Classificatie van bedrijfsprocessen. Het concept en de soorten bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen kunnen op verschillende manieren worden geclassificeerd, afhankelijk van wat als belangrijkste criterium moet worden genomen. Meestal praten ze over processen in termen van de organisatiestructuur van het bedrijf. In dergelijke gevallen is het belangrijkste criterium de functionele belasting. Op basis van dit principe is de meest gebruikelijke classificatie van bedrijfsprocessen als volgt:

1. Basic - houden verband met de productie van de belangrijkste producten van het bedrijf (goederen of diensten):

waarde toevoegen aan het product;
een product maken;
inkomsten genereren;
degene die de klant bereid is te betalen.

2. Hulp- of interne - administratieve en economische ondersteuning:

HR management
financieel beheer;
logistiek management, etc.

3. Managers - HR, corporate governance, kwaliteitsbeheer, enz.:

beleid;
planningsprocessen;
controle.

Sommige bronnen noemen deze classificatie en beschrijven deze als structurele bedrijfsprocessen. Voorop staat de bedrijfsstructuur.

Andere bedrijfsprocessenclassificaties

Processen kunnen worden gegroepeerd op basis van hun complexiteit:

Monoprocessen zijn monosyllabische herhalende acties.
Geneste processen zijn actieketens opgebouwd uit monoprocessen.
Gerelateerde processen zijn opeenvolgende ketens van monoprocessen in het kader van algoritmen.

Soorten bedrijfsprocessen volgens het hiërarchieprincipe:

Individuele horizontale processen zijn acties van individuele werknemers.
Cross-functionele horizontale processen - borderline-interacties tussen werknemers van "aangrenzende" afdelingen.
Horizontale processen - horizontale interactie.
Verticale processen - verticale interactie (pure hiërarchie).
Geïntegreerde processen - actieketen van werknemers tegelijkertijd verticaal en horizontaal.

Verbindingen van processen tussen afdelingen

Functionele bedrijfsprocessen zijn gegroepeerd in overeenstemming met bedrijfseenheden en hun functies: dit kunnen magazijn-, logistieke, financiële en managementprocessen zijn. In deze classificatie is een van de belangrijkste punten de coördinatie en beschrijving van de 'verbindingen' tussen afdelingen - secties van de procesketens. Meestal is de output van het proces van de ene afdeling de toegang tot het proces van de volgende afdeling. Om “aan de wal” overeen te komen hoe de ingang naar de “ontvangende” kant wordt gezien, en deze visie te coördineren met de afdeling “loslaten” is een noodzakelijke en onmisbare voorwaarde voor de effectieve interactie van het proces “buren”.

Wat is een bedrijfsproces?

Er is gewoon een probleem met het concept van een bedrijfsproces in de bronnen: er is geen universele en duidelijke bewoording. Het kwam tot het punt dat veel auteurs dergelijke verklaringen gewoon vermijden en doen alsof alles al duidelijk is - standaard. Deze tactiek is geen slechte optie, omdat het uitvinden van uw eigen alternatieve formuleringen zoals "bedrijfsentiteit" chaos en verwarring kan veroorzaken bij een moeilijke procesbenadering en alles wat daarmee verband houdt. Op basis van het voorgaande zijn de definities van de basisprincipes van een bedrijfsproces als volgt:

Proces - vooruitgang, verloop, verloop van gebeurtenissen. Dit is de transformatie van "entry" naar "exit".

Een bedrijfsproces is een opeenvolging van acties van mensen in een team op een medium voor analyse, regulering en optimalisatie.

Uiterst belangrijke details zijn een integraal onderdeel van de algemene definitie; ze kunnen de belangrijkste kenmerken van een bedrijfsproces worden genoemd:

Zonder mensen zijn er geen bedrijfsprocessen. Als we het hebben over acties die worden uitgevoerd door automatische machines of software, dan is dit een technologische keten of specificatie.Bovendien is het eindresultaat van het proces altijd ongewijzigd, zonder opties. Als er een huwelijk is, dan vanwege schendingen van de technologie. In een bedrijfsproces kan het resultaat verschillen afhankelijk van bepaalde voorwaarden die in de keten zijn opgegeven ("vorken" van opties).

