Bij het uitvoeren van een transactie moet veel aandacht worden besteed aan de vraag of afsluitende documenten beschikbaar zijn en correct worden uitgevoerd. En dit gaat niet over betalingen, kwitanties, bankafschriften, die ook verplicht en zeer belangrijk zijn.
Slotdocumenten zijn effecten waarin beide partijen bevestigen dat de transactie is voltooid met betrekking tot de nakoming door partners van het onderwerp van de overeenkomst.
Om ervoor te zorgen dat tegenpartijen geen misverstanden en misverstanden hebben over details van de operaties, wordt aanbevolen dat u altijd zorgvuldig alle nuances in het contract noteert. Het is niet overbodig om op dezelfde plaats aan te geven welke documenten nodig zijn om de overeenkomst als uitgevoerd te beschouwen. 
Waar zijn de slotdocumenten voor?
Om de transactie juridisch als voltooid te kunnen beschouwen en niet alleen te betalen, moet dit schriftelijk worden bevestigd. Hiervoor zijn er verschillende slotdocumenten.
De boekhouding van elke onderneming vereist een strikte boekhouding van de activiteiten en de beschikbaarheid van alle papieren erop. Als geld wordt overgemaakt voor een product of dienst, moet de accountant een document hebben waarin staat dat het bedrijf het heeft ontvangen. En omgekeerd, sluit het tegenpartijbedrijf de operatie af met dezelfde documenten bij de ontvangst van fondsen en bevestigt het waarvoor het is betaald. 
Voor verschillende soorten transacties zijn er verschillende overeenkomsten, evenals effecten die de uitvoering ervan bevestigen. Wat zijn slotdocumenten, voor elk daarvan zullen we verder ingaan.
Bevestiging van de uitvoering van het leveringscontract
Het hoofddocument contract voor de levering van goederen, materialen, grondstoffen of andere eigendommen is een factuur. 
Alleen originele documenten zijn juridisch bindend. Zelfs als, vanwege bepaalde omstandigheden, een kopie van de factuur in een tussentijdse periode werd aanvaard, moet het origineel daarom nog steeds bij de boekhoudregisters worden gevoegd. Zelfs een reservering in een contract kan dit niet veranderen.
Verplichte details van de factuur
Bij de verkoop van goederen is de leverancier verplicht een factuur in twee exemplaren op te stellen: voor zichzelf en de koper. Het moet details bevatten zoals:
- naam en datum van het document;
- naam van de leverancier;
- beschrijving van de overgedragen waarden;
- hoeveelheid en maateenheid (in fysieke en monetaire equivalenten);
- handtekening van de verantwoordelijke, met vermelding van zijn functie en initialen.
De wet stelt het verplichte factuurformulier niet vast. Elk bedrijf kan zijn eigen vorm ontwikkelen. Bovenstaande details, in overeenstemming met de Federale wet op de boekhouding, moeten echter alle afsluitende documenten van het leveringscontract hebben.
Als er twijfels zijn over de juistheid van zelf-compilatie van het formulier, kunt u met succes het formuliernummer TORG-12 gebruiken, dat tot 2013 verplicht werd geacht.
voorbeeld
Voor het monster kunt u de volgende factuur overwegen:
FACTUUR Nr. 12 van 19 maart 2015
Afzender: Chip LLC.
Ontvanger: LLC Astra.
De basis voor het vrijgeven van goederen: contract nr. 7 van 13 januari 2015
Volmacht nr. 25 van 28 februari 2015, via Procurement Manager E. G. Viktorov.
| Nee p / p | naam | U rev. | tellen | Prijs,
wrijven. cop. |
bedrag
wrijven. cop. |
| 1 | patroon | pcs. | 1 | 3000,00 | 3000,00 |
| TOTAL | 3000,00 | ||||
Heb net één naam vrijgegeven
In de hoeveelheid: Drieduizend roebel. 00 kopeken
Stuurde de directeur _____________________ A. A. Sergeev
Artikel ontvangen _______________________
MP
Bevestiging van de uitvoering van de serviceovereenkomst
Als het onderwerp van het contract diensten of werk is, dan is het belangrijkste document dat het contract sluit een handeling. Net als bij de factuur moet de transactie worden bevestigd met het origineel. 
