Er zijn verschillende redenen waarom de gemiddelde loonbetaling wordt toegepast. Een zakenreis verwijst daarnaar. Reizen gerelateerd aan werk is niet ongewoon. Natuurlijk is de bescherming van de rechten van een werknemer die dit soort werkzaamheden uitvoert wettelijk geregeld. En de procedure voor het berekenen van reiskosten en per dag is vastgesteld. De werkgever heeft geen recht om deze te overtreden.
Wat is een zakenreis?
Een zakenreis betekent de reis van een werknemer voor een bepaalde periode buiten de plaats van zijn hoofdbaan. Dit alles om veldwerk uit te voeren. Een voorbeeld is een zakenreis naar een andere stad om een nieuwe koper te overtuigen of een inspectie van een verkooppunt uit te voeren. Ook kan een reis naar een ander land, bijvoorbeeld om ervaringen tussen werknemers uit te wisselen, als een zakenreis worden beschouwd.
Het is echter goed om te onthouden dat als het werk oorspronkelijk verband hield met reizen, reizen naar andere plaatsen niet als een zakenreis kunnen worden beschouwd. Dienovereenkomstig is de berekening van reiskosten hier niet nodig. Het is ook vermeldenswaard dat de richting van de werknemer, vastgesteld bij de uitvoering van het burgerlijk contract, niet als een zakenreis wordt beschouwd.
Zakenreizen: wetten die op hen van toepassing zijn
De werkgever en werknemer die verbonden zijn aan zakenreizen moeten weten dat de basisconcepten en berekeningsregels worden geregeld door de arbeidswetgeving van de Russische Federatie. Deze omvatten:
- Artikel 166. Hier wordt het concept van officiële zakenreis geïntroduceerd.
- Artikel 167. Dit artikel bepaalt de garanties van de werknemer die op zakenreis wordt gestuurd.
- Artikel 153. Dit artikel regelt de betaling voor werk in het weekend en op feestdagen.
Natuurlijk zijn er andere artikelen die direct of indirect van invloed zijn op veel reisgerelateerde kwesties. In het bijzonder beantwoorden ze de vraag: "Hoe worden reiskostenvergoedingen berekend en wat zijn de kenmerken van hun betaling?", Bovenstaande worden echter traditioneel de belangrijkste genoemd.
Wie mag niet op zakenreis worden gestuurd?
Voordat u begrijpt hoe reiskosten worden berekend, moet u weten welke van de werknemers niet op reizen kan worden verzonden zonder hun toestemming, en wie niet moet worden verzonden, zelfs niet met schriftelijke toestemming van de werknemer.
Zwangere vrouwen en personen jonger dan achttien jaar mogen niet op zakenreis worden gestuurd. Er zijn ook regels voor de volgende categorieën werknemers:
- Vrouwen met kinderen jonger dan drie jaar oud.
- Alleenstaande ouders die een kind opvoeden of kinderen die de leeftijd van vijf niet hebben bereikt.
- Werknemers afhankelijk van kinderen met een handicap.
- Werknemers met een medisch attest dat ze voor een familielid zorgen.
De bovengenoemde categorieën werknemers kunnen alleen op zakenreis worden verzonden met schriftelijke toestemming en na volledig medisch onderzoek.
Documenten vereist voor het verwerken van een zakenreis
Om een werknemer legaal op zakenreis te sturen, is het noodzakelijk om documenten correct op te stellen. Deze omvatten een bestelling voor een zakenreis, een opdrachttoewijzing en documenten die daadwerkelijk het verblijf van de werknemer op een zakenreis bevestigen.
Het is vermeldenswaard dat een opdracht uit 2015 niet hoeft te worden uitgevoerd, dit is wettelijk toegestaan. In zijn interne procedure voor het verwerken van documentatie kan de werkgever zich echter houden aan de oude regels. Dergelijk onderhoud is geschikt voor grote organisaties.Dit soort documenten kan bijvoorbeeld worden samengesteld door het hoofd van de structurele eenheid die de behoefte aan een zakenreis aangeeft. In de toekomst wordt deze documentatie beoordeeld door het hoger management.
