Usługi transportu ładunków są uważane za dość popularne, ale w celu ich świadczenia firmy muszą poprawnie zestawiać różne dokumenty przewozowe. Jeśli go nie ma, może to stać się przyczyną problemów z policją drogową lub inspekcją podatkową. Wszystkie usługi obejmujące transport towarów to spedycja. W celu ich dostarczenia wymagane jest między klientem reprezentowanym przez odbiorcę lub nadawcę ładunku, a spedytorem w celu zawarcia umowy ekspedycji, dla której wymagania art. 801 Kodeksu cywilnego. Do niej należy dołączyć dowód spedycji zawierający informacje o przewożonych towarach. Każdy uczestnik takiej umowy musi zrozumieć, po co jest paragon, jak jest sporządzony, przez kogo jest podpisany i jakie informacje zawiera.
Koncepcja dokumentu
Potwierdzenie spedycji jest przedstawiane przez dokumentację wygenerowaną, gdy klient przekazuje towar spedytorowi. Obywatele często zadają sobie pytanie, czy potrzebny jest pokwitowanie spedycyjne. Rejestracja jest obowiązkowa, ponieważ stanowi nieodzowną część umowy przewozu towarów.
Dokumentację wypełnia bezpośredni spedytor, ale jednocześnie musi mieć podpis nadawcy. Dlaczego potrzebuję potwierdzenia przekazania? Jest to dowód na to, że spedytor rzeczywiście przyjął towar, dlatego jest zobowiązany jedynie do transportu go w wyznaczone miejsce na czas.
Ponadto dokument ten służy jako dowód, że spedytor działa przez pewien czas jako właściciel przewożonego ładunku. To on musi zadbać o to, aby żadne okoliczności nie miały negatywnego wpływu na integralność przewożonych przedmiotów. Spedytor jest odpowiedzialny za ładunek, więc jeśli zostanie on uszkodzony, wówczas specjalista będzie musiał pokryć szkody wyrządzone klientowi.
Rodzaje przekazywania dokumentów
W klauzuli 5 Zasad Spedycji, które zostały zatwierdzone przez PP nr 554, wymieniono wszystkie dokumenty, które powinny być dostępne dla spedytora. Należą do nich:
- potwierdzenie bezpośredniego przekazania;
- zamówienie przeznaczone dla spedytora i sporządzone przez nadawcę;
- paragon magazynowy.
Dlaczego potrzebuję potwierdzenia przekazania? Na jej koszt przewoźnik może potwierdzić, że otrzymał określone towary od klienta. Po przetransportowaniu przedmiotów przestaje być za nie odpowiedzialny.
Czy kompilacja jest obowiązkowa?
Zawierając umowę wyprawy transportowej, należy dołączyć do niej dodatkową dokumentację. Często uczestnicy transakcji mają pytanie, czy potrzebny jest dowód przekazania. Jest to niezbędny dokument sporządzony na piśmie i podpisany przez obie strony procesu.
Jeśli ten dokument nie jest dostępny, pojawią się trudności, biorąc pod uwagę koszty transportu. Doprowadzi to do niemożności prawidłowego obliczenia podatku dochodowego.
Klauzula 6 Przepisów stanowi, że zamiast dowodu nadania można użyć innych dokumentów potwierdzających przyjęcie i transport określonego ładunku. Dokumenty te są sporządzane na piśmie i zawierają listę wszystkich towarów transportowanych przez spedytora. Umowa sporządzona między dwiema stronami transakcji powinna wskazywać, które dodatkowe dokumenty są dołączone do umowy.
Kto rysuje?
Wypełnienie paragonu jest uważane za prosty proces i sam spedytor musi sobie z tym poradzić. Specjalista może skontaktować się z klientem w celu uzyskania dodatkowych informacji na temat transportowanych towarów.
Wydawany jest klientowi po zaakceptowaniu wszystkich towarów. Na podstawie tego dokumentu spedytor ma prawo do posiadania towarów do końca transportu. Dlatego list przewozowy i paragon spedycyjny są najważniejszymi dokumentami dla każdego przewoźnika. Na podstawie tej dokumentacji w każdej firmie zapewniona jest odpowiednia rachunkowość.
Czy zamiast faktury można zastosować paragon?
Często obywatele mają pytanie o potrzebę wystawienia faktury, jeśli jest paragon. Funkcje kompilowania różnych dokumentów obejmują:
- jeżeli wykonawca działa jako spedytor, wówczas jego koszty transportu są potwierdzone odpowiednimi dokumentami spedycyjnymi;
- spedytor nie musi sporządzać listu przewozowego, ale jest to dokument wiążący dla przewoźnika, który często uczestniczy w bezpośrednim transporcie towarów;
- dokumenty te są zupełnie inne i nie mogą się wzajemnie zastępować.