Meer dan één persoon is altijd betrokken bij een bedrijfsproces. Zelfs als de acties zijn gepland voor één (individueel horizontaal proces), zijn er altijd impliciete 'collega's' in het proces - bijvoorbeeld klanten.
Zonder een beschrijving is er geen bedrijfsproces. Soms worden processen beschreven "zoals ze zijn", soms - "zoals het zou moeten zijn". In beide gevallen is dit een zeer creatieve aangelegenheid.
Geen enkel type bedrijfsproces kan 100% perfect zijn. Optimalisatie is altijd mogelijk - althans onmiddellijk, althans in de toekomst. Correctie en verbetering, rekening houdend met de menselijke factor en met name de wetenschappelijke en technologische vooruitgang, is een van de belangrijkste voordelen van de procesbenadering ten opzichte van andere managementsystemen.
Het verbeteren van bedrijfsprocessen is continu en eindeloos - zoiets als deze slogan past bij iedereen die serieus betrokken is bij procesmodellering.

Klantwaardecreatieprocessen

Het eerste teken van kernbedrijfsprocessen is dat ze kerninkomsten voor het bedrijf genereren. Ze genereren waarde voor een externe klant. Voorheen werd een enkele productketen voor het bedrijf beschouwd als het hoofdproces, maar nu is het beeld van de hoofdprocessen veel breder. Deze procesgroep omvat nu:

leveranciersrelatiebeheer;
directe productie van het product;
productlevering aan de klant;
risicobeheer;
klantrelatiebeheer;
ontwerpen van nieuwe producten.

Ondersteunt bedrijfsprocessen

Ondersteunende of interne bedrijfsprocessen worden vaak ondersteunend genoemd. Het is een vergissing om te denken dat we het hebben over acties van de 'tweede graad' die belangrijk zijn. In een bedrijf zijn alle functies gelijk en waardevol. Het enige verschil is dat dergelijke processen geen waarde opleveren voor de externe klant, hij zal er niet voor betalen. Een cliënt die in een hotel woont, geeft bijvoorbeeld niet om het werk van de personeelsafdeling van dit hotel. Maar het hele personeel van het hotel heeft een probleem: goede personeelsfunctionarissen kunnen de kwaliteit van het personeelwerk serieus verhogen. Met andere woorden, de ondersteunende bedrijfsprocessen voegen waarde toe aan het eindproduct van het bedrijf, maar voegen er geen waarde aan toe.

Soms is het moeilijk om te beslissen tot welke classificatie sommige bedrijfsprocessen behoren. Human resource management omvat bijvoorbeeld verschillende complexe componenten. Het wervingsproces van nieuwe medewerkers is puur intern. Wat betreft de opleiding en ontwikkeling van werknemers, deze processen houden rechtstreeks verband met het beheer van strategische initiatieven. De sleutel tot succes bij de competente differentiatie van processen is de juiste en gedetailleerde organisatiestructuur.

Controleprocessen

De input voor de controleprocessen zijn meestal de gegevens van interne en externe rapporten. Ze hebben hun eigen classificatie van bedrijfsprocessen. Ze kunnen worden verdeeld in twee grote groepen:

Strategische processen gericht op de ontwikkeling van het bedrijf, zijn concurrentievermogen en huidige activiteiten.
Puur management, gericht op het managen van de activiteiten van het bedrijf.

