Jednym ze znaczących obowiązków menedżerów jest podpisywanie ogromnej liczby różnorodnych dokumentów. Ta prosta, na pierwszy rzut oka, praca czasami zajmuje dużo czasu i daje daleko od najprzyjemniejszych emocji. Ale jest godne rozwiązanie - faks, to specjalny znaczek, który dokładnie kopiuje podpis. Dlaczego potrzebuję takiej pieczęci i gdzie ją zdobyć?
Faks jest godną alternatywą dla ręcznego podpisywania
W wielu organizacjach władzą do podpisywania oficjalnych dokumentów jest nie tylko dyrektor generalny, ale także jego zastępca lub zastępcy. Jednak nawet przy takim podziale obowiązków zespół zarządzający nie zawsze jest w stanie osobiście złożyć osobiście podpisy we wszystkich wymaganych dokumentach. To właśnie w celu rozwiązania takich problemów wymyślono znaczek faksu. Jest to pieczęć, która najdokładniej powtarza odręczny podpis. Słowo „faksymile” w dosłownym tłumaczeniu z łaciny (fac simile) oznacza - „zrób to”. Co szczególnie miłe, każdy zainteresowany lider może dziś zamówić taki znaczek. Spróbujmy dowiedzieć się, dlaczego jest to potrzebne i na jakich dokumentach należy go używać.
Kto potrzebuje podpisu?
Faks jest niezbędnym towarzyszem dla zapracowanych menedżerów. Takie drukowanie pozwala certyfikować wiele ważnych papierów z maksymalną prędkością lub w przypadku braku upoważnionej osoby w miejscu pracy. Innymi słowy, telefaks jest niezbędny dla firm o dużym przepływie pracy, a menedżerowie, którzy często wyjeżdżają na wyjazdy służbowe / są nieobecni w biurze z innych powodów. Co jest szczególnie wygodne, osoba pozostawiająca pieczęć w postaci osobistego podpisu może być bezpośrednio upoważniona do poświadczania dokumentów tej kategorii lub kogoś z jego asystentów. Tu pojawia się dość skomplikowana kwestia - w jaki sposób, mając faks, upewnić się, że pracownik, który ma prawo go używać, nie przekroczy swojego autorytetu? Idealnym przypadkiem jest sytuacja, gdy podpis pieczęci jest używany tylko bezpośrednio przez jego właściciela. Ale często tak nie jest i w takim przypadku należy dokładnie przemyśleć, który z pracowników może zezwolić na korzystanie z faksu.
Akty prawne
W obecnym ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej nie ma szczegółowych i kompleksowych przepisów i zasad dotyczących stosowania jakichkolwiek zamienników podpisu autora. Jednak po przestudiowaniu szeregu dokumentów regulacyjnych można stwierdzić, że pieczęci i stempli faksowych można używać w przypadkach określonych przez prawo i za zgodą stron. Ponadto w drugiej wersji klauzula ta (możliwość zastąpienia podpisu drukiem lub inną metodą kopiowania) powinna być opisana osobno. Ważne jest, aby zrozumieć, że faks jest kompletnym analogiem odręcznego autografu. Odpowiednio pieczęć umieszczona na dokumencie nadaje papierowi takie samo znaczenie prawne i znaczenie, jak podpis osoby upoważnionej. Faks jest niedopuszczalny w przypadku dokumentów, których podpis jest obarczony istotnymi konsekwencjami i obowiązkami dla stron. Dokumenty finansowe, odwołania i prośby do urzędu skarbowego i organizacji federalnych, a także rachunki, pełnomocnictwa i próbki podpisów powinny być zawsze wykonywane odręcznie.
Kiedy należy używać faksów?
Każda organizacja może wprowadzić odrębne zasady i przepisy dotyczące stosowania środków do certyfikacji dokumentów zastępujących podpis odręczny. W takim przypadku korzystanie z faksu powinno odbywać się zgodnie z zalecanymi normami określonymi w karcie i innych dokumentach regulacyjnych spółki.Ponadto w oficjalnej dokumentacji należy wskazać listę osób upoważnionych do przechowywania i używania tej pieczęci. Do jakich papierów można stosować faksymile? Teoretycznie są to wszystkie rodzaje dokumentacji, których podpisanie nie pociąga za sobą odpowiedzialności. Pożądane jest, aby w tekście dokumentów wskazano możliwość tej wersji certyfikacji. Pamiętaj, że faks na dokumentach ma taką samą siłę, jak prawdziwy podpis. W razie potrzeby anulowanie papierów wartościowych zatwierdzonych tą metodą będzie tak samo trudne, jak w przypadku papierów podpisanych ręcznie. Jeśli konieczne jest podpisanie niektórych dokumentów, a kierownik nie jest w stanie wykonać tej pracy osobiście, można to zrobić bez faksu. Alternatywą jest wydanie tymczasowego pełnomocnictwa w imieniu pracownika upoważnionego do poświadczenia wymaganego rodzaju dokumentacji.
Jak zdobyć stempel faksu?
Możesz zamówić produkcję pieczęci, która kopiuje osobisty podpis w każdej organizacji oferującej usługi stemplowania. Podobne firmy są dziś dostępne we wszystkich dość dużych miastach. Złożenie jakichkolwiek dokumentów w celu zamówienia faksu nie jest wymagane. Co szczególnie miłe, znaczki i znaczki powtarzające osobisty podpis są zwykle tanie (w granicach 500-800 rubli) i można je wykonać w ciągu kilku dni.