Mange snakker i telefonen. Forretningsfolk snakker. Andelen telefonsamtaler per dag er noen ganger betydelig større enn øye til øye. Følg telefonetiketten! Dette er en veldig viktig regel. Du er en veloppdragen person, ikke sant? Der går du.
Ta opp telefonen. De ringer deg!
Når telefonen ringer, henter vi telefonen automatisk og svarer den vanlige "Hei!".
Er dette nok til å starte en samtale?
La oss se hva telefonetiketten sier.
Først av alt trekker vi en skillelinje mellom forretningsmessige og personlige kontakter.
Øyeblikket som forener alle samtaler er høflighet, tilbakeholdenhet og besittelse av en stemme.
Din samtalepartner kan ikke se hva du gjør på den andre siden av håndsettet. Men den minste intonasjonen gir irritasjon, fiendtlighet, sorg og andre følelser.
"Hei" på en forretningsmessig måte
De ringer deg på arbeidstelefonen din. Ikke tak i håndsettet etter det første pipetonen. Dette kan skape inntrykk av at personen som ringer deg, at du rett og slett ikke har andre ting å gjøre enn å svare på telefonen. Dette er ikke bare omdømmet ditt. En samtale vil etterlate et inntrykk av troverdigheten til hele organisasjonen. Svar ved å vente på at to eller tre ringer skal høres. Men i ingen tilfeller mer. Reglene for telefonetikette tillater ikke på denne måten å vise respektløs respekt overfor personen.
Umiddelbart å starte en samtale med firmanavnet anbefales ikke. Å hilse den som ringer er den beste nøytrale setningen "God dag!" Denne tiden av døgnet regnes som den viktigste arbeidsdagen. I andre tilfeller kan du bruke anken "Hei!"
En forutsetning for en forretningssamtale er å bli med på hilsenen til det såkalte stemme "visittkortet". Dette kan være navnet på organisasjonen eller dine personlige data - posisjon, navn og etternavn.
Ideelt sett vil hilsenordningen se slik ut: “God ettermiddag! Selskapet "Sun"! "Eller" God dag! Selskapet "The Sun". Manager Olga Sergeeva. ”
Et godt ordnet svar på samtalen vil starte en vellykket hyggelig samtale. Det vil skape et godt inntrykk av organisasjonen, fremheve dens status og gi soliditet. Det er alltid en glede å takle utdannede mennesker. Derfor vil inntrykket som gjøres kunne spille en betydelig rolle i det fremtidige samarbeidet.
Personlig "Hei!"
Hvis du tror at du kan starte en samtale med en venn eller venn som du vil, tar du feil. Det er bedre å starte innkommende samtale til din personlige telefon med ønsker om en dyr dag og din egen presentasjon.
På denne måten beskytter du deg mot å kaste bort tid på å forklare om den som ringer feilaktig ringte nummeret ditt. Når du blir oppfordret til en personlig sak i arbeidstiden, vil en liten offisiell presentasjon gi tonen for den generelle samtalen, det vil si at du vil gjøre det klart for personen at det ikke er noen måte å føre tomme samtaler for øyeblikket. Og dette er bare en manifestasjon av god væremåte og høflighet, som tolkes av reglene for en telefonsamtale.
Når du ringer
Det ville virket enklere, ringt nummeret og lagt ut essensen i samtalen. Men mange har allerede sett av erfaring at når du setter begynnelsen på samtalen, så vil den utvikle seg. Hvorvidt en virksomhetssamtale vil være begynnelsen på et vellykket samarbeid avhenger av de første øyeblikkene av samtalen. Det samme kan sies om personlige kontakter. Bruk en halvtime på å forklare hvem som ringer og av hvilken grunn, eller forklare essensen på et par minutter, vil det fremgå av den innledende appellen.
Forretningssamtale
Du ringte firmanummeret og fikk en standard hilsenrespons. Du må også presentere deg selv.Hvis du representerer en organisasjon, angir du navnet og din posisjon. Deretter oppsummerer essensen i anken. Du bør respektere andres arbeidstid og ikke bruke tiden din på inkonsekvente forklaringer. Forutsatt en lang samtale, ikke glem å spørre om det er praktisk å snakke med personen som plukket opp telefonen nå. Kanskje du bør flytte samtalen til en mer praktisk tid.
Reglene for telefonsamtalen sier "nei" til slike hilsningsfraser som "Det plager deg ...", "Du skjønner, hva er saken ...", "Ingenting hvis jeg forstyrrer deg ...". Ditt "hei" i dette tilfellet skal overholdes med verdighet uten å fawne. Da kan du stole på en produktiv samtale og selvrespekt. Etter en personlig presentasjon kan du si: "Hjelp meg med å løse dette spørsmålet ...", "Si meg, vær så snill ...", "Jeg er interessert i ...", etc.