Besturingsprocessen zijn het enige soort processen waarop een typische structuur kan worden toegepast. Het procesmodel is hetzelfde en de beheerobjecten zijn verschillend: het kan personeelsmanagement, financieel beheer, planningsbeheer, enz. Zijn. Het standaardmodel voor het beheren van bedrijfsprocessen is als volgt:

Planning - verzameling en analyse van informatie, ontwikkeling van een actieplan.
Communicatie - uitleg, motivatie en ondersteuning van medewerkers voordat ze aan het werk gaan.
Uitvoering van het actieplan.
Monitoring van werkzaamheden volgens de voorwaarden en punten van het plan.
Controle - vergelijking en analyse van de acties die met het plan zijn ondernomen.
Aanpassing van het plan voor verdere acties, evaluatie van de resultaten.

Waarom de tuin omheinen, of de essentie van procesmanagement

Waarom beschrijven wat iedereen al goed weet? Deze vraag, gecombineerd met een zware zucht, klinkt meestal op afdelingen aan het begin van de implementatie van de procesbenadering. De voordelen en argumenten voor de implementatie van procesbeheer zijn bekend en zeer tastbaar. Bedrijfsprocessen moeten worden beschreven, geanalyseerd en geoptimaliseerd voor:

Effectieve studie en voortdurende verbetering van het bedrijf (inclusief management).
Zichtbaarheid, die zal helpen om alle soorten werk voor mensen van buitenaf gedetailleerd te begrijpen.
Minimalisatie van kantooroorlogen tussen afdelingen, omdat het mogelijk is om alle "kont" secties van horizontale processen te registreren en coördineren.
Duidelijkheid, begrijpelijkheid en zichtbaarheid van echte werkprocessen voor alle werknemers. Met de voorgeschreven bedrijfsprocessen is het onmogelijk om de bazen, de auditors of collega's niet te “uitspugen”.
Het verminderen van de afhankelijkheid van het bedrijf van de persoonlijke competentie van werknemers, met name stellaire. Er zijn geen namen in gestandaardiseerde processen, er zijn alleen positienamen en toegewezen acties.
Voor replicatie van processen in filialen.

Implementatie en ondersteuning van de procesbenadering is veel eenvoudiger dan het lijkt voor veel werknemers en bedrijfsleiders. Dit stereotype wordt helaas gevormd door het grote aantal mensen op de markt die zichzelf consultants noemen, die in feite "proces-charlatans" zijn met hypertrofische diagnostiek van moeilijkheden en fouten op weg naar processen.

De beste optie voor het implementeren van procesbeheer is om het zelf te doen. Het belangrijkste is om in je kracht te geloven en zorgvuldig en langzaam te werken, in dergelijke dingen is snelheid niet vereist.

Over typische processen

In elke organisatie kunnen, ongeacht het profiel, enkele tientallen opeenvolgende actieketens worden geteld. Daarom kan de classificatie van bedrijfsprocessen niet volstaan. Een andere vraag is hoe de acties en operaties die in de organisatie plaatsvinden worden gegroepeerd, zodat alles logisch en begrijpelijk is. Modellen van standaardprocessen, met behulp waarvan alle productie- en administratieve sequenties kunnen worden voorgeschreven, kunnen hierbij goed helpen.

Maar helaas (en misschien, gelukkig) bestaan standaard procesmodellen praktisch niet. Zelfs voor bedrijven in dezelfde branche met vergelijkbare productiecycli komen typische bedrijfsprocessen (die soms op de adviesmarkt worden aangeboden) op geen enkele manier overeen met het werkelijke procesbeeld. Tenzij, natuurlijk, de taak van het bedrijf is om een echt effectieve procesbenadering te introduceren, en geen formeel formeel antwoord aan de aandeelhouders "we zijn allemaal als mensen".

Afschrijven van andere soorten bedrijfsprocessen werkt niet. Meer precies, het zal blijken, maar uiteindelijk zal het niet alleen nul zijn, maar veel erger: zowel de procesbenadering als het management van het bedrijf in diskrediet brengen met hun "reguliere idiote kwakzalvers vanwege een slecht hoofd dat geen rust geeft" (letterlijk citaat van een logistiek medewerker) bedrijven nadat hij werd gedwongen om de processen van de hele afdeling samen te stellen). Ongetwijfeld verdienen bedrijfsprocessen in de organisatie dergelijke woorden niet.

