En personlig fil inneholder som regel spesiell dokumentasjon som gjenspeiler informasjon om en ansatt og hans arbeid i en bestemt periode, eller om en student og hans studier i en bestemt institusjon for høyere utdanning. Typisk utføres dannelse og gjennomføring av personlige filer til ansatte over en lang periode. På en eller annen måte er de inkludert i antall dokumenter på personell. Hva er rekkefølgen på dette arrangementet i dag? Hvilken informasjon inneholder den ansattes arkivfil? Hvorfor? Svar på disse og andre like alvorlige spørsmål finner du i prosessen med å lese denne artikkelen.
Generelle spørsmål
Til å begynne med skal det imidlertid bemerkes at håndtering av personlige filer til ansatte ikke er en obligatorisk prosess i forhold til absolutt alle kategorier av arbeidsgivere. I samsvar med russisk lov må personlige forhold bare føres for borgere som fyller offentlige tjenestestillinger. Det er nødvendig å supplere at den korresponderende prosedyren er regulert av presidentdekretet "Angående ordren om forvaltningen av anliggender for personer som fyller de russiske statsstillingene i utnevnelsesordenen, så vel som den statlige posisjonen vedrørende den føderale tjenesten" datert 01.06.1998.
Plikten, inkludert dannelse og vedlikehold av personlige filer til ansatte, kan tildeles arbeidsgiveren - et statlig foretak (organisasjon) også gjennom en bransjens normative handling. For eksempel: rekkefølgen fra det russiske forbrukertilsynet datert 16. mars 2005, som godkjenner reglene for den føderale siviltjenesten, relatert til tilsyn innen beskyttelse av forbrukerrettigheter og menneskelig velvære (i henhold til pkt. 7.7 i dette papiret, er personlige saker overlatt til styring av saker), samt beslutningen " Når det gjelder den føderale tollvesenet ”datert 21. august 2004, der forordningen om FCS godkjennes. På bakgrunn av dette dokumentet ble forordningen om GUK (hovedpersonell avdeling) dannet og satt i omløp. I samsvar med paragraf femten i forordningen er FCS GUK betrodd vedlikehold av personlige filer til alle tjenesteansatte.
I tillegg kan prosedyren for håndtering av personlige filer til ansatte foreskrives av administrasjonsselskapet (med andre ord av en høyere organisasjon). I andre virksomheter og organisasjoner har ledelsen rett til å fatte beslutninger angående behovet for å gjennomføre prosessen under evaluering, og også (i tilfelle avgjørelse i positiv retning) - til hvilke kategorier ansatte det er lurt å drive personlige forhold. Forordningen om utførelse av personlige filer til ansatte foreskriver at den analyserte prosedyren, som regel, gjelder for følgende kategorier av innbyggere:
- Ansatte som jobber i ledende stillinger (direkte leder av strukturen, hans assistenter (varamedlemmer), ledelse i forhold til strukturelle enheter, og så videre).
- Bedriftsansatte som det er opprettet ansvar i henhold til gjeldende russisk lovgivning (for eksempel sjefrevisor, hans varamedlemmer, kasserer og så videre).
Reglene for gjennomføring av personlige filer til ansatte, som det viste seg, innebærer ikke en viss forpliktelse. Imidlertid sørger mange private selskaper for å utføre personlige forhold overfor absolutt alle ansatte.Dette avhenger ikke av status og rangering, så vel som av arbeidsaktivitetene som utføres (forresten, det er grunnen til og med at teknisk personell er inkludert her). Hvorfor? Fakta er at vedlikehold av personlige filer av ansatte er en veldig praktisk kilde til informasjon. I tillegg gjelder denne bestemmelsen absolutt alle ansatte. Den enkelte mappen inneholder de viktigste kopiene av ordrer til den ansatte, hans personlige dokumentasjon, samt andre nødvendige papirer. Det er viktig å merke seg at det er instruksjonen for gjennomføring av personlige filer til ansatte av personlig art som fungerer som et verktøy for å konsolidere informasjon.
Oppretting av en personlig fil
I dag blir opprettelsen av saker av personlig art utført for en organisert gruppering av dokumenterte data om en ansatt som er overført til ham av arbeidsgiveren når han overfører eller godtar en jobb. Instruksjonen i prosedyren for vedlikehold av personlige filer til ansatte antyder at all relevant virksomhet, på en eller annen måte, blir tildelt en spesialisert autorisert spesialist eller til et personalorgan som er individuelt ansvarlig for å organisere riktig behandling av slik dokumentasjon.
