Betalinger via Internett har lenge blitt vanlig, men utvekslingen av dokumenter, spesielt mellom enkeltpersoner, er fremdeles i papirform. En kvalifisert elektronisk signatur er designet for å løse dette problemet og lette dokumentutveksling. Juridiske enheter har samarbeidet med EDS i lang tid, individuelle gründere bruker det for å overføre data (for eksempel moms når de leier offentlige lokaler), mens enkeltpersoner kan bruke sin signatur for å få tilgang til nettstedet State Services. Hvordan få en forbedret kvalifisert elektronisk signatur, og hvilke fordeler gir det?
Hva er dette?
En kvalifisert elektronisk signatur er detaljene som bekrefter sannheten i det elektroniske dokumentet, fraværet av forvrengninger i det fra det øyeblikket signaturen faktisk ble installert. Det lar deg også etablere eierskapet til dokumentet. Slike detaljer kan kun fås som et resultat av kryptografisk konvertering av kode, informasjon.
Et elektronisk signaturbevis er et dokument som bekrefter retten til å eie en offentlig nøkkel til en elektronisk signatur. Sertifikatet kan bare skaffes på CA (sertifiseringssenter) eller på kontoret til deres autoriserte representanter.
Sertifikatinnehaveren er en person som har mottatt et elektronisk signaturbevis i hans navn. Hver eier av sertifikatet har to nøkler: offentlig og privat. Verifisering av elektroniske signaturer utføres ved hjelp av den offentlige nøkkelen. Den er på sin side tilknyttet en privat nøkkel, gjennom hvilken den elektroniske signaturen blir generert og dokumentet er signert.
klassifisering
En enkel elektronisk signatur, som navnet tilsier, er den enkleste versjonen av EDS. Den bruker også passord, koder eller andre måter som bekrefter dannelsen av signaturen av eieren.
Forbedret ukvalifisert elektronisk signatur kan bare skaffes ved bruk av kryptografisk informasjonskonvertering. Her kan du ikke gjøre uten en privat signaturnøkkel. Gjennom en slik elektronisk signatur er det mulig ikke bare å identifisere personen som signerte dokumentet, men også å oppdage endringer som er gjort etter signering.
En forbedret kvalifisert elektronisk signatur har alle tegn på å være ukvalifisert. Den eneste forskjellen er at for verifisering og oppretting av mer alvorlige virkemidler for kryptografisk beskyttelse, må de være sertifisert av FSB i Russland. I tillegg er det en forskjell: et kvalifisert sertifikat for elektronisk signatur kan bare utstedes på et sertifiseringssenter som har bestått akkreditering. Listen over akkrediterte CA-er kan sees på nettstedet til statstjenestene.
likeverdighet
Føderal lov nr. 63 anerkjenner et dokument signert med enhver elektronisk signatur, både enkel og forbedret, lik et papirdokument som er signert manuelt. Imidlertid er det en funksjon: mellom partene som foretar elektronisk dokumentutveksling, må en avtale tidligere signeres.
En kvalifisert signatur er også en analog av en signatur laget med egen hånd, men den kan erstatte seglingen til organisasjonen. Rettskraften til dokumenter signert med en kvalifisert digital signatur anerkjennes av regulerende myndigheter. De kan brukes i retten.
Bruksområde
For det første er dette selvfølgelig elektronisk dokumenthåndtering. Elektroniske signaturer vil bidra til å etablere ekstern og intern utveksling av dokumenter i alle tilfeller når det er nødvendig med en håndskrevet signatur.
Intern dokumenthåndtering bruker ukvalifiserte og kvalifiserte elektroniske signaturer for å godkjenne og godkjenne avtaler og andre dokumenter som regulerer organisasjonens interne prosesser. For eksempel hvis en direktør signerer en avtale ved elektronisk signatur og han blir overført til utførelse.
Hovedfaktor
Med ekstern dokumenthåndtering er tilstedeværelsen av en kvalifisert elektronisk signatur en veldig viktig betingelse, siden det er hun som er garantisten for rettskraft. I andre tilfeller anerkjennes ikke det elektroniske dokumentet av tilsynsmyndighetene som originalen, noe som betyr at det ikke har noen rettskraft og ikke kan brukes i rettslige forhandlinger. I tillegg kan et dokument signert av en forbedret kvalifisert digital signatur lagres i et digitalt arkiv, mens dets legitimitet vil bli bevart.
EDS kan brukes til rapportering til myndigheter. Mange har allerede satt pris på hvor raskt og praktisk elektronisk rapportering gjøres. Videre kan hver organisasjon velge den mest praktiske måten for seg selv, enten det er 1C-produkter, separat programvare, eller FSS og Federal Tax Service-nettsteder. Et kvalifisert sertifikat for en elektronisk signaturnøkkel er grunnlaget for slike handlinger, det må utstedes av en autorisert eller akkreditert sertifiseringsmyndighet. Men sendemetoden er ikke kritisk.
Motta offentlige tjenester
Alle borgere i Den russiske føderasjonen kan skaffe seg en elektronisk signatur for å bruke den til å motta offentlige tjenester, men et kvalifisert bekreftelsesattest for en elektronisk signatur i dette tilfellet er ikke nødvendig: den enkleste, ikke-kvalifiserte EDS vil være nok, den er ganske passende for individets behov. Ved hjelp av det kan enhver innbygger signere en elektronisk søknad, som kan sendes til utøvende myndighet hvis en slik dokumentflyt er mulig.
