Je kunt een briljant en creatief persoon zijn, maar als je je tijd niet effectief beheert, zul je niet succesvol zijn.
"Alles wat je op je werk wilt doen, kost tijd", schrijft Brian Tracy in zijn boek Master Your Time, Master Your Life. "De enige manier waarop u genoeg tijd kunt krijgen om iets te doen dat uw werk echt kan veranderen, is door de tijd te sparen die u gewoonlijk aan iets anders besteedt."
Begin met het kijken naar de zeven factoren die je tijd verspillen.
1. E-mail, telefoon en berichten
"Wanneer de telefoon overgaat en e-mail binnenkomt, wordt je gedachtegang verstoord en word je afgeleid", schrijft Tracy.
Wat te doen: markeer de perioden van de dag waarop u geen pauzes toestaat.
2. Onverwachte gast
Wanneer iemand onverwacht op uw kantoor of werkplek verschijnt, verstoort die persoon uw werk en vermindert uw effectiviteit.
Wat te doen: "Sta snel op wanneer indringers naar uw werkplek komen en doen alsof u net bent aangekomen," schrijft Tracy. Vertel de tijdverspiller dat je vandaag echt overweldigd bent door werk en dat je nog veel te doen hebt. Breng de bezoeker vervolgens weg van uw werkplek en keer terug naar uw taak.
3. Vergaderingen
U weet dit al: veel vergaderingen zijn tijdverspilling.
Wat te doen
- Plan vergaderingen alleen voor de tijd die u echt nodig hebt. Er is geen reden om vergaderingen een uur uit te stellen. Vraag jezelf af: wat kan ik doen in 10 minuten?
- Het doel. Hoe ziet succes eruit? Alleen door de gewenste eindstatus te formuleren, kunt u de elementen van succes opbouwen. Elke beslissing die u neemt - waar u een vergadering moet houden, wie u moet uitnodigen, hoe u wederzijds begrip kunt bevorderen - moet gebaseerd zijn op hoe u deze vraag beantwoordt.
- Maak een agenda. Nadat u doelen hebt gesteld, moet u het verloop van de vergadering zorgvuldig overwegen. De ouderwetse definitie hiervoor is de 'agenda', maar u moet meer doen dan een lijst met opsommingstekens maken. U moet uw vergadering zodanig structureren dat er een stroom is die logisch is en kansen biedt voor deelnemers.
4. Plan onvoorziene gebeurtenissen.
Je kent dit patroon: zodra je aan een belangrijk project begint te werken, gebeurt er iets geheel onverwachts dat je gedurende enkele minuten of zelfs uren van de hoofdtaak afleidt.
Wat te doen Denk na voordat je handelt. Tracy adviseert je om diep adem te halen, te kalmeren en objectief te blijven. Neem de tijd om erachter te komen wat er is gebeurd. Zorg dat u het probleem goed begrijpt voordat u doorgaat.
5. Dingen uitstellen voor later
Uitstel is niet alleen een dief van tijd ... Het is een dief van het leven. Je vermogen om te stoppen met dingen uit te stellen en aan de slag te gaan, kan je leven veranderen.
Wat te doen Soms is de beste manier om een groot project te voltooien, een klein stukje te nemen en het te voltooien. Of oefen de techniek en beschouw uw taak als een stuk kaas: maak er gaten in, selecteer vijf minuten en doe wat van het werk.
6. Communicatie
Maar liefst 75% van het werk wordt besteed aan interactie met andere mensen. Helaas wordt minstens de helft van deze tijd besteed aan communicatie.
Wat te doen Regel een vergadering met vrienden op het werk tijdens koffiepauzes, lunches en na het werk.
7. Besluiteloosheid
Telkens wanneer u een beslissing uitstelt of te veel tijd besteedt aan het nemen van een beslissing, verliest u tijd - en stelt u het ondernemen van actie uit.
Wat te doen Bepaal of u het werk zelf moet doen (dan moet u het snel doen) of dat u het kunt delegeren. Als iemand anders een beslissing moet nemen, vraag dan om een snelle reactie.
"Vergeet niet dat je maar één ding tegelijk kunt doen," schrijft Tracy. "Dit is het belangrijkste wat je op dit moment kunt doen."
Productiviteit bepaalt onze productiviteit. Wat belemmert de productiviteit? Hoe deze te bereiken? Breng de voorgestelde tips in praktijk.
Om productief te werken, is het noodzakelijk om te identificeren en te neutraliseren wat ons verhindert. Het blijkt dat de vijanden van productiviteit acties en fenomenen zijn die we allemaal kennen en die we gewend zijn als vanzelfsprekend te beschouwen. We vermoeden zelfs niet dat ze tot 80% van onze werktijd kunnen 'eten'.
Nadat we de vijand op zicht hebben herkend, kunnen we hem effectiever bestrijden.