Belangrijkste kenmerken van procesbeheer

Laten we beginnen met een kleine vraag. Als u besluit om bijvoorbeeld ontlasting te produceren, passen alle bewerkingen, inclusief het kiezen van een kleur, het afsnijden van poten en dergelijke, in de keten van een bedrijfsproces. Vraag: wat zal het resultaat zijn van het proces aan het einde van deze keten? Klaar ontlasting? Hoge omzet? Maar nee. Daar zit op uw gloednieuwe kruk een tevreden (of ontevreden) consument met zijn mening, waar u zeker in geïnteresseerd zou moeten zijn.

Hier is het - het fundamentele verschil tussen de procesbenadering en andere controlesystemen: geen stoel, maar een consument die op deze stoel zit.Als we het hebben over het schoonmaken van het kantoor van het bedrijf, dan is er aan het einde van de keten geen 'schoon kantoor', maar werknemers die blij zijn met de netheid en orde in dit kantoor. De focus verschuift van "we maken erg goede ontlasting" naar "consumenten zijn tevreden met onze producten, prijzen en kopen meer."

Met andere woorden, het belangrijkste criterium om de prestaties van het bedrijf in alle opzichten te evalueren, is de mening van de klant en niet hun eigen mening over zichzelf (meestal aanzienlijk overschat). Consumenten van goederen of diensten zijn extern en intern.

Alles is duidelijk bij externe klanten - dit zijn kopers, maar soms is het voor werknemers erg moeilijk om te wennen aan het uiterlijk van interne klanten. Een typisch voorbeeld is het beeld dat op de boekhoudafdelingen te zien is. Medewerkers van dergelijke afdelingen zijn gewend om alleen aan het hoofd en de financiële audit te rapporteren.

In het begin is het moeilijk voor hen om te wennen aan het feit dat de kwaliteit van hun werk wordt geëvalueerd door collega's van aangrenzende afdelingen: een voorloper voor de snelheid van het verwerken van facturen of facturen veroorzaakt in eerste instantie alleen maar shock en protesten. De enige behandeling voor dergelijke situaties is door gedetailleerde uitleg in combinatie met geduld. Bijzonder waardevolle verklaringen komen van het bedrijfsmanagement.

Hoe het proces te beschrijven

Zoals hierboven opgemerkt, is het creëren van bedrijfsprocessen een interessante taak. Een belangrijke voorwaarde is om medewerkers te laten zien dat het is:

Niet zo moeilijk als het lijkt.
Zeer opwindend en interessant.

Het is niet zo belangrijk wie precies gedetailleerde informatie en de opeenvolging van acties van elke deelnemer in het proces zal verzamelen - een consultant, een aangestelde medewerker of het hele team van procesuitvoerders (de beste optie). Het belangrijkste is niet om overhaaste en maximaal gedetailleerde informatie te verzamelen en te vertalen naar een grafische presentatie. De tekstversie is ook mogelijk, in dit geval zijn er geen strikte vereisten, maar de afbeelding werkt beter dan de "muur" van de tekst. Dit geldt met name wanneer bedrijfsprocessen voor een groot aantal mensen worden beschreven.

Algoritme voor het beschrijven van bedrijfsprocessen:

Verzamel procesdeelnemers.
Definieer de naam en het doel van het proces.
Het begin en einde van het proces repareren is de eerste en laatste actie.
Definieer de invoer en alles wat u moet invoeren (materialen, informatie, andere bronnen).
Bepaal de output (alles wat als resultaat moet worden verkregen).
Noem de fasen van bedrijfsprocessen.
Noem de proceseigenaar met autoriteit en verantwoordelijkheid.
Nauwkeurig identificeren en coördineren (erg belangrijk!) De uitvoerder van elke fase.
Verduidelijk de timing van elke fase, maak een lijst van alle benodigde ondersteunende documenten en formulieren.

