De classificatie van documenten in de boekhouding wordt in dit artikel kort besproken. Een document is een schriftelijk bewijs van een zakelijke transactie en het recht om het te verkopen. De kwaliteit van de boekhouding wordt voornamelijk bepaald door de juiste en tijdige voorbereiding van documenten. De rol van laatstgenoemde is uiterst belangrijk, aangezien het de documenten zijn die dienen om de veiligheid van eigendom, de wettigheid en de noodzaak van verschillende bedrijfsactiviteiten te controleren. Dus, wat is de classificatie van documenten in boekhouding?
Documentbeheer
Toonaangevende medewerkers van de instelling voeren voorlopige controle uit door het document te ondertekenen dat ten grondslag ligt aan het uitvoeren van een operatie (bijvoorbeeld betaling van geld, ontvangst van materialen, enz.) Wanneer een werknemer een document ondertekent, wordt hij automatisch persoonlijk verantwoordelijk voor de opportuniteit van deze operatie, geeft het uw toestemming.
Verdere controle wordt voornamelijk uitgevoerd door middel van documentaire audits, wanneer alle inkomende documenten worden gecontroleerd in boekhouding, evenals door audit.
Boekhoudcomponent
Documentatie als verwerkingsmiddel en de basis van boekhoudbescheiden is een van de componenten van de boekhoudmethode. Nauw verwant zijn items zoals inventaris en facturen. Documenten rechtvaardigen de administratie van transacties in het rekeningenstelsel, worden op grote schaal gebruikt bij de analyse van de economische werking van de organisatie, voor het tijdige beheer en beheer van de instelling, aangezien zij de acties van werknemers rechtvaardigen. Alleen de documenten die zijn uitgevoerd in overeenstemming met de vereisten kunnen de uitgevoerde bewerkingen in het boekhoudsysteem weerspiegelen. Ze laten elke dag de beweging zien van materiële waarden, goederen, financiële middelen.
De classificatie van documenten in de boekhouding is belangrijk.
Verschillen tussen documenten
Aangezien de operaties die worden uitgevoerd in het proces van financiële en economische werking van de instelling divers zijn, zijn er verschillen tussen de documenten waarmee ze worden uitgevoerd. Een verscheidenheid aan documentatie kan ook worden verklaard door hun onderscheidende kenmerken in de boekhouding.
Om het meest geschikte formulier te selecteren voor het verwerken van een bewerking, worden documenten gegroepeerd afhankelijk van:
- afspraak;
- een manier om lopende operaties te dekken;
- orderreflectie operaties;
- aantal accounts;
- plaats van oprichting.
Organisaties maken in hun dagelijkse werk documenten op voor verschillende taken van economische, sociale, financiële, industriële activiteit: beslissingen, bestellingen, overeenkomsten, brieven, protocollen, telegrammen, handelingen, certificaten, verklaringen, enz.
De principes van classificatie van documenten in de boekhouding
Boekhoudingsdocumenten worden geclassificeerd volgens de volgende typen boekhouding:
- landbouwproducten;
- arbeid en de betaling ervan;
- materialen;
- Toonaangevende fondsen en immateriële activa;
- werk van bouwmechanismen en machines;
- werken in de bouw van kapitaal;
- werken in motorvoertuigen;
- inventaris resultaten;
- handelsactiviteiten;
- contante transacties.
Managementactiviteiten worden op verschillende manieren in de voorgeschreven formulieren vastgelegd en vormen zo een document.
Hoe worden inloggegevens gemaakt?
Boekhoudkundige documenten kunnen zowel op papier als op computermedia worden gemaakt. Ze zijn nodig omdat u op basis hiervan enige tijd de benodigde managementinformatie kunt gebruiken voor verschillende doeleinden. Een belangrijke plaats wordt ingenomen door de classificatie van primaire documenten in de boekhouding.
