Selv det rikeste selskapet som eier det mest kostnadseffektive produktet, tenker rimelige besparelser. Bare i dette tilfellet vil hun ha flere midler og muligheter til å opprettholde sin egen virksomhet flytende og videreutvikle.
Det er ingen hemmelighet at jo større virksomhet, desto større blir kostnadene. Videre besitter sekundære budsjettposter, som inkluderer utskrift av dokumenter, til sammen brorparten. Og gitt den gjeldende dollarkursen, kan de trykte filene virkelig være "gull".
Hvor mye penger tar det å skrive ut dokumenter?
I følge statistikk publisert av Hewelett-Packard bruker hver bedrift som kan klassifiseres som middels eller stor virksomhet omtrent 6% av overskuddet på papirkostnader. For noen kan denne prosentandelen, i prosent, virke liten, men den er ikke i det hele tatt.
Hvis selskapets gjennomsnittlige månedlige inntekt er 10 millioner rubler, koster det omtrent 600 tusen rubler å skrive ut dokumentasjonen! Det er veldig vanskelig å kalle en slik figur liten eller ubetydelig.
En rimelig optimalisering av utskriftskostnadene vil hjelpe en ny og ikke veldig populær tjeneste - utkontraktering.
Hva er utkontraktering og hvordan fungerer det
Denne tjenesten vil bidra til å spare penger bare for mellomstore, store og veldig store bedrifter med store interne og eksterne arbeidsflyter. Utskrift av outsourcing blir noen ganger referert til som “kopivedlikehold”.
Det er noen ganger ikke bare vanskelig, men ganske enkelt å beregne det nøyaktige tallet på kostnadene for utskrift. Dette skjer fordi kjøp gjøres av forskjellige avdelinger:
- Kontoret (papiret) erverves av kontorsjefen, sekretæren, enhver annen AXO-ansatt.
- IT-avdelingen er ansvarlig for rettidig kjøp og reparasjon av utskriftsutstyr.
- Påfyllingspatronene, som alle andre forbruksvarer, blir ivaretatt av innkjøpsavdelingen.
I forskjellige byer og regioner dupliserer dusinvis, hundrevis og til og med tusenvis av arbeidere hverandres arbeid dag etter dag. Kontorutstyr fra tid til annen krever ikke bare justering eller påfylling, men også reparasjon. Kostnadene øker når selskapets midler brukes irrasjonelt: skriveren går tom for blekk og kontrakten ser falmet ut, ark med "test" -utskrift, når du trenger å kontrollere driftsmuligheten til utskriftsutstyr, etc.
Outsourcing av utskrift er ikke annet enn en omfattende tjeneste for utskriftsutstyr. All fordel er at kunden kun betaler for kopiene av dokumenter som er laget.
Hvordan føres utskriftskontoer og hvordan fjerner du kopitelleren fra skriveren?
På alle nye modeller for utskriftsteknologi leveres en teller av produserte kopier. Det er mulig å ta avlesninger fra denne telleren manuelt, eller det er mulig også i automatisk modus.
Den manuelle metoden, som sørger for vanlig utskrift av en konfigurasjonsside, er ikke den mest praktiske, men den mest nøyaktige. Bruken av forskjellige programvare som hjelper til med å overvåke skrivere (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor, etc.) er populær.
Alle listede programmer viser mengden blekk som er inne i kassettene, tilstedeværelsen av trykte ark, omtrentlig tid til kassetten byttes, etc.
Et betydelig minus som den automatiske metoden har, er obligatorisk integrasjon med Internett. Ikke alle offentlige eller private institusjoner vil risikere å lekker interne data.
De åpenbare fordelene ved å bruke
Uansett hvilken metode som er valgt, kan outsourcing av utskrifter kalles et mer effektivt middel for regnskap for prosessen med utskrift av dokumenter. I tillegg tillater det deg å samarbeide med en annen leverandør av utskriftstjenester og optimalisere arbeidstiden til IT-avdelingen, som ikke bare driver med regelmessig vedlikehold av skriveren, men også med påfylling, installering og reparasjon av den.
I dette tilfellet kan du helt glemme den kvantitative effektiviteten til kassettene, deres tekniske egenskaper, tanking.