Personlig samtale til en venn eller pårørende
“Hei, kompis. Hvordan har du det? ”- Selvfølgelig kan du med pårørende starte en samtale som den. Men det ville være riktigere å introdusere seg selv. Spesielt hvis du ber om en bestemt virksomhet, og ikke bare for å chatte. For det første kan du ringe vennens nummer til feil tidspunkt. En person er opptatt, er på jobb eller et forretningsmøte, er opptatt av personlige problemer. For det andre, tenk deg at nummeret ditt ganske enkelt ikke var bestemt, og stemmen virket ukjent på grunn av kommunikasjon av dårlig kvalitet. For ikke å sette deg selv og vennen din i en vanskelig posisjon, ring deg selv.
Fortsett samtalen
I enhver samtale må du være oppmerksom på samtalepartneren. Hvordan du starter en telefonsamtale er en stor ferdighet, men fortsettelsen er av stor betydning.
Fortsettelse av virksomheten
Du er initiativtaker til samtalen. Så du har et spesifikt problem som du vil løse under samtalen. Forbered på forhånd en liste over spørsmål som interesserer deg, for ikke å forvilla deg til sidelinjen og ikke kaste bort andre menneskers arbeidstid. Lytt nøye til personen du snakker med. Forsøk å skissere svarene, dette vil bidra til å unngå å spørre igjen.
Under en samtale gikk forbindelsen tapt? Ring tilbake hvis du startet en samtale. Du må også avslutte samtalen. Sørg for å takke personen du snakker med. En hyggelig avslutning blir selvfølgelig en god dag.
Hvis de ringer deg, kan du lytte nøye til forespørselen. Ikke glem å være oppmerksom på samtalen med setningene "Ja, selvfølgelig ...", "Jeg forstår deg ...", "Vi vil prøve å hjelpe ...", etc. Samtalepartneren vil føle seg trygg og vil kunne skissere problemet. Når samtalen truer med å dra ut, ta initiativ, hjelp til å dirigere samtalen i riktig retning.
Før du fullfører, sjekk med samtalepartneren om han fikk alle svarene. Hvis du ikke kan hjelpe ham i kraft av andre offisielle oppgaver, fortell ham kontakten til en ansatt som er kompetent i et gitt emne.
Personlig telefonsamtale
I personlige samtaler er situasjonen enklere. Men her gir telefonetikette noen anbefalinger. For eksempel ringte en venn / venninne deg på et ubeleilig tidspunkt med et stort ønske om å chatte. I slike tilfeller er det en vanlig telefonsamtale: "Beklager, nå på møtet ..." eller "Jeg har et veldig viktig møte, jeg vil ringe deg tilbake senere ...". Du kan legge til, “Jeg forstår at dette er veldig viktig. Jeg ringer deg tilbake så snart jeg får fri ... ” For samtalepartneren vil dette være en indikator på at du ikke ignorerer problemene hans. Derfor vil det ikke være unødvendige fornærmelser. Forsøk forresten å ringe tilbake hvis du lovet det.
Generelle regler for telefonsamtaler
Regler for telefonetikett ble ikke oppfunnet fra taket. Dette er observasjoner fra psykologer, praktisk erfaring, analyse basert på resultatene fra mange samtaler. Det er visse handlinger som etikette tar imot eller benekter. Vi vil samle noen av dem i et lite notat.
- Ikke hold høye personlige samtaler på offentlige steder og på jobben. Du setter andre i en vanskelig posisjon, og tvinger deg til å lytte til de intime detaljene i livet ditt, som ikke er relatert til dem.
- Ikke slå telefonen på høyttalertelefon hvis du ikke har advart din samtalepartner om dette. En slik situasjon kan gi uheldige effekter. Men først og fremst er dette en manifestasjon av respekt for personen på den andre enden av ledningen.
- Velg ringetone nøye. Mindre høy aggresjon, fordi mennesker med et svakt nervesystem kan være i nærheten.
- Slå av lyden på telefonen mens du er på møter, møter, i kulturinstitusjoner, og også på steder der et slikt krav er foreskrevet av atferdsreglene.
- Ikke kombiner telefonsamtale og spising. Dette vanskeliggjør forståelsen, uttrykker respekt av samtalepartneren.
- Vær forsiktig når du planlegger å ringe. Tidlig morgen, sen kveld - dette er som kjent ikke den beste tiden for å snakke med selv den nærmeste personen. Du kan ringe på et slikt tidspunkt bare på de mest presserende sakene. Ikke glem det.
Liten konklusjon
Nå kjenner du telefonetiketten. Ring i tide. Vær høflig. Ha en hyggelig telefonsamtale og godt humør!