Aangezien het doel van boekhouding is om externe en interne gebruikers volledig te voorzien van gegevens, bedrijfsprestatie-indicatoren voor een objectieve conclusie over hun eigendom en financiële situatie, wordt dit opgelost door de nodige documenten samen te stellen, die een aanzienlijke toename van de hoeveelheid informatie en hogere eisen voor de inhoud en kwaliteit ervan veroorzaakten. In dit verband is het noodzakelijk om effectieve controle over de waarheid van boekhoudkundige informatie toe te wijzen als een van de belangrijkste bronnen voor het onderbouwen van verschillende managementbeslissingen. Dat is de reden waarom het probleem van het verbeteren van de kwaliteit van documenten en hun verspreiding momenteel zowel wetenschappelijk als praktisch van belang wordt. Hoe is de classificatie van primaire boekhouddocumenten in de boekhouding? Daarover verder.
benodigdheden
Documenten bevatten op zichzelf staande elementen of statistieken die benodigdheden worden genoemd.
Het totale aantal details van het document is van invloed op de keuze van de vorm. Elk document moet aan bepaalde vereisten en taken voldoen, dus het is belangrijk om het op te stellen op een manier die gebruikelijk is in de categorie waartoe het behoort. De wettelijke, bewijskracht is direct gerelateerd aan de kwaliteit en de kwaliteit van de documentatie, omdat ze als bewijs dienen voor specifieke feiten. Alle details zijn onderverdeeld in verplicht en extra.
Hierna volgen de vereisten voor de classificatie van primaire documenten in de boekhouding.
Verplichte vereisten voor primaire documenten
De volgende documenten moeten worden opgenomen in de samenstelling van primaire documenten:
- benoeming van werknemers die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de zakelijke transactie en de correcte uitvoering ervan;
- persoonlijke handtekeningen met decodering, inclusief die gevallen waarin documenten worden gemaakt met behulp van technische rekenhulpmiddelen.
Indien nodig worden aanvullende details aan het document toegevoegd: embleem van de onderneming, het staatsembleem van de Russische Federatie, benoeming van een hogere autoriteit, een link naar de datum en index van het inkomende document, postcode, telegraafadres, nummer, balk, toegangsbeperking, visa, resolutie, enz. Dit alles wordt naar het oordeel van de onderneming in het document opgenomen.
formulier
De details van de documenten, die zich in een bepaalde volgorde bevinden, worden gezamenlijk het formulier genoemd. Als het wordt gebruikt voor een specifiek type document, is het typisch (bijvoorbeeld voor protocollen of orders). Een dergelijk formulier bevat een vaste set details die in een strikte volgorde zijn gerangschikt, waarvan de inhoud en plaatsing door GOST worden bepaald. Meestal is er een classificatie van boekhoudkundige documenten zoals bedoeld.
Elk primair document moet worden opgesteld op het moment dat de zakelijke transactie wordt uitgevoerd. Als het onmogelijk is om aan deze voorwaarde te voldoen, wordt het papierwerk onmiddellijk na voltooiing uitgevoerd.
Activa, zakelijke transacties en verschillende passiva worden gedocumenteerd in de valuta van de Russische Federatie (d.w.z. in roebels) en in het Russisch. In het geval van een document in een andere taal, moet het een regel-voor-regel vertaling in het Russisch hebben.
Zowel primaire als geconsolideerde boekhoudkundige documenten kunnen op machine- en papiermedia worden getypt. Hieronder zal de classificatie van documenten in boekhouding met voorbeelden worden gepresenteerd.
Documenten over transacties met betrekking tot leningen, financiën, contanten, moeten worden ondertekend door de hoofdaccountant en het hoofd van de onderneming of door personen die hun taken uitvoeren en speciale bevoegdheden hebben. Personen die recht hebben op eerste en tweede handtekeningen worden voorgeschreven in de organisatieorde.
Document Vereisten
Elk document van het managementtype moet aan de volgende vereisten voldoen: opgesteld in een strikt gedefinieerde vorm en, in sommige gevallen, voldoen aan normen; uitgegeven door een bevoegde autoriteit of een persoon met officiële bevoegdheden, alsmede door degenen aan wie dit recht door wet of richtlijn wordt verleend; gepubliceerd om te voldoen aan wettelijke normen en deze niet tegen te spreken. De classificatie van documenten in de boekhouding en hun verplichte gegevens moeten worden gecontroleerd door het hoofd van de onderneming.
