De vrachtbrief van een personenauto (formulier nr. 3) is nodig bij het plannen, organiseren, boeken en beheren van transport. Papierwerk wordt uitgevoerd in overeenstemming met de instructies voor de berekening van het transport. Andere primaire effecten omvatten een dagboek, waarin de verplaatsing van vrachtbrieven wordt geregistreerd, evenals lading.
Verplichte documenten
Bij het werken in een personenauto moet een bestuurder die deel uitmaakt van het personeel van de organisatie:
- Een certificaat voor het recht om het product te beheren met de juiste categorie of een tijdelijke vergunning.
- Registratiepapieren op transport en op de trailer (indien beschikbaar).
- Vrachtbrief van een auto.
- Vrachtbrief voor vracht.
- Speciale vergunning voor het vervoer van gevaarlijke of omvangrijke goederen.
Vrachtbrief van een auto. Voorbeeldvulling
De verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van het document ligt bij het hoofd van de organisatie, evenals bij personen die betrokken zijn bij het proces van het invoeren van gegevens op papier en die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het transport. De bestuurder vult de vrachtbrief van de auto niet in. Bij ontvangst (vóór vertrek) en levering (bij terugkeer) zet hij zijn handtekening. Voordat het papier aan de bestuurder wordt overhandigd, voert een bevoegd persoon of verzender de nodige informatie in de vrachtbrief van de personenauto in. Het formulier bevat lijnen die aangeven:
- een datum (jaar, maand, dag) die overeenkomt met die in het register;
- werktijden (zakenreis, weekdagen, dagelijks of cumulatief schema, vakantie of weekend, overuren, enz.);
- merk en type product, de staat en het garagenummer.
Als er een oplegger of aanhangwagen is, wordt informatie daarover in de juiste sectie ingevoerd. De regel "Escort" geeft informatie over de personen die deelnemen aan het transport. Het gedeelte "Voertuig- en bestuurderbesturing" bevat informatie over de tijd (uren en minuten) van vertrek en terugkeer van het voertuig. In de sectie "Taak" in de kolom "Tot wiens beschikking" overeenkomstig de toepassing de naam van de klant is ingevoerd. De regel "Aankomsttijd" geeft de tijd (uren en minuten) weer waarop het transport op zijn bestemming aankwam.
De vrachtbrief van een personenauto bevat ook informatie over brandstof. Deze informatie staat op de voorkant van het document. Hier voert de bevoegde persoon schriftelijk informatie in over de hoeveelheid brandstof die nodig is om de taak volgens het contract te voltooien. In dit geval wordt rekening gehouden met de resterende brandstof van de vorige werkdag. Als de vrachtbrief correct is opgesteld, zet de bevoegde persoon zijn handtekening op de overeenkomstige regel. Dus de coördinator bevestigt de juistheid van het document.
Vertrek vanuit de garage
Direct voordat het transport wordt verzonden, wordt de vrachtbrief van de personenauto door een monteur (brandstof- en smeertechnicus) in de juiste kolommen ingevuld. Deze gemachtigde persoon voert informatie in de regels van het gedeelte Brandstofbeweging in. Hier voert hij informatie in over de hoeveelheid brandstof die is uitgegeven, het aantal en de reeks coupons. Correspondentie van de informatie met de realiteit wordt door de monteur gecertificeerd met zijn eigen handtekening.
Informatie vóór inspectie
De vrachtbrief van een personenauto bevat informatie over de gezondheidsstatus van de bestuurder. Ze worden in het document ingevoerd door de gezondheidswerker van de organisatie. Op basis van de pre-tripinspectie wordt een conclusie getrokken over de toegang van de bestuurder tot transportbeheer en de opdracht.Bij onvoldoende gezondheidstoestand wordt de auto geannuleerd.
Vertrek vanaf het checkpoint
Onmiddellijk voordat hij het terrein van de organisatie verlaat, komt de monteur van het controlepunt de snelheidsmeter in de vrachtbrief van de personenauto. Ze worden aangegeven in kolom 4 van het gedeelte "Bediening van voertuig en bestuurder". Deze informatie kan ook worden ingevoerd door de monteur van de afdeling Kwaliteitscontrole.
Naast de snelheidsmeter noteert de bevoegde persoon de werkelijke tijd waarop het voertuig het grondgebied verliet op de vrachtbrief van de auto. In het gedeelte "Beweging van brandstof", in de kolom "Rest op het moment van verzending", wordt informatie over de hoeveelheid brandstof in de tank ingevoerd.
De overdracht van het voertuig aan de bestuurder in goede staat, evenals de conformiteit van de informatie met de realiteit, worden gewaarmerkt door de handtekening van de monteur. De bestuurder tekent respectievelijk onder alle gevulde lijnen. Hij bevestigt dus de acceptatie van de auto in goede staat, evenals de ontvangst van een werkopdracht.
Informatie over verkeer op de lijn
De introductie van deze informatie vindt plaats in een bepaalde volgorde. De regel "Aankomsttijd" geeft de uren en minuten weer waarop de chauffeur de vrachtbrief aan de klant heeft overhandigd. Deze laatste tekent in het document en bevestigt de aankomst van het transport. De kolommen "Bij vertrek" en "Bij aankomst" bevatten de snelheidsmeter op het moment dat de chauffeur het grondgebied van de klant betrad en verliet. De kolom "Speciale tekens" bevat informatie die niet is voorzien in de vorm van het document. Deze omvatten in het bijzonder aantekeningen van klanten over storingen, wegenwachters, enz.
Terugkeer van transport naar de garage
Na het voltooien van de opdracht wordt de vrachtbrief in de omgekeerde vertrekvolgorde uitgegeven. Het eerste merkteken wordt gemaakt bij het controlepunt. De monteur of andere geautoriseerde persoon in de kolom "Werk van de auto en bestuurder" geeft informatie over de werkelijke tijd van teruggave van middelen naar het grondgebied van de organisatie.
Tegelijkertijd wordt een lijn gevuld met de snelheidsmeter en gegevens over de resterende brandstof. De brandstoftechnicus vult de regel 'Geleverd' in en komt na de rest in de tank. De juistheid van de informatie wordt bevestigd door de handtekening van de bevoegde persoon.
De monteur van de versnellingsbak neemt de auto van de bestuurder. In de regel “Geaccepteerd” ondertekent de bevoegde persoon de acceptatie van de fondsen in goede (of defecte) staat. In de kolom "Geslaagd" tekent de chauffeur om de terugkeer van het transport te bevestigen. De vrachtbrief van de auto wordt aan de coördinator gegeven. Hij plaatst op zijn beurt een handtekening in de overeenkomstige regel van het document en voert de registratie uit in het boekhoudjournaal.
Aanvullende informatie
In de regel wordt een vrachtbrief afgegeven aan de bestuurder voor 1 werkdag. In dit geval moet een document van de vorige dag worden overhandigd. In het geval van intercityvervoer wordt de inklaring voor een langere periode uitgevoerd. In sommige gevallen kan een organisatie de vrachtbrief van een personenauto gedurende een maand gebruiken. Een dergelijk document moet worden goedgekeurd in overeenstemming met de waarderingsregels van de onderneming.
Download Waybill personenwagen formulier 3
