Regnskapsførere er ofte i tvil om hvordan du skal utstede en faktura riktig, og når den skal noteres i regnskapsbøker. La oss se hva dette dokumentet er og hvordan du bruker det.
En faktura er et distribuert dokument, hvor både betaling for varen og skattefradrag belastes. I internasjonal regnskap ser dette dokumentet slik ut:
Hva skattekoden sier
I følge skattekoden er perioden for utstedelse av faktura begrenset til 5 virkedager - faktisk en uke. Denne perioden telles som følger:
- på dagen for mottak av forskuddsbetaling (helt eller fullt) for ytterligere leveranser eller overføring av eierskap;
- på dagen for den faktiske forsendelsen av varene (levering av tjenester eller utførelse av arbeid), overføring av eierskap.
Fem-dagersperioden vurderes fra dagen etter datoen for den første forsendelsen. Hvis fakturaen ble utstedt for arbeid eller levering av tjenester, beregnes fristen for fakturering fra datoen for full levering av arbeidet eller tjenestene. Merk: dette handler ikke om å starte arbeidet, men om full levering av avtalte tjenester eller arbeid. Unntaket er tilfeller der arbeidet vil bli utført på forskudd og denne omstendigheten er eksplisitt angitt i den økonomiske kontrakten. I dette tilfellet blir det utstedt en forskuddsfaktura til motparten. Fristen for utstedelse av disse dokumentene er fem dager fra datoen pengene ble kreditert på kontoen.
Arbeidsdager og fridager
Det hender at fristen for utstedelse faller på en ikke-arbeidsdag. I dette tilfellet, art. 6.1 i skattekoden tillater selger å utsette fakturaen med den første arbeidsdagen etter en fem-dagers periode. Men denne normen bør brukes veldig nøye, siden selv en dags forsinkelse vil føre til at fakturaen ikke blir talt opp ved neste skatterevisjon. Derfor anbefaler revisorer og erfarne regnskapsførere fakturering i dette tilfellet på forhånd, uten å vente til slutten av fem-dagersperioden. Fakturering kan gjøres samme dag som den tilsvarende forretningstransaksjonen ble gjennomført. Om nødvendig kan fakturaen alltid justeres.
Samlet faktura
I følge skattekoden har noen kommersielle foretak lov til å utstede enkelt (konsoliderte) fakturaer for salg basert på resultatene fra rapporteringsmåneden. Retten til å jobbe på en enkelt konto må være fast i kontrakten. Det er lov å jobbe i denne formen til entreprenører som utfører:
- kontinuerlig levering av varer;
- kontinuerlig tilby transport- eller logistikktjenester;
- levering av elektrisitet, drivstoffressurser;
- tilby kommunikasjonstjenester;
- daglig og kontinuerlig selge varer.
Hvis motpartene har jobbet mindre enn 30 kalenderdager, skal fakturaen utstedes innen fristen for levering. Men i dette tilfellet kan inspektører insistere på at prinsippet om regelmessighet og kontinuitet i forsyningen brytes. Derfor bør nye motparter med ensartet fakturasats henvendes til med forsiktighet.
Når det gjelder skattekoden, følger perioden for utstedelse av fakturaer for rapporteringsmåneden innen fem dager fra måneden etter rapporteringsdatoen. Men du må registrere slike kontoer i den måneden der det første salget av mottatte varer ble utført.
Ansvar for manglende overholdelse av frister
Straffeloven indikerer ikke straff for brudd på fristene for utstedelse av fakturaer. Men som regel ledes inspektører av art.120 i skattekoden og blir bedt om for sen fakturering, som for ikke-fakturering generelt. Dette gjelder spesielt for dokumenter som må opprettes i krysset mellom to rapporteringsperioder. For eksempel, hvis en faktura skulle utstedes forrige måned, men bare opprettes i inneværende måned, kan inspektører betrakte dette som mangel på faktura og bøtelegge selskapet.