De teksten in het document zijn bij voorkeur verdeeld in twee hoofddelen. In het eerste worden de gronden voor de vorming van het document genoteerd, in het tweede worden voorstellen, conclusies, beslissingen, verzoeken en bestellingen toegelicht. Als het document één zin bevat, moet het eerste deel nog steeds de basis van de aanmaak aangeven, en het tweede - de directe volgorde. In sommige gevallen kan het document alleen het laatste deel bevatten, als deze brief of dit verzoek geen uitleg bevat. De tekst van het document moet nauwkeurig en begrijpelijk zijn.
Alle boekhoudkundige documenten zijn gerelateerd aan het Unified Classification and Coding System (ESKK). De code fungeert in plaats van de naam en dient als een manier om het object te identificeren. Het wordt gebruikt om de verwerking van informatie in primaire documenten te vereenvoudigen. Code 5002 geeft bijvoorbeeld de uitgifte van contant geld van de kassa in een vorm van verantwoording aan.
Dergelijke classificaties zijn standaard bindend voor alle bedrijfsentiteiten. Ook speelt GOST een grote rol bij de standaardisatie en unificatie van documenten, typische ontwerpoplossingen van intersectorale aard, gegevensverwerking met behulp van computers, applicatiepakketten.
De verplaatsing van hoogwaardige verwerkte brondocumentatie langs bepaalde routes van de plaats van oprichting of verschijning in de instelling naar de archivering of verzending naar personen en rechtspersonen die daarin geïnteresseerd zijn, wordt documentstroom genoemd.
Op afspraak
Er is een classificatie van documenten in de boekhouding op doel:
- Vouchers (uitvoerend) - bevestiging van de operatie (bonnen, handelingen, facturen).
- Administratief - geef een indicatie van de uitvoering van een operatie (orders, betalingsopdrachten aan de bank, cheques, volmachten, orders, etc.)
- Boekhoudkundige uitvoering - dergelijke documenten die rekeningen voorbereiden (distributie- en groeperingsoverzichten, referentieberekeningen, enz.)
- Gecombineerd - documenten met de gelijktijdige inhoud van de bestelling en de bevestiging van de uitvoering ervan (loonlijst, rapport over de berekening van de vooruitbetaling).
Door de compilatiemethode
- Primair - uitgegeven voor elke zakelijke transactie op het moment dat deze is voltooid (vereisten, warrants, etc.).
- Geconsolideerd - opgesteld op basis van primaire documenten (magazijnrapport, kassier, etc.).
De samenstelling van bedrijfsactiviteiten
- Cash - toon de beweging van geld en hun beschikbaarheid (obligaties, cheques, contante bestellingen).
- Materiaal - bevat gegevens over de aanwezigheid en verplaatsing van eigendom van de organisatie.
- Settlement - toon de berekeningen van het bedrijf met andere personen of rechtspersonen (voorschotrapporten, betalingsopdrachten, afrekeningscontroles, etc.).
Door de methode van het uitdrukken van zakelijke transacties en het opstellen van een plot
- Eenmalig - weerspiegelt een of meer bewerkingen op het moment dat ze worden uitgevoerd (contante bestellingen, facturen).
- Cumulatief - opgesteld in een bepaalde periode door herhalende records van hetzelfde type (bijvoorbeeld urenstaten) te verzamelen. Op basis van welke criteria wordt de classificatie van boekhouddocumenten nog steeds uitgevoerd?
Door vulmethode
- Met de hand gemaakt.
- Samengesteld met behulp van technische apparatuur.
Op de plaats van registratie
- Intern - rechtstreeks opgesteld in de organisatie (loonlijst, goederenrapporten).
- Extern - ontvangen van andere organisaties (bijvoorbeeld bankafschriften).
De workflow is een weerspiegeling van de organisatiestructuur van het administratieve apparaat dat zich in de instelling heeft ontwikkeld. Het is erg belangrijk om de deadlines voor het indienen van documenten in acht te nemen, omdat schending ervan leidt tot verlies van efficiëntie en relevantie.
We hebben de classificatie van documenten in de boekhouding overwogen.