Projectplanning: methoden en stappen

De essentie van design is het ontwikkelen van een strategie voor het bereiken van specifieke doelen. Er wordt een model gemaakt op basis waarvan deze of die acties worden gefaseerd om dichter bij het eindresultaat te komen. Maar projectplanning als zodanig vereist zorgvuldige analyse en uitwerking, zodat de strategie voor het oplossen van het probleem het gebruik van optimale tools en methoden omvat die de kansen op succes bij het bereiken van doelen zullen vergroten.

Het concept en doel van planning

Al voor de start van direct design worden een concept, principes en model gevormd, volgens welke een actieplan zal worden ontwikkeld. Dit is de basis waarop het systeem van gerichte stappen gericht op het behalen van resultaten is gebouwd. Het resultaat wordt opgevat als het ultieme doel waarvoor een ontwerpoplossing wordt ontwikkeld. In eerste instantie wordt een raamwerk van de organisatiestructuur gemaakt, waarin de volgorde, volgorde en aard van het werk worden goedgekeurd. De taken van projectplanning worden ook gesteld, waarin ook de tactiek van het gebruik van materiële en technische middelen kan worden onthuld. Direct plannen omvat alle fasen van het creëren van een ontwerpoplossing, maar dit betekent niet dat ze volgens één model moeten worden ontwikkeld. In elke fase kan een individuele aanpak worden toegepast, rekening houdend met de specifieke kenmerken van werkacties en de complexiteit van de uitvoering ervan. De fasen van het project moeten echter worden gestructureerd in het algehele planningssysteem.

Het model waarmee het project in ieder geval zal worden ontwikkeld, is gebouwd met de nadruk op het bereiken van het eindresultaat. Alleen in dit geval kan worden gerekend op het creëren van een optimale managementstrategie voor kwaliteit. Een belangrijke rol wordt gespeeld door invoergegevens, die regels, principes of beperkingen kunnen introduceren, waarvan het belang duidelijk zal worden na de implementatie van het project. Tegelijkertijd moet het doel van projectplanning worden bepaald, namelijk het creëren van het optimale actiemodel voor de uitvoering van de taak.

Domeinplanning

Een van de eerste fasen van de planning, waarin een deel van de fundamentele parameters van het project wordt bepaald. In dit geval wordt het onderwerpgebied opgevat als een reeks doelen en doelstellingen, waarvan de verwezenlijking moet worden geïmplementeerd tijdens het voltooien van het project. Bovendien, als specifieke richtingen van stapsgewijze beweging naar een doel vrij duidelijke prestatiepunten bepalen in termen van gemeten parameters, dan wordt het onderwerpgebied gedefinieerd als een bredere infrastructuur van het uiteindelijke doel. Het kan ook invloed hebben op factoren die zich manifesteren tijdens de werking van een product of een ontwikkelde technologische oplossing. Wat kan precies in de beginfase rekening worden gehouden met het onderwerp? Met dit model kunt u de volgende taken uitvoeren:

Op basis van de analyse van doelen wordt de huidige status van het besturingssysteem gespecificeerd.
Verduidelijking van de belangrijkste parameters van het ontwerpbesluit.
Gedetailleerde formulering van de criteria voor succes en falen.
Analyse en aanpassing van aannames voor beperkingen.
Bepaling van de parameters voor de evaluatie van de tussentijdse en eindresultaten van het project.

De samenstelling van de planningsprocessen

Terwijl het plan wordt ontwikkeld, gaan de makers van de algemene formulering en technische verantwoording van doelen naar een gedetailleerde beschrijving van de activiteiten die moeten worden voltooid om specifieke doelen te bereiken.En nogmaals, het is onmogelijk om het systeem van het vormen van de organisatiestructuur van het plan als gesloten te beschouwen, zelfs na de integratie van invoergegevens. Zelfs zonder de externe ontvangst van nieuwe informatie, kan er behoefte zijn aan aanvullende informatie of verduidelijking van eerdere gegevens. Om dezelfde reden hebben projectplanningsprocessen een cyclische eigenschap. Herhaling is noodzakelijk voor de operatie waarbij rekening wordt gehouden met bijgewerkte gegevens.

Tegelijkertijd moet elke iteratie in eerste instantie een duidelijke volgorde van uitvoering hebben - zowel in afzonderlijke fasen als in het kader van het algemene planningsmodel. Specifieke processen omvatten het volgende:

Ontwikkeling van de structuur van de inhoud van het project met vermelding van de belangrijkste fasen van het project.
Opsplitsing van grote taken in kleine taken - detaillering en segmentatie in afzonderlijke processen.
Opstellen van een schattingsontwerp, waarbij rekening wordt gehouden met de benodigde middelen voor zowel planning als projectontwikkeling.
Een lijst opstellen van specifieke werkzaamheden. Vorming van een documentenbestand waarin de parameters van het werk, hun technologische afhankelijkheden, enz. Worden aangegeven
Regeling van werkactiviteiten in de algemene planningsstructuur. Bepaling van de mogelijkheden om de configuratie van hun implementatie te wijzigen.

