In onze tijd verschuift papierwerk (documentbeheer) geleidelijk van een papieren naar een digitale. In dit verband moet elke modern geschoolde persoon een idee hebben van het concept van "elektronisch document" en de kenmerken van de toepassing ervan. Laten we dit fenomeen in meer detail onderzoeken en ook ontdekken wat EDS is.
Wat een document wordt genoemd
Alvorens het concept en de structuur van een "elektronisch document" te overwegen, is het de moeite waard om zijn papieren voorganger in herinnering te brengen.
In brede zin is dit de naam van het object van de materiële wereld, waarin informatie in een vaste vorm is opgenomen.
In engere zin is een document een informatiemedium dat belangrijke feiten bevestigt en in verschillende vormen wordt gepresenteerd (tekst-, beeld-, geluid- of video-opname, evenals hun combinaties). Het is ontworpen om gegevens in tijd en ruimte op te slaan en te verzenden.
Elk document heeft bepaalde details waarmee het kan worden geïdentificeerd.
Als een dergelijk medium valse informatie bevat of wanneer het is gemaakt, zijn de vastgestelde wettelijke normen geschonden, het wordt vals (nep) genoemd en heeft geen juridische kracht.
De verzameling dragers van betrouwbare informatie wordt documentatie genoemd. Het wordt gevormd op basis van hun focus op een specifiek probleem, fenomeen, proces, persoon, instelling, etc. Het hele proces van het creëren / ontwerpen van dergelijke media wordt documentatie genoemd. Betrokken bij het is het noodzakelijk om rekening te houden met de normen van de huidige wetgeving, evenals de nationale regels voor compilatie na te leven. Vergeet ook de competentie van de compiler niet. De directeur heeft dus het recht om een certificaat van volwassenheid te onderschrijven, maar hij kan geen universitair diploma ondertekenen. Meer precies, het kan, maar een dergelijk document zal geen juridische kracht hebben.
Een ander belangrijk concept in dit onderwerp is "papierwerk". Dit is een reeks werken over het documenteren van de managementactiviteit van een object en het daarin organiseren van de beweging van de bovengenoemde informatiedragers.
In verschillende historische periodes werd dit proces op verschillende materialen uitgevoerd. Dit waren kleitabletten, steen, papyrus, leer, hout, berkenschors, enz. Geleidelijk werden ze allemaal vervangen door papier.
Volgens het type dragermateriaal wordt tegenwoordig onderscheid gemaakt:
- traditioneel papierwerk (papier);
- gemengd (papier + elektronische computerapparatuur);
- elektronisch (digitaal).
Afhankelijk van hun inhoud en doel kunnen documenten een aantal functies uitvoeren:
- Legal.
- Management.
- Social.
- Culturele.
- Historische.
- Informatie.
- Communicatief.
De ontwikkeling van het concept "elektronisch document"
Sinds de uitvinding van computers is de mensheid op zoek gegaan naar een manier om over te schakelen naar papierloze documentatie. In de USSR begon al in de jaren zeventig van de twintigste eeuw na te denken over het creëren van een dergelijk model van kantoorwerk. Toegegeven, op dat moment bestond het concept van "elektronisch document" (ED) nog niet. In plaats daarvan werd de naam "machinaal leesbaar medium" gebruikt.
Halverwege de jaren tachtig was een dergelijke technologie nog niet volledig ontwikkeld. Maar op dat moment was de inhoud van het concept van 'elektronisch document' al in de wetgeving vastgelegd. Toegegeven, toen werd het ook 'machineleesbaar' genoemd. In GOST 1984 was dit de naam van een document dat geschikt was voor het automatisch lezen van de gegevens erin.
Met het begin van de wijdverspreide automatisering in de jaren negentig en tweeduizendste eeuw kreeg dit concept geleidelijk zijn huidige betekenis.
Welk document wordt tegenwoordig "elektronisch" genoemd
Het moderne concept van "elektronisch document" kent verschillende interpretatievormen, die worden weerspiegeld in het wetgevingskader. Ze zijn echter allemaal dichtbij in hun begrip van de essentie van dit fenomeen en vereisen de aanwezigheid van dergelijke componenten:
- digitale vorm van opname;
- opslag van gegevens op elektronische media met de mogelijkheid om te lezen en te begrijpen door de mens.
Op basis hiervan kan een algemene definitie van het beschouwde concept worden gemaakt.
Elektronisch document is een document waarvan de informatie (inclusief details) is vastgelegd in de vorm van digitale gegevens. Bijvoorbeeld als een set tekens, geluiden, afbeeldingen of combinaties daarvan.
Een ED kan met behulp van digitale middelen worden gecreëerd, opgeslagen, overgedragen en getransformeerd in een visuele vorm die voor mensen begrijpelijk is.
Het voordeel van een dergelijk document
Net als zijn papieren tegenhanger, voert ED dezelfde set functies uit. Het heeft echter een aantal eigenschappen die het een meer veelbelovende gegevensdrager maken:
- Informatie opgenomen in elektronische vorm is gemakkelijk en snel te bewerken.
