Gebruik van een persoonlijke auto voor officiële doeleinden: contract, compensatie, boekingen

Vandaag ontwikkelt het bedrijf zich sneller. Tijd bepaalt geld en vice versa. Hoe mobieler de medewerkers van het bedrijf, hoe sterker de marktpositie. Daarom is de auto niet alleen een vervoermiddel geworden, maar ook een manier om winst te maken en succes te behalen.

Momenteel wordt het gebruik van een persoonlijke auto voor officiële doeleinden gebruikt in veel ondernemingen waar het personeel werk heeft van reizende aard. Managers gebruiken ook privévoertuigen om verschillende werkproblemen op de weg op te lossen.

Manieren van registratie van relaties met de werknemer over het gebruik van transport

Dit artikel zal uitzoeken hoe dit te documenteren. Relaties worden opgebouwd met een werknemer die zijn auto gebruikt om officiële taken op verschillende manieren te vervullen.

Ten eerste kunt u de clausule over de exploitatie van onroerend goed in de arbeidsovereenkomst specificeren en een vergoeding betalen zoals voorzien door de wet.

Ten tweede kunt u ook een overeenkomst opstellen en ondertekenen met de werknemer (ook wel civiel recht genoemd) waarin de lease van uw eigen vervoer wordt aangegeven met behulp van managementondersteuning en technisch gebruik. Tegelijkertijd, het naleven van de normen voor het gebruik van een persoonlijke auto voor officiële doeleinden.

Voor- en nadelen van elke optie

Elke optie heeft voor- en nadelen. Laten we ze in meer detail bekijken.

Het verschil met andere middelen om voertuigen aan te schaffen voor gebruik is dat de auto in dit geval zowel voor werknemers als voor persoonlijke zaken wordt gebruikt. Dienovereenkomstig kunnen betalingen voor het gebruik van de auto van een werknemer minder zijn dan een huur, hetgeen wordt geïmpliceerd in overeenstemming met een autoverhuurovereenkomst met een bestuurder. Maar, zoals de praktijk laat zien, wordt de werking van uw eigen auto bepaald door de reikwijdte van het gebruik ervan: meestal zijn het zakenreizen, waar u gemakkelijker bij uw eigen auto kunt komen, of dit zijn plaatsen waar geen openbaar of ander vervoer naartoe gaat. Verschillende zakelijke bijeenkomsten houden vaak het gebruik van een auto in. Waar kan anders persoonlijk vervoer nodig zijn? De activiteit van een medewerker omvat bijvoorbeeld een constante beweging in de stad, van de ene klant naar de andere. Dit te voet doen zal niet werken, omdat er veel tijd aan wordt besteed. Het is voordelig voor een bedrijf om een ​​persoon met een machine in te huren. Hij zal tijd hebben om rond klanten te gaan, en het bedrijf zal hem voor kosten vergoeden.

Ook kan de bediening van uw eigen auto in het kader van een arbeidsrelatie worden beschouwd als de vervulling door een werknemer van zijn officiële taken. En vergoeding voor het gebruik van een persoonlijke auto voor officiële doeleinden, die aan een werknemer verschuldigd is, mag niet worden belast. Maar deze compensaties hebben in de regel hun eigen nuances in de arbeidswetgeving. Het burgerlijk recht biedt de partijen bij een relatie een keuze. Hiermee kunt u rekening houden met de verschillende opties en bedragen die zijn gekoppeld aan de werking van de auto, zodat alle geïnteresseerde deelnemers tevreden zijn. Dit suggereert echter dat belastingheffingen en bijdragen van het compensatiebedrag zullen worden afgetrokken.

Persoonlijk gebruik van een bedrijfswagen

Het maakt niet uit welke methode wordt gekozen, het bedrijf is beter af als de werknemer op eigen vervoer reist.Het bedrijf hoeft niet de last van grote uitgaven voor de aankoop of huur van een auto te dragen, de kosten van deze periode zullen niet stijgen. Uitgaven voor onderhoud en gebruik zullen dalen: deels het bedrijf betaalt, deels de werknemer (transporteigenaar), die het voor zijn eigen behoeften gebruikt. Naast het verminderen van verspilling, verlaagt het bedrijf document- en arbeidskosten voor de verantwoording van het gebruik van de auto.

