Een zakenreis is voor sommigen een eng woord, maar voor anderen is het een echte viering van het leven. De term omvat het uitvoeren van werkfuncties buiten de gebruikelijke plaats. Een werkgever die van plan is om een werknemer op zakenreis te sturen, moet er rekening mee houden dat dit alleen kan worden gedaan met betrekking tot een officieel geregistreerde persoon. Voorwaarde is het afsluiten van een arbeidsovereenkomst. In de overeenkomst moet worden vermeld dat zakenreizen mogelijk zijn. Maar als het werk officieel van reizende aard is, kan elke individuele reis geen zakenreis worden genoemd. Stelt de normen voor reiskosten van het ministerie van Financiën in.
Zakenreis: wie en hoe?
Tijdens een zakenreis kunt u ook een medewerker op afstand sturen, iemand die thuis is. Het belangrijkste is dat de persoon deel uitmaakt van het personeel van de organisatie, wat hem precies dezelfde rechten geeft als degenen die op het grondgebied van de werkgever werken. De vergoeding van reiskosten voor een deeltijdbaan is zijn gemiddelde salaris in het bedrijf vanwaar de persoon op reis ging.
In sommige gevallen gaat een persoon op zakenreis naar twee banen tegelijk - de hoofd- en deeltijdbanen. In deze situatie moeten werkgevers overeenstemming bereiken over de betaling van reiskostenvergoedingen. Het bestedingspercentage veronderstelt dat beide banen tegelijk moeten worden verwerkt - dat wil zeggen dat het ene bedrijf een deel van de kosten op zich neemt, terwijl het andere verplicht is het saldo te betalen.
Normen: dit is belangrijk
Reiskosten in Rusland worden gereguleerd door de arbeidswetgeving. De artikelen 167e en 168e zijn hieraan gewijd. Zowel overheidsorganisaties als particuliere bedrijven moeten evenzeer voldoen aan de TC. De wettelijke vereisten zijn van toepassing op alle vormen van ondernemerschap, eigendom. De boekhouding moet het tarief van de dagelijkse reiskosten berekenen en beheersen, rekening houdend met algemeen aanvaarde regels.
Kosten hebben verschillende items. Dit omvat dagelijkse verblijfsvergoeding, transport- en verblijfskosten.
Dagelijkse uitgaven
Reiskosten binnen de normen gaan uit van de toewijzing voor elke dag niet meer dan 700 roebel. Over dit bedrag worden geen belastingen geheven. Kan ik meer geld krijgen van het bedrijf? Het is mogelijk om reiskosten boven de norm vast te stellen met een lokale regelgevende handeling die van kracht is binnen de organisatie. Dit geeft toegang tot grote bedragen, maar de boekhouding zal genoodzaakt zijn belastingen in rekening te brengen en te heffen op bedragen van meer dan 700 roebel.
Een even belangrijke uitgavenpost zijn de transportkosten. Ze houden rekening met de kosten van tickets voor alle vervoerswijzen die tijdens de zakenreis van de werknemer worden gebruikt. Ze houden rekening met zowel de weg naar de werkplek als de terugreis. Voor deze categorie is er geen norm voor reiskosten en zijn er geen beperkingen voor het soort vervoer dat wordt gebruikt. Een ticket is vereist. Op basis daarvan wordt geld opgebouwd.
Belangrijke functies
In sommige gevallen moet u op zakenreis zijn vanaf het vliegveld, de haven of het station op een afstand van de werkplek. Als dit gebeurt, zijn de kosten van reizen naar dit punt ook inbegrepen in de reiskosten.
De bij de onderneming gesloten collectieve overeenkomst kan regels bevatten voor de terugbetaling van andere transportkosten. Als een werknemer bijvoorbeeld geen gebruik maakt van het openbaar vervoer, maar een privéauto gebruikt - taxi, autoverhuur, dan is het mogelijk om het geld dat hieraan is uitgegeven terug te vorderen volgens een brief die in 2011 aan het ministerie van Financiën is uitgegeven.
We leven ten koste van het bedrijf: is het mogelijk?
Volgens de wet houden de normen voor reiskosten in het buitenland en binnen Rusland rekening met een vergoeding voor de kosten van levensonderhoud. Bedragen zijn afhankelijk van de woningcategorie. Verschillende betaalmethoden zijn mogelijk. Reserveren is toegestaan, waarmee rekening wordt gehouden bij de berekening van de belastinggrondslag.
Aanvullende diensten hebben geen invloed op de grondslag voor het berekenen van belastingen als deze zijn aangevraagd door de werknemer die op zakenreis is geweest. Een werknemer kan bijvoorbeeld speciale kleding bestellen, naar de sportschool en sauna gaan, maar het bedrijf moet hier niet voor betalen. Bij het huren van een woning voor een werknemer is het tarief van de reiskosten het bedrag onder de huurovereenkomst. Kosten worden geregistreerd in de categorie 'overig'.
