Als het gaat om productiviteit, hebben we allemaal hetzelfde probleem - slechts 24 uur per dag. Toch lijkt het erop dat sommige mensen twee keer zoveel tijd hebben of een bovennatuurlijk vermogen hebben om alles wat gepland is bij te houden. Zelfs als ze meerdere projecten tegelijkertijd beheren, zullen ze, ondanks de moeilijkheden, zeker hun doelen bereiken.
"Tijd is het enige kapitaal dat een gewoon persoon heeft, en het enige dat hij zich niet kan veroorloven te verliezen", zegt Thomas Edison.
We willen allemaal het maximale uit het leven halen. Er is waarschijnlijk geen betere manier om dit te bereiken dan een manier te vinden om uw kostbare tijd te beheren. Productieve mensen weten dit en proberen de meeste efficiëntie uit elk uur te persen, zonder veel moeite te doen. Om dit te doen, gebruiken ze eenvoudige regels die zeer eenvoudig te implementeren zijn. Zo eenvoudig dat je het vandaag kunt doen. Deze life-hacks helpen je een carrière op te bouwen.
Bestrijding van de tirannie van dringende zaken
De tirannie van dringende zaken is een neiging om kleine taken te verschijnen die in de weg staan om te vervullen wat echt belangrijk is. Dit vormt een groot probleem, aangezien kleine bedrijven zelden een serieus rendement behalen.
Als je bezwijkt voor de tirannie van urgentie, zul je, terugkijkend, merken dat dagen zijn verstreken, of zelfs hele weken, maar er is niets echt effectief gedaan. Georganiseerd en gericht op het behalen van resultaten, kunnen mensen onderscheiden wanneer "vliegen vangen" hen van het werk afleidt. Ze proberen taken te delegeren of te negeren die echt belangrijke activiteiten verstoren.
Nooit opnieuw doen
Mensen die alles kunnen doen, keren nooit terug naar hun reeds voltooide taken en stellen dingen niet uit voor later - dit is verspilling van tijd. Als iets uw aandacht al heeft getrokken (bijvoorbeeld een telefoontje of een brief), los dit probleem dan zelf op, delegeer het aan iemand of verwijder het uit de lijst met uw zaken.
Eet de kikker
"Eating Frogs" is een figuurlijke uitdrukking van het auteurschap van Mark Twain, wat weerstand betekent tegen uitstel. Met andere woorden, productieve mensen beginnen hun dag met de meest onaangename taken voor hen. Dit maakt het mogelijk om 's ochtends te bezwarende dingen te doen en iets inspirerend en opwindends te doen.
Volgens de methode van Eisenhower kan de takenlijst worden onderverdeeld in 4 categorieën:
- Taken die u niet wilt doen, maar echt moet doen.
- De taken die u wilt doen, en eigenlijk moeten ze worden gedaan.
- De taken die u wilt doen, maar eigenlijk niet hoeven te worden gedaan.
- Taken die u niet wilt doen en die u eigenlijk niet hoeft te doen.
"Kikkers eten", gebaseerd op deze classificatie, verwijst naar "taken die u niet wilt doen, maar die u eigenlijk wel moet doen."
De beslissing van de meest pijnlijke onderneming voor u 's ochtends geeft u voordelen, omdat u ermee omgaat, met een meer heldere geest en een rustig kantoor. Vergeet niet dat als je de "kikkertaak" voor de laatste keer opzij zet, je moe wordt en steeds meer wilskracht verliest.
Probeer niet te multitasken
Succesvolle mensen weten dat multitasking de belangrijkste vijand van productiviteit is. Voortdurend overschakelen van de ene zaak naar de andere, vermoordt je aandacht, het vermogen om informatie te onthouden en snel een nieuwe taak op je te nemen na het voltooien van de vorige. In 2009 werd dit bewezen door een studie aan de Stanford University (VS).Wetenschappers vergeleken twee groepen mensen, waarvan de ene bestond uit beruchte multi-taskers, en de tweede - van mensen die geneigd waren om één taak nauwgezet uit te voeren. Het bleek dat het deel van mensen die geloven dat het realistisch is om veel dingen tegelijkertijd te doen, aanzienlijk meer problemen heeft met de organisatie van mentale activiteit en het is moeilijk om relevante informatie van irrelevant te onderscheiden.
Voorbereiding op de volgende werkdag
Productieve mensen vullen elke werkdag aan met voorbereidingen voor de volgende. Deze gewoonte heeft een dubbel effect: het helpt je te consolideren wat je vandaag hebt gedaan, en geeft je een garantie voor hetzelfde productieve morgen. Dit duurt slechts enkele minuten, maar het vergemakkelijkt de komende ochtend enorm.
Door een plan op te stellen, kun je iets belangrijks niet vergeten. Het is belangrijk dat het ergens wordt opgenomen: in een kalender, notitieblok of opgeslagen op een computer. Hoogstwaarschijnlijk zult u merken dat u van tijd tot tijd moet afwijken van het vooraf opgestelde plan. Desondanks zal de aanwezigheid ervan helpen om je tijd beter te organiseren, je voor te bereiden op projecten en je een beter beeld te geven van alles wat je moet doen.
Mogelijkheid om nee te zeggen
Voor een persoon die streeft naar maximale efficiëntie, is het erg belangrijk om te kunnen weigeren. De ontkenning moet ondubbelzinnig zijn en worden uitgedrukt met het woord "nee" en niet met vage zinnen als "Ik denk dat ik geen tijd heb" of "Ik weet niet zeker of ik dat kan." Het niet eens zijn met het aangaan van nieuwe verplichtingen is respect voor de taken die al aan u zijn toegewezen. Als je eenmaal begrijpt dat het echt onmogelijk is om iedereen te plezieren, begin je comfortabeler te leven.
Studies aan de Universiteit van Californië (VS) hebben bewezen dat hoe moeilijker het woord 'nee' wordt gegeven, hoe groter de kans dat je gestrest en depressief bent. Leer te weigeren. Hoe tegenstrijdig het ook klinkt, het zal uw productiviteit verhogen.
Heb een speciale tijd voor het controleren van e-mail
Een productief persoon zal e-mail hem nooit laten afleiden van belangrijke zaken. Bovendien zal hij alle functies van dit systeem gebruiken: letters rangschikken op belangrijkheid, evenals geluidsmeldingen instellen voor berichten van belangrijke leveranciers en klanten. Sommigen gebruiken zelfs de antwoordapparaatfunctie, die de afzender vertelt wanneer zijn verzoek zal worden verwerkt.
Technologie werkt voor mensen
Moderne technologie wordt bekritiseerd voor het afleiden van werknemers van het werkproces. Bij juist gebruik kunnen ze echter helpen en tijd besparen. Handmatige processen automatiseren is een geweldige manier om de productiviteit te verhogen.
Gebruik tools die uw werk zo gemakkelijk mogelijk maken. U kunt de agendatoepassing op uw mobiele telefoon gebruiken om herinneringen te ontvangen van belangrijke evenementen, vergaderingen en allerlei planningen. Begrijp uw e-mailinstellingen. U kunt bijvoorbeeld de Boomerang-toepassing gebruiken om met Outlook te werken. Deze tool maakt e-mailbeheer handiger, helpt de mailbox te wissen door belangrijke berichten te archiveren tot het moment dat je ze nodig hebt.