De relatie tussen de werknemer en de werkgever wordt gereguleerd door de regels van het arbeidsrecht, die voorzien in compensatiebetalingen voor de waardevermindering van voertuigen, de waardevermindering en verduistering, die verband houden met de werknemer die zijn eigen auto bestuurt voor officiële behoeften. Daarom moet een bestelling worden uitgegeven voor het gebruik van een bedrijfswagen voor persoonlijke doeleinden.

Zoals reeds opgemerkt, worden de regels voor de teruggave van kosten aan de werknemer en het bedrag van de vergoeding bepaald door de arbeidswetgeving en bij gebreke van dergelijke regels worden de partijen bij de arbeidsovereenkomst overeengekomen, die schriftelijk worden gesloten. Dan rijst de vraag voor de accountant: hoe correct een handeling opstellen over de exploitatie van eigen vervoer door een werknemer?

Betaling voor het gebruik van een persoonlijke auto voor officiële doeleinden

Als optie wordt de bestaande wettelijke documentatie voor compensatiebetalingen voor de bediening van uw eigen auto als basis genomen, bijvoorbeeld goedgekeurd door de regering van de Russische Federatie (het verwijst alleen naar betalingsnormen, maar niet naar hun grootte):

1. Het personeel van de organen voor interne zaken.
2. Medewerkers van organisaties en instanties van de penitentiaire systemen, federale brandweer van de staatsbrandweer, drugscontroleautoriteiten en douaneautoriteiten.
3. Federale overheid medewerker.

Ondanks het feit dat de documentatie is gericht op verschillende subcategorieën van personen, zijn de principes van benoemingen en vergoedingen hetzelfde:

1. Compensatie wordt betaald aan werknemers met werk van reizende aard.
2. De basis voor de werknemer om zijn eigen auto te gebruiken voor officiële behoeften is de volgorde van het management.
3. Voor werknemers die persoonlijke voertuigen gebruiken voor officiële behoeften bij volmacht van de eigenaar, worden compensatiebetalingen op dezelfde manier opgebouwd.
4. Om een ​​vergoeding te betalen voor het gebruik van een persoonlijke auto voor officiële doeleinden, moet een werknemer een aanvraag indienen waarin wordt aangegeven welke arbeidsverplichtingen zijn vervuld en hoe lang zijn eigen auto is gebruikt.

Als alles correct is geformaliseerd, zijn er geen problemen met het ontvangen van een compensatiebetaling. Laten we eens kijken welk pakket documenten de werknemer moet verzamelen.

Door werknemers verstrekte documentatie

Met een verklaring verstrekt de werknemer andere benodigde documentatie:

1. Een kopie van het kentekenbewijs van een persoonlijke auto of een paspoort voor een voertuig (PTS), een volmacht die het recht geeft om een ​​auto te besturen.
2. De vrachtbrief, de nodige details en het tijdschema voor binnenkomst worden vastgesteld door de autoriteiten die het overheidsbeleid en de regulerende regelgeving op het gebied van transport implementeren.
3. Documentatie waarin het verlies van het gebruik van uw eigen auto voor officiële behoeften wordt bevestigd (brandstofcontroles, onderhoudscertificaten).

De accountant moet ook een vrachtbrief invullen, omdat dit het primaire document is dat het gebruik van persoonlijk vervoer door een werknemer voor officiële doeleinden bevestigt. De vorm van dit blad is goedgekeurd door de resolutie van het Staatsstatistiekcomité van de Russische Federatie. Andere organisaties kunnen een vrachtbrief in hun vorm gebruiken of een ander document dat de kosten van brandbare materialen bevestigt. Alle wettelijk voorgeschreven gegevens moeten worden vermeld:

• naam van het document;
• datum van afgifte;
• organisatie van het document;
• bedrijfsvoering en de inhoud ervan;
• meeteenheden;
• functies van verantwoordelijke personen;
• handtekeningen van de opgegeven personen.