- Dergelijke documenten kunnen in theorie voor altijd worden bewaard.
- ED-technologie vereenvoudigt, versnelt en verlaagt de kosten van het papierwerkproces.
- Dergelijke documenten kunnen op afstand worden ondertekend en verzonden, zonder tijd te verspillen aan persoonlijke vergaderingen.
- U kunt snel het vereiste aantal ED-exemplaren verkrijgen. Bovendien hebben ze allemaal rechtskracht.
Eigenschappen van ED. metadata
Het concept van "elektronisch document" wordt gekenmerkt door drie eigenschappen:
- Inhoud is de tekstuele, grafische of geluidscomponenten.
- Context is informatie over de relatie van gedocumenteerde gegevens met andere ED, fysieke of rechtspersonen.
- De structuur van een elektronisch document is intern en extern. In het eerste geval hebben we het rechtstreeks over de inhoud van ED. In de tweede - over de omgeving waarin het bestaat (opslagmedium, indeling van het bestand zelf, enz.)
Het concept van "elektronisch document" wordt gedefinieerd door zijn metagegevens. Dit is de naam van informatie over alle eigenschappen van ED, evenals de sociale zekerheid.
Metadata is een integraal onderdeel van het opslagproces van elk elektronisch document. Ze bevatten elementen van juridisch, zakelijk, organisatorisch en procedureel bewijs van de integriteit van de ED, evenals de authenticiteit ervan.
Details ED
Een ander belangrijk aspect van het concept van "elektronisch document" - details. Dit is een soort analoog van het gegevensblad, dat alle informatie bevat over het maken van ED.
Deze omvatten:
- De naam van het elektronische document.
- Datum en plaats van compilatie, evenals alle edities (indien aanwezig).
- Gegevens over de compiler of compilers van de ED.
- Informatie over het beveiligingsniveau van het document.
- Gegevens waarmee de authenticiteit, authenticiteit en betrouwbaarheid van de elektronische digitale handtekening van ED kan worden bepaald.
- Gegevens over de programma's die nodig zijn om dit document te openen. Het gaat om het formaat. Computerpiraterij gedijt tegenwoordig goed in huiselijke ruimtes. In dit opzicht gebruiken de meeste pc-gebruikers software zonder licentie en vermoeden ze niet altijd dat ieders geliefde .doc, .xls en .ppt worden ondersteund door betaalde Microsoft Office-programma's. In normale omstandigheden moet u dus betalen voor het gebruik ervan en niet de gehackte versies downloaden. Daarom is .odt het meest gebruikte, universele en vooral gratis ED-formaat ter wereld. Door zijn populariteit heeft Microsoft zelfs de mogelijkheid ingebouwd om het in zijn software te lezen. Een van de belangrijkste voordelen van dit formaat is de combinatie van de mogelijkheden van programma's als Word, Excel, PowerPoint.
- Digitale handtekening.
Digitale handtekening
Zoals hierboven reeds vermeld, is een van de belangrijkste componenten van het concept "elektronisch document" vereisten. In het bijzonder, digitale handtekening, die uit het Engels is vertaald als "digitale handtekening".
Dit is de naam van de manier waarop ED wordt waargenomen, die wordt verkregen als gevolg van cryptografische conversie van een set elektronische gegevens.Met deze handtekening kunt u de persoon identificeren die het heeft geplaatst en de integriteit van het hele document bevestigen.
Volgens de huidige wetgeving wordt EDS in de meeste moderne landen gelijkgesteld met een "natte" handtekening op papier.
Het is belangrijk om op te merken dat er een onlosmakelijk verband bestaat tussen het concept van "elektronisch document" en digitale handtekening. Het is tenslotte de aanwezigheid van de tweede die de eerste rechtskracht geeft.
Elke EDS heeft een persoonlijke gecertificeerde sleutel, die een unieke reeks cijfers van 264 bits groot is. Om het te krijgen, moet u contact opnemen met een gespecialiseerd bedrijf, waarvan er vandaag heel wat zijn. Het is goed om te weten dat een elektronische digitale handtekening een bepaalde vervaldatum heeft, evenals verschillende beveiligingsniveaus.
Bij het registreren van een elektronische digitale handtekening wordt dezelfde individuele sleutel vastgelegd op de flashdrive van de klant. Het werkt alleen samen met de openbare sleutel - een ander programma dat door tweede en derde partijen wordt gebruikt om de digitale handtekening in de ontvangen documenten te verifiëren.
De gegevens staan in een digitaal certificaat dat informatie bevat over de eigenaar, zijn registratienummer (niet te verwarren met een persoonlijke sleutel) en de duur van de digitale handtekening.
