In de loop van haar activiteiten stelt de organisatie een grote verscheidenheid aan documenten op, die elk hun eigen semantische lading hebben. De juiste vulling, details en volledigheid van de aangegeven informatie zijn wettelijk geregeld. Kleine organisaties op het gebied van boekhouding en rapportage krijgen tastbare concessies van de belastingdienst. Grotere bedrijven dragen de volledige belastingdruk. Wie primaire documenten en andere typen kan ondertekenen, hoe ze correct kunnen worden opgesteld en weergegeven in de boekhouding - deze en andere informatie worden in dit artikel behandeld.
Soorten documenten in de organisatie
Bedrijven voeren dagelijks bedrijfsactiviteiten uit die onmiddellijk moeten worden weerspiegeld in boekhouding, management en belastingadministratie. Wat zijn primaire documenten? Dit is slechts een weerspiegeling van deze operaties en dient ook als bewijs dat ze hebben plaatsgevonden. Vervolgens worden, met het oog op analyse, systematisering, controle, voorspelling en voor de implementatie van andere economische procedures, alle transactiedocumenten geregistreerd in speciale mappen en tijdschriften - boekhoudkundige registers. En aan het einde van de rapportageperiode wordt op basis van informatie over alle activiteiten rapportagedocumentatie opgesteld, die de laatste weerspiegeling is van de activiteiten van het bedrijf voor een bepaalde periode.
Wat is het primaire document
De essentie van het primaire document is het vaststellen van het feit van de uitgevoerde operatie. Het document wordt uitgeschreven ten tijde van zijn opdracht of onmiddellijk erna. Het geeft een aantal details weer die nodig zijn om de realiteit van de operatie te bevestigen, om de betrokken personen vast te stellen, evenals de samenstelling ervan. De organisatie moet voldoen aan alle vereisten die zijn vastgelegd door de wet en regelgevende instanties met betrekking tot de primaire documentatie. De vereisten omvatten de vraag wie de primaire documenten kan ondertekenen. Wetgeving heeft voldoende instructies, besluiten en wetten uitgevaardigd. De belangrijkste rechtshandeling betreffende de registratie van primaire organisaties wordt beschouwd als art. 9 402-FZ "On Accounting".
Voorbeelden van primaire documentatie
Elke dag onderneemt het bedrijf bepaalde acties: het koopt goederen, facturen, verzendt producten, betaalt voor aankopen en belastingen, komt en besteedt contant bij de kassa. Al deze bewerkingen worden gedocumenteerd in primaire documenten. Om deze acties nauwkeurig weer te geven, worden de volgende vormen van documenten gebruikt:
- TORG-12 of vrachtbrief;
- factuur;
- credit en debit cash warrants;
- handelingen en verrichte diensten;
- overdrachten van materiële activa;
- vrachtbrief;
- betalingsopdrachten en bankafschriften;
- vereiste voor de uitgifte van materiële activa.
Aan deze lijst kunt u veel voorbeelden toevoegen van de primaire documentatie die door het bedrijf wordt gebruikt. Het belangrijkste verschil met boekhoudregisters en rapportage is papierwerk tijdens de operatie of met een lichte vertraging.
reglement
Monsters van primaire documenten worden goedgekeurd door het Staatsstatistiekcomité, het ministerie van Financiën en de wet op de boekhouding. Regionale eisen en voorschriften komen ook naar voren. De belangrijkste wetgevingshandeling die het werk van een accountant regelt, is 402-FZ. Art. 9 beschrijft de regels voor het bijhouden van documentatie.
De wetgevende organen brengen bijna driemaandelijks wijzigingen aan in bestaande verordeningen, nieuwe regelgevende wetsbesluiten en publiceren wijzigingen in de administratie en rapportage. Dat is de reden waarom accountants voortdurend hun kwalificaties verhogen, zich abonneren op gespecialiseerde thematische publicaties en proberen op de hoogte te blijven van al het nieuws over belastingen en boekhouding. Het niet naleven van de vereisten kan leiden tot hoge boetes, veel wijzigingen in bestaande rapportage en andere sancties.
Details van documenten
De wetgeving voorziet in verplichte details van primaire documenten, die door de organisatie moeten worden aangegeven. Hun aanwezigheid bepaalt of de documenten in de definitieve overzichten in aanmerking worden genomen bij het aftrekken van bedragen van de belastinggrondslag, of het feit van een zakelijke transactie wordt aanvaard, of de Federal Tax Service beweert dat de transacties legaal zijn.