Afhankelijk van de complexiteit van de uitvoering, kan het projectplanningssysteem verschillende sets ondersteunende processen bevatten. Een van de meest voorkomende onder hen zijn de ontwikkeling van controle- en kwaliteitsnormen, de bepaling van de status van ondergeschiktheid en verantwoordelijkheid, de voorbereiding van de vereiste media en communicatie. Tijdens de planning kan er ook behoefte zijn aan nieuwe processen die niet voorzien zijn in het stadium van het formuleren van doelen en doelstellingen.

Stadia van het maken van een schema

Stadia in het ontwikkelen van een projectplan

Ongeacht de gekozen planningstactieken, moet de managementafdeling een structuur ontwikkelen met de inhoud van het werk, die de risico's en beperkingen aangeeft. Maar het is niet mogelijk om een specifiek bewegingsmodel naar een doel te bepalen zonder het project te plannen, dat uit de volgende stappen bestaat:

Bepaling van het werkbereik met behulp van de lijst. De operationele lijst, die de volgorde van stappen in de uitvoering van de taak op een of andere manier weergeeft.
Aan elke taak en het bijgevoegde werk worden runtimeparameters toegewezen, rekening houdend met de beperkingen op de gebruikte middelen. In dit stadium wordt meestal de methode voor de ontbinding van taken met een parallelle beoordeling van de duur van het werk gebruikt.
Een gerichte fase om de beschikbaarheid en het volume van de bronnen te bepalen. Er kan rekening worden gehouden met een uitgebreide lijst van soorten middelen, waaronder informatief, technologisch, arbeid en financieel.
Grenzen instellen. In de regel geldt dit voor externe factoren, afhankelijk van het seizoen, logistieke processen, willekeurige gebeurtenissen, enz.

In deze planstructuur is het de moeite waard om de fasen te benadrukken die verband houden met risico's en beperkingen. De kwaliteit van projectmanagementplanning is afhankelijk van de aanvankelijk goedgekeurde manieren om op bepaalde factoren te reageren. Er zijn met name twee manieren om te reageren - actief en passief. In het eerste geval legt het project tactieken vast die de kans op het optreden van risico's minimaliseren. Een passieve strategische reactie is gebaseerd op de veronderstelling van risico's en op een vergoeding voor voorwaardelijke schade door de gevolgen van de uitvoering ervan.

Methoden voor het ontwikkelen van plannen

Door een managementstrategie te creëren, kunnen vier ontwikkelingsmethoden worden toegepast, die elk in verschillende fasen van de projectplanning kunnen worden toegepast

Concept. In dit geval kan het ontwerpbesluit worden beschouwd als een middel om een gemeenschappelijk doel te bereiken, waaraan alle deelnemers aan het systeem zullen deelnemen.In overeenstemming met de conceptuele strategie is het project verdeeld in verschillende afzonderlijke fasen, die elk een specifieke taak vertegenwoordigen met hun eigen prestatietactieken, beperkingen en noodzakelijke middelen.
Strategische planning. Het is gebaseerd op de beoogde doelen en doelstellingen en voorziet in de analyse van alternatieve manieren om resultaten te bereiken. Dit plan wordt gekenmerkt door rekening te houden met een breed scala aan verschillende factoren en nuances van projectontwikkeling, waarbij de positieve en negatieve kanten van verschillende paden naar het doel worden geëvalueerd. De belangrijkste criteria om in aanmerking te komen zijn implementatietijdlijnen, projectkosten en organisatorische inspanningen.
Tactisch plan. Het beschikt over een hoge mate van detail en verfijning van strategische doelstellingen. Tijdens de ontwikkeling kunnen individuele projectplanningsprocessen, deadlines, werkvolumes en uitgegeven middelen worden gecorrigeerd.
Operationeel plan. Het wordt meestal gebruikt als een hulpoplossing in relatie tot het algemene planningsproces. Het is gebouwd voor een korte analyseperiode, rekening houdend met de geïdentificeerde afwijkingen van de geplande parameters.

Functies voor resourceplanning

Logistieke, informatieve en organisatorische ondersteuning bij de voorbereiding en uitvoering van projecten zijn van groot belang. Ze bepalen grotendeels de configuratie en volgorde van de afzonderlijke stappen en bewerkingen op weg naar het uitvoeren van zowel de hoofd- als tussentijdse taken. Daarom is het de moeite waard om de projectplanningsmethode afzonderlijk te bekijken vanuit het perspectief van de verdeling van de middelen. Dus de structurele ontwikkeling van dit planningsmodel zal gebaseerd zijn op de classificatie van middelen door uitputbaarheid. Er moet onmiddellijk worden vastgesteld dat dezelfde materiële en technische middelen geheel of gedeeltelijk kunnen worden opgegeven voor de implementatie van een afzonderlijke fase. Het principe van rationeel verbruik en herdistributie van hulpbronnen zal hier ook van invloed zijn, waarbij competente planning u in staat stelt om bijvoorbeeld brandstof in sommige gebieden effectief te verbruiken en op andere te bewaren.