Met behulp van een elektronische digitale handtekening kunt u op afstand documenten indienen bij universiteiten (soms zelfs buitenlandse), banktransacties uitvoeren, belastingen betalen en sommige diensten van overheidsinstanties van gemeentelijke organisaties.
Er zijn echter een aantal gevallen waarin een elektronisch document en een handtekening erop niet als legitiem worden beschouwd. Bijvoorbeeld het verkrijgen van een erfrechtverklaring of het uitgeven van migratiedocumenten.
Soorten elektronische documenten
Op dit moment is er nog lang niet één classificatie van ED. Meestal zijn dergelijke documenten echter onderverdeeld in typen in de volgende categorieën:
- Inhoudstype: tekst, grafisch, geluid, animatie en multimedia ED.
- Toegankelijkheidsniveau: open en verborgen. Documenten van het eerste type bevatten niets geheimen, daarom zijn ze openbaar en kunnen ze door iedereen worden gelezen. Dit zijn de technische gegevens van apparaten of de samenstelling van producten, licentieovereenkomsten, prijslijsten, enz. Verborgen ED's kunnen alleen worden gelezen door een bepaalde enge kring van mensen. Meestal bevatten ze informatie die commerciële of zelfs staatsgeheimen vertegenwoordigt. Dit kan een kaart zijn van de locatie van geheime militaire eenheden, tekeningen van een gepatenteerd apparaat of de samenstelling van het medicijn, gegevens op de bankrekening van een persoon of rechtspersoon, enz.
- De aanwezigheid / afwezigheid van een elektronische digitale handtekening (EDS). De wettigheid / illegaliteit van het document is hiervan afhankelijk.
- Houding ten opzichte van een specifieke industrie. De algemeen aanvaarde elektronische documenten (de vorm en inhoud zijn hetzelfde voor alle toepassingsgebieden) en beperkt gespecialiseerd.
Tekenen van ED
Gelet op het concept en de soorten elektronische documenten, is het de moeite waard aandacht te schenken aan de onderscheidende kenmerken. Ze onderscheiden ED van andere objecten in de materiële wereld.
- Semantiek van inhoud. Elk document van dit type is noodzakelijkerwijs logisch en is geen willekeurige set afbeeldingen, geluiden of symbolen.
- Stabiele materiële vorm.
- Volledigheid en integriteit.
- Focus op toepassing voor sociale communicatie.
Juridisch aspect
Gelet op de eigenschappen, details, attributen, het concept van een elektronisch document, de structuur en de typen ervan, is het de moeite waard om de juridische kant van dit nummer nader te onderzoeken.
Als de ED is opgesteld in overeenstemming met alle wettelijke normen en zijn handtekening beschikt over alle nodige certificaten, dan heeft het juridische kracht gelijk aan zijn papieren tegenhanger.
Natuurlijk is in elke staat de wettelijke regeling van het begrip "elektronisch document" enigszins anders, maar dit zijn onbeduidende zaken.Over het algemeen is de wetgeving van verschillende landen even loyaal aan ED, omdat dit soort kantoorwerk vandaag al lang het internationale niveau heeft bereikt. In dit opzicht wordt een paradox verkregen. Sommige bevoegdheden zijn meer bezorgd over extern elektronisch documentbeheer. Tegelijkertijd kan het bijna onontwikkeld zijn binnen de staat. Hier is zo'n overdreven analoog van het niveau van moderne computervaardigheden. Bij hem weet iemand hoe hij verschillende applicaties op Android moet installeren, maar kent hij de basisprincipes van het werken met Exel-tabellen niet.
Kenmerken van digitaal kantoorwerk
In vergelijking met papier heeft digitaal kantoorwerk verschillende belangrijke voordelen:
- Biedt operationele registratie, boekhouding, opslag en toegang tot elektronische documenten.
- Vereist minder financiering.
- Heeft een minimale ruimte nodig voor het archief. In feite wordt alle documentatie voor een grote onderneming op een harde schijf in een zakzak geplaatst.
- Met behulp van elektronisch administratief werk worden niet-productiekosten van personeelstijd verminderd.
- De snelheid van gegevensverspreiding onder een breed scala van gebruikers neemt toe.
- De ED kan niet alleen tekst en afbeeldingen bevatten, maar ook multimedia-informatie. En dit is erg belangrijk als het werk van de onderneming wordt geassocieerd met privé-presentatie-evenementen.
Het is vermeldenswaard dat het gebruik van papieren documenten vaak is toegestaan bij elektronisch kantoorwerk. De prioriteit ligt in dit geval echter precies bij ED.
De meeste particuliere en openbare organisaties in de wereld van vandaag zijn gericht op de geleidelijke eliminatie van papieren documentatie uit papierwerk. Maar zelfs in hoogontwikkelde landen is dit nog ver weg. Dit is tenslotte een zeer lang en kostbaar proces.
We hebben de concepten van een elektronisch document en elektronisch documentbeheer onderzocht, alle nuances van het probleem uitgezocht. We hopen dat de informatie nuttig voor u was.