Jeśli spedytor niezależnie zaangażuje się w transport, dlatego nie angażuje przewoźnika zewnętrznego, wówczas nie potrzebuje faktury, więc wystarczy tylko paragon. Klient może śledzić towary na paragonie spedycyjnym w taki sam sposób, jak na innych dokumentach transportowych.
Jak to zrobić dobrze?
Ważne jest nie tylko zrozumienie, do czego służy pokwitowanie przekazania, ale także jak poprawnie go skompilować, aby był on naprawdę używany jako oficjalna dokumentacja. Tworząc ten dokument, bierze się pod uwagę reguły:
- koniecznie ustalono datę sporządzenia paragonu;
- numer rejestracyjny dokumentu jest zarejestrowany;
- wskazane są informacje o nadawcy i odbiorcy;
- wymienione są inne osoby biorące udział w procesie transportu ładunków;
- wprowadzono informacje o bezpośrednim spedytorze odpowiedzialnym za ładunek podczas jego transportu.
Wszyscy uczestnicy procesu mogą być zarówno osobami fizycznymi, jak i różnymi firmami. Jeśli organizacja działa jako uczestnik, jej nazwa i dane kontaktowe są zapisywane na potwierdzeniu. Jeśli dana osoba występuje jako strona transakcji, należy zarejestrować pełne imię i nazwisko obywatela, jego numer telefonu i dane paszportowe.
Rodzaj i treść dokumentu
Nie ma ścisłej formy potwierdzenia przekazania, dlatego dokumentację można sporządzić na standardowym arkuszu A4 lub na papierze firmowym organizacji transportowej. W tym celu można użyć wersji drukowanej lub odręcznej.
Przykładowy paragon przesyłkowy znajduje się poniżej.
Podpis spedytora jest koniecznie zawarty w dokumencie, co potwierdza, że wszystkie informacje wprowadzone do dokumentu są wiarygodne, a specjalista naprawdę przyjął ładunek do przechowywania. Paragon jest generowany wyłącznie w dwóch egzemplarzach, ponieważ jeden pozostaje u klienta organizacji, a drugi jest przekazywany bezpośrednio do spedytora.
W razie potrzeby można wykonać dodatkowe kopie, które koniecznie są podpisane przez spedytora. Bez jego podpisu uważa się je za nieważne. Zaraz po dostarczeniu ładunku na adres docelowy pokwitowanie od klienta nie jest zwracane spedytorowi, lecz pozostaje nadawcy. W związku z tym dokument nie podlega negocjacji.
Procedura wypełniania dokumentacji
Dokonanie potwierdzenia przekazania jest uważane za prosty proces. Aby to zrobić, wystarczy wprowadzić kolejno niektóre informacje. Dlatego zaleca się stosowanie następującego algorytmu:
- początkowo data jest ustalana w momencie tworzenia paragonu i musi być zgodna z datą, w której spedytor otrzymuje towary od klienta;
- do dokumentacji przypisany jest określony numer, dla którego brane są pod uwagę cechy wewnętrznego obiegu dokumentów określonej organizacji transportowej;
- dane dotyczące klienta przekazane przez jego F. I. O. i dane paszportowe są wprowadzane do formularza, a jeśli jest firmą, wówczas podaje się jego nazwę, dane, adres i dane kontaktowe;
- dane dotyczące bezpośredniego przewoźnika są przekazywane, a jeśli jest on osobą prywatną, należy podać jego dane paszportowe;
- wskazany jest kraj pochodzenia towarów;
- podany jest numer identyfikacyjny lub kod towaru ładunku w celu przedstawienia tych informacji inspektorom po zatrzymaniu pojazdu;
- na oznakowaniu znajduje się informacja, która pozwala ustalić, w takich warunkach, towary muszą zostać przetransportowane, które warunki muszą zostać spełnione, i zwykle oznakowanie jest reprezentowane przez różne znaki holograficzne, symbole lub inne znaki;
- wskazany jest rodzaj opakowania, ponieważ może być reprezentowany przez plastikowy pojemnik, karton, torbę lub inne przedmioty;
- określa, ile miejsca zajmuje ładunek w transporcie;
- wskazana jest masa ładunku, zarówno netto, jak i brutto;
- wprowadzane są dane dotyczące objętości i wymiarów przewożonych przedmiotów;
- pełna wartość ładunku jest podana na podstawie dostępnych dokumentów płatności otrzymanych od klienta;
- szczególną uwagę przywiązuje się do warunków transportu, które wskazują na obowiązki spedytora w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa ładunku podczas jego transportu;
- tworzony jest wiersz ze specjalnymi warunkami, w których można wprowadzić różne informacje, jeśli obie strony wyrażą zgodę na ich dostępność;
- na końcu podpis spedytora z transkrypcją jest umieszczany na pokwitowaniu.
