Het is onwaarschijnlijk dat een dergelijk bedrijf bestaat waarin het nooit nodig is om iets contant te kopen of een werknemer op zakenreis te sturen. Dit betekent dat onkostendeclaratie berichten erop, de procedure voor het werken met documenten - actuele kwesties. Als u het belangrijk vindt om ze te begrijpen, lees dan het artikel.
Wat is een onkostennota?
Dit is een document dat informatie bevat over het doel waarvoor het voor officiële betaling aan een werknemer betaalde voorschot is besteed. Als bewijs worden ondersteunende documenten bij het rapport gevoegd: cheques, tickets, facturen en andere financiële papieren.
Voor het rapport is er een goedgekeurd standaardformulier nr. AO-1. Het document behoort tot de primaire groep. Een verantwoordelijke persoon is betrokken bij het invullen van het formulier, dat wil zeggen de persoon die het geld heeft ontvangen om de taak te voltooien. De taak van boekhouding is om het onkostendeclaratie te controleren en de boekingen weer te geven. Het formulier bestaat uit twee delen: het basisstation dat nog in opslag is en het ontvangstbewijs dat naar de werknemer is verzonden.
Hoe weerspiegelt u het rapport in het boekhoudprogramma?
Het is de bedoeling om gegevens over verantwoordelijke personen weer te geven score 71, die tot de groep van actief-passief behoort. Laten we eens kijken hoe we een voorschotrapportage kunnen maken, berichten die specifiek zijn voor dit document in de database.
Het begint allemaal met het uitgeven van geld aan een verantwoordelijke persoon. Een boeking wordt gedaan voor debet 71 en credit 50 als de fondsen worden uitgegeven vanaf de kassa van de onderneming. Het gebeurt dat het voorschot wordt overgedragen van de lopende rekening naar een bankkaart, dan wordt het record Dt 71 Kt 51. Het document is een onkostenbestelling met een handtekening verantwoordelijke persoon beide bankzaken betalingsopdracht rekeningoverzicht.
Nadat de taak is voltooid en ondersteunende documenten zijn verstrekt, moet u het bedrag van het voorschot sluiten. Er kunnen verschillende rekeningen in de afschrijving staan, het hangt ervan af waaraan het geld is uitgegeven. Als voor de aankoop van materialen, wordt rekening 10 geactiveerd, indien voor goederen, dan 41. Het voorschotrapport over een boekingsreis heeft het volgende: debitering van rekeningen 20, 26, 44, afhankelijk van of de reis verband houdt met de productieactiviteit van de onderneming of met de handelsactiviteit. In het algemeen ziet het record er als volgt uit: Dt 10 (41, 20, 26, 44) Kt 71.
Het is zeldzaam dat het bedrag nauwkeurig wordt uitgegeven. Meestal meer geld dan nodig of minder. Om het ongebruikte bedrag te retourneren, is er een boeking van Dt 50 Kt 71, als er een te hoge uitgavenpost op het onkostenrapport stond - boeking van Dt 71 Kt 50 (51).
Als de werknemer oneerlijk bleek, verduistering heeft besteed of geen documenten heeft verstrekt, wordt record Dt 94 Kt 71 afgeschreven - afschrijving van het bedrag aan tekorten en verliezen van de onderneming. Dan Dt70 Kt 94 - aftrek van het salaris van de werknemer van geld uitgegeven tegen het onkostendeclaratie. De belangrijkste transacties eindigen daar.
Deadlines en aansprakelijkheid melden
Volgens de wet is een verantwoordelijke persoon verplicht om ondersteunende documenten binnen drie dagen na de voltooiing van de opdracht in te dienen bij de boekhoudafdeling.
Als de werknemer dit niet heeft gedaan, wordt het uitgegeven bedrag beschouwd als een lening aan de werknemer. De accountant moet de materiële voordelen van het gebruik van bedrijfsmiddelen berekenen. Bovendien moet het bedrag aan materiële inkomsten worden opgebouwd en naar de begroting worden overgedragen, in welk geval het tarief 35% is.
De verantwoordelijkheid is vrij ernstig, dus het is beter om de deadlines voor het verstrekken van bewijsstukken niet te overtreden.
Hoe een onkostendeclaratie invullen?
Het formulier wordt meestal uitgegeven op de boekhoudafdeling van de onderneming. U kunt speciale services op internet gebruiken.
Het serienummer van het rapport wordt vastgelegd door de accountant, de werknemer moet de datum van voltooiing vermelden. Vervolgens wordt informatie in het gegevensblok over de organisatie ingevoerd: naam, OKPO, functie en naam van het hoofd, naam van de hoofdaccountant en accountant die rechtstreeks betrokken is bij het verifiëren van het rapport.
Vervolgens wordt informatie over de verantwoordelijke persoon ingevuld: volledige naam van de werknemer, functie, unitnaam en code, personeelsnummer.
Beide blokken in het formulier uitgegeven door de boekhoudafdeling zijn meestal al ingevuld.
In een speciale tabel moet u alle ondersteunende documenten met nummers, datums en namen invoeren, het bedrag voor elk opgeven. Bereken het totaal.
Controle en goedkeuring
Het ingediende document wordt gecontroleerd, boekhoudkundige boekingen worden gemaakt in voorafmeldingen. Wat is de controle?
Allereerst moet u ervoor zorgen dat de uitgaven zijn gericht. Vervolgens wordt de aanwezigheid van alle benodigde documenten gecontroleerd, de juistheid van hun uitvoering. Het is noodzakelijk om het rapport te controleren en in te vullen, en let vooral op het rekengedeelte.
De uitgaven voor contant geld worden bevestigd door cheques met een uitsplitsing van posities of bijgevoegde verkoopbewijzen, de wortels van contante ontvangsten, andere vormen van strikte rapportage.
Als de werknemer met een creditcard heeft betaald, moeten er ontvangsten van betaalterminals en cheques zijn.
De verantwoordelijke persoon moet een ontvangstbewijs afgeven dat alle benodigde dingen zijn overgedragen en geaccepteerd voor verificatie. Het rapport is gecertificeerd door de handtekeningen van het hoofd, de hoofdaccountant en de verantwoordelijke specialist. Nadat de voorafgaande rapporten zijn gecontroleerd en goedgekeurd, is de boeking voltooid en worden ze verzonden voor opslag.
Kan ik btw aftrekken?
Als cheques dienen ter rechtvaardiging van documenten, is het onmogelijk om btw voor aftrek te accepteren, zelfs als dit in het document is gemarkeerd. De basis is alleen een factuur, indien aanwezig, de aftrek is legitiem.
Kring van verantwoordelijke personen
Niet elke werknemer heeft recht op een voorschot. Als de organisatie iedereen geld geeft, roept dit vragen op van regelgevende instanties. Daarom moet de kring van verantwoordelijke personen worden beperkt. Het omvat alleen die werknemers die, gezien de aard van hun taken, taken moeten uitvoeren waarvoor een voorschot moet worden betaald.
Naast het beperken van de kring van personen, moet een maximumbedrag worden ingevoerd. Dit gebeurt met behulp van een speciale bestelling, die voorschrijft wie precies het recht heeft om een voorschot te ontvangen, voor welke doeleinden en in welke mate. De bestelling wordt opgeslagen in de boekhouding.
Als de werknemer niet eerder in het subrapport over het bedrag heeft gerapporteerd dat hij heeft ontvangen, heeft hij geen recht op een voorschot totdat de bewijsstukken zijn verstrekt.