Forskuddsbetalinger
Så langt har vi snakket om fakturaer som er utstedt for det første arrangementet, for eksempel levering av varer eller selve presentasjonen av tjenester. Og hvordan skrive og beregne fristen for fakturering på forhånd? Hvor snart skal den legges fram for motparten?
Tidspunktet for forskuddsfakturaer er direkte relatert til selskapets skatteplikt. Pengene som selskapet mottar i forbindelse med kommersiell aktivitet blir automatisk grunnlaget for beskatning, og fakturaen er et dokument som bekrefter riktigheten av mottak av penger.
Hvis den første hendelsen er mottak av midler på den nåværende kontoen, begynner fristen for å utstede en faktura på forhånd i samme periode og på samme vilkår som fakturaen for levering av varer. For forhåndsoverførte midler oppstår således en skatteplikt innen fem dager etter mottak av pengene, noe som bør gjenspeiles i det aktuelle dokumentet. Disse fristene for utstedelse av forskuddsfakturaer er fastsatt i artikkel 164, punkt 4 i gjeldende skattekode.
Elektroniske dokumenter
09/02/2010 Den russiske føderasjonens skattetjeneste anerkjente skattebetalernes rett til å jobbe med elektroniske prøver av skatte- og regnskapsdokumenter. For første gang anerkjennes et elektronisk dokument som tilsvarende og aksepteres sammen med dokumenter på papir. Denne normen er fastsatt i paragraf 1 i art. 169 Skattekode. Fristene for utstedelse av elektroniske fakturaer er lik perioden for papiroppbevaring, siden i dette tilfellet er både papir og virtuelle dokumenter identiske.
For å implementere denne bestemmelsen godkjente en egen ordre fra skattetjenesten formatene for elektroniske fakturaer, tidsskrifter for regnskap for disse dokumentene og andre bøker. Fremgangsmåten for å jobbe med slike dokumenter ligner på papirarbeidsflyt. Det gis en dag for hver veksling av regninger, men faktisk, takket være Internett, tar operasjonen flere sekunder. Kontoføringen er fast i ordre 174 n og består av følgende:
- Datoen fakturaen vises i motpartens regnskap er datoen operatøren mottar en slik fil. Merk: ikke fakturadato, men datoen for mottakelse fra operatøren.
- Mottak av elektroniske mva-fakturaer, fristen for utstedelse av disse dokumentene telles ikke fra datoen på dokumentet, men fra utsendelse av faktura til kjøper av operatøren. Fristen for fakturering fra selger avhenger derfor ikke bare av den første hendelsen, men også av overføring av et elektronisk dokument til operatøren.
Et bevis på mottak av dokumentet kan være et varsel. Tidligere var det en obligatorisk forutsetning for en elektronisk faktura. Nå er dette dokumentet et tillegg til kontoen og blir utført bare i tilfelle tilleggsavtale mellom motparter.
Fakturaregistrering
Regnskap av fakturaer, som er grunnlaget for skattetransaksjoner, gjennomføres i regnskapsbøkene. Siden januar 2015 er det bare skattebetalere som er pålagt å føre slike magasiner. Men det er unntak fra denne regelen. I samsvar med eksisterende regler og forskrifter, skal fakturajournalen være tilgjengelig:
- med skattytere;
- personer fritatt for plikten til å være skattyter;
- personer som ikke er registrert som skattytere hvis de med jevne mellomrom utsteder eller mottar fakturaer når de driver virksomhet, mens de representerer andre personers interesser på grunnlag av bilaterale avtaler.
En komplett liste over prinsippene for behandling og lagring av disse dokumentene er inneholdt i Reglene for å føre fakturaregisteret som ble godkjent i 2011.
Prosedyren for å fylle ut fakturaer
I følge fyllingsreglene har skattytere muligheten til å indikere tilleggsinformasjon i dette dokumentet. Disse inkluderer:
- detaljer om det primære dokumentet (faktura, kontoutskrift);
- navn på den som utsteder fakturaen med gjeldende lovpålagte og oppgjørsdetaljer.