Hvordan få en kvalifisert elektronisk signatur for en person? Den enkleste måten å få et universelt elektronisk kort, som er utstedt fra 1. januar 2013 og har en innebygd forbedret kvalifisert elektronisk signatur. Et slikt kort er et unikt identifikasjonsverktøy for en innbygger, med sin hjelp er det mulig å betale, bestille og motta forskjellige myndighetstjenester via Internett. Med sitt konsept er kortet designet for å erstatte mange dokumenter, for eksempel pensjonsbevis og medisinsk politikk, for å kombinere dem med en elektronisk lommebok, reisebillett og elektronisk signatur.
Bruker ES
Forbedret kvalifisert elektronisk signatur er egnet for både intern og internt arbeidsflyt. Det kan fås hos sertifiseringsinstansen som er godkjent av RF kommunikasjonsdepartementet. Det beskytter dokumentet mot endringer, bekrefter dets integritet og forfatterskap.
Forbedret kvalifisert ES kan hjelpe til med å løse et bredt spekter av problemer. Den brukes for eksempel til rapportering til skattemyndighetene og til utveksling av elektroniske dokumenter. Denne versjonen av sertifikatet har størst antall mulige funksjoner, men dette betyr ikke at det er mer praktisk for hver organisasjon å bruke det. For det første er prisen på sertifikatet direkte avhengig av antall funksjoner. For det andre, når du velger et mindre funksjonelt sertifikat, må du sørge for at de tilgjengelige funksjonene tilfredsstiller organisasjonens behov.
Det er også situasjoner der typen sertifikat som brukes bestemmes av den parten som mottar dokumentet. For eksempel er det dokumenthåndteringsoperatører som bare godtar sertifikater fra sertifiseringssenteret sitt. Derfor, når du velger et sertifikat, må du også sørge for at det ikke er noen begrensninger for bruken av det i det nødvendige informasjonssystemet.
Fordelene med elektronisk dokumentutveksling
Siden nå alle organisasjoner og selskaper har muligheten til å organisere utveksling av juridisk bindende elektroniske dokumenter, er det verdt å diskutere fordelene med denne prosessen.
Først av alt er dette hastigheten på levering av dokumenter. Uavhengig av motpartens adresse vil leveringstiden for dokumenter være ti ganger mindre enn vanlig papir. Bruk av elektroniske dokumenter reduserer også kostnadene forbundet med utarbeidelse og overføring av papirkopier.
Det er mer alvorlige økonomiske fordeler, fordi elektronisk dokumenthåndtering innebærer en betydelig akselerasjon av forretningsprosesser. Det enkleste eksemplet på dette er den raske avslutningen og aktiveringen av transaksjoner, noe som gir en større kontantstrøm. Det vil si at etter å ha etablert elektronisk dokumenthåndtering, vil selskapet kunne øke fortjenesten per tidsenhet.
automatisering
Bruk av en kvalifisert elektronisk signaturnøkkel kan også redusere tiden for behandling, sending av dokumenter og praktisk automatisering av denne prosessen. I henhold til loven kan brev som krever rettskraft, fakturaer, forsendelsesregninger, fakturaer, utførte handlinger, utførelseshandlinger, fakturaer, forsoningshandlinger av gjensidige oppgjør, forsendelsesnotater, delta i en inter-bedrift utveksling, i henhold til loven.
På grunn av hastigheten og påliteligheten ved elektronisk dokumentutveksling, kan ikke selskapene bekymre seg for enkel og betimelig rapportering til skattemyndighetene. Det lar deg også spare en del av pengene.
Viktige faktorer
En dokumentflyt mellom selskaper i elektronisk form gir mening bare hvis hvert dokument har rettskraft og kan brukes i domstoler eller andre tilfeller. For å gi et elektronisk dokument juridisk betydning, er det nødvendig å løse noen problemer. For det første prosessen med å signere og sende et elektronisk dokument til entreprenører, og for det andre aksept og verifisering av en kvalifisert elektronisk signatur på dokumenter mottatt fra entreprenører. For det tredje er det nødvendig å organisere lagring og behandling av allerede signerte dokumenter, arkivlagring og navigasjon på det. For det fjerde er det viktig å sikre bevaring av legitimiteten for dokumenter i arkivlagring.
Enkel løsning
For å løse de to første problemene, kan du bruke tjenestene til inter-corporate exchange, som administreres av elektroniske dokumenthåndteringsoperatører. Velge en slik tjeneste er det nødvendig å ta hensyn til noen faktorer, for eksempel tilgjengeligheten av de aktuelle lisenser for operatøren, muligheten til å integrere utvekslingstjenesten i bedriftens informasjonssystem og lading av dokumenter.
To andre oppgaver kan løses ved hjelp av det elektroniske dokumentstyringssystemet, som allerede har all nødvendig funksjonalitet. Hvis den innledende dannelsen av dokumenter skjer i regnskapssystemet, kan du integrere et elektronisk dokumenthåndteringssystem i det.
I mangel av et slikt system, kan disse oppgavene delvis tilordnes utvekslingstjenesteoperatøren.