Tilsyn med forretningsprosesser: når og hvordan de skal gjennomføres? Forretningsprosesser - eksempler

For å overleve i hard konkurranse er det viktig for et moderne selskap å raskt svare på markedsendringer og utnytte tilgjengelige ressurser rasjonelt. Over tid reduseres imidlertid effektiviteten - en del av handlingene og prosedyrene blir foreldet, avdelingene begynner å duplisere hverandres oppgaver. Det er grunnen til at rettidig revisjon av forretningsprosesser er så viktig. Når du kjenner til svakhetene i bedriften, kan ledelsen treffe passende tiltak og optimalisere arbeidet.

definere

En forretningsprosess er en kjede med logisk tilkoblede, periodisk gjentatte operasjoner der organisasjonens ressurser brukes til å behandle et objekt (praktisk talt eller fysisk). Med andre ord, dette er et visst segment av virksomhetens arbeid med reelle, målbare resultater.

En intern revisjon av forretningsprosesser er en analyse av alle typer virksomhetsaktiviteter: produksjon, kommersiell, sosial. Dens oppgave er å bestemme hvor effektivt de viktigste strukturelle enhetene i selskapet og kanalene for informasjonsoverføring fungerer.

Når du skal bruke

1. Etter innføring av ny dokumentasjon og instruksjoner. For eksempel når du installerer annen programvare. I dette tilfellet er det bedre å utføre en revisjon ikke umiddelbart, men etter en stund, nødvendig for "innbrudd" og testing. Verifiseringsdybden avhenger av omfanget av endringene og viktigheten av denne prosessen for selskapet.

2. Planlagt revisjon. Det utføres i henhold til den fastsatte planen, minst 1 gang per år.

3. Uplanlagt tilsyn. Det er organisert etter ønske fra toppledelsen eller lederen som er ansvarlig for en spesifikk forretningsprosess. Et slikt behov kan oppstå hvis:

• en stor funksjonsfeil skjedde;
• klager fra prosessklienter (eksterne og interne) mottas periodisk;
• Det er forslag og ideer for å forbedre prosessen.

Oppsummert kan vi si at revisjon av forretningsprosesser er nødvendig i alle tilfeller når det skjer endringer i selskapet.

Typer forretningsprosesser

I moderne ledelsesteori aksepteres inndelingen av prosesser i hoved- og hjelpehjelp. Den første gruppen inkluderer alt som gjør at en organisasjon kan tjene penger og oppnå visse mål:

• produksjon av varer / levering av tjenester;
• markedsføring og salg;
• logistikk og leveringstjeneste;
• kommunikasjon med leverandører og formidlere;
• skatteregnskap;
• kundesupport.

Støtter på sin side er de prosessene som sikrer implementering av kjernen, gir nødvendige ressurser og informasjon. Dette er interne funksjoner, for eksempel personalledelse, regnskap og sikre sikkerheten til et objekt.

Forretningsprosesser: eksempler og beskrivelse

Det er viktig å merke seg at hvert spesifikt selskap har sin egen liste over forretningsprosesser, under hensyntagen til størrelsen og aktivitetene.

Hovedelementene i enhver PSU inkluderer:

• inndata;
• ressurser (mennesker, utstyr, infrastruktur, programvare);
• kriterier (kundekrav, standarder, lover);
• dokumenter og poster (betalinger, søknader, bestillinger, kvitteringer, fakturaer);
• utdata (produkt, dets del eller nødvendig informasjon);
• måling av resultater (revisjon, overvåking, analyse).

I tillegg må hver prosess ha en utpekt eier som er ansvarlig for sluttresultatet.

La oss se hvordan forretningsprosesser kan beskrives. Vi tok eksempler fra to helt forskjellige sfærer i deres essens.

Det første selskapet selger franchisetakere.I hennes arbeid med klienter kan 4 viktigste forretningsprosesser skilles ut. På sin side består hver av dem av flere operasjoner.

1. kvalifisering. Oppgave: behandle søknaden. Denne fasen lar deg lage en trakt og evaluere effektiviteten av markedsføring. Den ansatte behandler den mottatte søknaden og overfører den til statusen "Kvalifisert" eller "Avslag". Alle kvalifiserte applikasjoner faller umiddelbart inn i BP-2.
2. Til salgs. Oppgaver: å lage en presentasjon, å jobbe med innvendinger, motta et bidrag og å overføre prosjektet til kuratoren. For å forbedre arbeidseffektiviteten utvikles et system for ansattes motivasjon, en plan og en salgsprognose. Transaksjoner kommer automatisk fra BP-1 eller opprettes manuelt av lederen. Etter overføringen til kuratoren går prosjektet til BP-3.
3. lanseringen. Oppgaver: utnevnelse av en kurator, start av arbeidet og utarbeidelse av en rapport. Denne forretningsprosessen gir en trinnvis franchiselansering. Nye funksjoner legges til: dokumentfiksing, varsler til kunder, tiltrekke nye ansatte og entreprenører.
4. royalty. Oppgave: i tide for å motta et bidrag (Royalty). Umiddelbart etter lanseringen opprettes automatisk en ny forretningsprosess og datoen for neste betaling tilordnes. En franchisetakerstøtteplan blir også utarbeidet.