Bovendien moet u de specifieke locatie van het voertuig opgeven. Anders kan het moeilijk zijn om een ​​vergoeding te betalen. Wanneer een uniforme vorm wordt toegepast, zijn er minder conflicten.

Alle verstrekte documentatie moet de werking bevestigen voor de behoeften van de onderneming en niet voor de behoeften van de werknemer. Maar er moet rekening mee worden gehouden dat de beslissing om te betalen voor het gebruik van een persoonlijke auto voor officiële doeleinden door het hoofd binnen een bepaalde periode wordt genomen, terwijl rekening moet worden gehouden met:

1. De noodzaak om de auto te besturen om te voldoen aan arbeidsverplichtingen die gepaard gaan met frequente zakenreizen.
2. Bedrijfstijd voertuig voor officiële behoeften.
3. Het bedrag dat aan het bedrijf is toegewezen voor het werk.

Enterprise kosten herstel

Het gebruik van een persoonlijke auto voor zakelijke doeleinden brengt verschillende kosten met zich mee, maar niet alle kosten worden door de onderneming vergoed. Volgens de praktijk van het gebruik van uw eigen transport, moet verduistering tussen de werknemer en de onderneming als volgt worden verdeeld: de werknemer wordt verondersteld de verduistering voor de aankoop van brandstof en smeermiddelen te retourneren op het feit dat wordt bevestigd door de documentatie (cheques, ontvangstbewijzen, enz.). De vergoeding wordt apart betaald met de vergoeding van de genoemde verduistering.

Een vergoeding wordt niet aan een werknemer betaald in de volgende situaties:

• tijdens vakantie;
• tijdens een zakenreis;
• tijdens een periode van tijdelijke invaliditeit, hetgeen wordt bevestigd door het ziekteverlof;
• in andere gevallen wanneer de auto niet werkt.

Bij het besturen van uw eigen voertuig (na het invullen van de toestemming om uw persoonlijke auto voor officiële doeleinden volgens het model te gebruiken), ontvangt de werknemer geen afzonderlijke betaling voor hulp bij het beheer en onderhoud. De eigenlijke exploitatie van hun eigen voertuig wordt uitgevoerd binnen de grenzen van arbeidsrechten, waarvoor de werknemer recht heeft op een vergoeding, dat is het salaris. De berekening van compensatiebetalingen voor het gebruik van een auto is analoog aan een huurbetaling, inclusief afschrijving van een voertuig.

Wanneer een huurovereenkomst voor voertuigen voorziet in huur, is deze in de regel onderworpen aan inkomstenbelasting. Persoonlijke inkomstenbelasting wordt niet alleen geheven over een vergoeding voor de werking van de persoonlijke auto van een werknemer en de kosten die hij heeft gemaakt. Dit wordt hieronder meer gedetailleerd beschreven.

Weerspiegeling van uitgaven in de boekhouding

Verrekening van compensatiebetalingen voor de bediening van het eigen voertuig voor officiële behoeften en de terugkeer van verduistering in verband met het gebruik van een persoonlijk voertuig worden bijgehouden op rekening 302 12 “Overige betalingen”.

In de boekhouding geven ondernemingen slechts twee boekingen aan bij het gebruik van een persoonlijke auto voor officiële doeleinden:

1. Creditering van het compensatiebedrag en vergoeding van kosten op het feit.
2. Betaling van een vergoeding aan de werknemer in het voorgeschreven bedrag.

Op de boekhoudafdeling van een budgettaire of autonome onderneming voor lichamelijke opvoeding en sport worden dergelijke registraties van de inhoud van de operatie gemaakt:

1. Reflectie van kosten voor betaling van compensatie.
2. De implementatie van de kwestie van compensatie van de kassa van de instelling.
3. Er was een overdracht naar een bankkaart aan een werknemer.