Å nevne primærdokumenter gjør det mulig for selgeren å indikere tilleggsinformasjon ikke bare for selgere, men også for kjøpere, for eksempel er det mulig å spesifisere datoen for godkjennelsen av varene eller fristen for å fullføre arbeidet, annen informasjon av interesse for motsatt side. For å regulere flyten av nødvendig informasjon, ble et slikt tillegg tillatt.
Nye endringer
I 2017 ble dokumentet endret. Så det obligatoriske kravet er koden for varetypen TN FEA, som er nødvendig for tilsyn med fradrag for varegruppen. For en varegruppe aksepteres fradraget i gammel rekkefølge, og i transaksjoner med ikke-graderte varer gjennomføres fradraget i den nye formen. Koden for varetypen TN VVED ble obligatorisk for å indikere i dokumentet. Dette skyldes det faktum at denne koden er nødvendig for å overvåke fradrag for varer fra varegruppen, som er akseptert i den gamle rekkefølgen. Alle andre produktgrupper er utarbeidet i gjeldende form.
I nye kontoer er det nødvendig å oppgi adressen som må tilsvare dataene fra registeret. Tidligere var det nok å spesifisere detaljene fra de konstituerende dokumentene, nå forplikter de nye reglene å lage korrespondanse både på fakturaen og i registeret over juridiske personer.
Justering fakturering
Justeringsfakturaer utstedes dersom det har skjedd en verdiendring på varer, tjenester eller arbeid. Størrelsen på endringene i dette tilfellet er angitt i kolonne 5 på fakturaen. Hvis antallet enheter av varer som leveres av arbeid eller tjenester endres, gjøres endringene i kolonne 3.
Faktureringsperioder for budsjett og justering
Før du lærer om tidspunktet for utstedelse av justeringsfakturaer, vil det ikke være overflødig å gjøre deg kjent med kontrakten som virksomheten til dette foretaket utføres med motparten under. Hvis kontrakten indikerer muligheten for å gjøre endringer, bør de gjøres i løpet av en fem-dagers periode etter godkjenning. Bekreftelse av slikt samtykke kan tjene som en lov om etablert avvik, bekreftet av begge parter.
Alle skattehandlinger med fakturaer og korrigerende fakturaer gjelder perioden hvor disse dokumentene ble utstedt. Basert på justeringsfakturaen som er utstedt i retning av å redusere de totale kostnadene for levering, har leverandøren rett til å redusere sine egne skatteforpliktelser. For å motta momsfradrag, danner selger en negativ faktura. Dermed reduseres momsbeløpet med beløpet på full faktura minus beløp på korrigerende faktura. Kjøperen har tvert imot en tilleggsplikt til å øke momsen sin på grunnlag av fakturaen. For elektroniske fakturaer gjelder tilsvarende krav. Fristen for å utstede en faktura for elektronisk formatjustering er den samme som for papirdokumenter - innen fem dager etter signering av avviksrapporten.
Retting av feil i fakturaer
Dette er mulig hvis følgende ble funnet på fakturaen:
- en feil i detaljene til kjøperen eller selgeren;
- Feil skattesats
- enkel skrivefeil.
Hvis fakturaen skal korrigeres, bør det utarbeides et nytt, revidert dokument for den. Uansett når korreksjonen ble utstedt, tilordnes den korrigerte fakturaen den samme avgiftsperioden som operasjonen ble utført og den første fakturaen ble utarbeidet.Hvis fakturaen, som ble utstedt med en feil, ikke fører til avslag på refusjon av merverdiavgift, kan den ikke rettes.
Nummereringen av hoved- og korrigerende fakturaer innen en periode er kontinuerlig. Rettelser til justeringsfakturaer utarbeides på samme måte som de originale. Men nummereringen av de korrigerte kontoene innen en konto starter alltid med en. Det føres en oppføring i regnskapsloggene: fakturanummeret er slik og slik, korreksjon nr. 1, og det er en slik konto som bør tas med i beregningen av moms.