Een essentiële factor in de resourceplanning van het project is de behoefte, die wordt bepaald door de intensiteit van de kosten. De werkfase hangt af van de hoeveelheid verbruikte grondstoffen. Als gevolg hiervan wordt, samen met de duur van de uitvoering van een bepaalde bewerking, ook de waarde van de vereiste bronnenbasis aangegeven. Afhankelijk van de aard van de taak kunnen natuurlijk verschillende soorten middelen worden besteed aan één bewerking.

Planningfasen van het project

De groep controleprocessen is hierbij betrokken, waardoor de planning wordt afgesloten, waardoor extra materiaal en begeleiding achterblijft bij de uitvoering van het project. Dit deel houdt rekening met de factoren coördinatie, reactievermogen en leiderschapskwaliteiten van de uitvoerder of het team van uitvoerders. De projectimplementatieplanning omvat dus de ontwikkeling van de volgende fasen:

Teambuilding. Er zijn specialisten en deskundigen van de benodigde profielen bij betrokken, die in principe beschikken over technologieën voor het uitvoeren van vergelijkbare taken.
Selectie van tegenpartijen. Dit kunnen leveranciers van bepaalde goederen zijn, partners of teams van derden die bepaalde diensten verlenen die nodig zijn voor de uitvoering van het project.
Ontwikkeling van voorwaarden voor kwaliteitscontrole van de uitgevoerde werkzaamheden. Een reeks technische voorwaarden kan worden ontwikkeld met een focus op bestaande normen in het doelgebied.
Creatie van een coördinatiemodel tussen verschillende deelnemers in de projectimplementatieprocessen.

Projectrisicoplanning

Het belang van het vooraf maken van een risicoresponsiemodel is al besproken. Een specifiek model van hun verwerking kan gebaseerd zijn op de volgende reactiemechanismen:

Bepaling van de waarschijnlijkheid van risico's. Een rentesysteem of een individueel systeem kan worden gebruikt, met zijn eigen evaluatiecriteria.
Bepaling van de aard van de risico's.
Berekening van de mate van invloed van een specifiek risico voor het project als geheel.
De classificatie van risico's volgens prioriteit in termen van impact op het project.
Ontwikkeling van een reeks maatregelen die een specifieke bedreiging voor het project zullen voorkomen. Planning van werkzaamheden in deze richting voorziet in het creëren van een systeem voor het benoemen van de verantwoordelijken voor elke gebeurtenis.
Ontwikkeling van modelacties om de gevolgen van een risicogebeurtenis weg te nemen.

Gemeenschappelijke planningsfouten

Veel misberekeningen in verschillende factoren en parameters bij het maken van een plan kunnen alleen optreden tijdens de werking van het ontworpen product of de oplossing. Maar er zijn ook modelfouten waarmee het beter is om voorbereide projectmaterialen vooraf te correleren:

De verkeerde doelen toepassen. In de regel worden fouten in dit deel uitgedrukt in een onnauwkeurige of volledig onjuiste formulering.
Gebruik van onvolledige gegevens. Fouten in de planning van projectbeheer komen vooral veel voor in de technische industrie, waar het waarschijnlijk onvolledige of onjuiste gegevens ontvangt vanwege onregelmatigheden in complexe testprocessen.
Een nauwe groep specialisten verbinden. Vaak zijn alleen planners bij het werk betrokken, die gerelateerde taken via tegenpartijen oplossen, wat op zichzelf de kwaliteit van het resultaat vermindert.
Formalisatie van planning. Een veel voorkomend probleem wanneer individuele processen niet voor duidelijke concrete doeleinden worden uitgevoerd, maar om een bepaald deel van het werk te voltooien zonder nadruk op het verdere effect.

conclusie

Visie op het imago van de structuur van het plan voor de implementatie van acties die het dichter bij het uiteindelijke doel brengen, is zeer belangrijk voor deelnemers aan de ontwerpprocessen. Hiermee kunt u rekening houden met het hele scala van nuances en factoren die, in welke mate dan ook, de loop van het werk beïnvloeden. Daarom wordt een strategische hulpbron gelegd bij de voorbereiding van een concept voor verdere ontwikkeling. Minimaal worden principes geformuleerd voor de uitvoering van de taken. Alleen met deze aanpak kunnen we rekenen op het succesvol bereiken van de uiteindelijke doelen. Bovendien maakt een diepe planningsanalyse het mogelijk om het project aanzienlijk te optimaliseren, wat voordelig is voor de klant.