Det andre eksemplet er et fullsyklus reklamebyrå som produserer utskriftsprodukter, utendørs reklame, selvklebende materialer, samt hotelltilbehør. Her er tre grunnleggende prosesser:

1. søk. Det er nødvendig å finne potensielle kunder, etablere kontakt og arrangere et møte. I tillegg må du finne ut hvor klienten kom fra (fra databasen, Internett eller andre kilder), omfanget av den planlagte kampanjen (i tusen rubler), og om nødvendig årsakene til avslaget.
2. Til salgs. På forespørsel sendes et kommersielt forslag, deretter utstedes en faktura. Betalingsformen er angitt (100%, etterbetaling, garantibrev). Deretter går ordren i produksjon (BP-3). Etter at du har sendt og mottatt tilbakemelding, er hovedmålet å gjøre maksimalt antall gjentatte salg.
3. produksjon. Ved mottak av ordren bekrefter produksjonssjefen fristen (frist). Teknologiske operasjoner utføres - prepress, printing, post-press processing. Hvis klienten er fornøyd med resultatet, går prosjektet tilbake til BP-2, ellers går det tilbake til begynnelsen av prosessen for revisjon.

Det er mest praktisk å skildre selskapets forretningsprosesser i en skjematisk form, og vise hovedforbindelsene mellom dem (for eksempel overgangen fra den første presentasjonen til salgstrinnet). Du kan også gi informasjon i tabellformat:

Dokumentasjonen

Tilsynet består av følgende nøkkelstillinger:

1. Oppførselsrekkefølgen. Dette dokumentet er godkjent av toppledelsen og inneholder informasjon om årsakene til tilsynet (planlagt / uplanlagt), mål, fasiliteter, medlemmer av kommisjonen. Revisjonssjef blir umiddelbart utnevnt, så vel som vilkårene for utvikling og godkjenning av programmet.

2. Arbeidsdokumenter til revisorer. Dette inkluderer alle merknadene som revisor gjør under tilsynet, samt utfylte spørreskjemaer, undersøkelsesresultater, intervjuskjemaer, tester, etc. I tillegg lagrer selskapet forskriftsdokumenter som spesifiserer kravene til arbeidsdokumenter. De skal inneholde:

• dato og sted for sammenstilling, navn på inspektør;
• kilder og metoder for innhenting av informasjon (intervjuer, observasjon, spørreskjemaer);
• detaljert beskrivelse av de studerte forretningsprosessene;
• resultater av alle tidligere revisjoner.

Arbeidsdokumenter fylles ut både i vilkårlig og i forhåndsetablert form - for eksempel i form av tabeller, grafer, tekst osv.

3. Tilsynsplanen. Det inkluderer flere hovedavsnitt: innsamling og oppsummering av informasjon, gjennomføring av en dybdeanalyse, konklusjoner, utvikling av forslag og anbefalinger, sammenstilling av en rapport og presentasjon av resultatene. I begynnelsen av tilsynet er dens formål, en beskrivelse av de undersøkte forretningsprosessene, samt stadier og hovedverifiseringsaktiviteter indikert. For hvert trinn er det nødvendig å bestemme sentrale oppgaver, metoder for å samle inn og analysere data, tidsfrister, ressurser og de som er ansvarlige for resultatet.

4. Rapporter. Dette dokumentet oppsummerer arbeidet som er utført, identifiserer styrken og svakhetene ved bedriften. Den første delen inneholder generelle konklusjoner, og den andre inneholder detaljert informasjon om ressursene som er brukt og resultatene.

5. Revisors beretning. Viser de viktigste funnene og anbefalingene for å optimalisere forretningsprosesser.

deltakere

Avhengig av kompleksiteten i organisasjonen, dens struktur, antall ansatte og detaljene i virksomheten, avhenger det av hvem som vil utføre tilsynet. Vurder de nødvendige deltakerne i tilsynet.

1. Initiativtaker og person som godkjenner tilsynet. Som regel er dette en av lederne for foretaket eller deres varamedlemmer.
2. Revisjonskommisjonen. Obligatoriske krav til deltakere - høyere utdanning og arbeidserfaring i minst en spesifisert periode.
3. Leder for kommisjonen. Denne stillingen tildeles ansatte i en av de uavhengige divisjonene i selskapet (avdelinger som er direkte underordnet eieren av foretaket og ikke deltar i den viktigste forretningsprosessen - sikkerhetstjeneste, strategisk utviklingstjeneste, etc.). Noen ganger er tredjepartseksperter involvert.
4. Reviderte personer. De kan være alle ansatte i organisasjonen som har den informasjonen som er nødvendig for bekreftelse.

I anerkjente selskaper oppretter ofte spesielle kommisjoner for å kontrollere tilsynet.

Rekkefølgen på

Revisjonen av forretningsprosesser gjennomføres i samsvar med klart definerte krav. De viktigste konjunkturene i selskapet blir undersøkt - tilbud, produksjon, salg, investering (investering i modernisering og utvidelse), samt ledelse.