Opprettelse av saker av personlig art gjennomføres umiddelbart etter mottakelse eller overføring av en ansatt til en lederposisjon eller stilling, i samsvar med hvilken lov om etablering av ansvar er gitt. Prosedyren for vedlikehold av personlige filer til ansatte utelukker ikke en annen stilling når det er foreskrevet gjennom instruksjoner om prosedyren for å utføre visse operasjoner på personlige filer til ansatte.
I henhold til metodologiske anbefalinger fra Moskva byarkiv, samt VNIIDAD FAS fra Den Russiske Føderasjon, inkluderer personlige filer, på en eller annen måte dokumentasjon levert av ansatte under ansettelse, samt dannet i prosessen med deres påfølgende profesjonelle aktivitet hos en bestemt bedrift eller organisasjon. Så dette inkluderer følgende papirer:
- Personlig ark i samsvar med personellet eller den tilhørende profilen.
- Tillegg til søknadsskjema eller personlig ark.
- Ansattes selvbiografi.
- Kopier av utdanningsdokumentasjon.
- Den andre kopien av arbeidsavtalen.
- Kontrakt angående ansvar.
- Innstillingsbrev fra tidligere arbeidsplasser (kjennetegn).
- Søknad om ansettelse (overføring til passende stilling).
- Kopier av ordrer eller utdrag fra dem som tilsvarer ansettelse eller flytting til en annen stilling.
- Utdrag fra dokumentasjonen (eller kopier av papirer) angående tildeling eller disiplinær handling fra den ansatte.
- Kopier (utdrag) av sertifiseringsdokumentasjon (sertifiseringsark, anmeldelser og så videre).
Sikkerhet for personlige filer
Bestemmelsen om håndtering av personlige filer til ansatte antyder at for å organisere deres absolutte sikkerhet og enkle håndtering, blir de plassert (nemlig sydd med en tråd og en nål for fire punkteringer) i en egen mappe i prosessen med å danne papir.
Det er viktig å merke seg at i tillegg til dokumentasjonen som er oppført over, kan noen andre papirer plasseres i personlige filer (for eksempel dokumenter angående den ansatte som har bestått en konkurranse knyttet til å fylle en ledig stilling; kopier av papirer angående ansattes belønning, tildeling av hederstitler og så videre). I tillegg blir sertifiserte bilder av ansattes sertifikat plassert i personlige filer, men de er ikke arkivert.
Rekkefølgen for å utføre personlige filer av ansatte innebærer også deres første registrering. På denne måten:
- Hver personlige fil tildeles et individuelt kontonummer.
- De aktuelle stillingene fylles ut på ryggraden til den personlige filen og på forsiden.
- Et internt inventar er nødvendigvis inkludert i en personlig fil.
Vedlikeholde arbeidsbøker og personlige filer til ansatte
Det skal bemerkes at det å drive virksomhet av personlig art ikke stopper gjennom hele arbeidsperioden til hver av de ansatte i en bestemt struktur når dens regler ikke motsier dette. Dermed gir gjennomføringen av personlige forhold følgende punkter:
- Føre journal i de nødvendige delene av saken.
- Lokalene til dokumentasjonen som skal lagres som en del av den personlige filen.
- Beslagleggelse av dokumentasjon, behovet som har gått.
- Periodisk kontroll av statusen til den personlige filen i samsvar med gjenstanden for bevaring av papirene som er inkludert i den.
Å føre en personlig journal over en ansatt i en organisasjon forutsetter at oppføringer blir gjort i dokumentasjonen av en personlig post på grunnlag av visse dokumenter eller deres bekreftede kopier. Det er viktig å legge til at den autoriserte tjenestemannen kan avklare de nødvendige nyansene for utførelsen av prosedyren før han gjør spesifikke oppføringer under en personlig samtale med den ansatte. Absolutt alle poster som er relevante i forhold til dokumentasjon når du utfører personlige filer, er laget for hånd med en kulepenn eller fyllepenn i blått, svart eller lilla. Forordningen om utførelse av personlige filer til ansatte innebærer utelukkelse av rettelser i dokumentasjonen, samt hensiktsmessigheten av leselig håndskrift. Når det oppstår et reelt behov, blir disse postene bekreftet av signatur fra en autorisert tjenestemann fra personalstyringstjenesten. I tillegg er selskapet stemplet.
