Z papierami wartościowymi należy obchodzić się ostrożnie, ponieważ psucie się powoduje wiele negatywnych konsekwencji. Odzyskanie zajmie trochę czasu. Aby temu zapobiec, należy zapewnić prawidłowe przechowywanie dokumentów w domu. Możesz użyć do tego różnych metod.
Funkcje przechowywania
Organizacja przechowywania dokumentów w domu ma swoje własne cechy. Należy wziąć pod uwagę bezpieczeństwo. Dokumenty powinny być ukryte i niewidoczne. Jeśli dzieci mieszkają w domu, dokumenty należy umieścić tak, aby były dla nich niedostępne. Możesz wybrać sejfy do domu, a także antresole, górne półki szafki.
Pamiętaj, że pulpit nie jest bezpiecznym miejscem. Kawa zepsuta z powodu przypadkowego rozlania kawy lub przeciągu. Ale jeśli zostaną umieszczone w pudełkach z kluczem lub tajnym dnem, ochroni to przed uszkodzeniem.
Gdzie przechowywać dokumenty w domu? Istnieje wiele opcji, ale należy pamiętać, że miejsce to musi być dostępne dla właściciela. Często zdarzają się sytuacje, w których trzeba pilnie zdobyć jakieś dokumenty. W nagłych wypadkach liczy się każda sekunda. Teraz są do tego funkcjonalne elementy wewnętrzne, w tym specjalne kryjówki. Są to półki z szufladami, książkami, sejfami, gniazdami, imitacjami.
Sortowanie dokumentów
Dokumenty można podzielić według następujących kryteriów:
- Do mieszkania Będą przechowywane rachunki za wodę, gaz, prąd.
- Komunikacja Ta sekcja będzie zawierać umowy i rachunki przez telefon, telewizję i Internet.
- Pożyczki Obejmuje to umowy i czeki.
- Usługi socjalne. Jeśli wykorzystywane są usługi tych organizacji, dokumenty z nich należy umieścić osobno.
- Kopie Wskazane jest wykonywanie kopii dokumentów w ilości 5 szt. jeszcze lepiej je przeskanować.
- Dokumenty osobiste. Obejmuje to paszporty, certyfikaty.
- Medycyna Konieczne jest osobne układanie dokumentów związanych ze zdrowiem.
- Zdjęcia Muszą być umieszczone w kopercie.
- Instrukcje i gwarancje. W razie potrzeby zawsze możesz znaleźć odpowiedni papier;
- Rzadko używane dokumenty.
Dokumenty w małym formacie są zwykle w twardej oprawie. Jeśli są często używane, na przykład paszporty, certyfikaty, należy je przechowywać w małym folderze z separatorami.
Opcje przechowywania dokumentacji
Jeśli istnieje wiele papierów wartościowych, powstaje pytanie, jak przechowywać dokumenty w domu? Pomysły mogą być różne, najważniejsze jest to, że wszystko jest uporządkowane. W przeciwnym razie dużo czasu poświęci się na poszukiwanie.
Do przechowywania wykorzystywane są sejfy, foldery, szafki. Dokumenty należy umieszczać w nich zgodnie z niezbędnymi kryteriami: cel, data lub rodzaj. Dzięki temu łatwiej będzie znaleźć potrzebny papier.
Foldery
Folder do przechowywania dokumentów w domu jest uważany za doskonały wybór. Zmieści wiele plików z papierami. Większość tych produktów jest w formacie A4, więc doskonale nadają się do przechowywania certyfikatów, certyfikatów, umów.
Dla wygody możesz oznaczyć dokumenty napisami, na przykład „praca”, „bank”, „obudowa”. O wiele łatwiej będzie znaleźć potrzebny dokument. Możesz dołączyć listę wszystkich treści do pierwszego pliku. Wskazane jest naklejanie czeków i rachunków na arkusze A4. Lepiej jest naprawić narożnik, aby nie zepsuć dokumentu.
Aktówka
Dokumenty można przechowywać w domu za pomocą specjalnego portfolio. Zwykle ma wiele oddziałów. Przedmiot można kupić w sklepie papierniczym.Urządzenia te mają różne konstrukcje, w tym zarówno klasyczne, jak i oryginalne. Wybór odpowiedniego będzie łatwy.
Portfolio do przechowywania dokumentów w domu może zawierać różne papiery. Wadą jest niemożność przewracania stron i swobodnego przeglądania. Dlatego dla wygody pożądane jest tworzenie napisów i notatek.
Albumy fotograficzne
W tych urządzeniach można przechowywać dokumenty w domu. Muszą mieć arkusze magnetyczne. Na przykład można w nich umieszczać pokwitowania zapłaty, aby ustalić, który klej nie jest wymagany. Na każdym liściu będzie miejsce na notatki, co jest bardzo wygodne.
Koperty
Kieszenie papierowe świetnie nadają się do przechowywania dokumentacji, którą należy zarchiwizować. Takie papiery są rzadko potrzebne, ale jest za wcześnie lub nie można ich wyrzucić. Po oznaczeniu możesz umieścić go w pudełku lub na półce.
Możesz samodzielnie robić koperty. Używa się do tego mocnego papieru, kleju i akcesoriów. Okaże się praktyczna rzecz, jeśli użyjesz wyobraźni i wykonasz pracę wydajnie. Dzięki tej kopercie nie martw się o integralność papieru.