Rapportage en zakenreis
Aangezien de normen voor reiskosten worden vastgesteld, wijst het bedrijf bepaalde middelen toe wanneer een persoon op zakenreis wordt gestuurd. Het bedrijf is verplicht om de werknemer geld te verstrekken, en wat hij precies met hen zal doen, is zijn persoonlijke zaak. Dat wil zeggen, het geld dat de organisatie op zakenreis verzendt, kunt u opslaan en gebruiken voor uw eigen voordeel. Per dag wordt berekend op basis van het aantal dagen dat aan de reis is besteed. Ze omvatten geld dat bedoeld is om een slaapplaats te huren, inclusief rustdagen.
In de regel hoeft u niet per dag te vertrouwen, er is een noodzaak om een werktaak te voltooien in de stad waar de medewerker van het bedrijf woont. De normen voor reiskosten omvatten echter niet het geld dat is uitgegeven door de werknemer die op een reis naar de dichtstbijzijnde nederzetting is gestuurd - omdat standaard wordt aangenomen dat hij naar huis kan terugkeren. In een particuliere organisatie heeft het hoofd het recht om de normen voor reiskosten te bepalen door een interne bestelling uit te geven. Het schrijft voor waar werknemers, vooraanstaande specialisten en andere personeelseenheden op kunnen rekenen. Het is mogelijk om sommige individuen te groeperen volgens een kenmerk.
Geld: werknemers betalen?
Als de normen voor reiskosten zijn vastgesteld, betekent dit dat vroeg of laat werknemers die op zakenreis worden gestuurd, moeten betalen. Kosten die werknemers maken voor het uitvoeren van productietaken op verschillende plaatsen, worden vergoed wanneer ze rapportagedocumenten overleggen. Papers moeten alle kosten bevestigen waarvoor een persoon claimt te worden vergoed.
Als een bepaalde werknemer niet op tijd documenten kan verstrekken om hem het uitgegeven geld terug te betalen, als er geen contracten, cheques zijn, dan kunt u alleen op een terugbetaling rekenen volgens de normen van het tweede deel van artikel 168 van de Arbeidswet, evenals de bovengenoemde brief van het ministerie van Financiën. Het basistarief voor de berekening is 700 roebel voor een nachtreis. Het is ook mogelijk dat de werknemer kosten maakt die hoger zijn dan de normen die het bedrijf hanteert. Volgens hen is een terugbetaling alleen toegestaan als dit wordt geregeld door lokale voorschriften binnen de organisatie. Aanvullende regelgeving is ook mogelijk via collectieve arbeidsovereenkomsten.
Hoe betalen? Kenmerken van de berekening
Als het gaat om het teruggeven aan een medewerker van de organisatie van het geld dat hij op een zakenreis heeft uitgegeven, moet u verschillende betaalmethoden overwegen. Een werknemer kan bijvoorbeeld contant of met een bankkaart betalen. Voor contante betaling moet u een cheque van het hotel of een bij het inchecken gesloten overeenkomst bij het boekhoudkantoor op de werkplek indienen, evenals een handeling in een speciale vorm. Als er bij aankomst op de werkplek met een kaart werd betaald, worden fiscale en hotelcheques bij de boekhoudafdeling ingediend.
Het is belangrijk om het toeval van datums te controleren. Alle documenten die de betaling tijdens de reis bevestigen, moeten nummers hebben die overeenkomen met de datums van de reis. Alle bewegingen, aankomst, vertrek van een plaats worden geregistreerd in de volgorde van verzending op zakenreis. Controles moeten consistent zijn met dit interne document. Zonder belastingen te heffen, wordt de terugbetaling van de boekhouding tijdens een zakenreis geretourneerd voor communicatie en uitgegeven bagage.Als er een vlucht is gemaakt, moeten de servicekosten van de luchthaven aan de werknemer worden terugbetaald, evenals de kosten van het vervoer naar de plaats van vertrek op een zakenreis.
Meer of minder?
De wet bepaalt dat een persoon die een zakenreis verzendt op minstens 700 roebel kan rekenen voor elke dag die hij buitenshuis doorbrengt. Meer geld kan iemand opleveren die in een genereus bedrijf werkt. Als het hoofd een bestelling heeft ondertekend om een ander bedrag vast te stellen dat deze minimumlimiet overschrijdt - uitstekend, kunt u een aangenamere terugbetaling krijgen.
De waarde van per diem is van invloed op de inkomstenbelasting. Bovendien kunnen interne lokale documenten de transportkosten reguleren - u kunt aanvullende invoeren. In de regel proberen ze dit allemaal zo te regelen dat het bedrag waarmee belastingen moeten worden ingehouden, wordt geminimaliseerd. Tegelijkertijd moet het bedrijf de boekhouding correct bijhouden, anders kan een eenvoudige zakenreis tijdens een belastingcontrole een groot probleem zijn.
Tijd en financieel kader: verplicht
Wanneer een werknemer terugkeert van een zakenreis, moet hij binnen drie werkdagen een rapport schrijven over de perfecte reis. Op basis van dit document berekent de boekhouding hoeveel geld er nog moet worden betaald. In de regel geven ze zelfs vóór een zakenreis vooraf een klein bedrag uit en bij de definitieve berekening wordt deze waarde afgetrokken. De boekhouding berekent en draagt inkomstenbelasting over en betaalt ook sociale verzekeringen.