Tilleggsinformasjon
Den presumptive ordren, gjennomføringen av den personlige filen til den ansatte er sikret i henhold til følgende regel: når dokumentasjonen er akkumulert, er den underlagt obligatorisk distribusjon i den personlige filen i samsvar med seksjonene. I tillegg er papiravsnittene ordnet i kronologisk rekkefølge. Det er viktig å merke seg at individuelle dokumenter som er arkivert i en personlig fil, på en eller annen måte, er underlagt nummerering. Informasjon om disse verdipapirene (under hensyntagen til sidenummerering), innenfor grensene for hvilken den ligger i en personlig fil, gjenspeiler i alle fall den interne varebeholdningen.
Standardinstruksen om utførelse av personlige filer til ansatte i Republikken Hviterussland sier at ansatte forplikter seg til å gi informasjon til personaltjenesten på en rettidig måte. Denne informasjonen tolker som regel endringer i individuelle data, som er inkludert i sammensetningen av den personlige filen. Dette er vanligvis skrevet skriftlig som en uttalelse. I tillegg fungerer dokumentasjonen som bekrefter endringene som en applikasjon. Litt senere, når alle oppføringene er lagt inn i den personlige filen, returneres dokumentasjonen, på en eller annen måte, til den ansatte. Forresten, om nødvendig, blir kopier av disse dokumentene først laget og bekreftet, som deretter blir vedlagt den personlige filen.
Lagring og regnskap av personlige filer
Etter at behandlingen av personlige filer til ansatte er fullt ut studert, anbefales det å vurdere spørsmålet om lagring og regnskap. Disse prosedyrene er organisert for et umiskjennelig og raskt søk etter personlige forhold, og sikrer deres absolutte sikkerhet, samt fortrolighet av informasjonen i dokumentasjonen fra uautorisert tilgang.
Det er viktig å merke seg at de personlige filene til de ansatte i et selskap er inkludert i personalenhetens nomenklatur i samsvar med det generelle navnet “Personlige filer”. I tillegg er lagringsperioder angitt der. Vanligvis når lagringsperioden for verdipapirer syttifem år.
Dekretet om utførelse av personlige filer til ansatte foreskriver at dokumentasjonen er lagret i personalavdelingen (vanligvis er det for slike formål at lokalene er ordnet der) separat fra andre papirer. Det må legges til at personaltjenesten bare lagrer personlige filer til relevante ansatte. Tilfeller av permitterte arbeidere overføres i samsvar med prosedyren som er fastsatt ved lov for lagring til strukturen arkiv eller til territoriell arkiv.
Det skal bemerkes at lagringsforholdene, på en eller annen måte, skal sikre den absolutte sikkerheten til direkte personlige filer, samt dokumentasjonen (informasjonen) som er plassert i dem fra avsløring eller tyveri. Det er grunnen til at det i dag anbefales å sikre lagring av personlige filer gjennom safer (skap), og plassere dem i stående stilling på hyllene (med røttene ute).
Hva annet?
Forresten, inne i skapet eller safe på døren kan det plasseres sammendragsbeskrivelser i forhold til de lagrede personlige filene. Det er viktig at tilgang til informasjon utelukkende er autoriserte tjenestemenn, så vel som deres ledere. Deretter, når antall personlige filer overskrider det tillatte, registreres de i et spesialisert register eller journal. Systematisering av saker utføres ved en av følgende metoder:
- I samsvar med rekkefølgen på tall.
- I samsvar med den direkte alfabetiske rekkefølgen.
- I samsvar med seksjonene i henhold til navnene på de strukturelle enhetene i henhold til bemanningsbordet, inne i seksjonene, i alfabetisk rekkefølge på den direkte kontoen eller i rekkefølgen av tall.
For å redusere det totale antall regnskapsenheter, kan personlige filer lagres som en del av de såkalte antrekkene - alfabetiske grupper for lagring. Dermed er absolutt alle personlige filer som er inkludert i bestillingen, foran et ark med navnet på den ansatte. Det er nødvendig å legge til at personlige forhold, bestående i rekkefølgen, også er gruppert i samsvar med den alfabetiske rekkefølgen. På begynnelsen av antrekket er en sammendragsliste over personlige filer som er inkludert i det.
