeur), kan het bedrijf met deze kosten rekening houden bij de berekening van de inkomstenbelasting, zelfs als de reis voor persoonlijke doeleinden was.
Nadelen van een verenigde onderzeeër
Wanneer u het uniforme onderzeeërformulier gebruikt, moet u het punt "Plaats van vertrek en bestemming" invullen, evenals de andere details van dit formulier, aangezien u geen details kunt verwijderen. Daarom zal aanvullend moeten worden gecontroleerd of de adressen waarmee belastingambtenaren kunnen overwegen dat de bestuurder de auto van de zaak voor persoonlijke doeleinden heeft gebruikt, niet zijn aangegeven bij de bestemmingen en vertrekpunten.
Als de route-informatie niet wordt gegeven of het vertrek of de bestemming wijst op het niet-productieve karakter van de reis, kan het bedrijf de kosten van benzine niet accepteren. Bovendien heeft de werknemer in deze situatie inkomsten in natura (de kosten van benzine), waaruit het bedrijf de inkomstenbelasting moet berekenen en overdragen naar het budget, evenals verzekeringspremies. Geaccepteerde btw kan ook als onredelijk worden beschouwd door de belastingdienst.
Schrijf het brandstoftarief af
Het is belangrijk om te overwegen dat brandstofkosten gestandaardiseerd zijn. Ondanks het feit dat het belastingwetboek van de Russische Federatie geen beperkingen oplegt aan de boekhouding van de kosten voor benzine bij het berekenen van de belasting, worden de relevante normen vermeld in de methodologische aanbevelingen “Brandstof- en olieverbruikscijfers voor motorvoertuigen”. Ze moeten niet alleen worden gebruikt door transportbedrijven, maar ook door bedrijven die voertuigen besturen. Ze worden in aanmerking genomen bij de belastingheffing.
Daarom, zodat er geen klachten zijn over de hoeveelheid verbruikte brandstof, bij het afgeven van benzine zonder vrachtbrieven, moet u rekening houden met de werkelijke kosten met de vastgestelde normen en proberen deze niet te overschrijden. Voor die voertuigen waarvoor de relevante kosten niet zijn goedgekeurd, moet het bedrijf zich laten leiden door technische documenten of informatie verstrekt door de voertuigfabrikant.
Tegelijkertijd heeft het bedrijf het recht om zijn eigen verbruikstarieven voor benzine vast te stellen, rekening houdend met seizoensgebonden toeslagen. De periode en het bedrag van de opbouw van premies worden uitgevoerd op basis van de relevante volgorde van lokale autoriteiten, en bij afwezigheid - op persoonlijke volgorde van het hoofd. In het laatste geval wordt verwezen naar de bestelling van het ministerie van Transport, worden de merken van de auto's geregistreerd en worden beperkingen berekend. Dit houdt rekening met de transportomstandigheden, de technische staat van de auto en de mate van lading.
Benzine afschrijven op zakenreizen
In overeenstemming met art. 166 van de Arbeidswet, een zakenreis betekent de reis van een werknemer in opdracht van het management voor de noodzakelijke periode om een zakelijke opdracht buiten een vaste baan te vervullen. Reizen wordt niet herkend op zakenreizen. Zakenreizen zijn dus geen reizen voor chauffeurs die vrachtvervoer uitvoeren.
Tijdens een zakenreis, ook wanneer de bestuurder een persoonlijke auto voor officiële doeleinden gebruikt, wordt hij vergoed voor reiskosten, huurwoningen en extra kosten (per dag en andere kosten die worden gemaakt met toestemming van de werkgever). Dit staat in art. 168 Arbeidswet van de Russische Federatie. Terugbetalingen worden gedaan op basis van de instructie van de USSR, Goskomtrud en de All-Union Central Council of Trade Unions nr. 62 “Op officiële zakenreizen binnen de USSR”. Dit document voorziet echter niet in de betaling van brandstof. Maar de kosten ervan kunnen worden opgenomen in reiskosten.
Bevestiging van de aankoop van benzine tijdens de zakenreis van de directeur op een privéauto is een onderzeeër. Op basis van de gegevens worden de kosten en hoeveelheid benzine bepaald die tijdens een zakenreis is verbruikt. Na zijn terugkeer dient de werknemer documenten over de aankoop van brandstof in te dienen, samen met een voorschotrapport. Dit zijn cheques van kassiers en tankstationrapporten over benzine. Volgens paragrafen. 5 blz. 7 Artikel 272 van het belastingwetboek, in de fiscale boekhouding worden brandstofkosten opgenomen op de dag dat het rapport wordt goedgekeurd.
conclusie
In veel bedrijven vormen brandstoffen en smeermiddelen een belangrijke kostenpost. In dit geval moeten accountants brandstof en smeermiddelen bijhouden en deze kosten rechtvaardigen. Het gebruik van onderzeeërs is een van de manieren om het aantal gebruikte brandstof en smeermiddelen te bepalen. Met behulp van een onderzeeër is het niet alleen mogelijk om de productiebehoefte voor kosten te bevestigen, maar ook om de afgelegde afstand aan te geven, evenals de parameters voor het berekenen van brandstof en smeermiddelen te bepalen.
Benzine afgeven in de persoonlijke auto van de regisseur kan op verschillende manieren worden uitgevoerd. De meest voorkomende zijn compensatie en huur. Elk van de methoden heeft zijn voor- en nadelen.Daarom wordt in specifieke gevallen gekozen voor een bepaalde methode, rekening houdend met de bestaande omstandigheden.