Pudełka
Służą do przechowywania wielu rzeczy, a dokumenty nie są wyjątkiem. Możesz w nich umieścić wiele dokumentów, wystarczy je odpowiednio ułożyć, aby w dowolnym momencie znaleźć coś, czego potrzebujesz. Wskazane jest, aby najpierw posortować je w folderach.
Aby zapisać paszporty, dyplomy i inne niestandardowe dokumenty w twardych okładkach, lepiej jest użyć do tego grubej koperty. Teraz wiele innych akcesoriów jest w sprzedaży, z których wiele jest nawet zamkniętych. Pudełko do przechowywania dokumentów w domu jest również uważane za wygodną rzecz, ponieważ chroni dokumenty przed swobodnym dostępem.
Sejfy
Sejfy domowe są uważane za najbardziej niezawodne urządzenia. Można tam umieścić zeszyty, pieniądze, znaczki. Niektóre projekty mają kilka komórek, co pozwoli Ci umieścić wiele wartości.
Przy zakupie tego urządzenia należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- Objętość, obecność półek, kasa fiskalna.
- Rozmiary, waga.
- Widok na zamek.
Istnieją sejfy z zamkami elektronicznymi lub kluczowymi, więc przechowywanie dokumentów w domu będzie bezpieczne. Kod należy wprowadzić niezależnie. Koszt sejfów otwieranych za pomocą klucza jest nieco niższy. Jeśli wiele osób będzie miało dostęp do urządzenia, powinieneś wybrać za pomocą klawiszy.
Sejfy mają kilka półek, które można ustawić na różnych wysokościach, aby ułatwić przechowywanie folderów. Niektóre akcesoria mają wewnętrzne przegródki na uszczelki. Powinieneś wybrać urządzenia z certyfikatami, ponieważ potwierdza to ich zgodność z jakością.
Dostępne są następujące typy sejfów:
- Poręczny Może być stosowany w domu, a także w różnych organizacjach.
- Kompaktowy Służy do przechowywania formularzy, pieczęci, znaczków, kluczy, kosztowności.
- Ognioodporne. Są one wykorzystywane do tajnych dokumentów, są uważane za najbezpieczniejsze, ponieważ chronią całą zawartość.
- Pojemny Są stosowane w dużych firmach, w których pracuje wiele osób.
Przed wydaniem sejfy są testowane pod kątem wytrzymałości. Zazwyczaj są one wykonane z materiałów, które ochronią papier przed obciążeniami mechanicznymi. Cena urządzenia zależy od właściwości technicznych i stopnia ochrony.
Czas przechowywania
Istnieją dokumenty, które muszą być przechowywane przez całe życie. A niektóre można wyrzucić po kilku miesiącach. Dokumenty dotyczące nieruchomości, transportu i innych zakupów muszą być przechowywane przez cały okres własności. Potwierdzenia zakupu należy pozostawić na 1 rok. Gwarancje są przechowywane tak długo, jak ważny jest ich okres ważności.
Czeki dotyczące opłacania usług prawników, lekarzy, nauczycieli należy przechowywać przez 3 lata. Następnie możesz wykonać ich kopie i wyeliminować oryginały. W przypadku sporów papierowych może się przydać. Konieczne jest utrzymanie umów na usługi komunalne, Internet i telewizję.Rachunki za rachunki za media są przechowywane przez 3-5 lat.
Dokumentacja medyczna dla rodziny musi być dostępna. Czeki z prywatnych klinik muszą być przechowywane przez co najmniej 2 lata. Mogą być wymagane w sporach sądowych i roszczeniach ubezpieczeniowych. Wszystkie dokumenty muszą być umieszczone w bezpiecznych miejscach, okresowo sortowane i eliminować wszystkie niepotrzebne. Tylko wtedy wszystko będzie w porządku z papierami wartościowymi.
Rekomendacje
Każde miejsce przechowywania dokumentów ma swoje zalety i wady. Aby upewnić się, że wszystkie dokumenty są w porządku, należy wziąć pod uwagę następujące zasady:
- Aby nie zepsuć dokumentów, należy je przechowywać z dala od wody i słońca.
- Wskazane jest utworzenie folderu z kserokopiami papierów wartościowych i przekazanie go krewnym lub innym wiarygodnym osobom. Konieczne jest również pozostawienie dokumentów w formie elektronicznej na dysku flash. Umożliwi to szybkie przywrócenie oryginałów w przypadku uszkodzenia.
- Nie ma potrzeby przechowywania karty ambulatoryjnej w domu, ponieważ uważa się to za naruszenie prawa Federacji Rosyjskiej. Została uznana za dokument prawny, pozostała w rejestrze szpitala.
- Ponieważ czeki zanikają w miarę upływu czasu, zaleca się ich kserowanie w przypadku dużych zakupów.
- Niepożądane jest przechowywanie niepotrzebnych reklam, gazet, wizytówek w domu. Papiery należy natychmiast posortować i umieścić w bezpiecznych miejscach.
- Aby dokumentacja była w porządku, muszą być poddawane corocznemu audytowi. Wszystkie niepotrzebne rzeczy należy wyrzucić, a resztę umieścić w celu dalszego przechowywania.
Możesz przechowywać dokumenty w domu na wiele sposobów. Ze wszystkich dostępnych na pewno będzie można wybrać najbardziej odpowiedni. Ważne jest, aby pamiętać nie tylko o bezpieczeństwie, ale także o dostępności papierów wartościowych. Jeśli umieścisz je poprawnie, zawsze będziesz mieć odpowiedni dokument pod ręką.