Fase 1: Studer de generelle mønstrene

Internrevisjon begynner med innsamling av grunnleggende informasjon om virksomhetens aktiviteter, dens struktur og enheters aktiviteter. I utgangspunktet er det hentet fra dokumentene til foretaket - en strategisk plan, styringsregler, stillingsbeskrivelser, koder, etc. Alle data legges inn i rapporten, som indikerer:

• organisasjonsstruktur;
• liste over viktige forretningsprosesser;
• beskrivelse av enhetsarbeidet: navn, funksjoner, innkommende og utgående dokumenter, resultater av aktiviteter.

Ofte, etter rapportering, gjennomføres intervjuer med personalet. Dette lar deg oppdage unøyaktigheter i de tidlige stadiene, se forskjellen mellom tingenes virkelige tilstand og hvordan ansatte selv representerer organisasjonen.

Fase 2: Detaljert forretningsprosessanalyse

På dette stadiet er det nødvendig å beskrive sekvensen og funksjonene til forskjellige operasjoner i bedriften. For enkelhets skyld blir tabeller samlet som beskriver hver forretningsprosess individuelt.

I tillegg blir detaljerte diagrammer og aktivitetsdiagrammer samlet som gjenspeiler organisasjonsstrukturen til selskapet, sekvensen av arbeidsinstruksjoner, samhandling mellom ansatte på en avdeling og forskjellige avdelinger. Hele prosedyren skal dokumenteres. Hvis mulig, anbefales det å organisere lyd- og videoopptak.

Trinn 3: Modellering

Hensikten med dette stadiet er å systematisere informasjon om selskapet og dets prosesser i visuell grafisk form. Modellen skal vise strukturen i forretningsprosesser, funksjonene i implementeringen av dem, samt arbeidsflytens rekkefølge.

Først utarbeides en strukturell modell som viser samspillet mellom avdelinger, dokumentasjon, strukturen i forretningsprosesser (fra generelle grupper til private oppgaver). I tillegg viser det hvordan data, ressurser og dokumenter flyttes mellom hoveddeltakerne.

Den ferdige modellen er i samsvar med arkitekter, ledende programmerere og spesialister i organisasjonen.

På dette stadiet utvikles en detaljert arbeidsflytplan. For dette tildeles hvert dokument sitt eget unike registreringsnummer / kode. I en forenklet form ser det slik ut:

Hvis det blir funnet avvik under inspeksjonen, er det nødvendig å klargjøre årsaken deres. Det kan være enten eksternt eller internt, objektivt eller subjektivt (for eksempel lav ansattes motivasjon).

Fase 4: Forberedelse av rapporten og presentasjon av resultatene

Basert på mottatt informasjon, bør kommisjonen utvikle anbefalinger og forslag for å forbedre prosesser. I dette tilfellet er det nødvendig å svare på viktige spørsmål:

• Hvilke negative bivirkninger kan jeg møte?
• Må jeg oppdatere all dokumentasjonen?
• Hvor lang tid vil det ta å se effekten av endringene?

Deretter utarbeider lederen en rapport og konklusjon, samt en presentasjon av resultatene. Dermed tillater revisjon av forretningsprosesser bedriftseiere å lære om "svakhetene" og problemene i organisasjonen. Samtidig tas synspunktet til to sider samtidig i betraktning - kontroll og verifisering.

Forbedring og utvikling av forretningsprosesser kan omfatte tiltak for ytterligere opplæring av ansatte, programvareutvikling, forslag til promotering av personell og personellendringer.

Tilsynsmetoder og informasjonskilder

Å starte en virksomhet og eventuelle vesentlige endringer i bedriften krever bruk av mest nøyaktig og pålitelig informasjon. Dette er hovedsakelig matematiske prediksjoner, sammenligning og omberegning av data. Datakildene er dokumenter:

• estimater, arbeidsutførelseslogger;
• dokumenter for bestilling;
• forsyningskontrakter;
• fakturaer;
• kort for beregning av produksjonskostnader;
• inventar kort;
• regnskapsregistre;
• rapporter om ankomst og utstedelse av materielle ressurser, lagerbokføringskort;
• kontoutskrifter, kreditt / debet kontantdokumenter, etc.

Det er også nødvendig å samle informasjon om prosessindikatorene - ikke bare de nøyaktige verdiene, men også hvordan de beregnede verdiene blir beregnet, hvilke tiltak som iverksettes i tilfelle avvik. Disse dataene kan fås i prosessen med å overvåke fremdriften i arbeidet, samt i intervjuer med ansatte, kunder og leverandører.

Viktige resultatindikatorer

Avhengig av hvilket formål revisjonen av forretningsprosesser gjennomføres, brukes forskjellige kriterier og vurderingsmetoder.

Ved hjelp av et balansert målkort kan du øyeblikkelig se i hvilke områder med arbeidsproblemer dukker opp. Den vanskeligste perioden i denne forbindelse er starten på en virksomhet, når det ikke er noe å sammenligne indikatorer med. Det er grunnen til at mange unge selskaper engasjerer seg eksperter i tilsynet som kan vurdere potensiell risiko lenge før de alvorlig forstyrrer arbeidene i foretaket.