Nie jest wymagane poświadczenie dokumentu pieczęcią organizacji. Przykład potwierdzenia przekazania znajduje się poniżej.
Inne niuanse
Paragon nie jest przedstawiany z dokumentem zbywalnym, więc klient firmy nie powinien zwrócić go spedytorowi po wypełnieniu zobowiązań wynikających z obowiązującej umowy.
Błędy w dokumencie są niedozwolone, a korekty nie są dozwolone. Jeśli spedytor popełni błąd podczas przygotowywania dokumentacji, musi po prostu zacząć od nowa, aby sporządzić rachunek. Większość pól w tym dokumencie ma bezpośrednio opisywać ładunek, co ułatwia identyfikację. Jest to konieczne nie tylko dla samego spedytora, ale także dla kontrolerów ruchu, którzy mogą zatrzymać pojazd w celu kontroli. Zazwyczaj badają informacje zawarte w fakturach i pokwitowaniu spedycyjnym. W tych dokumentach dane muszą być identyczne.
Inne dokumenty spedycyjne obejmują paragon magazynowy i zamówienie wygenerowane bezpośrednio dla spedytora. Na podstawie tych dokumentów spedytor przyjmuje na siebie odpowiedzialność nie tylko za przewóz ładunku, ale także za jego ochronę, aby pozostawał nienaruszony podczas transportu. Od tych usług jest planowana opłata specjalisty.
W razie potrzeby wykonawca może zaangażować organizacje zewnętrzne w celu wykonania zadania. Najczęściej wykorzystywane są do tego usługi przewoźnika.
Czy można śledzić ładunek?
Innym wyjątkowym celem paragonu jest możliwość śledzenia przez klienta dokładnie miejsca, w którym znajduje się jego ładunek. Aby to zrobić, możesz skorzystać z różnych usług znajdujących się w Internecie.
Śledzenie ładunku na paragonie spedycyjnym jest uważane za prosty proces, ponieważ wystarczy wpisać dokument i numer ładunku, a także numer wniosku w wybranej usłudze. Na podstawie wprowadzonych informacji klient będzie mógł dokładnie zrozumieć, gdzie znajduje się jego ładunek, a także jak szybko warunki umowy zostaną spełnione przez spedytora.
Porady prawne
Paragon przesyłkowy jest uważany za ważny dokument nie tylko dla samego klienta, ale także dla bezpośredniego spedytora.Wynika to z faktu, że dokument ten jest wykorzystywany w rachunkowości podatkowej do obliczania kosztów poniesionych przez specjalistę podczas transportu towarów. Dlatego należy go starannie opracować, uwzględniając liczne wymagania i bez błędów. Jeśli zostaną zidentyfikowane różne kleksy lub nieścisłości, może to stać się podstawą dla pracowników Federalnej Służby Podatkowej do odmowy wykorzystania jej w celu zmniejszenia podstawy opodatkowania.
Paragon zawiera dane tylko o stronach umowy i ładunku. Nie zawiera informacji o okresie transportu ładunku. Dlatego konieczne jest dodatkowo osobne wystawienie i opłacenie faktury do zapłaty. Spedytor musi zadbać o sporządzenie listu przewozowego.
Cały pakiet dokumentów jest wymagany nie tylko przez bezpośredniego wykonawcę, ale także przez klienta. Umożliwi to łatwe radzenie sobie z obliczeniami podatkowymi i księgowością.
Wniosek
Paragon przesyłkowy jest uważany za ważny dokument dla wszystkich organizacji i osób specjalizujących się w transporcie towarów. Na tej podstawie odpowiedzialność za określone towary przechodzi na spedytora.
Wymagane jest odpowiedzialne podejście z wypełnieniem i wypełnieniem takiego paragonu. Powinien zawierać niezwykle wiarygodne i dokładne informacje. Umożliwi to w przyszłości w przypadku nieprzewidzianych przypadków potwierdzenie, że towary zostały przyjęte i dostarczone przez konkretną firmę transportową do miejsca przeznaczenia.