Utstedelse av personlige filer i tide
Utstedelse av personlige forhold til ansatte i en bestemt struktur for midlertidig bruk slik at de kan gjøre seg kjent med informasjonen som er lagt inn der, skjer vanligvis bare med tillatelse fra personalavdelingen. En bekjent av en ansatt med sin egen personlige fil ved mottak utføres vanligvis direkte i nærvær av en offisiell offiser som er ansvarlig for å håndtere dokumentasjonen til en slik plan.
Det skal bemerkes at ansatte blir kjent med personlige forhold minst en gang i løpet av året, så vel som i samsvar med anmodningen fra disse personene i andre tilfeller etablert etter russisk lov. Når du gjør deg kjent med personlige forhold til ansatte i en organisasjon, er det strengt forbudt:
- Gjennomfør eventuelle rettelser i allerede lagrede poster av personlige filer.
- Oppgi nye oppføringer i dine personlige filer.
- Trekk ut personlige filer dokumentasjonen der, eller legg nye i dem.
- Oppbevar personlige filer utover perioden gitt av autoriserte personer.
Viktige nyanser
I tilfelle det blir funnet unøyaktigheter i postene eller hvis utdatert dokumentasjon blir funnet i en personlig sak, har arbeidstakeren rett til å søke på personaltjenesten til strukturen i denne forbindelse. Det må legges til at papirer bør legges ved søknaden, i henhold til hvilken det vil være aktuelt å gjøre visse endringer i tidligere lagde poster, eller kopier av visse dokumentasjonsenheter for å kunne erstatte.
Det er viktig å vite at utstedelse av et personlig anliggende for midlertidig bruk blir utført nøyaktig i den tidsperioden som er nødvendig for å utføre de nødvendige operasjoner, i henhold til listen over personer som har rett til å motta personlige filer, som er godkjent av ledelsen av strukturen. For øvrig blir det faktum å utstede en sak av personlig art, på en eller annen måte, registrert i et kontrollkort (journal).
Det er viktig å vite at bekjentgjøring (arbeid) med personlige filer utføres i et rom som er spesielt designet for disse formålene. I tillegg er tidspunktet for å bli kjent (arbeid), på en eller annen måte, begrenset til arbeidsdagen.På slutten av arbeidsdagen må den ansatte som er ansvarlig for håndtering av personlige forhold, sørge for at alle personlige filer som ble utstedt for midlertidig bruk ble returnert til lagringsstedet. Om nødvendig forplikter tjenestemannen å treffe passende tiltak for å returnere eller søke etter dokumentasjon.
Overføring av personlige filer eller individuelle papirer i deres sammensetning for midlertidig bruk til andre institusjoner (organisasjoner, bedrifter) utføres utelukkende i tilfelle tillatelse fra ledelsen av strukturen på grunnlag av en riktig utført forespørsel.
Det er viktig å vite at det utarbeides en handling angående utstedelse av en personlig fil, hvorav en kopi, på en eller annen måte, overføres sammen med den personlige filen eller et eget dokument til den autoriserte personen til den anmodende parten. Den andre kopien blir lagret i forhold til strukturen rett før returnering av den personlige filen eller et eget dokument til det opprinnelige lagringsstedet.
Fjerning av papirer fra en personlig fil
Det er viktig å merke seg at fjerning av visse enheter av dokumentasjon fra en personlig fil utføres utelukkende etter tillatelse fra ledelsen, forutsatt at den tilhørende posten er plassert i "Merknad" -kolonnen i den interne beholdningen. I tilfelle midlertidig beslaglegging av papir på sin plass (nemlig mellom ark med nabopapir), legges det i henhold til reglene et vikarkort (med andre ord et erstatningssertifikat), som angir dato og årsak til beslaget med underskrift av personen som utstedte dokumentet, samt signatur på det den ansatte som mottok den i samsvar med reglene for midlertidig bruk som er relevante for strukturen.
For å sikre absolutt kontroll over sikkerheten til personlige filer i en bestemt institusjon (organisasjon, bedrift) årlig (nemlig senest i første kvartal som følger den rapporterende), kontrolleres status og tilgjengelighet. Du må vite at manglene og manglene som er identifisert under kontrollprosessen, blir registrert under alle omstendigheter i handlingen, som umiddelbart etter godkjenning av kommisjonens leder blir forelagt organisasjonens ledelse for behandling og påfølgende beslutninger om tapt eller unøyaktig dokumentasjon.