De mate van detail van bedrijfsprocessen kan variëren. Het hangt af van het lezerspubliek waarvoor ze worden beschreven. De beste optie lijkt er een te zijn die duidelijk zal zijn voor een beginner die naar een nieuwe plek is gekomen en zich verdiept in nieuwe verantwoordelijkheden. Het leren van een bedrijfsproces met gerelateerde vragen en uitleg van een mentor zou een ideaal voorbeeld zijn van on-the-job training.

Het zal nuttig zijn om de belangrijkste processen in een vergrote versie afzonderlijk op één pagina te vermelden - "vergroot het beeld" om het hele proceslandschap te zien.

Mythes, fouten en tips

Een ernstige en veel voorkomende misvatting is om te denken dat bedrijfsprocessen winstgevend moeten zijn. Dit is waar als het proces bijvoorbeeld wordt geassocieerd met directe verkoop. U kunt niet praten over winst in andere processen - de vorming van personeelsrapportage of de tussentijdse verzending van goederen. Waarde toevoegen levert geen winst op.
Het is niet nodig om enorme bladen te schrijven met de meest gedetailleerde details. Het is zelfs eng om naar dergelijke "meesterwerken" te kijken, om nog maar te zwijgen over leren of optimalisatie. Laconicisme en eenvoud zijn de belangrijkste vereisten voor het ontwerpen van bedrijfsprocessen.
Verwar bedrijfsprocessen en IT-processen die niets met elkaar gemeen hebben, behalve namen. Denk dat IT-processen gewoon volledige naamgenoten zijn, niets meer.
Het heeft geen zin om hun eigen "copyright" manieren uit te vinden om processen weer te geven. Het is het beste om kant-en-klare systemen te gebruiken, zoals BPMN2.0 of IDEF3, die fouten minimaliseren en helpen uw processen te standaardiseren zodat ze begrijpelijk zijn voor een breed publiek van gebruikers.
Een veel voorkomende fout is om bedrijfsprocessen te beschrijven "zoals ze is" en hierop te kalmeren. Het resultaat is een "beschrijving omwille van de beschrijving". Kunstenaars vergeten dat het creëren van grafische processen slechts een hulpmiddel is om het hoofddoel te bereiken: verbeteringen, optimalisaties, lagere kosten, verhoogde winstgevendheid, enz. Het schrijven van bedrijfsprocessen is nog maar het begin. Het meest interessante begint later.
Bij het analyseren en aanpassen van bedrijfsprocessen, mag men in geen geval de externe context negeren, vooral in de snel veranderende wereld van vandaag. Tegenpartijen, concurrenten, crisissen, veranderingen in belastingen - er zijn geen onbeduidende factoren in de externe omgeving.
Stereotypen geassocieerd met Japanse "legendes" over lean manufacturing, productieprincipes in Toyota, het kaizen-systeem, enz. Zonder een idee te hebben van de essentie van Japans kwaliteitsmanagement, proberen consultants of werknemers zelf hun nieuwe bedrijfsprocessysteem in een Japans stencil in te passen . Buitenlandse stencils hebben nog nooit iemand geholpen, vooral de Japanse ontwikkelingen, die voornamelijk verband houden met de eigenaardigheden van cultuur en mentaliteit.
Er wordt te veel aandacht besteed aan secundaire details: een gedetailleerde beschrijving van het bestelproces van zakelijke lunches zal waarschijnlijk geen enkele rol spelen bij het verbeteren van de efficiëntie van het bedrijf. Het is noodzakelijk om alle acties in alle afdelingen te beschrijven en te optimaliseren, maar prioriteiten moeten bekend zijn en worden gevolgd.