Maar als het gebruik van de persoonlijke auto van een werknemer voor officiële doeleinden wordt uitgevoerd op basis van een arbeidsovereenkomst, gebruik dan account 302 24 "Huur en schikkingen daarop". In de kolom "Krediet" op deze rekening wordt de creditering van de huursom vermeld, en in de kolom "Debet" - de overdracht ervan naar de rekening van de werknemer of de uitgifte door de kassa van de onderneming.

Op de boekhoudafdeling van een budgettaire of autonome onderneming voor lichamelijke opvoeding en sport worden dergelijke registraties van de inhoud van de operatie gemaakt:

1. Autoverhuur kosten.
2. De huur werd betaald aan de kassa van de instelling.
3. Overgebracht naar een bankkaart naar een werknemer.

Maar het is vermeldenswaard dat er geen registraties zijn van belastingverplichtingen voor vereenvoudigde transacties. Het moet worden belast en het gebruik van een persoonlijke auto voor officiële doeleinden.

In welke situaties wordt inkomstenbelasting geheven over compensatie?

Laten we het nu hebben over belastingen. Alle winsten gemaakt door particulieren, inclusief werknemers van ondernemingen, worden belast op persoonlijke inkomsten. Alle soorten vergoedingen voorzien door het arbeidsrecht zijn vrijgesteld van belasting.

Dat wil zeggen, het niet-belastbare bedrag is het bedrag dat wordt aangegeven in het contract voor het gebruik van een persoonlijke auto voor officiële doeleinden. In dit geval moet er documentatie zijn die de eigendom bevestigt van het voertuig dat door de belastingbetaler wordt gebruikt. Ook zal het met behulp van documenten nodig zijn om de daadwerkelijke werking van het voertuig te bevestigen voor de belangen van de onderneming en de hoeveelheid afval die ermee gepaard gaat.

Maar noch de arbeids- noch de belastingwetten bevatten:

1. Een lijst met documentatie die de werking van uw eigen voertuig kan bevestigen.
2. Bepalingen die het hoofd van de onderneming verbieden werknemers te vergoeden voor verduistering bij de uitvoering van arbeidsverplichtingen.

Hieruit volgt dat het hoofd van de onderneming zelf regels kan opstellen voor het bepalen van belastingvrije compensatiebetalingen voor werknemers die een persoonlijke auto voor officiële doeleinden gebruiken, waarbij hun eigen omvang wordt bepaald.

Als werknemers personenauto's gebruiken voor hun werk, is de vergoeding hiervoor niet belast, maar onder de volgende voorwaarden:

• het gebruik van vervoer en compensatie worden schriftelijk vastgelegd (er wordt een afzonderlijke overeenkomst opgesteld of dit wordt bepaald door een arbeidsovereenkomst);
• werknemers dienden documenten in voor de auto (kentekenbewijs, titel);
• de organisatie stelt routebladen op.

Verzekeringspremies

Bij het berekenen van verzekeringspremies moet eraan worden herinnerd dat deze worden geheven op betalingen en toekenningen die aan een persoon worden toegekend in het kader van een arbeidsverhouding en een civielrechtelijke overeenkomst. De opbouw van compensatiebetalingen voor het gebruik van het voertuig om te werken binnen het bedrag dat is vastgelegd in het contract tussen de werkgever en de werknemer, is geen vergoeding, vergoeding voor de vervulling van arbeid of andere verplichtingen, materieel voordeel. Dienovereenkomstig is een dergelijke vergoeding niet onderworpen aan een verzekeringspremie.

Als een medewerker van de organisatie een officiële auto gebruikt, terwijl er geen vrachtbrieven en andere ondersteunende documenten zijn, dan heeft zo'n persoon een economisch voordeel in het bedrag waarin het wordt geschat. Dit type inkomsten is onderworpen aan inkomstenbelasting bij het gebruik van een bedrijfswagen voor persoonlijke doeleinden.