Dette tjenesteformatet sørger for betaling etter endt arbeid, det vil si at penger betales for trykte dokumenter av høy kvalitet. I likhet med andre avtaler gir outsourcing-avtalen klare frister for levering av tjenester, deres kostnader og tidspunkt for betaling.
Et selskap som har inngått en slik kontrakt, avlaster seg fullstendig fra mange små bekymringer: å kjøpe papir, utstyr og andre forbruksvarer, bekymrer deg ikke for å reparere utstyr, sparer på strøm og skriver ut dokumenter til de ansattes personlige behov.
Hvilket stempel blir ikke betalt?
Avtalen gir faktisk bare en kvalitetsutskrift. Et trykt ark av kvalitet skal ikke inneholde:
- forskjellige prikker på papir;
- striper og avtrykk;
- forskjellige fremmede støy;
- papirstopp og mekaniske skader;
- bilde forvrengning;
- tonerpartikler.
Hva er måtene å betale for tjenesten?
Kostnaden for en kopi av dokumentet, som betales av kunden, har allerede inkludert alle utgifter til materialer, vedlikehold og reparasjon av utstyr.
Motparten kan tilby flere mulige måter å betale for sine tjenester:
- Oftest inngår bedrifter tradisjonelle avtaler som inkluderer kostnadene for hver kopi.
- Store bedrifter med en enorm arbeidsflyt er interessert i en enkeltpriskontrakt. Med andre ord: for ubegrenset bruk av utstyr betaler selskapet en enkelt tariff månedlig.
- Kunder som tydelig kjenner deres små behov, er bedre med å bruke en fastpriskontrakt. I dette tilfellet inkluderer den obligatoriske månedlige betalingen en sidegrense til en spesiell pris, og hvis selskapet skriver ut mer enn den spesifiserte standarden, kjøpes et trykt dokument, som ble gjort i overkant av normen, til vanlig pris.
Fallgruver og skjulte ulemper
Til tross for de mange fordelene med tjenesten, har den mange skjulte ulemper:
- På grunn av de høye kostnadene ved tjenesten, anbefales det å bare bruke store organisasjoner. Prisen skyldes utelukkende de originale kassettene og reservedeler til utstyret deres.
- Hver leverandør tilbyr tjenester utelukkende for sine produkter, og overgangen til skrivere av et annet merke kan resultere i en pen krone. Gitt den nåværende situasjonen i det globale valutamarkedet, kan avhengighet av en utenlandsk produsent neppe kalles trygt. Ikke et eneste kontorutstyr og gratis vedlikehold koster slike risikoer.
- Når du installerer utstyr, må du insistere på en laser. Fakta er at det er mye enklere og mer praktisk å føre oversikt over trykte eksemplarer.
- Noen skrivere inkluderer ikke utteller.
- Ingen leverandører vurderer å skrive ut på andre formater enn A4. Hvis organisasjonen trenger å skrive ut et dokument i A3-format, vil det bli talt som 2 A4-ark.
- Å bytte til outsourcing av kontorutskrifter er en lang prosess. Praksis viser at koordineringen av alle klausuler i kontrakten kan dra på i opptil to måneder, mens organisasjonen vil ha store vanskeligheter med overføring av filialer i regionene. Eksperter bemerker at prosessen med å innføre en tjeneste i gjennomsnitt kan ta lang tid (fra 3 til 6 måneder). Filialsjefer i regioner kan komme i konflikt med innovasjon. Det kan være mange grunner, men den vanligste blant dem er en personlig interesse i å samarbeide med en bestemt leverandør.For slike tjenestemenn kan sentralisering av pressen bare drømmes om i forferdelige drømmer, og dette kan bli et alvorlig problem. Før du tar en så alvorlig beslutning - overgangen til outsourcing av kontortrykk, må du tenke nøye og analysere situasjonen med arbeidsflyten i selskapet.
Forsøk å beregne utskriftskostnader for kontorer per måned, kvartal og år. Figuren må være nøyaktig! Vurder samtidig alle skjulte kostnader (energiforbruk, hvor mye tid du bruker på service av skrivere, utskrift av personlige filer av ansatte, etc.). Sjekk dagens tilbud på kontorsutskrift. Velg aldri en leverandør, styrt av en eksepsjonell lav pris. Et slikt samarbeid er full av hodepine. Viktig erfaring og omdømme, antall vellykkede prosjekter.