De bestelling die tijdens een zakenreis moet worden verzonden, is een integraal onderdeel van de documentenstroom wanneer een zakenreis plaatsvindt. De documentatie moet de details van de organisatie, werknemersgegevens, doelen en datums van de reis vermelden. Een bestelling wordt ingevuld in een verenigd formulier nr. T-9. In het geval van een opdracht wordt dit feit ook aangegeven in de bestelling.
Documenten die de duur van een zakenreis bevestigen, worden voornamelijk als reisdocumenten beschouwd, zoals treinkaartjes. Als de werknemer zich verplaatst met eigen vervoer, wordt een memo opgesteld.
Wat te doen als u de reis wilt verlengen?
Er zijn situaties waarin het nodig is om de zakenreis van een werknemer te verlengen. In dit geval moet u een extra pakket documenten opstellen. Deze omvatten:
- Om de reis te verlengen. Dit document kan in elke vorm worden ingevuld. De reden voor de verlenging van de reis en de nieuwe einddatum moeten hier worden vermeld.
- Schriftelijke toestemming om de reis te verlengen van de hierboven aangegeven personen.
- Kennisgeving verlenging werknemer. Dit kan door een fax met een bestelling te verzenden.
- Berekening van reizen en per dag voor een extra periode en de overdracht van middelen.
Betalingen aan een werknemer op zakenreis
Een werknemer die op zakenreis is gestuurd, heeft recht op verschillende soorten betalingen. Deze omvatten:
- Per dag.
- Rechtstreeks reiskosten betalen voor elke dag toe te schrijven aan werk bij vertrek.
- Vergoeding van kosten gemaakt door een werknemer in verband met een zakenreis, bijvoorbeeld bedragen voor tickets of huurwoningen.
De eerste stappen van de boekhouding: per dag, reizen en voorschotten
Nadat de richtingorder klaar is, moet de werknemer een voorschot ontvangen. Het bevat per diem voor de gehele periode van de reis, evenals het geschatte bedrag aan uitgaven. Het is vermeldenswaard dat de uitgifte kan worden uitgevoerd zowel contant als door overschrijving op de kaart van de werknemer.
Hoe worden reiskostenvergoedingen berekend? Ze worden aan het einde van de maand uitbetaald, samen met de rest van het salaris. Dit komt omdat de berekening van dit type betaling wordt uitgevoerd na het einde van de maand, ongeacht wanneer de werknemer zich heeft gemeld.
Na terugkeer van de werknemer voert de accountant een herberekening uit. De resultaten zijn samengevat, het blijkt welke bedragen zijn uitgegeven. Concluderend wordt de werknemer ofwel extra betaald voor het ontbrekende bedrag of wordt hij overmatig uitbetaald.
Betaling van zakenreizen. Basisformule
Hoe worden reiskostenvergoedingen berekend? Voordat u geld in rekening brengt bij de werknemer, moet u deze berekenen. Er moet aan worden herinnerd dat de betaling plaatsvindt op basis van de gemiddelde inkomsten. De reis wordt betaald met de bedragen berekend volgens de formule. Voor de berekening worden de volgende indicatoren gebruikt:
- Betalingen die in aanmerking worden genomen voor het berekenen van de gemiddelde inkomsten. Een volledige lijst is te vinden in de verordening over de kenmerken van de berekening van de gemiddelde inkomsten. In de meeste gevallen is dit een salaris, persoonlijke toelagen, minus eenmalige bonussen en materiële hulp.
- Het aantal dagen van de factuurperiode.
- Het aantal zakenreisdagen.
Om de reiskosten te berekenen, worden de in de eerste paragraaf beschreven betalingen genomen, gedeeld door het aantal dagen van de afwikkelingsperiode. Deze indicator geeft aan hoeveel de werknemer ontvangt voor een zakenreis. Vervolgens wordt deze indicator vermenigvuldigd met het totale aantal werkdagen bij vertrek.
Aantal dagen: een belangrijke factor!
Opgemerkt moet worden dat de eerste dag van een zakenreis de dag is waarop tickets worden verzonden. Dat wil zeggen, als het vliegtuig op de twintigste dag om tien uur 's avonds vertrekt, wordt deze dag volledig berekend.
De regels voor het opbouwen van reiskostenvergoedingen houden ook in dat als tijd nodig is om naar de plaats van vertrek te reizen, deze ook volledig moet worden betaald.