De verplichte details van de primaire documenten omvatten de volgende informatie:
- Namen van de leverancier, koper, ontvanger en betaler voor transport;
- bankgegevens, FIN, fysiek en juridisch adres van bedrijven;
- documentnummer en datum;
- nomenclatuur die tijdens de operatie is verplaatst, gekocht of verkocht;
- meeteenheden, kwantitatieve en waarde-expressie van het artikel;
- totaalbedrag voor alle posities in het document;
- handtekeningen, posities, decodering van handtekeningen van verantwoordelijke personen;
- merk, wagennummer, bestuurdersgegevens tijdens transport;
- aantal zitplaatsen, gewicht en vervoerde vrachtcategorie;
- de basis voor de uitvoering van het document, het nummer en de datum van het contract, informatie over de specificatie, certificaten, onderzoeken, indien aanwezig.
Wie kan de primaire documenten ondertekenen
Er wordt veel aandacht besteed aan het ondertekenen van documenten. Het is heel belangrijk dat degenen die de primaire certificeren geautoriseerd zijn om deze actie uit te voeren. Een andere verplichte voorwaarde voor registratie met betrekking tot handtekeningen is dat alle personen die op de een of andere manier betrokken zijn bij het proces van een zakelijke transactie en verantwoordelijke personen zijn, noodzakelijkerwijs hun handtekening in het document moeten plaatsen. Dus wie kan de primaire documenten ondertekenen:
- CEO van het bedrijf of individuele ondernemer;
- hoofdaccountant;
- de opslaghouder die de goederen heeft vrijgegeven;
- de bestuurder die de goederen heeft aanvaard voor transport;
- de opslaghouder die de goederen naar het magazijn heeft gebracht;
- specialist die documentatie accepteerde;
- externe vervoerder, als hij heeft deelgenomen aan het leveringsproces.
Volmacht voor handtekening
Het recht om primaire documenten te ondertekenen kan worden overgedragen aan een bevoegd persoon. Dit is een vrij gebruikelijke praktijk in bedrijven waar een groot aantal verkopen en ontvangsten van goederen plaatsvindt en de directeur bezig is met andere dingen, reizen en andere activiteiten die verband houden met het functioneren van de organisatie. Om de handtekening van de primaire documentatie aan een andere persoon toe te vertrouwen, moet een aantal regels worden nageleefd. De werknemer die de documenten certificeert, moet dus officieel in dienst zijn van het bedrijf met de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en een vermelding in het werkboek. Het bedrijf moet alle benodigde gegevens voor de werknemer opslaan. Natuurlijk moet hij een speciale opleiding hebben, de betekenis en regels van papierwerk begrijpen. Laatste en belangrijkste - er moet een volmacht naar behoren worden uitgevoerd.
De volmacht wordt voor een specifieke werknemer afgegeven met zijn paspoortgegevens, woonplaats, daadwerkelijke woonplaats en functie in de organisatie. Ze schrijven het uit voor een bepaalde periode. Als de arbeidsovereenkomst dringend is - voor de geldigheidsduur. Als de werknemer werkt zonder de voorwaarden van het contract, wordt de volmacht voor een jaar afgegeven.
In de vorige versie werd een voorbeeld overwogen met een exploitant van een boekhoudkundige basis of een accountant wiens taken het omvatten van de ondertekening van de primaire organisaties gedurende de gehele werktijd omvatten.Er zijn situaties waarin de volmacht wordt uitgeschreven aan andere ambtenaren - de bestuurder, expediteur, ingenieur, monteur. Een voorbeeld van een dergelijk geval is het ophalen door de bestuurder van de gekochte goederen van het grondgebied van de leverancier. Om documenten op te stellen, het recht te verkrijgen om lading te verzamelen en te vervoeren, schrijft de organisatie een volmacht uit. Het bestaat uit twee delen - het document zelf en zijn rug. Het eerste deel blijft aan de leverancier, de wervelkolom wordt door het bedrijf genomen. Een dergelijke volmacht wordt afgegeven voor een periode van maximaal 10 dagen, waarbij wordt aangegeven in welk bedrijf de werknemer goederen en materialen moet ontvangen.
Elektronische handtekening
De primaire kan op een andere manier worden ondertekend - elektronisch. Een voorwaarde is elektronisch documentbeheer, de beschikbaarheid van geschikte software en hardware en een certificaat van elektronische handtekening. Het is ook noodzakelijk om een volmacht af te geven voor de persoon wiens naam op het certificaat voorkomt. Na het doorlopen van alle procedures voor het opzetten en uitvoeren van elektronisch documentbeheer en handtekeningen, kan de werknemer zijn eigen handtekening zetten op basis van een volmacht in plaats van de handtekening van de hoofdaccountant, directeur en andere personen voorzien door de volmacht.