Er zijn echter enkele uitzonderingen. Als het afsluiten van documenten voor diensten geen vereiste is voor het contract en het ontbreken ervan wettelijk is toegestaan, kunnen kopieën van handelingen worden bijgevoegd in de boekhoudregisters (indien nodig). Deze documenten mogen echter alleen worden gebruikt voor het gemak van boekhouding. Dergelijke gevallen doen zich voor bij het sluiten van lease- en biedovereenkomsten.
Uitgevoerde werkzaamheden (geleverde diensten) - een document dat niet alleen de voltooiing van de transactie bewijst, maar ook het gebrek aan klachten van klanten. Het fungeert als de belangrijkste bevestiging, waarmee u rekening kunt houden met de kosten van de operatie en deze kunt opnemen in belastingaangiften. De handeling wordt in twee exemplaren afgedrukt en door elk van de deelnemers aan de transactie opgeslagen.
Verplichte details
De wet introduceert geen uniforme vorm van voltooid werk. Bij elke onderneming worden afsluitende documenten in het kader van een serviceovereenkomst onafhankelijk ontwikkeld, maar hun ontwerp moet duidelijk voldoen aan de vastgestelde normen.
De belangrijkste details die moeten zijn, zijn:
- naam en nummering van het document;
- welke datum het is verzonnen;
- naam van de aannemer en klant;
- beschrijving van de operatie;
- maateenheid en hoeveelheid (natuurlijke en waarde-indicatoren);
- handtekeningen van de personen die verantwoordelijk zijn voor de operatie, met vermelding van hun posities en initialen.
monster
Wet nr. 98 van 12 december 2014, aanvaarding van het uitgevoerde werk (geleverde diensten).
De aannemer Chip LLC, vertegenwoordigd door directeur A. A. Sergeyev, enerzijds, en de klant Astra LLC, vertegenwoordigd door inkoopmanager I. V. Kulebyakin, anderzijds, stelde een handeling op waarin stond dat de klant het uitgevoerde werk accepteerde en er geen klachten waren a.
| Nee p / p | naam | U rev. | tellen | Prijs, wrijven. cop. | bedrag
wrijven. cop. |
| 1 | Cartridge bijvullen | pcs. | 1 | 500,00 | 500,00 |
| TOTAL | 500,00 | ||||
Totaal aantal: vijfhonderd roebel 00 kopeken.
artist:
Directeur van Chip LLC _______________________ A.A. Sergeev
klant:
Supply Manager van Astra LLC ______________________ I.V. Kulebyakin
Gebrek aan afsluitende documenten
Facturen en handelingen moeten noodzakelijkerwijs de transactie voltooien. Pas daarna wordt het beschouwd als volledig en gesloten door alle regels.
Soms zijn er echter gevallen waarin afsluitende documenten verloren gaan vanwege verschillende omstandigheden. Of, het hoofd van het bedrijf moet omgaan met de nalatigheid van ondergeschikten, en als gevolg van controles wordt de afwezigheid van dergelijke papieren onthuld. 
Een van de negatieve gevolgen van dergelijke onaangename incidenten is de extra belasting. De accountant van de onderneming had immers niet het recht om ongedocumenteerde kosten in de aangifte op te nemen. In dit geval wordt de inkomstenbelasting onderschat en moet u deze niet alleen betalen, maar ook alle boetes en boetes vermelden. Bovendien zullen ze ook worden gestraft voor het gebrek aan documenten zelf. 
Om dergelijke gevolgen te voorkomen en de reputatie van het bedrijf en de relaties met de belastingdienst niet te bederven, is het noodzakelijk om de staat van documentbeheer en boekhouding bij de onderneming zorgvuldig te volgen. Het is belangrijk om alle papieren op tijd en in een geschikte vorm in te vullen.
Als de manager twijfelt aan de competentie of verantwoordelijkheid van zijn accountant, is het beter om de accountantsorganisatie te betalen en een audit uit te voeren, dan dan tientallen of zelfs honderden keren meer om te betalen voor het ontbreken van documenten.