Een voorbeeld is een situatie waarin een medewerker van een luchthaven buiten de stad moet vliegen. Om een vliegtuig te vangen, moet een werknemer om 23 uur 30 minuten vertrekken. In dit geval moet deze dag ook volledig worden betaald, ondanks het feit dat het vertrek van het vliegtuig pas de volgende dag is gepland.
Betaling van zakenreizen. vakantie
Opgemerkt moet worden dat de betaling van een dergelijk plan per dag, reiskostenvergoeding op feestdagen, speciale verduidelijking vereist. Dus, per dag wordt betaald voor elke dag die een persoon op zakenreis doorbrengt. Dit omvat feestdagen en weekends. Ondanks het feit dat de werknemer tegenwoordig niet werkte.
Zakenreizen in het weekend kunnen niet worden uitbetaald. Als de werknemer op zijn vrije dag heeft gewerkt, wordt de betaling op dezelfde manier uitgevoerd als voor werk op feestdagen en in het weekend buiten een zakenreis. Dat wil zeggen, voor deze dagen heeft de werknemer recht op dubbele betaling of extra vrije tijd, maar met een enkele betaling van de dag.
Voorbeeld van reisberekening
Om de situatie te begrijpen, is het beter om voorbeelden te gebruiken. De opbouw van reiskostenvergoedingen kan op een typische situatie worden verklaard.
Een medewerker van de onderneming werd op een zakenreis van 1 april 2017 tot 12 april 2017 naar Kostroma gestuurd. Tegelijkertijd waren er gedurende deze periode acht werkdagen, omdat het bedrijf een vijfdaagse werkweek had en de werknemer in het weekend rustte.
Tijdens de factureringsperiode werkte de werknemer 230 dagen, terwijl hij 360.000 roebel verdiende.
Met deze berekening zal de dagelijkse betaling voor de zakenreis van D. Sergeyev 1565 roebel 22 kopeken zijn. Dat wil zeggen, in acht dagen ontvangt de werknemer 12.521 roebel 76 kopeken van zakenreizigers.
Reisopbouw: boekingen
Betaling en opbouw van reiskostenvergoedingen kunnen worden weerspiegeld in de volgende transacties:
- Debet 26 (20, 23, 25) - Credit 71. Deze boeking geeft de vaststelling weer van reiskosten op de datum waarop het voorschotrapport werd ingediend.
- Debet 71 - Credit 50 (51) - beschrijft het proces van contant betalen op het voorschotrapport aan de werknemer.
- Debet 26 (20, 23, 25) - Credit 70. Opgebouwde zakenreiziger.
Wat is een per diem? Opbouwfuncties
Per diem is het bedrag dat bedoeld is om de werknemer te vergoeden voor uitgaven in verband met het wonen in een andere plaats. Hun betaling is wettelijk geregeld. De betaling wordt gedaan voor elke dag dat u op zakenreis bent, inclusief dagen onderweg.
Het bedrag per dag wordt door elke werkgever onafhankelijk bepaald. Voor ondernemingen wier activiteiten buiten de Russische Federatie worden uitgevoerd, is het raadzaam om in de documenten van het bedrijf en informatie over het bedrag per dag voor buitenlandse zakenreizen op te nemen.
Het is vermeldenswaard dat de dagvergoeding die wordt voorgeschreven voor buitenlandse reizen in rekening wordt gebracht voor de dag waarop de werknemer de Russische Federatie verlaat, en voor de dag dat hij terugkomt. Dat wil zeggen dat wanneer u om negen uur 's ochtends in het land aankomt, de hele dag nog steeds wordt betaald voor het bedrag van de dagelijkse verblijfsvergoeding voor een reis naar het buitenland.
Per dag per dagtocht
Een interessante situatie doet zich voor als een werknemer een dag op zakenreis moet gaan. In dit geval is er een bijzonderheid van betaling per dag. Een reis naar het buitenland wordt bijvoorbeeld betaald voor een bedrag van vijftig procent van de volledige dagvergoeding.
Tegelijkertijd is een zakenreis in het land minder winstgevend. Per diems voor deze dag worden niet in rekening gebracht. Het is echter goed om te weten dat dit alleen relevant is wanneer de dag van vertrek en aankomst samenvallen. Als het vertrek om elf uur 's avonds van de vorige dag was, wordt de reis als een tweedaagse beschouwd.