Blant hele dokumentasjonen relatert til forretningskorrespondanse et spesielt sted er unnskyldningsbrevet. For å samle det riktig, må du ha en klar idé om papirer av denne typen.
Dokumentfunksjon
Aktivitetene til enhver organisasjon er forbundet med løsningen av et bredt spekter av produksjon og andre problemer. Noen ganger er det situasjoner der feil handlinger fra den ene siden kan føre til problemer for begge parter. Slike konflikter krever øyeblikkelig løsning. Det er i disse tilfellene det blir utarbeidet et unnskyldningsbrev.
Snarere kan det tilskrives papirene. forretningsetikette. En slik melding har to funksjoner. For det første må den skyldige be om unnskyldning til adressaten for ulempen forårsaket av den. For det andre bør unnskyldningsbrevet ha et positivt og ønske om å opprettholde gode forhold og gjensidig forståelse mellom partene. Med det må du prøve å jevne ut skarpe hjørner og løse problemet fredelig. Et unnskyldningsbrev sendes vanligvis i følgende tilfeller:
- De ukvalifiserte handlingene til en av de ansatte ble offentlig og førte til undergraving av ledsagerens rykte.
- Det var en misforståelse mellom de ansatte i de to selskapene.
- Det er en klar unnlatelse av å oppfylle avtaleforpliktelser.
- Force Majeure.
Hver av disse situasjonene har på sin måte ført til at det oppstod en konflikt som må forsøkes løst med en oppriktig unnskyldning.
Regler for registrering
Et offisielt unnskyldningsbrev må utarbeides på et brevhode, som er et A4-ark med detaljene trykt på det, ordnet på en bestemt måte. Det er skrevet på vegne av sjefen for en bedrift og er rettet til hele teamet til en annen. Selvfølgelig fordi regissøren oftest unnskylder seg ikke for seg selv, men for handlingene til hans underordnede.
Noen ganger blir et slikt brev utarbeidet av den ansvarlige representanten for selskapet og adresserer det til kunden som var upraktisk. slikt type brev regnes som en av de vanskeligste. Ord bør velges slik at de vil tro på sin oppriktighet. Utfallet av saken avhenger veldig ofte av dette. Feil handlinger skal alltid være i stand til å gjenkjenne og prøve å bruke enhver mulighet for å fikse alt. Representanten for den motsatte siden må tro at den feilen som er gjort ikke vil bli gjentatt i fremtiden. En slik anke er rettet mot å minimere konflikten for å opprettholde gode partnerskap i fremtiden.
Dokumentstruktur
For å utarbeide en unnskyldningsbrev, trenger du ikke å ha en prøve for hånden. Det kan være sammensatt uavhengig. For å gjøre dette, må vi først minne om at bokstaver av denne art vanligvis består av tre deler:
- introduksjon (introduksjon);
- grunnleggende;
- finalen.
For å skrive tekst er det bedre å bruke en spesiell plan som det vil være lettere å konsekvent uttrykke tankene dine på.
I denne appellen kan flere punkter skilles:
- Først må du uttrykke din takknemlighet for at partneren rapporterte om situasjonen.
- Så uttrykk din beklagelse over at alt skjedde sånn.
- Følgende er umiddelbare unnskyldninger.
- Etter dette må vi prøve å forklare årsaken til at en slik misforståelse skjedde.
- Helt til slutt må du forsikre mottakeren om oppriktig takknemlighet og uttrykke håp om gjenopptakelse av tidligere forhold. I tillegg er det verdt å understreke hver for seg viktigheten av teamarbeid.