In aanvulling op de verklaringen van ambtenaren, wordt het duidelijk dat het aanbieden van een auto bij volmacht geen eigendomsoverdracht heeft en deze auto kan niet als eigendom van een trustee worden beschouwd. Overeenkomstig artikel 185 van het Burgerlijk Wetboek van de Russische Federatie is een volmacht een schriftelijke opdracht die door een persoon aan een ander wordt afgegeven voor vertegenwoordiging bij een derde.

Compensatiebetalingen op grond van een arbeidsovereenkomst voor de exploitatie van het eigen voertuig, die aan de werknemer ter volmacht wordt verstrekt, zijn ook niet belast. Er moet aan worden herinnerd dat de bestuurder verantwoordelijk is voor het gebruik van de bedrijfswagen voor persoonlijke doeleinden.

Schikkingen onder een autoverhuurcontract met een bestuurder kunnen niet worden beschouwd als een vergoeding voor een werknemer aan wie een volmacht is verleend om een ​​voertuig te besturen.Het onderwerp voor verzekeringspremies voor extrabudgetaire fondsen is dus afwezig.

Wanneer is een vrachtbrief nodig?

Veel accountants stellen de vraag: "Is een vrachtbrief vereist voor compensatiebetalingen voor de werking van mijn eigen voertuig?". Tegelijkertijd weet iedereen dat een dergelijk blad u dwingt om de federale wet “The Charter of Road Transport and Urban Land Electric Transport” in te vullen, die het vervoer van bagage, vracht, passagiers met het openbaar vervoer (bussen, trolleybussen, trams), auto's en vrachtwagens zonder een juiste vrachtbrief verbiedt transport, zoals bij het gebruik van een bedrijfswagen voor persoonlijke doeleinden. De vrachtbrief is opgenomen in de lijst van benodigde documenten voor de werking van een auto die eigendom is van een rechtspersoon.

Wat vertelt transportwetgeving ons hierover? Instellingen en ondernemingen die voertuigen gebruiken om passagiers en goederen te vervoeren, kunnen niet zonder vrachtbrief. Als de auto wordt bestuurd door een persoon voor hun eigen behoeften, is het niet nodig om een ​​dergelijk blad op te stellen, zoals wordt aangenomen in de bovengenoemde normatieve handelingen voor rechtspersonen en ondernemers die voertuigen gebruiken.

Vrachtbrief bij gebruik van de persoonlijke auto van een werknemer

Een soortgelijke mening wordt gevormd met betrekking tot het gebruik door een werknemer van een persoonlijke auto voor officiële doeleinden. Maar hier wordt de noodzaak voor de uitvoering ervan niet bepaald door de regels van de transportwetgeving, maar door de normen van de arbeids- en belastingwetgeving, die verplichten om de officiële werking van het eigen voertuig van de werknemer te bevestigen. Om de verspilling bij de aankoop van brandstoffen en smeermiddelen voor de behoeften van algemene productiewerkzaamheden te bevestigen, hebben we een correct voorbereide vrachtbrief nodig, die het werkelijke brandstofverbruik aangeeft. Informatie die het niet mogelijk maakt om de kosten van brandstoffen en smeermiddelen te controleren, aangezien de algemene productie in de handen van controllers kan spelen.

Samenvattend moet het volgende worden opgemerkt. Opdat de betalingen voor de bediening van het eigen voertuig van de werknemer compenserend zijn, moet de procedure voor het gebruik van een persoonlijke auto voor officiële doeleinden worden gevolgd:

1. De werking van de auto hangt samen met het nakomen van arbeidsverplichtingen.
2. Compensatiebetalingen worden uitgegeven op basis van een bevel van de werkgever. Het bedrag van de vergoeding van de aangegeven kosten is verplicht om economisch verantwoorde kosten te dekken.

Als deze regels niet worden nageleefd, is het de moeite waard om een ​​overeenkomst of een overeenkomst met de werknemer te ondertekenen over het gebruik van een persoonlijke auto voor officiële doeleinden met de bestuurder en rekening houdend met alle belastingen en toeslagen.