Wanneer een werknemer na een werkreis arriveert, keurt hij een urenstaat goed waarin staat hoeveel uren zijn gewerkt. Alle dagen doorgebracht bij vertrek worden aangeduid als "K" of "06". Een klok is niet vereist. Een situatie is mogelijk wanneer de reis een vrije dag heeft vastgelegd, dat wil zeggen dat de werknemer niet in staat was om de wettelijk voorgeschreven tijd naar eigen goeddunken door te brengen. Als dit gebeurde, wordt de dag gemarkeerd met de code "03" of met de symbolen van de PB. Bij de betaling wordt rekening gehouden met de vereisten van artikel 153 van de TC - twee keer zoveel als voor een eenvoudige werkdag. U kunt echter als een eenvoudige werkdag betalen, maar dan moet u de werknemer een extra vrije dag geven.
Zakenreis: vrije dagen, ziekten en andere problemen
Het gebeurde dat op zijn vrije dag de persoon die op zakenreis was gestuurd, onderweg was - naar een plaats reisde of van daar terugkeerde. Deze dagen zijn wettelijk geclassificeerd door werknemers, geëtiketteerd, zoals hierboven aangegeven, "03" of "RV". De werkgever moet eerst met de werknemer de kenmerken van zijn exit in het weekend bespreken. In sommige gevallen kan een vertegenwoordiger van het bedrijfsmanagement het onnodig vinden om te vertrekken op dagen waarop een werknemer een wettelijke vrije dag moet hebben, dat wil zeggen dat hij weigert te betalen zoals verwacht door de reiziger.
Het moet duidelijk zijn dat een werknemer tijdens een zakenreis gewond of ziek kan zijn. In elk van deze gevallen ontwikkelt de situatie zich volgens de huidige normen van de arbeidswetgeving. De werknemer behoudt alle rechten en privileges die hem toekomen.
Normen en beperkingen
Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de normen die zijn gespecificeerd in de lokale wetten en de werkelijke uitgaven van de werknemer worden overeengekomen. Het is ook belangrijk om met interne documenten te regelen hoe hoog woonlasten kunnen zijn. Reiskosten zijn niet alleen de kosten van direct transport. Dit hoofdstuk bevat ook uitgaven voor reisverzekeringen en de kosten van reisdocumenten. In sommige gevallen moet u speciale kosten betalen (bijvoorbeeld op de luchthaven), betalingen. Ze worden allemaal ook opgenomen in de categorie vervoer.
Zakenreis naar het buitenland: wat en hoe?
Als een werknemer naar het buitenland moet worden gestuurd, moet de reis voor hem worden berekend volgens een speciaal schema, enigszins anders dan werkreizen in zijn geboorteland. De limiet die in aanmerking wordt genomen bij de berekening van de inkomstenbelasting is 2500 roebel.Het bedrag wordt uitgegeven in de valuta van het land waarnaar de werknemer op werkreis wordt verzonden. Het voorschot wordt ook in rekening gebracht in de valuta die in het land van bestemming wordt gebruikt. Er wordt een voorschot berekend, rekening houdend met het aantal dagen dat het op zakenreis zou moeten blijven. Als een deel van de reis door Russisch grondgebied gaat, wordt het voorschot in deze periode in roebels in rekening gebracht, maar voor alle dagen vanaf het moment van overschrijden van de grens moet u betalen met de valuta die daar wordt gebruikt. De regeling werkt in de tegenovergestelde richting - betaling voor een zakenreis in roebel wordt uitgevoerd voor alle dagen vanaf het moment van het oversteken van de grens naar het huis en tot het moment van aankomst thuis.
Een dergelijke reis is mogelijk wanneer een persoon in het buitenland slechts een dag doorbrengt. In dit geval worden reiskosten in de helft in vreemde valuta in rekening gebracht. Als het land van bestemming een van de GOS-landen is, hoeft u niet eens een briefje te plaatsen waarin wordt bevestigd dat de grens is overschreden.
Zakenreis: boekhoudkundige hoofdpijn
De reis wordt berekend met inachtneming van de normen van het vereenvoudigde belastingstelsel. Enige tijd geleden werden officiële taken geannuleerd op het niveau van de staat, en reiscertificaten behoren evengoed tot het verleden. Dit heeft de zakenreizen echter niet geannuleerd, maar vereenvoudigde alleen hun documentaire ondersteuning. Het feit dat geen belasting wordt geheven over uitgaven in verband met zakenreizen als aan de normen wordt voldaan, wordt vermeld in artikel 217, derde alinea, van de belastingwetgeving.
Als de reis was georganiseerd met behulp van de persoonlijke machine van de werknemer, betekent dit niet dat het op zijn kosten was. Maak eenvoudig een memo met de exacte datums, kilometerstand, richting, nummer van de bestelling in de richting van de reis. Dit is voldoende voor de boekhouding. Het is belangrijk om te bedenken dat het bedrijf verplicht is om alle reis- en verblijfkosten te vergoeden en zich door deze regel te laten leiden.